Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel 40xx

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1 Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel 40xx

2 Inhaltsverzeichnis 1. ÜBERSICHT ÜBER IHREN TELEFONAPPARAT FUNKTIONSTASTEN FUNKTIONSTASTEN VERBINDUNGS-ICONS (IN VERBINDUNG MIT EINER LEITUNGSTASTE) EINRICHTUNG DES EIGENEN APPARATES Auswahl der Melodie des Anrufsignals Lautstärke des Anrufsignals Einstellen der Lautstärke des Hörers bei bestehender Verbindung Einstellung des Kontrastes von Display und Icons 8 2 KOMMUNIKATIONSDIENSTE STANDARD INTERNES GESPRÄCH EXTERNES GESPRÄCH ANRUF EINES INTERNEN GESPRÄCHSPARTNERS ÜBER SEINEN NAMEN WEITERGABE DES GESPRÄCHS AN EINEN INTERNEN TEILNEHMER WEITERGABE DES GESPRÄCHS AN EINEN EXTERNEN TEILNEHMER RÜCKFRAGE AN BELIEBIGEN TEILNEHMER ANRUFUMLEITUNG Anrufumleitung sofort Anrufumleitung bei besetzt Anrufumleitung nach Zeit (20 Sekunden) Anrufumleitung bei besetzt und nach Zeit Anrufumleitung löschen Anrufumleitung sofort nachziehen (Follow me) Anrufumleitung sofort nachziehen einleiten Anrufumleitung sofort nachziehen löschen KURZWAHL ZENTRAL Verbindungen durch Kurzwahl zentral herstellen Verbindungen aus dem individuellen Kurzwahl Verzeichnis herstellen Programmieren einer individuellen Kurzwahltaste ändern einer programmierten individuellen Kurzwahltaste SELBSTTÄTIGER RÜCKRUF Selbsttätigen Rückruf veranlassen Rückrufliste abfragen DREIERKONFERENZ Einleiten einer Konferenz Herausschalten des dritten Teilnehmers aus der Konferenz Verbinden innerhalb der Dreierkonferenz TELEFONKONFERENZ MIT BIS ZU 29 TEILNEHMERN ( MEETME-KONFERENZ ) Konferenz einleiten Einen externen Tln in die Konferenz schalten TELEFONSPERRE Telefonsperre aktivieren Telefonsperre deaktivieren Telefon PIN ändern TERMIN Termin speichern Termin löschen ANRUFLISTE Anrufliste abfragen UNTERDRÜCKUNG DER RUFNUMMERNANZEIGE Aktivierung der Unterdrückung der Rufnummernanzeige Löschen der Unterdrückung der Rufnummernanzeige ZWEITANRUF Aktivierung des Zweitanrufes Löschen des Zweitanrufes 18 2

3 3 KOMMUNIKATIONSDIENSTE OPTIONEN ANRUFÜBERNAHMEGRUPPE (HERANHOLEN DES RUFES) 3.2 SAMMELANSCHLUSSGRUPPE Herausschalten aus der Sammelanschlussgruppe Hineinschalten in die Sammelanschlussgruppe ANRUFBEANTWORTER ANRUFUMLEITUNG EXTERN TEAMFUNKTIONEN Direktruf zu einem Team Teilnehmer Anrufe innerhalb des Teams übernehmen SUBSTITUTION (EINMALIGES HERANHOLEN DER EIGENEN BEDIENOBERFLÄCHE) 3.7 CHEF UND SEKRETARIAT (VORZIMMERANLAGEN) Chef/Sekretariats Funktion einschalten Chef/Sekretariats Funktion ausschalten Direktruf vom Chef zum Sekretariat Direktruf vom Sekretariat zum Chef Gespräche im Sekretariat annehmen und an den Chef weitergeben Heranholen eines Rufes Heranholen vom Chef Apparat Heranholen vom Sekretariats Apparat: Abwesenheit des Sekretariats 22 4 ANHANG TASTENBELEGUNGEN Standard Tastenbelegung Tastenbelegung Sekretariat (1 Chef / 1 Sekretärin) Tastenbelegung Chef (1 Chef / 1 Sekretärin) und (2 Chefs / 1 Sekretärin) Tastenbelegung Sekretariat 1 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) Tastenbelegung Sekretariat 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) Tastenbelegung Chef 1 und 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) Tastenbelegung Sekretariat (2 Chefs / 1 Sekretärin) 26 3

4 1. Übersicht über Ihren Telefonapparat

5 1.1 Funktionstasten Navigator, um aus mehreren Seiten des Displays anzuzeigen und eine Seite auszuwählen (die unterste Zeile ist standardmäßig aktiviert) Menü-Taste, um Ihr Telefon zu programmieren, bzw. Displayumschaltung Trenntaste, Auflegen Audio-Tasten: Lauthören/ Freisprechen (Taste lange drücken) Lautstärkeregelung des Hörers bzw. Lautsprechers Programmierbare Tasten Informationstaste Softkeys Funktionstaste, frei programmierbar oder fest programmiert Briefkasten, signalisiert vorliegende Nachrichten und Rückrufe Wahlwiederholung der zuletzt gewählten Rufnummer Stummschaltung, damit Ihr Gesprächspartner Sie nicht mehr hört (blinkt, wenn das Mikrofon abgeschaltet ist) 5

6 1.2 Verbindungs-Icons (in Verbindung mit einer Leitungstaste) Ankommendes Gespräch (blinkend rechts oben) Bestehendes Gespräch Verbindung wird gehalten (animiert rechts oben) (links oben) (rechts oben) 1.3 Einrichtung des eigenen Apparates Auswahl der Melodie des Anrufsignals Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nacheinander die Tasten Einstellung Telefon Rufton Melodie Navigieren Sie mit den Pfeilen auf und ab der Navigatortaste und wählen mit der Taste die gewünschte Melodie aus. Speichern sie die Auswahl durch drücken der OK und beenden Sie die Programmierung mit der Taste. 6

7 1.3.2 Lautstärke des Anrufsignals Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nacheinander die Tasten Einstellung Telefon Rufton Lautstärke Mit den Tasten und können Sie die Lautstärke einstellen. Drücken Sie auf OK um die Auswahl zu übernehmen und beenden Sie die Programmierung mit der Taste Einstellen der Lautstärke des Hörers bei bestehender Verbindung Während des Gespräches die Taste oder drücken um die Lautstärke einzustellen. 7

8 1.3.4 Einstellung des Kontrastes von Display und Icons Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nacheinander die Tasten Einstellung Telefon Kontrast Telefon Mit den Tasten oder können Sie den Kontrast einstellen. Drücken Sie auf OK, um die Auswahl zu übernehmen und beenden Sie die Programmierung mit der Taste. 8

9 2 Kommunikationsdienste Standard 2.1 Internes Gespräch Hörer abnehmen und Wählton abwarten. Nebenstellen Rufnummer des gewünschten Gesprächsteilnehmers wählen. oder Bei aufgelegtem Hörer die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Gesprächsteilnehmers wählen (Apparat geht automatisch in Freisprechen). 2.2 Externes Gespräch Hörer abnehmen, Wählton abwarten und wählen (Amtsanlassung). Nach Ertönen des Freizeichens die Rufnummer des gewünschten Anschlusses wählen. oder Bei aufgelegtem Hörer die wählen und nach Ertönen des Freizeichens die Rufnummer des gewünschten Anschlusses wählen (Apparat geht automatisch in Freisprechen). 2.3 Anruf eines internen Gesprächspartners über seinen Namen Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens Ihres Gesprächspartners auf der Alphatastatur ein (Siehe Kap. 1. Übersicht über Ihren Telefonapparat ). Um die Suche zu starten die Taste Name drücken. Im Display wird ein Name zusammen mit seiner Nummer angezeigt. Für einen angezeigten Namen kann es mehrere Treffer geben. Wenn der angezeigte Name nicht derjenige Ihres Gesprächspartners ist, können Sie mit der Navigatortaste neben dem Namen starten Sie die Wahl. blättern. Durch Drücken der Taste Hinweis: Das interne Telefonbuch ist nicht in allen Anlagen eingerichtet. 2.4 Weitergabe des Gesprächs an einen internen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste Rückfrage drücken und die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers wählen. Den Anrufer ankündigen und die Taste Verbinden drücken. Sie können das Gespräch auch ohne Ankündigung weitergeben haben dann aber keine Möglichkeit das Gespräch durch drücken der Taste zu rückzuholen. Rückfrage aus 2.5 Weitergabe des Gesprächs an einen externen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste Rückfrage drücken. Die zur Amtsanlassung und die gewünschte Rufnummer des externen Teilnehmers wählen, den Anrufer ankündigen und die Taste Verbinden drücken. Sie können das Gespräch auch ohne Ankündigung weitergeben haben dann aber keine Möglichkeit das Gespräch durch drücken der Taste Rückfrage aus zu rückzuholen. 2.6 Rückfrage an beliebigen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste Rückfrage drücken und die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers wählen. Um das vorherige Gespräch fortzusetzen, die Taste Rückfrage aus drücken. 9

10 2.7 Anrufumleitung Das Leistungsmerkmal Anrufumleitung funktioniert standardmäßig nur intern, d.h. innerhalb der TK -Anlage. Die für den eigenen Telefonanschluss bestimmten Anrufe können zu jedem beliebigen anderen internen Telefonanschluss umgeleitet werden. Für abgehende Gespräche bleibt der eigene Telefonapparat bei eingeschalteter Anrufumleitung betriebsbereit. Hinweis: Der eigene Telefonapparat kann bei eingeschalteter Anrufumleitung nur noch von dem Zielapparat aus (zu dem die Anrufe umgeleitet wurden) angerufen werden. Bitte informieren Sie vor Einschaltung der Anrufumleitung den Teilnehmer, zu dem Sie den Anruf umleiten wollen Anrufumleitung sofort Hörer abnehmen, drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer wieder auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird auf dem Display im Wechsel mit der Uhrzeit angezeigt und zusätzlich durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt Anrufumleitung bei besetzt Hörer abnehmen, drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer wieder auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird auf dem Display im Wechsel mit der Uhrzeit angezeigt und zusätzlich durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur aktiv, wenn die Nebenstelle besetzt ist Anrufumleitung nach Zeit (20 Sekunden) Hörer abnehmen, drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer wieder auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird auf dem Display im Wechsel mit der Uhrzeit angezeigt und zusätzlich durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufe, die nach 20 Sekunden nicht angenommen wurden, werden umgeleitet Anrufumleitung bei besetzt und nach Zeit Hörer abnehmen, drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer wieder auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur aktiv, wenn die Nebenstelle besetzt ist oder bei Anrufen, die nach 20 Sekunden nicht angenommen wurden Anrufumleitung löschen Hörer abnehmen, drücken, Quittungston oder Hinweisansage Abwarten und Hörer wieder auflegen Anrufumleitung sofort nachziehen (Follow me) Mit dieser Funktion können Sie von einem anderen Telefon Ihrer TK-Anlage eine Anrufumleitung für Ihr Telefon einrichten Anrufumleitung sofort nachziehen einleiten Hörer abnehmen, drücken und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, von welchem aus umgeleitet werden soll (eigenes Telefon). Nun geben Sie Ihren Apparate-PIN (Kap Telefon-PIN ändern) warten den Quittungston oder die Hinweisansage ab und legen den Hörer wieder auf. ein, 10

11 2.7.8 Anrufumleitung sofort nachziehen löschen Hörer abnehmen, drücken und danach die Rufnummer des umgeleiteten Anschlusses wählen (eigenes Telefon). Ihren Apparate-PIN (Kap Telefon-PIN ändern) eingeben, Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer wieder auflegen. 2.8 Kurzwahl zentral Ihre Verwaltung hat die Möglichkeit, in der TK -Anlage einen zentralen Kurzwahl-Rufnummernspeicher für häufig genutzte Fernwahlziele einrichten zu lassen und entsprechende Listen zu verteilen. Per Tastenfolge und 3-stelliger Kurzwahlnummer oder Namenswahl kann dann beispielsweise ein Teilnehmer mit der Berechtigungsklasse 2 (Orts- und Nahbereich) ein dienstliches Auslandsgespräch führen. Hinweis: Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die individuelle Kurzwahl des Apparates zu nutzen (Kap ) Verbindungen durch Kurzwahl zentral herstellen Hörer abnehmen, drücken, und anschließend die dem gewünschten Fernwahlziel zugeordnete 3-stellige Kurzwahlnummer wählen. Die gespeicherte Rufnummer wird nun automatisch gewählt. Verbirgt sich hinter dem gewählten Ziel kein Teilnehmer, sondern eine Durchwahl-Sammelnummer, dann kann die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers nachgewählt werden. Ohne weitere Nachwahl meldet sich die Vermittlung der fernen Telefonanlage Verbindungen aus dem individuellen Kurzwahl-Verzeichnis herstellen Sie haben die Möglichkeit, ein individuelles Kurzwahlverzeichnis einzurichten (bis zu 72 Kurzwahlziele), die Sie über das Display und die zugehörigen Tasten abrufen können. Programmierung individueller Kurzwahlziele siehe nächstes Kapitel. Drücken Sie die Taste neben dem Kurzwahlzielnamen im Display, um eine Verbindung herzustellen (Beispiel Mustermann). Mustermann Blättern Sie evtl. mit den Navigatortasten zwischen den Zeilen im Display, um das gewünschte Kurzwahlziel anzuzeigen Programmieren einer individuellen Kurzwahltaste In Ihrem individuellen Kurzwahlverzeichnis können Sie bis zu 72 Kurzwahlziele speichern. Sie werden Ihnen im Display angezeigt. Um ein individuelles Kurzwahlziel zu programmieren navigieren Sie mit der Navigatortaste auf eine freie nicht programmierte Taste.. Drücken Sie nacheinander die Tasten. Kurzwahl Geben Sie nun die zu programmierende Rufnummer ein (externe Rufnummern mit der 0 für Amt eingeben) steuern mit der Navigatortaste auf das Feld Name und geben anschließend den Namen ein mit der diese Taste beschriftet wird (12 Zeichen). Zum abspeichern der Eingabe drücken Sie nun die OK Taste. Anschließend beenden Sie die Programmierung mit der Taste. 11

12 2.8.4 ändern einer programmierten individuellen Kurzwahltaste In Ihrem individuellen Kurzwahlverzeichnis können Sie bis zu 72 Kurzwahlziele speichern. Sie werden Ihnen im Display angezeigt. Um ein individuelles Kurzwahlziel zu programmieren, steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken sie die Tasten Einstellung, Telefon, Tasten progr., Pers.Seite Dann navigieren Sie mit der Navigatortaste auf eine freie nicht programmierte Taste.. Drücken Sie nacheinander die Tasten. Kurzwahl Geben Sie nun die zu programmierende Rufnummer ein (externe Rufnummern mit der 0 für Amt eingeben) steuern mit der Navigatortaste auf das Feld Name und geben anschließend den Namen ein mit der diese Taste beschriftet wird (12 Zeichen). Zum abspeichern der Eingabe drücken Sie nun die OK Taste. Anschließend beenden Sie die Programmierung mit der Taste. 2.9 Selbsttätiger Rückruf Das Leistungsmerkmal selbsttätiger Rückruf funktioniert nur innerhalb der eigenen TK -Anlage. Ein selbsttätiger Rückruf wäre beispielsweise sinnvoll, wenn Sie versuchen, eine interne Gesprächsverbindung aufzubauen und der gewünschte Teilnehmer sich nicht meldet oder sein Anschluss besetzt ist Selbsttätigen Rückruf veranlassen Sie haben eine interne Nebenstellen-Rufnummer gewählt. Nach dem Ertönen des Besetzt- oder des Rufton (niemand geht ans Telefon) die Taste Rückruf drücken und danach den Hörer auflegen oder die Trenntaste drücken. 12

13 2.9.2 Rückrufliste abfragen Hat ein anderer Teilnehmer während Ihrer Abwesenheit einen Rückruf zu Ihnen eingeleitet, leuchtet. die Briefkastentaste. Zum Abfragen der Rückrufliste drücken Sie nacheinander die Tasten, X Rückruf (X =Anzahl der Rückrufe) Im Anschluss erscheint der Name/die Namen der Teilnehmer welche Sie zurückrufen sollen. Lehmann Muster Müller Beispiel Drücken Sie nun auf die entsprechende Taste mit dem Namen Mustermann und entscheiden nun ob Sie den Rückruf ausführen oder löschen wollen, Drücken sie dazu Rückruf, Löschen oder Alle löschen 2.10 Dreierkonferenz Zu einem bestehenden Telefongespräch können Sie einen dritten Teilnehmer hinzuschalten. Der dritte Gesprächsteilnehmer kann mithören, mitsprechen und auch wieder aus der Konferenz herausgeschaltet werden Einleiten einer Konferenz Während des Telefongesprächs die Konferenz ankündigen, die Taste Rückfrage drücken. Wählton abwarten, Rufnummer des dritten Teilnehmers wählen und ihm ebenfalls die Konferenz ankündigen. Anschließend die Taste Konferenz drücken. Der erste gehaltene Teilnehmer ist nun hinzugeschaltet. Es ist ein kurzfristiger Aufschaltton zu hören. Auf dem Display erscheinen die Konferenzteilnehmer und der Hinweis KONFERENZ Herausschalten des dritten Teilnehmers aus der Konferenz Durch drücken der Taste Konf. beenden wird der dritte Teilnehmer wieder herausgeschaltet. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten Verbinden innerhalb der Dreierkonferenz Durch Auflegen des Hörers werden die beiden Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten Telefonkonferenz mit bis zu 29 Teilnehmern ( MeetMe-Konferenz ) Hinweis: Die Konferenz mit bis zu 29 Teilnehmern ist nicht in allen TK-Anlagen verfügbar. Zu einem vereinbarten Zeitpunkt können Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, die bis zu 29 interne und externe Teilnehmer umfassen kann. Vorher ist ein individuell von den Teilnehmern verabredeter Geheimcode (4 Ziffern) für den Zugang vereinbart worden Konferenz einleiten Wählen Sie die Kennziffer,geben Sie den Geheimcode für den Zugang ein (Siehe 2.11 Telefonkonferenz mit bis zu 29 Teilnehmern ( MeetMe-Konferenz )). Wenn Sie als erster ankommen, hören Sie einen Warteton oder eine Ansage. Ansonsten treten Sie in die Konferenz ein und am Display wird Ihnen die Anzahl der anwesenden Teilnehmer angezeigt. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten. 13

14 Einen externen Tln in die Konferenz schalten. Während des Telefongesprächs die Konferenz ankündigen und die Taste Rückfrage drücken. Wählton abwarten und, die Kennziffer wählen. Geben Sie den Geheimcode für den Zugang ein und verbinden sie den extern Tln mit der Konferenz durch die Taste Verbinden. Sollten sie zum Auswahl einer Taste aufgefordert werden, drücken sie die blinkende Leitungstaste. Durch auflegen des Hörers oder durch drücken der Trenntaste Prozedur. beenden Sie die 2.12 Telefonsperre Sie können Ihren Telefonapparat sperren. So können während Ihrer Abwesenheit abgehende Amtsgespräche verhindert werden. Die PIN ist im Auslieferungszustand auf eingestellt. Hinweis: Die eingegebenen Ziffernkombinationen inkl. PIN sind bei bestimmten Apparaten in der Wahlwiederholung sichtbar. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen die eigene Nummer zu wählen. Damit wird die Wahlwiederholung überschrieben Telefonsperre aktivieren Hörer abnehmen, drücken, Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Oder Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nun die Taste Sperren Hinweis: Notrufnummern 110 und 112 können nicht gewählt werden, da auch hier eine Amtsanlassung erforderlich ist. 14

15 Telefonsperre deaktivieren Hörer abnehmen, drücken, PIN eingeben Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Das Telefon ist wieder frei. Oder Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nun die Taste Sperren und geben Ihren PIN ein. Den Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Das Telefon ist wieder frei Telefon-PIN ändern Hörer abnehmen und drücken. Alte PIN gefolgt von der Taste Übernehmen. Nun die neue PIIN eingeben und die Taste Übernehmen drücken, sowie zur Bestätigung die neue PIN wiederholen und mit der Taste abwarten und Hörer auflegen. Übernehmen abspeichern. Quittungston oder Hinweisansage Hinweis: Im Auslieferungszustand lautet die PIN

16 2.13 Termin Sie können für Ihr Telefon einen Termin innerhalb der nächsten 24 Stunden speichern. Zum festgelegten Zeitpunkt klingelt Ihr Telefon, auf dem Display des Telefons erscheint die Uhrzeit und Sie bekommen eine Hinweisansage, sofern Sie nicht gerade ein Telefongespräch führen. In diesem Fall erfolgt der Terminruf erst nach Beendigung des Gesprächs Termin speichern Hörer abnehmen und drücken. Im Anschluss die Uhrzeit eingeben und Quittungston oder Hinweisansage abwarten. Den Hörer wieder auflegen. Oder Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nun die Taste Termin und geben anschließend die Uhrzeit ein. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und beenden Sie die Programmierung durch drücken der Trenntaste Termin löschen Hörer abnehmen drücken. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Oder Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste nach links auf die Seite Menü Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nun die Taste Termin. Der Termin wird nun angezeigt anschließend drücken Sie die Taste Löschen. Nun können Sie einen neuen Termin eingeben oder beenden Sie die Programmierung durch drücken der Trenntaste. 16

17 2.14 Anrufliste Während Ihrer Abwesenheit werden alle Anrufe im Telefon gespeichert, sofern eine Rufnummer übermittelt wird. Die blinkende Briefkastentaste zeigt an, dass Ihr Telefon während Ihrer Abwesenheit angerufen wurde Anrufliste abfragen Briefkastentaste drücken. X unbeantworteter Anrufe (X =Anzahl) drücken Anschließend wird der letzte Anruf angezeigt. Um weitere Anrufe anzuzeigen die Taste X unbeantw.externe Anrufe (X =Anzahl) drücken oder X unbeantw.interne Anrufe (X =Anzahl) drücken und danach eine Taste der angezeigten Rufnummern. XXXXXX Nun haben Sie die Möglichkeit diese Nummer zurückzurufen zu Löschen Rückruf Löschen oder alle Einträge zu löschen Alle löschen Danach den Hörer wieder auflegen oder die Trenntaste drücken Unterdrückung der Rufnummernanzeige Sie haben die Möglichkeit Ihre Rufnummer für abgehende Gespräche zu unterdrücken. Bei Bedarf muss dieses Leistungsmerkmal vor einem Gespräch aktiviert werden. Hinweis: Für interne Gespräche wird am Display des Gesprächspartners Identität geheim angezeigt Aktivierung der Unterdrückung der Rufnummernanzeige Hörer abnehmen, die Taste Geheim akt. drücken und Hörer wieder auflegen Löschen der Unterdrückung der Rufnummernanzeige Hörer abnehmen, die Taste Geheim deakt. drücken und Hörer wieder auflegen. 17

18 2.16 Zweitanruf Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit ein weiteres Gespräch anzunehmen während Sie bereits im Gespräch sind. Der zweite Anruf wird optisch am Display und akustisch durch einen Anklopfton signalisiert Aktivierung des Zweitanrufes Während eines Gespräches die Taste Anklopfen zul. drücken Löschen des Zweitanrufes Während eines Gespräches die Taste Ankl. Nicht zul drücken. Hinweis: Bei der Chef/Sekretärfunktion wird bei Aktivierung des Zweitanrufes am Sekretärapparat ein zweiter Anruf für die Rufnummer des Sekretärapparates und für die Rufnummer des Chefapparates am Sekretärapparates ermöglicht. 18

19 3 Kommunikationsdienste Optionen Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen sind Optionen. Bei Bedarf ist Dataport zu beauftragen. 3.1 Anrufübernahmegruppe (Heranholen des Rufes) Als Teilnehmer einer Anrufübernahmegruppe haben Sie die Möglichkeit, einen Anruf an Ihren eigenen Telefonapparat heranzuholen, falls das Telefon irgendeines anderen Teilnehmers dieser Anrufübernahmegruppe klingeln sollte. Das Telefon irgendeines Mitgliedes Ihrer Anrufübernahmegruppe klingelt, Hörer abnehmen drücken, Gespräch führen. 3.2 Sammelanschlussgruppe Als Teilnehmer einer Sammelanschlussgruppe können Sie über eine Sammelnummer erreicht werden. Ankommende Anrufe können entweder zyklisch (gleichmäßige Auslastung der Sammelanschlussgruppe) oder linear (der erste hat die meisten Anrufe, der letzte die wenigsten) signalisiert werden. Sie können Ihre Nebenstelle aus der Sammelnummer zeitweise heraus- und hineinschalten. Anrufe unter Ihrer eigenen Nebenstellennummer kommen weiterhin an, abgehende Gespräche sind auch weiterhin möglich. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die beiden Leistungsmerkmale Sammelanschlussgruppe und Anrufübernahmegruppe zu kombinieren Herausschalten aus der Sammelanschlussgruppe Hörer abnehmen, drücken. Quittungston abwarten und Hörer wieder auflegen. Hinweis: Bis auf einen, können sich alle Teilnehmer herausschalten Hineinschalten in die Sammelanschlussgruppe Hörer abnehmen, drücken. Quittungston abwarten und Hörer wieder auflegen. 3.3 Anrufbeantworter Anrufbeantworter sind Bestandteil größerer TK-Anlagen und werden über den Telefonapparat "fernbedient". Sollten Sie über dieses Leistungsmerkmal verfügen, werden Sie eine separate Bedienungsanleitung erhalten. Folgende Grundfunktionen sind verfügbar: 1. Erstaktivierung des Anrufbeantworters 2. Anrufbeantworter ein- und ausschalten 3. Anhören empfangener Nachrichten 4. Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten 5. Individuelle Urlaubs-Ansage 3.4 Anrufumleitung extern Die Bedienung des Leistungsmerkmals "Anrufumleitung" ist in dem Kapitel 19

20 2.7 Anrufumleitung nachzulesen. Alle dort beschriebenen Arten der Anrufumleitung sind auch nach extern möglich, einziger Unterschied: Nach Eingabe der Zielrufnummer ist einzugeben, um die Eingabe eindeutig abzuschließen. (Vor der Rufnummer des Teilnehmers ist die zur Amtsanlassung voran zu stellen.) 20

21 3.5 Teamfunktionen Mit der Teamfunktion können Teilnehmer, die in einer Arbeitsgruppe zusammenarbeiten, Belegtzustände aller Team-Teilnehmer sehen. Hierzu werden die Direktruftasten der anderen Team-Teilnehmer auf Funktionstasten des Apparates gelegt. Das Display neben der Direktruftaste zeigt den jeweiligen Belegtzustand der Team-Teilnehmer an. Bedienoberfläche Teamfunktion Direktruftasten und deren Anzeigen: Displayanzeigen der Direktruftasten Ankommender Ruf Im Gespräch Besetzt Direktruf zu einem Team-Teilnehmer Drücken Sie die programmierte Funktionstaste TeamTln x. In Ihrem Display wird der Name oder die Rufnummer des gewünschten Team-Teilnehmers angezeigt. Im Display des gerufenen Team-Teilnehmers erscheint Ihr Name oder Ihre Rufnummer Anrufe innerhalb des Teams übernehmen Wird ein Team-Teilnehmer angerufen, wird Ihnen der Anruf im Display neben der Direktruftaste für diesen Team-Teilnehmer signalisiert (optional ist auch eine akustische Signalisierung möglich). Sie können den Anruf entgegennehmen, indem Sie die dem angerufenen Team Teilnehmer zugeordnete Direktruftaste TeamTln x drücken. 3.6 Substitution (einmaliges Heranholen der eigenen Bedienoberfläche) Hinweis: Um Missbrauch zu verhindern, sollten Sie bei Benutzung dieser Funktion unbedingt die PIN Ihres Telefons ändern (Kap Telefon-PIN ändern). Befindet man sich an einem anderen Telefon derselben Telefonanlage ist es möglich, die Bedienoberfläche des eigenen Telefons für ein einzelnes Gespräch heran zu holen. Es werden alle Leistungsmerkmale, Tastenbelegungen und die Amtsberechtigung übernommen. So ist es z.b. möglich an einem nichtamtsberechtigten Telefon ein Amtsgespräch zu führen. Hörer abnehmen, drücken, Rufnummer des eigenen Telefons wählen, PIN eingeben. Jetzt können Sie wie gewohnt telefonieren oder z.b. Leistungsmerkmale wie Rufumleitung aktivieren. Sie können z.b. aber auch durch drücken des Softkey Kurzwahl - auf Ihre persönliche Kurzwahl zugreifen. 21

22 3.7 Chef und Sekretariat (Vorzimmeranlagen) In der Chef/Sekretariats-Funktion können mehrere digitale Apparate zu einer Vorzimmeranlagen-Konfiguration gruppiert werden. Dabei sind Kombinationen von mehreren Chefs und mehreren Sekretariaten möglich. Stellvertretend für diese wird hier die Standard-Konfiguration (1 Chef, 1 Sekretariat) beschrieben. Hinweis: Die Belegung der frei programmierbaren Tasten kann individuell den Anwenderwünschen angepasst werden und entsprechend von den hier beschriebenen Beispielen abweichen, so auch die Beschriftung der Tasten Chef/Sekretariats-Funktion einschalten Die Chef/Sekretariats-Funktion kann sowohl vom Chef, als auch vom Sekretariat ein- bzw. ausgeschaltet werden. Bei eingeschalteter Chef-Sekretariats-Funktion werden alle ankommenden Anrufe des Chefs zum Sekretariat umgeleitet. Vom Chef-Telefon kann weiterhin abgehend telefoniert werden. Funktion im Sekretariat ober beim Chef aktivieren bei einem Sekretariat: Drücken Sie die Funktionstaste Uml. Ch. und anschließend die Trenntaste um die Chef-Sekretariats-Funktion einzuschalten. Neben der Uml. Ch. Taste erscheint das Aktivierungsicon. Funktion beim Chef aktivieren bei mehreren Sekretariaten: Drücken Sie die Funktionstaste Uml. Ch. gefolgt von der die Funktionstaste Sekretärin 2, und anschließend die Trenntaste um die Chef-Sekretariats-Funktion einzuschalten. Neben der Uml. Ch. Taste erscheint das Aktivierungs-Icon. Bei den nicht aktivierten Sekretariaten blinkt das Aktivierungs-Icon Chef/Sekretariats-Funktion ausschalten Drücken Sie bei aktivierter Chef/Sekretariats-Funktion die Funktionstaste Uml. Ch. 1 und anschließend die Trenntaste, um die Chef/Sekretariatsfunktion auszuschalten. Das Icon neben der Taste verschwindet Direktruf vom Chef zum Sekretariat Drücken Sie die Funktionstaste Sekretärin 2, um einen Direktruf einzuleiten. Der Direktruf zum Sekretariat ist sowohl bei aktivierter, als auch bei deaktivierter Chef/Sekretariats-Funktion möglich. Der Besetztzustand des Sekretariats-Apparates wird durch das Icon neben der Funktionstaste Sekretärin angezeigt Direktruf vom Sekretariat zum Chef Drücken Sie die Funktionstaste Chef 3, um einen Direktruf einzuleiten. Der Direktruf zum Chef ist sowohl bei aktivierter, als auch bei deaktivierter Chef/Sekretariats-Funktion möglich. Ein Besetztzustand des Chef-Apparates wird durch das Icon neben der Funktionstaste Chef 3 angezeigt. 1 Diese Taste kann z.b. auch mit "Chef/Sekr." oder "Nst. XXXX" beschriftet sein. 2 Diese Taste kann z.b. auch mit "Name" oder "Rufnummer" des Sekretariats beschriftet sein. 3 Diese Taste kann z.b. auch mit "Name" oder "Rufnummer" des Chefs beschriftet sein. 22

23 3.7.5 Gespräche im Sekretariat annehmen und an den Chef weitergeben Im Display des Sekretariat-Telefons wird angezeigt, dass ein Anruf für den Chef vorliegt. Nehmen Sie das Gespräch wie gewohnt an. Zur Weitergabe an den Chef drücken Sie die Funktionstaste Chef 3. Das Gespräch mit dem Anrufer wird in den Haltezustand versetzt. Sobald der Chef sich meldet, kündigen Sie ihm das Gespräch an und drücken danach den Softkey Verbinden. Das Gespräch ist nun übergeben Heranholen eines Rufes Auch bei ausgeschalteter Chef/Sekretariats-Funktion werden die Apparate gegenseitig überwacht Heranholen vom Chef-Apparat Ein Anruf beim Sekretariat wird durch das Icon neben der Funktionstaste Übern.Ch signalisiert. Der Chef kann das Gespräch heranholen, indem er die Funktionstaste Übern.Ch drückt Heranholen vom Sekretariats-Apparat: Ein Anruf beim Chef wird durch das Icon neben der Funktionstaste Übern.Ch signalisiert. Das Sekretariat kann das Gespräch heranholen, indem es die Funktionstaste Übern.Ch drückt Abwesenheit des Sekretariats Sollen bei Abwesenheit des Sekretariats alle Gespräche zum Chef weitergeleitet werden, drücken Sie am Sekretariats-Apparat die Funktionstaste Abwesend und anschließend die Trenntaste. Die Aktivierung der Abwesenheits-Funktion wird am Sekretariats-Apparat durch das Icon neben der Funktionstaste Abwesend und am Chef-Apparat durch das Icon neben der Funktionstaste Uml. Ch angezeigt. Um diese Funktion wieder auszuschalten, drücken Sie erneut die Funktionstaste Abwesend am Sekretariats-Apparat. 3 Diese Taste kann z.b. auch mit "Name" oder "Rufnummer" des Chefs beschriftet sein. 23

24 4 Anhang 4.1 Tastenbelegungen Auf den folgenden Seiten sind die möglichen Belegungen der Tasten des Telefons 4039 mit Funktionen dargestellt. Die nicht beschrifteten Tasten stehen Ihnen als frei programmierbare Tasten (siehe Kapitel 24

25 2.8.4 ändern einer programmierten individuellen Kurzwahltaste) zur Verfügung Standard-Tastenbelegung - frei programmierbar 72 frei programmierbare Tasten auf 9 Seiten (8 x 9 Seiten) 25

26 4.1.2 Tastenbelegung Sekretariat (1 Chef / 1 Sekretärin) - Leitung 1 - Leitung 2 Chef Uml.Ch. Anr.f.Ch. Übern.Ch. Abwesend Tastenbelegung Chef (1 Chef / 1 Sekretärin) und (2 Chefs / 1 Sekretärin) - Leitung 1 - Leitung 2 Sekr. Uml.Ch. Anr.f.Ch. Übern.Sek. 26

27 4.1.4 Tastenbelegung Sekretariat 1 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) - Leitung 1 - Leitung 2 Chef 1 Uml.Ch.1 Anr.f.Ch.1 Übern.Ch.1 Chef.2 Uml.Ch.2 Anr.f.Ch.2 Übern.Ch.2 Übern.Sek.2 Ch1->SK2 Ch2->SK2 Abwesend Tastenbelegung Sekretariat 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) - Leitung 1 - Leitung 2 Chef 1 Uml.Ch.1 Anr.f.Ch.1 Übern.Ch.1 Chef.2 Uml.Ch.2 Anr.f.Ch.2 Übern.Ch.2 Übern.Sek.1 Ch1->SK1 Ch2->SK1 Abwesend 27

28 4.1.6 Tastenbelegung Chef 1 und 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen) - Leitung 1 - Leitung 2 Sekr. 1 Uml.Ch.1 Anr.f.Ch.1 Übern.Sek.1 Sekr.2 Anr.f.Ch.2 Übern.Sek Tastenbelegung Sekretariat (2 Chefs / 1 Sekretärin) - Leitung 1 - Leitung 2 Chef 1 Uml.Ch.1 Anr.f.Ch.1 Übern.Ch.1 Chef.2 Uml.Ch.2 Anr.f.Ch.2 Übern.Ch.2 Abwesend 28