Inhalt 1 Start mit timecard blue Anmeldung auf der Webseite Direktlinks verwenden Anmeldung als Administrator

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2 Inhalt 1 Start mit timecard blue Anmeldung auf der Webseite Direktlinks verwenden Anmeldung als Administrator Hauptmaske QuickSteps in timecard blue Abteilungen anlegen Feiertage anlegen Benutzerprofile anlegen/ Benutzergruppenverwaltung Personalverwaltung Benutzerrolle Mitarbeiterrolle Projekte / Tätigkeiten Benutzung von timecard blue Web-Terminal Smartphone Apps Verbindungseinstellungen Login Hauptmaske Android & ios

3 1 Start mit timecard blue 1.1 Anmeldung auf der Webseite Abbildung 1: Anmeldedaten eingeben Damit Sie timecard blue nutzen können, ist eine Registrierung erforderlich. Klicken Sie bitte auf der Startseite auf den Button Jetzt anmelden!. Geben Sie anschließend Ihre Daten ein und bestätigen Sie mit Registrieren. Nach der Übermittlung Ihrer Daten erhalten Sie eine Bestätigungs- . Rufen Sie den darin enthaltenen Link auf. Sogleich wird Ihr Onlinezugang freigeschaltet und Sie erhalten per Ihre Mandanten ID und zwei sog. Direktlinks für den direkten Administrations- und Mitarbeiterzugang. Abbildung 2: Kundencenter Die Mandanten ID ist Ihre persönliche Kenn- Nummer für timecard blue und dient der eindeutigen Identifikation. Ab sofort können Sie sich auf der Webseite unter Kundenlogin anmelden. Durch Klick auf Kundenlogin gelangen Sie zum Kundencenter (Abb. 2). Unter Mitarbeiterzugang haben Sie mit Ihrer Mandanten ID Zugang zu Ihrer Zeiterfassung. Unter Administrationszugang gelangen Sie zur Verwaltungsansicht. Von hier aus, haben Sie Zugriff auf Ihre Mitgliederverwaltung. Im ControlCenter können Sie Ihre Vertragsdaten einsehen und weitere Informationen, wie z.b. Direktlinks und Verbindungsdaten für Smartphone-Apps, erhalten. 1.2 Direktlinks verwenden Damit die Direktlinks optimal im Browser verwendet werden können, empfehlen wir Ihnen, diese als Lesezeichen (Firefox, Chrome) oder Favoriten (Internet Explorer) zu hinterlegen. So können Sie mit nur einem Mausklick auf das Mitarbeiter-Terminal und den Administrationsbereich zugreifen. 1.3 Anmeldung als Administrator Als Administrator angemeldet, können Sie weitere Mitglieder anlegen oder verwalten. Sie erreichen den Administrator Zugang wahlweise über den WEB Client oder über Abbildung 3: Anmeldung Web Client (Administrationszugang) 3

4 1.4 Hauptmaske Abbildung 4: Hauptmaske Menüleiste In der Menüleiste haben Sie Zugriff auf alle timecard blue Funktionen. Symbolleiste In der Toolbar haben wir die wichtigsten Werkzeuge für Sie hinterlegt. Buchungen Die Buchungen des ausgewählten Mitarbeiters und dazugehörigen Tages können Sie hier auf einen Blick einsehen. Zeitzuschlagsprofile Erstellen, Kopieren und Bearbeiten von Zeitzuschlagsprofilen. Funktionsreiter Alle administrativen Funktionen sind hier zu finden. Übersicht: Zeigt die Hauptmaske von timecard blue an. Personen: Anlegen und Bearbeiten von Mitarbeitern, Benutzerrollenvergabe und Mitarbeiterrollenvergabe. Arbeitszeitprofile: Verwalten, anlegen und bearbeiten von Arbeitszeitprofilen. Abwesenheitskonten: Ansehen, verwalten, hinzufügen und bearbeiten von Abwesenheitskonten. Mitarbeiterbereich / Übersicht 4

5 Durch Auswahl der Mitarbeiter können hier tagesaktuelle Salden abgerufen werden. Die Ansicht beinhaltet auch die Abteilungen und lässt sich durch individuelle Filter einstellen. Über die Menüauswahl "Auswertung" gelangen Sie zur An-/Abwesenheitsanzeige. Anwesende Mitarbeiter werden grün markiert, abwesende erhalten die Farbe rot. Es wird Ihnen außerdem die Mitarbeiternummer, die Abteilung und die erste Kommen -Buchung des Tages angezeigt. 2 QuickSteps in timecard blue Bevor Sie erste Mitarbeiter anlegen und verwalten, können Sie zuerst Abteilungen und Feiertage anlegen. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen bei der Anlage der Mitarbeiter weiter. Die Feiertage und Abteilungen können dann direkt dem Mitarbeiter zugewiesen werden. 2.1 Abteilungen anlegen Unter dem Menüpunkt Verwaltung /Abteilungen gelangen Sie zur Abteilungsverwaltung. Es erscheint die Abteilungsverwaltung (Abb. 5). Mit dem Button Neu können Sie neue Abteilungen anlegen und benennen. Nach einem Klick auf Übernehmen wird die Abteilung im System angelegt. 2.2 Feiertage anlegen Die Feiertage werden unter dem Menüpunkt "Verwaltung / Feiertage" festgelegt. Es erscheint die Feiertagsverwaltung (Abb. 6). Über den Button Neu können Sie ein neues Feiertagsprofil anlegen. Empfehlenswert ist es kein neues anzulegen, sondern das Profil Standard zu verwenden. Das Profil Standard ist bei der Anlage des Mitarbeiter bereits vorgeschlagen. Über Feiertage importieren können vordefinierte Feiertagslisten, geordnet nach Land und Region, importiert werden. Abbildung 5: Abteilungsverwaltung Abbildung 6: Feiertagsverwaltung 5

6 2.3 Benutzerprofile anlegen/ Benutzergruppenverwaltung Die Benutzergruppenverwaltung wird über das Menü Verwaltung -> Benutzergruppen geöffnet. Über die Benutzergruppe wird gesteuert, über welche Berechtigungen eine Person mit Benutzerrolle nach der Anmeldung verfügt. Die Berechtigungen der vordefinierten Benutzergruppe "Super- Administrator" können nicht geändert werden. Berechtigungen können bei in Verwendung befindlichen Benutzergruppen entzogen, aber nicht hinzugefügt werden. Es können beliebig viele Benutzergruppen angelegt werden. Die Zuordnung zu einer Person erfolgt in der Benutzerrolle in der Personenverwaltung (siehe Erklärung 2.4.1). Ein Benutzer kann mehreren Benutzergruppen angehören. Er muss in diesem Fall bei der Anmeldung festlegen, mit welchen Berechtigungen gearbeitet werden soll. Bei Anlage einer Benutzergruppe ist auszuwählen, auf wen die Funktionen angewendet werden sollen: sich selbst Benutzer hat nur Zugriff auf eigene Daten alle Personen Benutzer hat Zugriff auf die Daten aller Personen alle Mitarbeiter einer Abteilung Benutzer hat Zugriff auf die Daten aller Mitarbeiter einer Abteilung. Der Benutzer muss nicht Mitarbeiter der Abteilung sein. 2.4 Personalverwaltung Die Personen und Mitarbeiter werden über den Reiter "Personen" angelegt. Klicken Sie auf den Button "Neu" um eine neue Person oder Mitarbeiter anzulegen. Abbildung 7: Personalverwaltung In der Personenverwaltung wird unterschieden zwischen Personen, Benutzern und Mitarbeitern. 6

7 Eine Person wird durch Nachname und Vorname festgelegt. Sie hat ohne Benutzer- oder Mitarbeiterrolle noch keine Funktion im Programm, kann aber ohne Rolle nicht angelegt werden. Ein Benutzer ist eine Person mit bestimmten Rechten im Programm. Die Rechte werden über die Benutzergruppe(n) festgelegt. Benutzerspezifisches wird bei Benutzerrolle erfasst. Ein Mitarbeiter ist eine Person mit einer Mitarbeiterrolle. Ein Mitarbeiter kann Zeiten buchen, die durch timecard ausgewertet werden können. Es ist zwingend erforderlich mindestens eine Rolle zu vergeben (Benutzerrolle, Mitarbeiterrolle). Jedoch können Personen die Sie anlegen zwei Rollen annehmen. Die Person kann als Mitarbeiter, als Benutzer oder aber mit beiden Rollen angelegt werden. Eine Person die nur als Benutzer angelegt ist, kann administrative Aufgaben übernehmen. Als Mitarbeiter definierte Personen werden für die Zeiterfassung vorbereitet. Die Einstellungen der Rollen werden in den jeweiligen grau hinterlegten Feldern vorgenommen. Benutzerrolle und Mitarbeiterrolle können durch Klicken auf den An/Aus Schalter rechts im Bild aktiviert werden Benutzerrolle Wird der Schalter bei "Benutzerrolle" auf an gesetzt, können Sie die Anmeldedaten und Rolle des Mitarbeiters bestimmen. Mit Anmeldename und Passwort kann sich der Mitarbeiter im Mitarbeiter- Terminal anmelden. Abbildung 8: Benutzerrolle Eine Benutzerrolle legt fest, welche Rechte eine angemeldete Person in timecard blue hat. Die genaue Festlegung der Berechtigungen erfolgt über die zugewiesenen Benutzergruppen. Aktivieren Sie die Benutzerrolle. Vergeben Sie nun für Ihren Benutzer einen Anmeldenamen (frei wählbar). Mit dem Button Dublettenprüfung kann überprüft werden, ob der Anmeldename bereits vergeben wurde. Erscheint ein grüner Haken so wird der Anmeldename nicht verwendet und kann belassen werden. Erscheint ein Kreuz so ist der Name bereits in Verwendung und Sie müssen einen anderen Anmeldenamen wählen. 7

8 Vergeben Sie für den neuen Benutzer ein Passwort* und bestätigen Sie es. Dem Benutzer muss noch eine Benutzergruppe zugewiesen werden. In timecard blue sind drei Benutzergruppen vordefiniert, "Super-Administrator", "PC- Terminal" und Antragwesen. Der Super-Administrator hat volle Rechte im timecard- System. Es muss mindestens einen Super-Administrator geben. Die Benutzergruppe PC- Terminal ist für Benutzer des Web-Terminals bzw. der timecard-app gedacht. Personen mit der Benutzerrolle Antragwesen können Abwesenheitsanträge stellen Mitarbeiterrolle Nach Auswahl der Mitarbeiterrolle, werden hier alle wichtigen Informationen hinterlegt. Abteilung, Eintrittsdatum, Urlaub und ganz wichtig die Berechnungsgrundlage, das Arbeitszeitprofil. Es ist erforderlich ein Arbeitszeitprofil anzulegen da sonst keine Arbeitszeiten erfasst werden können! Abbildung 9: Mitarbeiterrolle Persönliche Daten Ein-/Austrittsdatum Hier wird das Ein- und bei Bedarf auch das Austrittsdatum des Mitarbeiters angegeben. Zwischen Ein- und Austrittsdatum ist der Mitarbeiter aktiv, er kann buchen und wird ausgewertet. Vor dem Ein- und nach dem Austritt wird der Mitarbeiter als inaktiv betrachtet, es kann nicht mehr gebucht werden, es erfolgen keine Auswertungen mehr. Alle Daten bleiben aber auch bei inaktiver Mitarbeitern gespeichert und stehen wieder zur Verfügung, wenn das Austrittsdatum gelöscht wird. Abteilung Weisen Sie hier dem Mitarbeiter eine Abteilung zu. Mitarbeiternummer Die Mitarbeiternummer kann frei eingegeben werden, muss aber eindeutig sein. Sie wird u.a. beim Datenexport verwendet. 8

9 Viele Einstellungen in der Mitarbeiterrolle sind ab dem oder am Wechseldatum gültig. Einige Einstellungen wirken monatsweise. In diesem Fall wird der Monat des Wechseldatums verwendet. Sollen mehrere Änderungen mit dem gleichen Wechseldatum vorgenommen werden, lässt es sich mit einem Häkchen bei Fixieren festlegen. Das Wechseldatum bleibt dann bis zum Verlassen der Personenverwaltung gültig. Es gibt auch übergreifende, nicht vom Wechseldatum abhängige Einstellungen. Diese werden ausgegraut und lassen sich nicht ändern, wenn das Wechseldatum nicht auf dem aktuellen Datum steht. Arbeitszeit Hier kann ein Schichtbetrieb aktiviert werden. Eine Profilerkennungsregel gesetzt oder ein Zeitzuschlagsprofil hinterlegt werden. Arbeitszeitprofil Für den Mitarbeiter kann hier das passende Arbeitszeitprofil ausgewählt werden. Sie können auswählen, ob Sie ein Monatssoll- oder ein Tagessoll-Arbeitszeitprofil dem Mitarbeiter zuordnen. Je nachdem was Sie auswählen, wird nur diese Art von Profil in der Auswahlliste angezeigt. Wenn die mitgelieferten Arbeitszeitprofile nicht reichen sollten, können diese jederzeit abgeändert werden bzw. Sie können neue Arbeitszeitprofile erstellen. Bitte beachten Sie, dass ein Mitarbeiter ohne Arbeitszeitprofil nicht gespeichert werden kann (bei Aktivierung der Mitarbeiterrolle). Überstunden Hier können Sie das das Überstundenlimit (positiv oder negativ), ein Zweites Gleitzeitkonto und das Karenzkonto aktivieren. Abrechnung Hier können Grunddaten zur Abrechnung eingegeben werden. Urlaub In diesem Reiter definieren Sie die Urlaubstage des Mitarbeiters und weisen diesem den Urlaub ab einem gewissen Zeitpunkt zu. Antragswesen Dieser Punkt ist wichtig, wenn Anträge (Urlaub, Gleitzeit etc.) genehmigt werden sollen. Definieren Sie bitte genau den ersten und wenn gewünscht noch weitere Vorgesetzte die diese Anträge genehmigen sollen. Inkonsistenzinformation 9

10 Hier können die Personen festgelegt werden, welche informiert werden sollen sobald der Mitarbeiter eine inkonsistente Buchung hat. 2.5 Projekte / Tätigkeiten Projekte und Tätigkeiten können Sie unter Verwaltung / Projekte bzw. Tätigkeiten anlegen und verwalten. Abwesenheitskonten Unter dem Funktionsreiter Abwesenheitskonten können Sie individuelle Abwesenheits- Konten anlegen, bearbeiten, verwalten und eine farbliche Hinterlegung auswählen. In dieser Farbe erscheinen die Abwesenheiten dann im Kalender. Es sind bereits einige Abwesenheitskonten, z. B. Arztbesuch, Gleitzeit oder Pause, für Sie vordefiniert. 10

11 3 Benutzung von timecard blue 3.1 Web-Terminal Zur Nutzung des PC-Terminals, können Sie sich direkt am Web-Terminal anmelden. Nach der Anmeldung erhalten Sie Ihre Kontoübersicht (Abb. 11) mit Gleitzeitguthaben, Urlaubsguthaben und den aktuellen Buchungen. In der Monatsübersicht können Sie Ihre Monatssalden einsehen. 3.2 Smartphone Apps timecard blue können Sie auch per Smartphone nutzen. Unterstützt werden Android ab der Version 4.x und ios ab der Version 6.x. Die timecard blue Apps für Android und ios finden Sie kostenlos im Google Play Store und in itunes unter dem Suchbegriff REINER SCT timecard. Damit Sie timecard blue per App nutzen zu können, geben Sie zuerst die richtigen Verbindungs-Einstellungen ein. Abbildung 10: Anmeldung Web- Terminal Abbildung 11: Monatsübersicht Abbildung 12: Kontoübersicht Verbindungseinstellungen Die Verbindungseinstellungen für Android finden Sie direkt in der timecard blue App. Hier kann die Webadresse (URL) mit anschließendem Port eingetragen werden. Die Verbindungsdaten finden Sie im Kundencenter unter dem Reiter Infos. 11

12 Beispiel für Android: URL: /ap/timeCard Beispiel für ios: - Host: rsct-c002.cloudapp.net - Port: 80 - Name: ap Abbildung 13: Einstellungen Login Geben Sie Benutzername und Passwort ein. Abbildung 14: Login App Nach erfolgreichem Login erscheint die Hauptmaske der App. Hier können jetzt Buchungen vorgenommen oder es kann zu anderen Funktionen navigiert werden. Auf der Hauptmaske erhalten Sie zudem eine Übersicht über Ihr aktuelles Gleitzeitguthaben, den Resturlaub und die nächste mögliche Buchung. Es wird auch angezeigt, auf welchem Projekt und mit welcher Tätigkeit Sie eingebucht sind. Durch Tippen auf den Button Kommen, Gehen, oder Gehen mit Grund, wird die jeweilige Buchung getätigt und an den zentralen timecard blue Server übertragen. Die Daten bleiben somit stets aktuell. 12

13 3.2.3 Hauptmaske Android & ios Abbildung 15: Hauptmaske Android Abbildung 16: Hauptmaske ios 13

14 REINER Kartengeräte GmbH & Co. KG Goethestr Furtwangen Germany Telefon: +49 (7723) Telefax: +49 (7723) Internet: 14