Empfänger. Alle Empfänger, die sich für Ihre(n) Newsletter angemeldet haben, werden in der Empfängerverwaltung erfasst.

Transkript

1 Empfänger Alle Empfänger, die sich für Ihre(n) Newsletter angemeldet haben, werden in der Empfängerverwaltung erfasst. Für eine größere Flexibilität in der Handhabung der Empfänger erfolgt der Versand der Newsletter in mail to date 5 ausschließlich über die Empfängergruppen. Jede Empfängeradresse muss mindestens einer Gruppe zugeordnet werden. Hat sich ein Empfänger zu mehreren Newslettern angemeldet, kann er selbstverständlich auch verschiedenen Gruppen zugeordnet werden. Beim Erstellen der Sendeaufträge wird der Empfänger über seine Gruppenzugehörigkeit automatisch in die seinen Anmeldungen entsprechenden Newsletter-Aussendungen mit einbezogen. In der Übersichtsliste werden alle Empfänger mit ihrer -Adresse, dem Vor- und Nachnamen und der Gruppe bzw. den Gruppen, der/denen sie zugeordnet sind, erfasst. (Liegen noch keine Anmeldungen vor oder haben Sie noch keine Empfänger manuell angelegt, ist die Übersicht selbstverständlich noch leer.) Die Spalte Status zeigt an, in welcher Phase der Registrierung sich der Abonnent gerade befindet (Aktiv, Registrierung im Gange). Darüber hinaus können auch weitere Informationen zum Abonnenten aufgeführt werden (z. B. Straße und Hausnummer). Das Einblenden zusätzlicher Informationsspalten mit individuellen Empfängerangaben konfigurieren Sie in den Einstellungen im Bereich Empfänger-Ansicht. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erfahren Sie ab Seite 5. Im Kopf der Empfänger Übersicht haben Sie die Möglichkeit, die Empfängeradressen nach verschiedenen Kriterien zu filtern, um die Ergebnisausgabe einzuschränken. 1

2 Der erste Filter ermöglicht es Ihnen, Ihre Empfänger beispielsweise anhand der Gruppenzugehörigkeit zu filtern. Ein Klick auf die kleine Pfeilschaltfläche öffnet ein Menü, über das Sie im Untermenü Gruppen per Mausklick auf alle bereits angelegten Gruppen zugreifen können. Darüber hinaus können Sie sich die Adressen des letzten Sendeauftrags (last_sendjob) bzw. eines bestimmten Sendeauftrags anzeigen lassen. Die zweite Auswahlliste ermöglicht das Filtern der Adressen anhand eines Zeitpunkts bzw. Zeitraums. Wählbar sind hier Alles, Heute, Woche, Monat und Jahr. Der dritte Filter schränkt die Empfänger in der Übersicht anhand des aktuellen Status ihrer Registrierung ein. Wählbar sind alle Registrierungen (auch angefangene), Abmeldungen, Empfänger, die auf die Blacklist gesetzt wurden sowie deaktivierte Registrierungen (z. B. Fehlzustellungen durch falsche oder fehlerhafte Adressangaben bzw. geänderte - Adressen). Um sich beispielsweise alle Abmeldungen des letzten Monats anzeigen zu lassen, wählen Sie zunächst unter dem ersten Filter die Empfängergruppe aus, unter dem zweiten Filter den Zeitraum Monat und abschließend unter dem dritten Filter Abmeldungen. Nachdem Sie Ihre Filtereinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Das gefilterte Ergebnis wird nun in der Übersichtsliste angezeigt. Über die Auswahl Zeilen pro Seite haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der anzuzeigenden Einträge zu erweitern bzw. zu verringern. Wählbar sind 10, 20, 50, 100, 200 oder 500 Zeilen pro Seite. Um die Adressdaten in einer anderen Anwendung weiterzuverwenden, bietet Ihnen mail to date 5 die Möglichkeit, die Empfängeradressen im CSV-Format zu exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um den automatischen Export zu starten. Die Adressdaten werden in der Empfänger-Export-Datei recipients_export.csv gespeichert, die über den Link im grün hinterlegten Feld im Kopf der Seite heruntergeladen werden kann. Über die Schaltflächen der rechten Spalte der Liste haben Sie die Möglichkeit, Empfängeradressen zu betrachten, zu bearbeiten, zu löschen oder auf die Blacklist zu setzen. 2

3 Die Funktionen der Symbole im Einzelnen: Symbol Funktion Anzeigen: öffnet die entsprechende Empfängernummer im Fenster Empfänger verwalten. Dort können Sie die zum Empfänger hinterlegten Informationen in einer übersichtlichen Tabelle einsehen (s. Seite 5). Bearbeiten: ruft den Empfänger unter seiner Empfängernummer zum erneuten Bearbeiten im Fenster Empfänger bearbeiten auf. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 6. Löschen: Klicken Sie hierauf, um einen in der Übersichtsliste markierten Empfänger nach einer Sicherheitsabfrage endgültig aus der Datenbank zu entfernen. Blacklist: setzt einen Empfänger nach einer Sicherheitsabfrage auf die Blacklist. An Empfängeradressen auf der Blacklist können keine Newsletter mehr versendet werden. Ein Zugriff auf die Empfängerdaten ist nicht mehr möglich. Neben den Funktionen, die Ihnen die Symbole zur Bearbeitung der Empfänger zur Verfügung stellen, bietet Ihnen das Menü die Möglichkeit, neue Empfänger anzulegen. Empfänger erstellen Empfänger, die sich über ein Anmeldeformular zu einem oder mehreren Newslettern anmelden, werden automatisch zur Empfängerübersicht hinzugefügt. Über den Befehl Empfänger erstellen im Menü der Empfänger Übersicht besteht zusätzlich die Möglichkeit, Empfänger manuell hinzuzufügen. Ein Klick auf den Link öffnet das gleichnamige Fenster, in dem Sie die Empfängerdaten eintragen und den Empfänger einer oder mehreren Gruppen zuweisen können. Felder, die mit einem roten Stern versehen sind, sind Pflichtfelder, die für das erfolgreiche Anlegen des Empfängers ausgefüllt werden müssen. Geben Sie im ersten Bereich die gültige -Adresse des Empfängers sowie dessen Vor- und Nachnamen ein. Darüber hinaus können Sie Angaben zur Anrede (Herr, Frau, Firma) machen und einen ggf. vorhandenen Titel (Dr., Prof., Dipl.-Ing.) hinzufügen. Im Bereich Verschiedenes in den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, ggf. weitere benötigte Titel zur Auswahlliste hinzuzufügen. Im folgenden Bereich können die Adressdaten des Empfängers eingetragen werden: Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland und Land. 3

4 Haben Sie benutzerdefinierte Felder angelegt, die zusätzliche Empfängerinformationen abfragen, können Sie diese im Bereich Benutzerfelder mit den entsprechenden Angaben füllen. Im Bereich Gruppen werden alle Empfängergruppen angezeigt, die Sie in der Gruppenverwaltung angelegt haben. Die Zuordnung einer Adresse zu einer Gruppe ist eine Pflichtangabe. Wählen Sie also unter Gruppen mindestens eine Empfängergruppe aus, der die Adresse für den Newsletter-Versand zugeordnet werden soll. Im letzten Bereich des Fensters können Sie den Geburtstag des Empfängers einpflegen, bis zu zwei Telefonnummern, eine Handy- sowie eine Faxnummer hinterlegen. Darüber hinaus können die Homepage, der Instant Messanger und die Sprache eingegeben werden. 4

5 Klicken Sie auf Erstellen, um den neuen Empfänger anzulegen. Der Empfänger wird erstellt, und Sie werden automatisch zur Empfänger Übersicht zurückgeführt. Empfänger, die Sie manuell anlegen, werden in der Liste der Empfängerübersicht automatisch als aktiv geführt. Um das Fenster zu verlassen und zur Empfängerverwaltung zurückzukehren, ohne einen neuen Empfänger angelegt zu haben, wählen Sie im Menü den Punkt zurück ohne Speichern. Empfänger ansehen Möchten Sie die Angaben zu einem Empfänger nicht bearbeiten, sondern lediglich betrachten, klicken Sie in der entsprechenden Zeile der Liste in der Empfängerübersicht auf das Symbol Anzeigen. Es öffnet sich das Fenster Empfänger Ansicht mit der Empfängernummer des Datensatzes. Hier werden alle Angaben, die zum Empfänger in der Datenbank vorliegen, in einer übersichtlichen Tabelle aufgeführt. Die angezeigten Felder entsprechen denen, die Ihnen auch im Fenster Empfänger anlegen zur Verfügung stehen. Daher werden sie an dieser Stelle nicht noch einmal erläutert. 5

6 Über das Menü auf der rechten Seite können Sie in die Empfängerübersicht und in das Bearbeitungsfenster für die Empfängerdaten dieses Datensatzes gelangen. Darüber hinaus können Sie den aktuell im Fenster angezeigten Datensatz aus der Empfängerdatenbank löschen. Empfänger bearbeiten Um einen Empfängerdatensatz zu bearbeiten, klicken Sie entweder in der entsprechenden Zeile der Übersichtsliste der Empfängerverwaltung auf das Symbol Bearbeiten oder Sie wählen den Menüpunkt Empfänger bearbeiten aus der Ansicht der betreffenden Empfängerdaten aus. 6

7 Es öffnet sich das Fenster Empfänger bearbeiten. Der Dialog stellt Ihnen die gleichen Möglichkeiten und Optionen zur Verfügung wie das Fenster zum Anlegen eines neuen Empfängers. Lesen Sie ggf. hierzu noch einmal den Abschnitt Empfänger erstellen ab Seite 3. Haben Sie Ihre Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um diese in die Datenbank zu übernehmen. Die Änderungen werden übernommen, und Sie werden automatisch zur Empfängerübersicht zurückgeführt. Um das Fenster Empfänger bearbeiten ohne Änderungen zu verlassen und zur Empfängerverwaltung zurückzukehren, wählen Sie im Menü den Punkt zurück ohne speichern. Empfänger löschen Um einen Empfänger aus der Empfängerverwaltung zu entfernen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile der Übersichtsliste auf das Löschen-Symbol. Beantworten Sie die nachfolgend angezeigte Sicherheitsabfrage mit OK, wird der Datensatz unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Tipp Alternativ können Sie einen Empfänger, den Sie in der Empfänger Ansicht aufgerufen haben (s. Seite 5), auch über den Menüpunkt Empfänger löschen aus der Empfängerübersicht entfernen. Empfänger auf Blacklist setzen Empfänger, die keine weiteren Newsletter mehr von Ihnen erhalten möchten, können sich auf die sogenannte Blacklist setzen lassen. Der Empfänger wird dadurch dauerhaft für den Versand Ihrer Newsletter gesperrt. Um einen Empfänger auf die Blacklist zu setzen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile der Übersichtsliste auf das Symbol Blacklist. Es öffnet sich ein Sicherheitshinweis mit der Abfrage, ob Sie den Empfänger wirklich auf die Blacklist setzen möchten. Achtung! Diese Aktion ist dauerhaft wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden. Klicken Sie auf OK, um den Empfänger auf die Blacklist zu setzen und für den Mailversand zu sperren. In der Übersichtsliste werden Empfänger- s, die auf die Blacklist gesetzt wurden, mit dem entsprechenden Zusatz Blacklist in der Spalte Status versehen. Alle individuellen Empfängerangaben (bis auf die -Adresse selbst und die Gruppenzugehörigkeit) werden aus der Datenbank entfernt. 7

8 Empfänger- s, die auf die Blacklist gesetzt wurden, können nur noch über die entsprechende Schaltfläche gelöscht, nicht aber eingesehen oder bearbeitet werden. 8