Projektrisiken verringern und die Möglichkeit eines potenziellen Misserfolgs senken

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1 Projektrisiken verringern und die Möglichkeit eines potenziellen Misserfolgs senken Name: Henrik Ortlepp Funktion/Bereich: Prokurist / VP Consulting Europe Organisation: Planview GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, im Rahmen unserer Competence Site möchten wir Ihnen mit Planview die Vorteile eines durchdachten Projektmanagements erläutern und warum es Unternehmen sogar vor gescheiterten Projekten schützen kann. Planview wurde 1989 gegründet und konzentriert sich auf die Entwicklung und Vermarktung der umfassendsten Portfolio-Management Software-Lösungen, um informierte Entscheidungen und eine bessere Geschäftseinschätzung zu ermöglichen. Henrik Ortlepp, verantwortlich für das Consulting in Europa bei der Planview GmbH, berichtet in diesem Interview, wie man die Risiken eines Projektes mit Hilfe von Planview besser einschätzen und damit gegebenenfalls verringern kann. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Ortlepp, Frage 1: Projektmanagement mit Planview Effizientes Projektmanagement stellt heutzutage eine große Herausforderung dar. Planung und Entscheidungen über komplexe Projekte bergen ohne die Hilfe von spezialisierten Lösungen große Risiken. Können Sie uns kurz erläutern, welche Produkte Planview in diesem Bereich anbietet? Was unterscheidet die Lösung vom Wettbewerb? Ein Teil der Lösung ist sicher die Unterstützung von klassischen Projektthemen wie Projektmanagement, Ressourcenmangement, Risikomanagement und Finanzen durch geeignete Softwarelösung. In größeren Unternehmen ist gerade die Integration der Daten aus verschiedenen Projekten ein wesentliches Thema, damit ein ganzheitlicher Blick auf das Unternehmen und die bottlenecks möglich wird. So können dann auch die Auswirkungen von Verzögerungen in einem Projekt zu anderen Projekten, Produkten oder Services früher erkannt und analysiert werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen zu treffen. Entscheidend dabei ist u.a. auch die passenden Reports und Analysen zur Verfügung zu haben und nicht komplett neu entwickeln zu müssen. Neben der Auswahl des richtigen Tools sind aber weichere Faktoren für die Optimierung des Enterprise Projektmanagements genauso wichtig. Die richtige Implementierungsmethodik, passende Best Practices und vordefinierte Prozesse, ein verlässlicher Implementierungspartner, ein reger Austausch mit anderen Anwendern, ein gelungenes Schulungskonzept sind ganz entscheidende Eckpunkte für den Erfolg, die bei der Toolauswahl oft übersehen werden. Planview liefert auf beiden Seiten viele Vorzüge und wird dafür seit vielen Jahren immer wieder von Analysten wie Gartner oder Forrester als führend genannt. Seite 2

3 Frage 2: Projektrisiken einschätzen und verringern Mit neuen Projekten gehen Risiken einher, auch Misserfolge sind möglich. Die Wahrscheinlichkeit dafür kann jedoch vorher eingeschätzt und dementsprechend verringert werden. Planview bietet Lösungen an, mit deren Hilfe dies gelingen soll. Welche Werkzeuge stehen dafür zur Verfügung? Auf welchen Kundenkreis sind ihre Lösungen ausgerichtet? Planview PRISMS definiert in vielen Implementierungen bewährte Best Practices in allen Bereichen, die von der Lösung unterstützt werden darunter auch die Auswahl, Bewertung und Risikoanalyse der Projekte. Bei der Anlage eines neuen Projektvorschlags werden bereits gezielte Fragen zu typischen Projektrisiken gestellt (Projektgröße, Erfahrung im Anwendungsbereich, Technologie ), deren Antworten die automatische Zuordnung einer ersten Risikoklasse ermöglichen. Darauf abgestimmt werden dann über einen Workflow weitere Informationen abgefragt, Spezialisten eingebunden oder gesonderte Genehmigungen (beispielsweise von einem Architekturboard) abgefragt. Wichtig ist, die richtigen Kenngrößen zu definieren anhand derer die Entscheidungen getroffen werden können. Planview macht hier konkrete Vorschläge durch verschiedenste Auswertungen und hochflexible Reporting-Lösungen, die leicht an die Kundensituation angepasst werden können. Planview kommt insbesondere in Unternehmen zum Einsatz, in denen es nicht mehr reicht, ein Projekt für sich alleine zu betrachten, wenn verschiedene Projekte dieselben Mitarbeiter und Ressourcen benötigen und wenn Excel alleine als Tool für einen Überblick über das Projekt- oder Produktportfolio nicht mehr ausreicht. Häufig ist dies ab einer Größe von vernetzten Mitarbeitern auf Projekten der Fall. Viele Kunden setzen Planview aber auch international mit vielen tausend Benutzern ein. Ein Vorteil von Planview ist sicherlich, dass auf der einen Seite ein schneller Start möglich ist durch eine vorkonfigurierte Lösung, die in wenigen Wochen an die Kundenbedürfnisse angepasst und ausgerollt werden kann. Auf der anderen Seite kann diese Basis aber auch für einen späteren Schritt zur Unterstützung des Seite 3

4 gesamten Unternehmens inklusive Abdeckung von Produktmanagement, Portfoliomanagement, Application Portfolio Management und Strategieausrichtung genutzt werden. Frage 3: Beispiel für ein erfolgreiches Projekt Für potenziell interessierte Unternehmen ist ein Einblick in ein typisches Projekt immer hilfreich, um Planview als Partner einschätzen zu können. Können Sie ein Beispiel für ein Kundenprojekt geben, welches mit Hilfe von Planview vor seiner Durchführung evaluiert wurde und die erwarteten Ergebnisse lieferte. Natürlich planen und begleiten wir unsere eigenen Projekte mit Planview Enterprise, wovon Kunden wie Allianz, Zürich Financials, ABB, Swarowski Optik oder T-Mobile bei der Einführung von Planview profitiert haben. Bei unseren Kunden werden Projekte im Infrastrukturbereich in der IT bis zu Strategischen Investmentplanungen mit Planview Enterprise durchgeführt, miteinander verglichen und über den Lebenszyklus begleitet. Auch Produktmanagement und Entwicklungsabteilungen nutzen immer mehr die Vorteile, die zum Beispiel die Roadmap Funktion von Planview Enterprise bietet. So hat zum Beispiel eine große Europäische Versicherung kürzlich ihre Versicherungsprodukte in Planview Enterprise erfasst, um Zusammenhänge zu anstehenden Projekten in die Planung mit einbeziehen zu können. Ein anderes Beispiel ist ein Leuchtmittelhersteller: die Herstellung von Leuchtmitteln durchläuft einen Prozessschritt, bei dem sehr kostenintensive Testmaschinen zum Einsatz kommen. Um die Auslastung dieser Maschinen zu optimieren, werden diese inzwischen als Ressourcen in Planview Enterprise verplant und in der Auslastung optimiert. Bei einem Industrieunternehmen sollten in einem ersten Schritt die größten hundert IT Projekte nach einem einheitlichen Schema ihren Projektstatus melden und diesen gegen vereinbarte Prozesse, Meilensteine und KPIs messen. Auf diese Weise konnten die Projekte vergleichbar gemacht, gegeneinander priorisiert und der Einsatz der Ressourcen auf die verschiedenen Projekte optimiert werden. Seite 4

5 Frage 4: Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten An wen können sich potenzielle Kunden bei Interesse wenden? Wo kann man Sie bei Gelegenheit antreffen? Zu allgemeinen Fragen wenden Sie sich am besten an Planview GmbH, Software & Consulting Kriegsstrasse Karlsruhe Tel: Fax: info@planview.eu Ich selbst werde beim Gartner PPM Summit in London (3./4. Juni) sein. Kollegen sind auch noch auf diesen Events zu finden: - am 16. Mai - Pipeline virtuelle Online Konferenz für innovative Produktentwicklung - am 14. und 15. Mai - Ovum Industry Congress in London - am 5. und 6. Juni Global R&D in Düsseldorf - am 17. und 18. Juni Gartner CIO Summit in Frankfurt Herr Ortlepp, vielen Dank für das Interview! Seite 5