Mit der Commerzbank Payment Solution das Cash Management vereinheitlichen. Ein Praxisbericht der Victor s Unternehmensgruppe

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1 Mit der Commerzbank Payment Solution das Cash Management vereinheitlichen Ein Praxisbericht der Victor s Unternehmensgruppe 27. Finanzsymposium Victor s Unternehmensgruppe Cash Management Mannheim /

2 Die Victor s Unternehmensgruppe stellt sich vor Fakten Mitarbeiter Über 120 Standorte, Hauptverwaltungen in Berlin, München, Mannheim und Saarbrücken Marktführer als Betreiber von Pflege- und Wohneinrichtungen (ca Plätze) 13 Hotels mit Zimmern und ca. 700 Mitarbeitern Geschäftsfelder: Betrieb von Senioreneinrichtungen, Hotels Dienstleistungen im Gesundheitswesen Catering und Gebäudemanagement Versicherungsdienstleistungen Personaldienstleistungen Verlagswesen 1

3 Zentralisierungstendenzen und der technische Fortschritt bestimmten die Ausgangssituation Verlagerung der Kernprozesse Finanzbuchhaltung, Bewohnerabrechnung, Controlling von den externen Standorten in die Zentrale Saarbrücken. Sukzessive Konzentration des Electronic Banking mit dadurch stark wachsender Belastung der zentralen Mitarbeiter. Ebenfalls stark wachsende Belastungen der bis dato eingesetzten MultiCash-Software. 3 Standorte mit weiterhin eigenständigen MultiCash Installationen. Unterschriftsszenarien über Unterschriftsdiskette (Sicherheit). MultiCash Installationen trotz Netzwerkfähigkeit nicht leistungsfähiger in der Verarbeitung (Zeitaufwand durch Performance-Probleme). Nachgelagerte Prozesse zur Informationsverarbeitung und -weitergabe erforderten extremen manuellen Aufwand. Folge: Wir benötigten eine neue Software, die wir mit der Commerzbank Payment Solution gefunden haben! 2

4 Die Commerzbank Payment Solution: Ganzheitliche Abbildung aller ZV-Prozesse in verschiedenen Systemen und Plattformen 3

5 Allgemeiner WorkFlow vor Einsatz der Commerzbank Payment Solution 1. Abruf der elektronischen Kontoauszüge 2. Weitergabe selektierter Inhalte 3. Weiterverarbeitung der Informationen (ERP) 4. Debitoren-Bearbeitung im ERP-System 5. Übernahme der ZV-Datei in Bankensoftware 6. Transportunterschrift 7. Information an 1. Unterschriftsträger Unterschrift 9. Information an 2. Unterschriftsträger 10. Beachtung der Cut-Off-Zeiten 11. Information an weiteren Unterschriftträger Unterschrift 13. Start des Transfers an die Bank 14. Abholung des Protokolls 15. Auswertung des Protokolls Sachbearbeiter 8 Gruppenleiter Rechng.wesen Finanzprokurist 12 Geschäftsführer Personalabteilung Vertrieb 4

6 Optimierter Workflow nach Installation der Commerzbank Payment Solution 1. A Abruf der elektr. Kontoauszüge 2. Weitergabe selektierter Inhalte 3. Weiterverarbeitung der Informationen (ERP) A 4. Debitoren-Bearbeitung im ERP-System 5. A Übernahme der ZV-Datei in Bankensoftware 6. A Leistung der Transportunterschrift 7. Information an 1. Unterschriftsträger Unterschrift ggf.@ 9. Information an 2. Unterschriftsträger 10. Beachtung der Cut-Off-Zeiten 11. Information an weiteren Unterschriftträger Unterschrift ggf.@ 13. A Start des Transfers an die Bank 14. A Abholung des Protokolls 15. Auswertung des Protokolls 4 Sachbearbeiter 8 Gruppenleiter Rechng.wesen Finanzprokurist A Versand 12 Geschäftsführer Personalabteilung Vertrieb 5

7 Funktionalitäten der Commerzbank Payment Solution (1/2) Automatisierung Abholung / Weiterleitung Kontoauszüge Import Zahlungsdateien Freigabe und Versand Zahlungsdateien Internationalität Ländermodule Formate CGI und RFT Diverse Kommunikationsprotokolle/Kommunikationsverfahren Mehrsprachigkeit Zentralisierung Zahlungsverkehr Einheitliche Zahlungsverkehrsplattform Zentrale Rechteverwaltung Shared Service Center/Paymentfactory möglich 6

8 Funktionalitäten der Commerzbank Payment Solution (2/2) Flexibilität der Freigabeprozesse Interne Unterschriften Limitmodul Mobile App Sicherheit und Revision Auditmodul (Automatischer) Hashwert Abgleich Remote Funktion Call (SAP) Verschlüsselung Zahlungsdateien Moderne Technologie Made in Germany Programmiert in C++, Microsoft.Net 4.0 Framework Standarddatenbanken MS SQL Server, Oracle Client-Server und webbassierte Version Entwicklung und Support in Deutschland 7

9 Commerzbank Payment Solution im Einsatz bei der Victor s Unternehmensgruppe Zentrale Installation mit Einbindung von 3 Standorten. Aktuell verwalten wir über die Commerzbank Payment Solution 130 Banken und insgesamt 280 Konten. Ebenso viele Jobs sind zum Versand von Kontoauszügen hinterlegt und werden über eine passende Aufgabe regelmäßig, adressatengerecht und vollautomatisch per versandt. Dies führte im OP-Management mit den Außenstellen und auch in der sensiblen Kommunikation mit den Kunden vor Ort zu schnelleren Rückmeldungen und Klärungen. Die Qualität unserer betrieblichen Abläufe hat sich dadurch erheblich verbessert. Mit der Commerzbank Payment Solution haben wir unsere E-Unterschriftsberechtigten durch Automatisierung spürbar entlastet. Sobald die 2. elektronische Unterschrift eines A-Unterschriftsberechtigten innerhalb der Commerzbank Payment Solution getätigt ist, werden diese gegen eine hinterlegte E-Unterschrift ausgetauscht, die auf den jeweiligen Bankrechner übertragen wird. Dies steigert die Flexibilität, löst Urlaubs- und Vertretungsprobleme und erhöht die Sicherheit. Das granulare Rollen- und Berechtigungskonzept nutzen wir zur funktionalen Trennung, aber auch zur notwendigen Zusammenarbeit innerhalb aller Standorte. 8

10 Victor s Cogon Commerzbank: ein Zusammenspiel, das passt! Die Commerzbank Payment Solution ist bei uns seit Anfang 2010 im Einsatz. Die Software erfüllt unsere Anforderungen komplett und hat uns in unseren täglichen Abläufen erheblich entlastet. Bei einem letztjährigen Vergleich mit anderen Anbietern in dieser Kategorie sind wir noch einmal in unserer Entscheidung bestärkt worden. Beim wichtigen Thema Support ist Cogon immer zeitnah zur Stelle. Bei Fehlern oder Unstimmigkeiten stehen sowohl Cogon als auch die Commerzbank mit schnellen Lösungen und Unterstützung zur Verfügung, die über das Maß eines Wartungsvertrages hinausgehen. Auch bei Entwicklungsthemen mit individuellen Anforderungen oder Lizenzen können wir uns auf die Partner Commerzbank und Cogon verlassen. 9

11 Kontaktdaten Victor s Consulting und Verwaltung GmbH Eric Steffen IT-Management Tel. +49 (0)681 / Mail: eric.steffen@victors.de Geschäftsräume: Malstatter Markt Saarbrücken Internet: Cogon GmbH Matthias Löhle Business Development Director Tel. +49 (0)40 / Mail: matthias.loehle@cogon.de Geschäftsräume: Oldesloer Straße Hamburg Internet: Commerzbank AG Christof Adolph Fachberater Cash Services Tel. +49 (0)681 / Mail christof.adolph@commerzbank.com Geschäftsräume: Faktoreistr Saarbrücken Internet: 10

12 Disclaimer Abteilung Diese Präsentation wurde von der Commerzbank AG vorbereitet und erstellt. Die Veröffentlichung richtet sich an professionelle und institutionelle Kunden. Diese Präsentation wurde von der Commerzbank AG vorbereitet und erstellt. Die Commerzbank AG und/oder ihre Tochtergesellschaften und/oder Filialen (hier als Commerzbank Gruppe bezeichnet) übernehmen jedoch keine Gewährleistung oder Garantien im Hinblick auf die Genauigkeit der Daten. Die darin enthaltenen Annahmen und Bewertungen geben unsere beste Beurteilung zum Jetzigen Zeitpunkt wieder. Sie können jederzeit ohne Ankündigung geändert werden. Die Präsentation dient ausschließlich Informationszwecken. Sie zielt nicht darauf ab und ist auch nicht als Angebot oder Verpflichtung, Aktien oder Anleihen zu kaufen oder zu verkaufen, die in dieser Präsentation erwähnt sind, wahrzunehmen. Die Commerzbank Gruppe kann die Informationen aus der Präsentation auch vor Veröffentlichung gegenüber ihren Kunden benutzen. Die Commerzbank Gruppe oder ihre Mitarbeiter können ebenso Aktien, Anleihen und dementsprechende Derivate besitzen, kaufen oder jederzeit verkaufen, wenn sie es für angemessen halten. Die Commerzbank Gruppe bietet interessierten Parteien Bankdienstleistungen an. Die Commerzbank Gruppe Übernimmt keine Verantwortung oder Haftung jedweder Art für Aufwendungen, Verluste oder Schäden, die aus oder in irgendeiner Art und Weise im Zusammenhang mit der Nutzung eines Teils dieser Präsentation stehen. 11