Merkblatt zur Übernahme von Reisekosten 中德科学中心关于资助旅行费用的实施细则

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1 Seite 1 von 6 Merkblatt zur Übernahme von Reisekosten 中德科学中心关于资助旅行费用的实施细则 Die Bewilligungsempfänger werden gebeten, dieses Merkblatt frühzeitig an alle Teilnehmer des Symposiums zu verteilen. 请批准函接收人尽早将本文分发给所有与会人员 Für die Übernahme von Reisekosten aus Bewilligungen des Chinesisch-Deutschen Zentrums (CDZ) gelten folgende Regeln: 为方便由中德科学中心资助的中德科学家办理旅行事务, 简化相关手续, 提高中德科学中心的办事效率, 特制定以下实施细则 : Um zeitnah die notwendigen Flugtickets reservieren und günstige Gruppenangebote nutzen zu können, haben wir unser Vertragsreisebüro gebeten, die Tickets entsprechend dem Veranstaltungstermin und der Verbindungslinie für die Reisenden zu reservieren. In Bezug auf spezielle Reisewünsche und -daten bitten wir darum, dass der Koordinator oder in Ausnahmefällen der Reisende selbst mit unserem Vertragsreisebüro direkt Kontakt aufnimmt. Wir werden Ihnen schnellstmöglich unsere Entscheidung über den Antrag mitteilen. Dann können die Tickets ausgestellt werden. 为了能够订上合适而优惠的团体国际机票, 我们已在受理申请的同时委托合同旅行社为参加者按会期时间和路线预订了相关国际机票在个别例外情况下, 如果部分旅行者有时间和路线的调整要求, 请他们尽早主动与该旅行社负责人联系我们在申请获批

2 Seite 2 von 6 准后会通知申请人一旦批准, 本中心将根据附件中的旅行须知承担旅行者的相关费用, 并通知合同旅行社给予出票 Wir bitten Sie, die folgenden Informationen an alle Reisenden weiterzugeben und dieses Merkblatt gründlich zu lesen. Das Zentrum übernimmt grundsätzlich die Kosten in dem im Merkblatt abgesteckten Rahmen und bittet sie direkt mit dem Vertragsreisebüro abzurechnen. Aufpreise müssen selbst getragen werden. 请收到此件后立即转发给其他旅行者并请其仔细阅读旅行须知中德中心只能在规定范围内承担费用, 超过部分由其自理, 并直接与该旅行社结算 1. Reiseorganisation und Teilnehmerwechsel 关于会议事务和人员更换 1.1. Die Koordinatoren (Bewilligungsempfänger) sind für die Regelung aller Reiseangelegenheiten grundsätzlich selbst verantwortlich. Grundlage ist das Bewilligungsschreiben mit Anlagen. Jeder Schriftwechsel mit dem Zentrum zu den Angelegenheiten der Veranstaltung muss von den Koordinatoren und nicht von einzelnen Teilnehmern selbst geführt werden. 受中德科学中心资助的项目和会议所有涉及旅行的事务均由项目协调人 ( 批准函接收人 ) 负责按照资助通知书及其附件内容办理所有与会议相关的事务必须由项目协调人负责而不能由参会代表个人的名义与中心联系 1.2. Bei Bestellung des Flugtickets ist dem Vertragsreisebüro des CDZ das Geschäftszeichen des Antrags anzugeben, damit die Abrechnung direkt zwischen dem Zentrum und dem Vertragsreisebüro erfolgen kann. Der Koordinator wird gebeten, sich unverzüglich nach Erhalt der Bewilligung mit dem Vertragsreisebüro in Verbindung zu setzen und die gewünschten Flugtermine der Teilnehmer mitzuteilen. Selbstständige Buchungen einzelner Teilnehmer sollten nur in Ausnahmefällen erfolgen (siehe auch 3.3.). 受资助者应向中德科学中心的合同旅行社订票时应说明项目号 (GZ-Nr.), 以便中德科学中心直接同合同旅行社结算项目协调人收到批准函后应尽早与合同旅行社联系, 通知与会人员的行程及路线只有在个别情况下, 旅行者自己购置飞机票, 可以按照第三条第三款执行 1.3. Teilnehmerwechsel können nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch das CDZ vorgenommen werden, wenn die Koordinatoren beider Seiten dies vorher schriftlich beantragt haben. Der Antrag zum Teilnehmerwechsel muss grundsätzlich

3 Seite 3 von 6 drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn vorgelegt werden, damit eine Bearbeitung erfolgen kann. 如果人员更换必须通过会议双方申请人正式向中心提出书面申请, 在得到书面批准后方可更换更换申请原则上必须提前至少 3 周, 否则不予受理 2. Visagebühren 关于签证费 Visagebühren sind ein Teil der Reisekosten. Die Visaanträge für Reisende aus Deutschland werden durch das Vertragsreisebüro bearbeitet. Visagebühren für Teilnehmer aus Drittländern werden vom CDZ mit einer Pauschale von 85 EUR abgegolten. Visakosten für Teilnehmer aus China, die entsprechend ihrer Situation ihre Visa selbst beschafft haben, können im Anschluss an die Veranstaltung mit dem Zentrum in der Höhe von höchstens 85 EUR abgerechnet werden. Die Gebühren für Visa, die durch vom deutschen bzw. chinesischen Konsulat anerkannte Geschäftsträger verlängert worden sind, können mit Quittung beim CDZ abgerechnet werden. 普通一次性签证费属于旅费的一部分德国科学家的签证事宜请委托中心合同旅行社办理第三国代表的签证中心可提供 85 欧元作为签证费补贴中国科学家自行办理普通签证, 其费用可在会后统一向中心报销, 最高报销相当于 85 欧元通过双方领事馆指定的签证代办机构所产生的合理签证代办费也可以凭票在中心报销 3. Reisekosten im In- und Ausland 关于国际和国内旅费 3.1. Das CDZ geht davon aus, dass die internationalen Flugtickets über sein Vertragsreisebüro gebucht werden. 国际机票应由中德科学中心指定合同旅行社代为订购 3.2. Reisekosten des CDZ beinhalten internationale Flugtickets und inländische Anschlüsse (Flug, Bahn). Das Zentrum übernimmt nur die Kosten für die günstigsten Flugtickets der Economy Class für die direkte Strecke zwischen Deutschland und China bzw. Drittland und China. Höhere Kosten für andere Fluglinien sowie Aufpreise für Business Class- oder First Class-Tickets sind selbst zu tragen und direkt mit unserem Vertragsreisebüro abzurechnen.

4 Seite 4 von 6 中德科学中心资助的旅行费用含国际机票及国内续航段机票或火车票 1 中德科学中心只资助中德之间或第三方至中德之间最直接路线的经济舱最低票价的机票科学家如需订购其他等级或路线的机票, 超出部分票价由其自理并直接同我合同旅行社结算 3.3. Buchungen auf eigene Initiative sollten nur im Ausnahmefall erfolgen. Der Reisende kann direkt mit dem Vertragsreisebüro des CDZ abrechnen, wenn er das Ticket selbst gebucht hat. Wird dabei der Normalpreis des Vertragsreisebüros überschritten, trägt der Reisende die überschreitenden Teilkosten selbst. Die Abrechnung erfolgt über das Vertragsreisebüro. Für die Abrechnung muss das Originalticket, die Originalrechnung und eine Kopie des Reisepasses vorgelegt werden. Bei einer Teilerstattung durch Kostenbeteiligung von dritter Seite muss eine Kopie mit Angabe des zu erstattenden Betrags mit Dienstsiegel vorgelegt werden. In diesem Fall kann das CDZ bis zu 1300 Euro für interkontinentale und 650 EUR für kontinentale Flüge erstatten. Zusätzlich zu diesem Nachweis müssen Kopien des Reisepasses, des Flugtickets und der Rechnung eingereicht werden. 特殊情况下方可自行购票受资助者如自行购票, 请直接在中心指定合同旅行社报销, 其报销金额不得超过合同旅行社该团的最高价格超出部分自理中心不受理个人或申请人的报销事宜, 而是由合同旅行社与其结算结算时, 必须出具原始机票票根发票原件和护照复印件如果部分费用由第三方报销, 则须提供由报销单位盖章确认的账单复印件并注明已报销金额中德科学中心最多支付余额中 1300 欧元 ( 洲际机票 ) 650 欧元 ( 洲内机票 ) 此外还必须同时提供护照复印件机票复印件以及发票复印件 3.4. Flugkosten, die aufgrund eines Umweges, z. B. einer Anreise aus einem dritten Land oder einer Rückreise über ein drittes Land anfallen und über dem Normalflugpreis des Vertragsreisebüros bei direkter Reise liegen, müssen vom Reisenden selbst getragen werden. 受资助者从第三国赴会议地点或会后经由第三国回国机票超出合同旅行社票价的部分由受资助者自理 1 对于前往德国参会的中国与会者 : 如有德国火车联乘, 请您务必在出行前记下注明在电子机票上的火车票预订号, 便于您在德国火车站的自动售票机处打出火车票如自己失误须另行购票, 费用自理如果旅行社方面无法解决中国境内的航班或者火车联程, 可以自行购置, 然后凭票在中心报销但中心不负责支付其他费用, 如住宿费等 NUR FÜR CHINESISCHE TEILNEHMER: Wenn Sie über eine Anschlussverbindung per Zug (Rail&Fly- Ticket) verfügen, bitten wir Sie, sich die Reservierungsnummer für das Zugticket auf Ihrem elektronischen Flugticket zu merken bzw. zu notieren, damit Sie bequem Ihre Fahrkarte am Fahrkartenautomat im Bahnhof in Deutschland erhalten. Bei Versäumnissen müssen die Kosten für eine neue Zugfahrkarte selbst getragen werden. Sollte es dem Reisebüro nicht möglich sein, Anschlussverbindungen in China per Zug oder Flug zur Verfügung zu stellen, so können diese Verbindungen selbst gebucht und danach mit dem CDZ abgerechnet werden. Das CDZ übernimmt jedoch keine weiteren Kosten, wie z.b. für Übernachtungen usw.

5 Seite 5 von Das CDZ übernimmt die Kosten, wenn der Reisende sich vor bzw. nach seiner Veranstaltung im Gastland aufhält, die Aufenthaltszeit darf aber nicht mehr als sechs Wochen betragen und seine Flugkosten dürfen nicht höher als die der anderen Reisenden sein. Der Reisende trägt die überschreitenden Teilkosten selbst und rechnet diese direkt bei unserem Vertragsreisebüro ab. 受资助者可以在会议召开前后去对方国家进行访问或停留, 期限只要不超过 6 周, 其旅费如果不超过其他同行者的价格, 可以直接在旅行社订票和结算但超出部分自理 3.6. Werden bei Überschreitung des Gruppenticketpreises des Vertragsreisebüros, z.b. durch doppelte Reservierungen oder durch ein Business Class-Ticket oder durch Flüge auf nicht direktem Weg, die zu überschreitenden Kosten nicht bezahlt, dann kann das Vertragsreisebüro die Ticketausstellung ablehnen bzw. die Reservierung stornieren. Der daraus entstandene Verlust muss vom Reisenden selbst getragen werden. 如果个人行为而造成飞机票超过合同旅行社团体票价, 如 : 重复订票要求公务舱绕道等而不缴纳超出部分费用, 旅行社可以拒绝出票或取消其舱位由此引起的损失由个人承担 3.7. Die Stornierungskosten bei Umbuchung oder Rückgabe für das Vertragsreisebüro werden durch das CDZ getragen, wenn der Reisende kein Visum wie geplant bekommen hat. Erfolgt die Visumsausstellung erst kurz vor bzw. nach dem Ende der Veranstaltung, erfolgt durch das CDZ keine Kostenübernahme. Das Vertragsreisebüro wird darüber informiert, die Ticketausstellung abzulehnen. 由于签证原因未能按计划成行, 在合同旅行社产生的改票或退票费均由中心负担但是如果签证获得时已经快会议结束或已经结束时, 我们不支持其继续成行旅行社在得到我们通知时拒绝开出飞机票 3.8. Der chinesische Koordinator übernimmt die Abrechnung der innerchinesischen Tickets für die chinesischen Teilnehmer der in China stattfindenden Veranstaltungen. Die Kosten sind mit dem Zentrum direkt abzurechen. Umgekehrt gilt diese Regelung entsprechend für Veranstaltungen in Deutschland. 中国科学家参加中心资助的在中国举办的研讨会, 机票由协调人审核后统一同中心结算反之, 德国科学家参加在德国举行的会议, 机票也应由协调人审核后统一与中心结算

6 Seite 6 von 6 4. Teilnehmer aus Drittländern oder von dritter Seite 关于第三方或第三国参加者 Teilnehmer aus Europa erhalten eine Pauschale von 1300 EUR für interkontinentale und 650 EUR für kontinentale Flüge. Sollten die Kosten für Anschlussflüge innerhalb des Veranstaltungslandes diese 1300 EUR bzw. 650 EUR überschreiten, wird das CDZ diese Kosten übernehmen. Für die Abrechnung muss dem Zentrum die GZ-Nr., das Originalticket, die Originalrechnung, eine Kopie des Reisepasses, die Bankverbindung seines Instituts mit SWIFT-Code und IBAN vorgelegt werden. Reisende aus europäischen Ländern können ihr Ticket im Vertragsreisebüro buchen. Alle Abrechnungen müssen innerhalb von einem Monat erledigt werden. Als Nachweise müssen Kopien des Reisepasses, des Flugtickets und der Rechnung eingereicht werden. 来自欧洲国家的代表除外, 中心为来自第三方或第三国的科学家提供一次性国际旅费补助, 跨洲 1300 欧元, 洲内 650 欧元旅费包含签证费报销时须提供原始机票账单和护照复印件来自欧洲的代表可以在合同旅行社预订飞机票所有报销须在会后 1 个月之内完成自行购票人须同合同旅行社结算提供参加活动的项目号 (GZ-Nr.) 所在单位的银行账号和 SWIFT-Code 以及 IBAN 号 5. Umbuchung und Stornierung 关于改票或退票 Das CDZ beauftragt das Vertragsreisebüro, die betreffenden Flugtickets zu reservieren, nachdem das CDZ den Antrag erhalten hat. Das Zentrum übernimmt grundsätzlich keine Gebühren für Umbuchungen, Stornierungen, doppelte Reservierungen etc. aus individuell zu vertretenden Gründen. Wird die Teilnahme durch einen Krankheitsfall verhindert, so übernimmt das CDZ die Stornierungskosten, sofern vom Betreffenden ein ärztliches Attest über die Reiseunfähigkeit vorgelegt wird. 中心在收到申请之日起就委托合同旅行社预订相关飞机票, 个人改票或退票或重复订票, 产生的费用须自理参会代表因病不能与会, 须提供医生证明其不能旅行的文件, 方可由中心承担退票费 Das CDZ behält sich Änderungen dieser Regeln vor. 中德科学中心有权更改上述实施细则并对以上细则作出解释