GS-Office Mobile. Einrichtung & Konfiguration

Transkript

1 GS-Office Mobile Einrichtung & Konfiguration

2 Inhaltsverzeichnis 1. Willkommen bei Sage GS-Office Mobile Anmelden in der Service Welt Einrichten des Hauptbenutzers für Sage GS-Office Mobile Anlegen des Benutzers über die Willkommens-Mail Anlegen des Benutzers über freien Zugang zur Service Welt Einrichten von Sage GS-Office für den mobilen Zugriff Bestehende Installation von GS-Office Einrichten von GS-Office

3 1. Willkommen bei Sage GS-Office Mobile Wir freuen uns, dass Sie sich für Sage GS-Office Mobile - Infocenter entschieden haben. Kurz nach dem Erwerb und der Faktura in unserem Haus haben Sie auf die in ihrem Kundenkonto hinterlegte bzw. bei der Bestellung genannte Adresse eine Willkommens-Mail erhalten. Diese sieht in etwa wie folgt aus: Abbildung 1 - Willkommens Mail Der in der genannte Link GS-Office Mobile Infocenter aktivieren führt Sie direkt in die Sage Service Welt, wo Sie den Hauptbenutzer anlegen bzw. definieren können. Dieser Link ist auf Sie

4 personalisiert und beinhaltet alle wichtigen Daten, falls Sie sich noch nicht in der Service Welt angemeldet haben.

5 1.1 Anmelden in der Service Welt Sollten Sie noch keinen Zugang in der Service Welt haben, haben Sie direkt nach dem Öffnen des Links die Möglichkeit dies nachzuholen. Die Service Welt bietet nach der Möglichkeit den Hauptbenutzer für GS-Office Mobile anzulegen, auch eine Vielzahl an weiteren Möglichkeiten, so können Sie z. B. dort eine schriftliche Support Anfrage stellen oder Ihre Support Informationen einsehen. Bitte füllen Sie ihre Daten nun korrekt aus und senden Sie das Formular ab. Bitte beachten Sie, dass die erste Anmeldung einige Zeit bis zur Freischaltung benötigt. Haben Sie hier Probleme, scheuen Sie sich nicht davor zurück uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Abbildung 2 Registrierung in der Service Welt Wenn Sie bereits einen Zugang zur Service Welt haben, können Sie sich nun wie gewohnt anmelden. Der Link aus der führt dann automatisch zum nächsten Schritt, dem Anlegen des Hauptbenutzers für den mobilen Zugang. Abbildung 3 - Anmeldung in der Service Welt

6 2. Einrichten des Hauptbenutzers für Sage GS-Office Mobile Nachdem Sie sich nun in der Service Welt angemeldet haben, können Sie nun den Hauptbenutzer anlegen. Hierzu werden Ihnen zwei Möglichkeiten angeboten. Zuvor möchten wir jedoch auf die Wichtigkeit des Hauptbenutzers hinweisen. Dieser stellt eine Sicherheitsfunktion dar. Da ohne diese Zugangsdaten keine neuen mobilen Benutzer angelegt werden können. Diese Daten werden später direkt in GS-Office in Ihrer lokalen Installation hinterlegt und ermöglichen Ihnen weitere Benutzer in der Rechteverwaltung anzulegen. Diese haben dann den Online Zugriff. Der Hauptbenutzer hat keinen eigenen Zugang über die App. Daher möchten wir noch einmal auf Wichtigkeit der Zugangsdaten hinweisen. Bitte notieren Sie sich diese und verwahren Sie diese sicher auf. 2.1 Anlegen des Benutzers über die Willkommens-Mail Nachdem Sie sich erfolgreich in der Service Welt angemeldet haben, springt Ihr Browser automatisch auf die entsprechende Seite zum Anlegen des Hauptbenutzers. Bitte tragen Sie nun eine gültige Adresse und ein passendes Passwort ein. Bitte merken und notieren Sie sich diese Daten an einem gesicherten Ort. Diese werden später noch einmal benötigt Abbildung 4 - Anlegen des Hauptbenutzers Diese Anmeldung erstellt ein sogenanntes Sage Passport für den Hauptbenutzers. Dies ist nur für Sie zur Information, da dieser Begriff später beim Anlegen der einzelnen Benutzer noch eine Rolle spielt. 2.2 Anlegen des Benutzers über freien Zugang zur Service Welt Das Anlegen ohne die genannte Willkommens-Mail ist bis auf einen Unterschied identisch zu dem Vorgehen aus der Willkommens-Mail.

7 Nachdem Sie sich in der Service Welt angemeldet haben, müssen Sie die Einrichtung manuell starten. Diese finden Sie unter Mein Sage -> Meine mobile Anwendungen. Nachdem Sie auf diesen Punkt geklickt haben, öffnet sich dieselbe Anmeldung wie unter Kapitel 2.1 genannt. Bitte beachten Sie, dass die folgende Abbildung 5 beispielhaft ist. Der Inhalt des Menüs Mein Sage kann abhängig der von Ihnen erworbenen Produkte abweichen. Abbildung 5 - Menü der Service Welt

8 3. Einrichten von Sage GS-Office für den mobilen Zugriff 3.1 Bestehende Installation von GS-Office Wenn Sie Neukunde sind und noch über keine Installation von GS-Office verfügen, können Sie diesen Abschnitt überspringen Bereits seit einer kurzen Zeit ist in dem Setup von GS-Office die Mobile Komponente enthalten. Wir haben uns jedoch dazu entschieden diese nicht automatisch zu installieren, da nicht alle Kunden diese Funktion wünschen und somit unnötig Arbeitsspeicher verbraucht würde. Somit muss einmalig beim Einrichten von Sage GS-Office Mobile eine erneute Installation mit Lizenzeingabe durchgeführt werden. Diese Arbeit sollte nur dann durchgeführt werden, wenn an keinem Arbeitsplatz GS-Office in Betrieb ist. Wenn dies sichergestellt ist, laden Sie bitte die neuste Version von GS-Office in der Servicewelt unter Download und führen Sie das Setup auf dem verwendeten Server aus. Das Setup muss als Vollversion oder Programmupgrade durchgeführt werden, jedoch mit einer Ausnahme, dass Sie bei der Art der Installation Benutzerdefiniert wählen und den Punkt GS-Office Mobil-Komponenten aktivieren. Nun werden während der Installation die entsprechenden Komponenten bzw. Dienste in Windows installiert.

9 Abbildung 6 - Installation Bitte führen Sie diese Installation auf jeden Fall auf Ihrem Server durch und nicht auf einer Arbeitsstation. Diejenige wo diese Dienste installiert sind, ermöglicht den mobilen Zugriff. Somit sollte dieser Computer auch Idealfall im Dauerbetrieb sein. Auch sollten Sie nach Möglichkeit Ihren Virenscanner & Firewall und jedes weitere Sicherheitsprogramm kurzzeitig deaktivieren um Verzögerungen zu vermeiden. 3.2 Einrichten von GS-Office 2012 Nun sind alle notwendigen Schritte zur Aktivierung von Sage Mobile erledigt und Sie können Ihr GS- Office starten um die Einrichtung dort fortzusetzen. Hierzu steht Ihnen ein komfortabler Assistent zur Verfügung. Dieser kann direkt aus dem Navigator gestartet werden und führt Sie Schritt für Schritt durch die zu erledigenden Aufgaben.

10 Abbildung 7 - Aufruf des Assistenten

11 Beim Start des Assistenten wird eine kurze Beschreibung der weiteren Tätigkeiten angezeigt. Abbildung 8 - Startbildschirm des mobilen Assistenten

12 Anschließend tragen Sie die Hauptbenutzerdaten ein. Mit diesem Schritt geben Sie Ihre lokalen Daten für den Zugriff von Mobilgeräten frei. Hinweis: Die Hauptbenutzerdaten haben Sie oben beim Aktivierungsprozess bereits selbst eingetragen. Abbildung 9 Eingabe der Hauptbenutzerdaten Nach dem Klick auf Weiter werden die einzelnen Einrichtungsschritte durchgeführt und mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Wenn keine Lizenzinformationen für die Nutzung der mobilen Applikation vorliegen oder über das Internet ermittelt werden können, so erscheint der folgende Fehlerhinweis.

13 Wenn eine mobile Lizenz ermittelt werden konnte, so sollten Sie anschließend (empfohlen) die Benutzerverwaltung öffnen und Ihren (ausgewählten) bestehenden GS-Office Benutzern den mobilen Zugriff erlauben. Hierzu setzen Sie bitte auf der Registerseite Allgemein das Häkchen bei für Sage Mobile freischalten. Hinweis: Es können nur so viele mobile Nutzer festgelegt werden, wie auch mobile Lizenzen erworben wurden. Die Anzahl der mobilen Lizenzen kann durchaus von der Anzahl der Clients der lokalen Software abweichen. Hinweis: Bei allen Anwendern, denen ein mobiler Zugriff gestattet ist, muss zwingend eine - Adresse hinterlegt werden. Diese -Adresse wird für die Anmeldung am mobilen Gerät benötigt.

14 Abbildung 10 - Anlage der mobilen Nutzer Nach Anlage des generellen Rechts für einen mobilen Zugriff, können noch die Rechte für die Datenbereiche aus GS-Office und die Rechte für einzelne mobile Applikationen/Funktionen vergeben werden (Registerseite Rechte ).

15 Hinweis: Verwendet ein mobiler Benutzer mehrere mobile Geräte oder ersetzt er ein altes Gerät, so muss sein Account zuerst durch einen Klick auf die Schaltfläche Mobiles Gerät abmelden für die Verwendung am neuen Gerät freigeschaltet werden. Nach dem Speichern der Änderungen erhält der neue mobile Benutzer (hier ) eine mit der Aufforderung seinen neuen Account freizuschalten und ein eigenes Kennwort zu vergeben. Absender: Betreff: Sage Customer Service Ihr Zugang zu Sage Internet-Diensten Text: Sehr geehrter Nutzer von GS-Office Mobile, Sie erhalten in Kürze eine Ihr Zugang zu Sage Internet-Diensten von Sage Customer Service zur Aktivierung Ihres mobilen Benutzers. Dort werden Sie aufgefordert Ihren Zugang frei zu schalten und ein Passwort zu hinterlegen. Anschließend können Sie die mobile App installieren. Die App erhalten Sie kostenfrei über folgende Adressen:

16 Nach Installation der App auf Ihrem mobilen Endgerät benötigen Sie folgende Informationen zur erfolgreichen Anmeldung an der App: Benutzer: Tragen Sie hier die adresse < adresse aus AN> ein. Passwort: Geben Sie hier das bei der oben beschriebenen Aktivierung vergebene Passwort an. Falls Ihnen das Passwort nicht mehr vorliegt, können Sie Ihr Passwort hier zurücksetzen: Verbindungsnummer: Geben Sie die folgende Nummer ein: <Verbindungsnummer> Nach der erfolgreichen Anmeldung wählen Sie bitte den Mandanten aus, der Ihnen vom Absender dieser separat mitgeteilt wird. Fragen zur Bedienung der App werden in einer FAQ unter beantwortet. Aus Sicherheitsgründen erhält der neue Benutzer eine zweite in der ihm das Initialpasswort übermittelt wird. Diese wird von der lokalen GS-Office Installation versendet.