Verordnung über die flexible Arbeitszeit (FLAZ)

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1 Verordnung über die flexible Arbeitszeit (FLAZ) vom 21. November 2003 SGR Der Gemeinderat der Stadt Biel, gestützt auf Artikel 10 Absatz 2 der Personalverordnung 1, beschliesst: I. Grundlagen Art. 1 - Grundsätze und Ziele 1 Im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten wird in allen Abteilungen die Flexible Arbeitszeit FLAZ eingeführt. Die konkrete Gestaltung der FLAZ soll den abteilungs- und gruppenspezifischen Anforderungen sowie den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Das Personalamt berät die Abteilungen und stellt die korrekte Anwendung der FLAZ sicher. 2 Bei der Flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) kann der Zeitraum für die Abrechnung der Arbeitszeit gestützt auf die betrieblichen Bedürfnisse auf einen Monat oder auf ein Jahr festgelegt werden 3 Bei der Umsetzung der FLAZ hat die Sicherstellung des Betriebes und der öffentlichen Dienste in jedem Fall Vorrang vor individuellen Bedürfnissen. Individuelle Bedürfnisse sollen jedoch wenn immer möglich bei der Gestaltung der Arbeitszeit berücksichtigt werden. 4 Durch die Anwendung der FLAZ dürfen keine Mehrkosten entstehen. 5 Mit der FLAZ wird eine optimale Abstimmung zwischen den vorhandenen Personalressourcen und dem übers Jahr variierenden Arbeitsvolumen angestrebt. Sie gründet auf einem teamorientierten und auf Vertrauen setzenden Führungsstil, fördert die Effizienz der Aufgabenerfüllung und gibt Vorgesetzten wie Mitarbeitenden mehr Autonomie bei der Planung und Gestaltung der Arbeitszeit. Art. 2 - Geltungsbereich 1 Die Verordnung gilt grundsätzlich für alle Direktionen, Abteilungen, Dienststellen sowie voll- und teilzeitbeschäftigten Mitarbeitenden der Stadtverwaltung. In Abteilungen, welche die FLAZ aus dienstlichen Gründen nicht oder nur eingeschränkt anwenden können, gilt die Einteilung der Arbeitszeit aufgrund von Dienstreglementen, Schicht- und Dienstplänen. 1 SGR

2 SGR /8 2 Die in Artikel 10 dieser Verordnung festgelegten Eckwerte (Warngrenzen) gelten unabhängig vom Beschäftigungsgrad grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte. Abweichende Regelungen müssen durch das Personalamt bewilligt werden. 3 Für Auszubildende und Praktikantinnen und Praktikanten gelten diese Vorschriften sinngemäss. II. Arbeitszeit Art. 3 - Arbeitszeitrahmen 1 Bei Vollbeschäftigten beträgt die durchschnittliche Arbeitszeit (ohne Vorholzeit und Arbeitszeitmodell 42 Std./Woche) wöchentlich 41 Stunden bzw. 8 Stunden 12 Minuten pro Tag (8 Stunden 20 Industrieminuten). Die Sollarbeitszeit pro halber Tag beträgt 4 Stunden 6 Minuten (4 Stunden 10 Industrieminuten). 2 Die Sollarbeitszeit kann im Rahmen der FLAZ im Durchschnitt eines Monates oder eines Jahres (Jahresarbeitszeit) erbracht werden. 3 Die Arbeit kann von Montag bis Freitag zwischen 6.00 bis Uhr geleistet werden. Im Einverständnis mit den Vorgesetzten dürfen Mitarbeitende freiwillig auch am Samstag, Sonntag, an Feiertagen, am Abend oder in der Nacht arbeiten. 4 Die Arbeitszeit pro Tag beträgt höchstens 12 Stunden. In Berücksichtigung arbeitsmedizinischer Kenntnisse ist anzustreben, dass die tägliche Arbeitszeit nur ausnahmsweise und kurzfristig 10 Stunden und die wöchentliche Arbeitszeit 50 Stunden übersteigt. 5 Das Personalamt gibt den Abteilungen die tägliche, monatliche sowie die jährliche Sollarbeitszeit unter Berücksichtigung der Feiertage und einer allfälligen Vorholzeit bekannt. Art. 4 - Ansprechzeit, Schalteröffnungszeit 1 Während den Ansprechzeiten muss jede Verwaltungseinheit erreichbar sein. Die Ansprechzeiten beziehen sich nicht auf einzelne Personen, sondern auf die einzelnen Verwaltungseinheiten. 2 Die Ansprechzeiten dauern von Montag bis Donnerstag von 8.00 bis Uhr sowie bis Uhr, am Freitag und vor Feiertagen bis Uhr. Die vorgesetzten Personen stellen in Rücksprache mit ihren Teams bzw. Mitarbeitenden sicher, dass während den Ansprechzeiten kompetentes Personal anwesend ist. 3 Die Schalteröffnungszeiten können mit den Ansprechzeiten identisch sein. Sie müssen an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet werden und können darum von den Ansprechzeiten abweichen. Die Festlegung der Schalteröffnungszeiten liegt in der Kompetenz der gemeinderätlichen Direktionen, das Personalamt berichtet dem Gemeinderat periodisch über die Schalteröffnungszeiten innerhalb der Stadtverwaltung.

3 SGR /8 Art. 5 - Pausen 1 Wenn es betrieblich möglich ist, wird je Halbtag eine Pause von 10 Minuten gewährt. Diese zählt als Arbeitszeit. Bei besonderen Verhältnissen kann im Einvernehmen mit dem Personalamt eine abweichende Regelung getroffen werden. 2 Die Mittagspause muss mindestens 30 Minuten (50 Industrieminuten) dauern. In begründeten Fällen können die Vorgesetzten längere Mittagspausen anordnen. Aus arbeitsmedizinischen Gründen soll der Arbeitsplatz während der Mittagspause verlassen werden. Art. 6 - Überzeit 1 Die Überzeit soll im Rahmen der FLAZ auf einem Minimum gehalten werden. In begründeten Fällen kann die Anzahl Überstunden pro Monat, resp. pro Jahr für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen limitiert werden. 2 Als Überzeit gilt, a. für regelmässig beschäftigte Angestellte mit flexiblen Arbeitszeiten die auf Anordnung des / der zuständigen Vorgesetzten geleistete Arbeitszeit, welche - die tägliche Höchstarbeitszeit von 12 Stunden übersteigt, oder - vor 6.00 beziehungsweise nach Uhr, oder - an dienstfreien Tagen geleistet wird. b. für Angestellte im Schichtdienst die auf Anordnung des / der zuständigen Vorgesetzten geleistete Arbeitszeit, welche über die Normalarbeitszeit der Planperiode hinaus geht. 3 Nicht als Überzeit gilt, die im Einverständnis mit dem / der Vorgesetzten freiwillig geleistete Arbeit am Samstag, Sonntag, an Feiertagen, am Abend oder in der Nacht. 4 Die Überzeit ist vom frei wählbaren FLAZ-Konto klar zu unterscheiden. 5 Überzeit ist grundsätzlich zu kompensieren, sie kann auch mit FLAZ-Schulden verrechnet werden. Allfällige Zuschläge sind in Artikel 4 der Verordnung über die Zulagen 2 geregelt. 6 Ist die Kompensation von Überzeit innert angemessener Frist aus betrieblichen Gründen nicht möglich, kann sie mit Zustimmung des Personalamtes sowie des / der Mitarbeitenden unter Berücksichtigung allfälliger Zuschläge entschädigt werden. Die Auszahlung von Ü- berzeit ab Lohnklasse 15 bedarf der Zustimmung des Gemeinderates. Art. 7 - Schichtarbeit 1 Als Schichtarbeit gilt die gemäss Dienstplan regelmässig während der Nacht von bis Uhr, an Samstagen sowie Sonn- und Feiertagen geleistete Arbeit. 2 Die Arbeit an Samstagen gilt nicht als Schichtarbeit, wenn der betreffende Dienstzweig einen anderen ordentlichen dienstfreien Tag kennt (z.b. Museum). 2 SGR

4 SGR /8 Art. 8 - Pikettdienst 1 Als Pikettdienst gilt die Verpflichtung, sich ausserhalb der ordentlichen Arbeitszeit und ausserhalb des Arbeitsplatzes zur Ausübung dienstlicher Verpflichtungen ständig bereit zu halten, sofort telefonisch, über Funk oder andere Rufmittel erreichbar und unverzüglich einsatzbereit zu sein. 2 Die Einführung eines Pikettdienstes bedarf der Zustimmung des Gemeinderates. III. Arbeitszeitbewirtschaftung und -ausgleich Art. 9 - Verantwortung der Vorgesetzten und Mitarbeitenden 1 Die Vorgesetzten tragen die Verantwortung für die Sicherstellung der effizienten Aufgabenerfüllung sowie für die korrekte Anwendung der Flexiblen Arbeitszeit FLAZ. Sie sorgen dafür, dass die verfügbaren personellen Kapazitäten laufend mit den dienstlichen Erfordernissen in Einklang gebracht werden. 2 Die Mitarbeitenden tragen die Verantwortung, bei der Mitgestaltung ihrer Arbeitszeit die Bedürfnisse der Kunden und Kundinnen zu berücksichtigen sowie die effiziente Aufgabenerfüllung sicher zu stellen. Art Bewirtschaftung der Arbeitszeit 1 Die Bewirtschaftung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfolgt mit der sogenannten Ampelsteuerung. 2 Mit der Ampelsteuerung werden Warngrenzen festgelegt, bei deren Überschreitung Vorgesetzte und Mitarbeitende gemeinsam die Arbeitszeitsituation erörtern müssen. 3 Abweichungen von den Warngrenzen der Ampelsteuerung müssen durch die gemeinderätliche Direktion und das Personalamt bewilligt werden. 4 Abhängig vom aktuellen Zeitsaldo der Mitarbeitenden gibt es bei der Ampelsteuerung verschiedene Situationen, die eine unterschiedliche Behandlung erfordern: Phase Plus-Saldo Minus-Saldo Kompetenz Grün 0 bis +30 Stunden 0 bis - 30 Stunden Mitarbeitende können die Plusresp. Minusstunden autonom verwalten Gelb Über +30 bis +50 Stunden Über - 30 bis - 50 Stunden Abweichung nur nach Absprache mit dem / der Vorgesetzten möglich Rot Über +50 Stunden Über - 50 Stunden Massnahmen zum Abbau der Plus- oder Minusstunden in Absprache mit dem Vorgesetzten erforderlich

5 SGR /8 Art Arbeitszeitausgleich 1 Ein positiver Zeitsaldo soll grundsätzlich stundenweise kompensiert werden. Nach Absprache mit dem / der Vorgesetzten und sofern dies die effiziente Aufgabenerfüllung nicht gefährdet, dürfen pro Monat bis zu maximal zwei Tage (bzw. vier halbe Tage) kompensiert werden. Ein negativer Zeitsaldo kann mit Ferientagen, Überzeit oder durch Leistung zusätzlicher Arbeitsstunden ausgeglichen werden. 2 Die Arbeitszeitkompensation kann in Ausnahmefällen durch die Vorgesetzten vorgeschrieben werden, wenn dies der Betrieb verlangt. 3 Freizeit kann auch bezogen werden, wenn das Arbeitszeitkonto einen Minussaldo aufweist. Die der Kompensation entsprechende Arbeitszeit muss in diesem Fall erst zu einem späteren Zeitpunkt geleistet werden. Art Arbeitszeitsaldo und -abrechnung 1 Die / der Vorgesetzte bestimmt den Modus, den Zeitpunkt sowie die Kontrolle der Zeiterfassung und -abrechnung (monatlich oder jährlich) und informiert das Personalamt. 2 Es ist anzustreben, dass der Saldo am Ende der Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) Null beträgt. Ist dies nicht möglich, so darf der Saldoübertrag auf die neue Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) höchstens plus / minus 30 Stunden betragen. Saldoübertragungen von mehr als 30 bis zu 50 Plus- oder Minusstunden bedürfen der schriftlichen Zustimmung des / der Vorgesetzten. Höhere Saldoübertragungen bedürfen der Zustimmung des Personalamtes sowie der gemeinderätlichen Direktion (siehe Art. 10 Abs. 3). 3 Positive Zeitguthaben, welche am Ende der Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) - ohne schriftliche Zustimmung des / der Vorgesetzten den Saldo von plus 30 Plusstunden, oder - ohne schriftliche Zustimmung des Personalamtes und der gemeinderätlichen Direktion den Saldo von 50 Plusstunden übersteigen, verfallen. Zeitschulden (Minusstunden) verfallen nicht. 4 Ein positiver oder negativer Arbeitszeitsaldo muss bis zum Dienstaustritt ausgeglichen werden. Ein positiver Saldo wird nur dann finanziell abgegolten, wenn ein Abbau der Plusstunden aus dienstlichen Gründen, wegen Krankheit oder Unfall bis zum Austritt nicht möglich ist. Besteht beim Austritt ein negativer Arbeitszeitsaldo, wird der letzte Lohn gekürzt bzw. der zuviel ausbezahlte Lohn zurückgefordert. IV. Individuelle Arbeitszeitgestaltung Art Arbeitszeitmodelle 1 Anpassungen der hier dargestellten FLAZ-Verordnung an abteilungs- und gruppenspezifische sowie individuelle Bedürfnisse sind möglich. Die Anpassungen müssen in jedem Fall mit dem Personalamt erarbeitet und durch dieses bewilligt, sowie mit der gemeinderätli-

6 SGR /8 chen Direktion abgesprochen werden. Die getroffene Arbeitszeitvereinbarung muss aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit schriftlich festgehalten und beim Personalamt aufbewahrt werden. 2 Das Bandbreitenmodell 42 Stundenwoche + eine Kompensationswoche kann weiterhin durch einzelne Mitarbeitende oder ganze Gruppen genutzt oder durch die vorgesetzte Person verordnet werden. Die Kompensationstage aus dem Bandbreitenmodell werden betreffend Kürzung und Verfall wie Ferien behandelt. 3 V. Abwesenheiten und Zeiterfassung Art Dienstliche Abwesenheiten 1 Dienstreisen, auswärtige Sitzungen, Tagungen und Kurse gelten als bezahlte Arbeitszeit. Grundsätzlich zählen für halb- bzw. ganztägige Abwesenheiten ein halber bzw. ein ganzer Sollarbeitstag. In begründeten Fällen darf die tägliche Sollarbeitszeit überschreitende Reisezeit nach Abzug der effektiven Mittagspause (mindestens 30 Minuten) zu 50 % angerechnet werden. 2 Reisezeit sowie Aufenthaltszeit während Dienstreisen gilt in der Regel nicht als Überzeit im Sinne der Verordnung 4 über die Zulagen 5. In Sonderfällen können über die normale Tagesarbeitszeit hinausgehende Arbeitsstunden als kompensierbare, aber nicht zulagenberechtigte Stunden bezeichnet werden. Art Übrige Abwesenheiten 1 Folgende Abwesenheiten werden als bezahlte Arbeitszeit angerechnet: a. Krankheit und Unfall; b. Erfüllung obligatorischer Dienste (Militär, Zivilschutz, ziviler Ersatzdienst); c. Ferien, bezahlter Urlaub. 2 Arzt- und Zahnarztbesuche sind grundsätzlich in der Freizeit vorzusehen. Ist dies nicht möglich, so dürfen Mitarbeitende bis zu 24 Stunden pro Jahr als Arbeitszeit anrechnen. Bei Teilzeitangestellten erfolgt die Anrechnung der Arbeitszeit im Verhältnis zum Beschäftigungsgrad. 3 Für die Pflege kranker Familienmitglieder kann Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern - insbesondere wenn ihnen Betreuungspflichten obliegen und die Pflege nicht anderweitig sichergestellt werden kann - für die Überbrückung von Notsituationen und Zwangslagen Kurzurlaub bis zu fünf Tagen pro Kalenderjahr gewährt werden 6. 4 Über die Anrechnung weiterer Abwesenheiten an die Arbeitszeit wie ärztlich angeordnete Therapiebesuche, unverschuldete Behördenvorladungen, Sitzungen von Personalverbän- 3 Art. 44 des Personalreglementes (SGR ) 4 Fassung gemäss Gemeinderatsbeschluss vom SGR Art. 37 Abs. 3 der Personalverordnung (SGR )

7 SGR /8 den entscheiden die zuständigen Vorgesetzten zusammen mit dem Personalamt nach den Umständen im Rahmen des anwendbaren Rechts. 5 Unaufschiebbare private Abwesenheiten während der vorgegebenen Präsenzzeit müssen von der vorgesetzten Person bewilligt werden. Sie gelten nicht als Arbeitszeit. Art Zeiterfassung und -kontrolle 1 Die FLAZ erfordert eine individuell geführte, transparente und belegbare Zeiterfassung und kann manuell oder mit technischen Mitteln (EDV-unterstützte oder mechanische Zeiterfassungsprogramme) erfolgen. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, das durch die Vorgesetzten vorgeschriebene System eigenhändig, lückenlos und korrekt anzuwenden. 2 Allfällige Weisungen zur Handhabung der Zeiterfassung werden durch das Personalamt erlassen. Das Personalamt stellt Zeiterfassungsblätter sowie ein Zeiterfassungsprogramm zur Verfügung. Abteilungsspezifische Zeiterfassungssysteme und - blätter sind nach Rücksprache mit dem Personalamt möglich. 3 Die Arbeitszeit wird in effektiven oder in industriellen (dezimalen) Minuten geführt. 4 Für die Korrektheit der Handhabung sowie die Einhaltung der Bestimmungen sind die Vorgesetzten und die Mitarbeitenden verantwortlich. Art Missbrauch, Aufbewahrungspflicht, Einsichtsrecht 1 Im Falle von Missbrauch kann das Recht auf FLAZ eingeschränkt bzw. entzogen werden. Disziplinarische Massnahmen bleiben vorbehalten. Können sich Mitarbeitende und Vorgesetzte nicht einigen, muss das Personalamt beigezogen werden. 2 Die Zeiterfassungsblätter resp. die elektronische Zeiterfassung muss während fünf Jahren aufbewahrt resp. gespeichert werden. 3 Die gemeinderätlichen Direktionen und das Personalamt haben ein Einsichtsrecht. VI. Inkrafttreten Art Inkrafttreten Diese Verordnung tritt auf den 1. Juli 2004 in Kraft. Mit ihrem Inkrafttreten werden die ihr widersprechenden Beschlüsse und Reglemente aufgehoben, insbesondere die Verordnung über die Gleitende Arbeitszeit GLAZ mit dem Anhang über die individuellen Arbeitszeitmodelle 7. Biel, 21. November SGR

8 SGR /8 Namens des Gemeinderates Der Stadtpräsident: Hans Stöckli Der Stadtschreiber a.i.: Pio Pagani Änderungen: Datum der Änderung Erlasse SGR Geänderte Artikel Inkrafttreten SGR Art. 14 Abs