Planen einer Besprechung mit anderen Personen (Outlook)

Transkript

1 Planen einer Besprechung mit anderen Personen (Outlook) Gilt für: Outlook 2007 Eine Besprechung ist ein Termin, zu dem Sie andere Personen einladen oder für den Sie Ressourcen reservieren. Sie können Besprechungsanfragen erstellen und senden und Ressourcen für Besprechungen in einem tatsächlichen Raum oder für Onlinebesprechungen reservieren. Beim Erstellen einer Besprechung legen Sie die Personen fest, die eingeladen werden sollen, sowie die zu reservierenden Ressourcen und bestimmen die Besprechungszeit. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, einer bestehenden Besprechung Personen hinzuzufügen oder eine Besprechung neu anzusetzen. Planen einer Besprechung, bei der die persönliche Anwesenheit erforderlich ist 1. Klicken Sie im Menü Datei zeigen Sie auf neu, und klicken Sie dann auf Besprechungsanfrage. Tastenkombination um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen, drücken Sie STRG + UMSCHALT + Q. 2. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein. 3. Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung ein, oder klicken Sie auf Räume, um einen Raum auszuwählen, der für die automatische Planung mit Microsoft Exchange verfügbar ist. 4. Wählen Sie in den Listen Beginnt um und Endet um die Start- und Endzeiten für die Besprechung aus. Handelt es sich um eine ganztägige Besprechung, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägig. Ein ganztägiges Ereignis dauert 24 Stunden von Mitternacht bis Mitternacht. HINWEIS : Standardmäßig wird für die Planung von Besprechungen die aktuelle Einstellung für die Zeitzone des Computersystems verwendet. Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen. 1

2 5. Geben Sie beliebige Informationen ein, die Sie an andere Empfänger übermitteln möchten, fügen Sie beliebige Dateien an, oder erstellen Sie einen Besprechungsarbeitsbereich. Weitere Informationen zu Besprechungsarbeitsbereichen finden Sie im Abschnitt Siehe auch. 6. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent. Mit dem Terminplanungs-Assistenten können Sie die beste Zeit für die Besprechung ermitteln. 7. Klicken Sie auf Weitere hinzufügen, und klicken Sie dann auf von Adressbuch hinzufügen. 8. Geben Sie im Feld Suchen in das Feld Teilnehmer und Ressourcen auswählen den Namen einer Person oder Ressource ein, die Sie zur Besprechung einladen bzw. dafür reservieren möchten. Wenn Sie unter Verwendung der Option Mehr Spalten suchen, klicken Sie auf OK. 9. Wählen Sie den Namen aus der Ergebnisliste aus, und klicken Sie dann auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen, und klicken Sie auf OK. Teilnehmer mit der Einstellung Erforderlich und Optional werden im Feld An auf der Registerkarte Besprechungangezeigt. Die Ressourcen werden im Feld Ort angezeigt. Im Frei/Gebucht-Gitternetz wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht. Diese Zeit ist dadurch definiert, dass die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird oben im Bereich angezeigt. Sie können eine der vorgeschlagenen Zeiten auswählen, indem Sie auf den Zeitvorschlag im Bereich Vorgeschlagene Zeiten klicken. Sie können auch manuell eine Zeit aus dem Frei/Gebucht-Gitternetz auswählen. 2

3 10. Wenn Sie eine Besprechung als Serie festlegen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der GruppeOptionen auf Serie, wählen Sie dann das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie auf eine Besprechungsanfrage, ändert sich die Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie ein Serienmuster hinzufügen. 11. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Termin. 12. Klicken Sie auf Senden. Ändern einer Besprechung 1. Öffnen Sie die Besprechung, die Sie ändern möchten. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: o Ändern der Optionen für eine Besprechung, die nicht Bestandteil einer Serie ist i. Ändern Sie die Optionen, wie den Betreff, den Ort und die Zeit, die geändert werden sollen. ii. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. 3

4 o Ändern der Optionen für alle Besprechungen einer Serie i. Klicken Sie auf Die Serie öffnen. ii. Ändern Sie alle Optionen, wie z. B. den Betreff, den Ort und die Zeit, die geändert werden sollen. iii. Klicken Sie zum Ändern von Serienoptionen auf der Registerkarte Besprechungsserie in der Gruppe Optionen auf Serie. Ändern Sie Optionen, wie die Zeit, das Serienmuster oder die Seriendauer, und klicken Sie anschließend auf OK. iv. Klicken Sie auf Aktualisierung senden.< o Ändern Sie die Optionen für eine Besprechung, die Bestandteil einer Serie ist i. Klicken Sie auf Dieses Serienelement öffnen. ii. Ändern Sie auf der Registerkarte Besprechungsserie die gewünschten Optionen, wie z. B. den Betreff, den Ort und die Zeit. iii. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. TIPP : Sie können in Kalender eine Besprechung auf ein anderes Datum ziehen und den Betreff bearbeiten, indem Sie auf den Beschreibungstext klicken, F2 drücken und die Änderungen eingeben. Festlegen einer Besprechung als Serie 1. Öffnen Sie die Besprechung, die Sie als Serie festlegen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie. 3. Legen Sie fest, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), wählen Sie die entsprechenden Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK. 4. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. 4

5 Einrichten oder Entfernen einer Erinnerung Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Für alle neu erstellten Besprechungen a. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. b. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Standarderinnerung, um eine Erinnerung für neue Besprechungen automatisch zu aktivieren oder zu deaktivieren. c. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, geben Sie den Zeitraum vor der Besprechung ein, in dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Für vorhandene Besprechungen a. Öffnen Sie die Besprechung oder die Serie, falls es sich bei der Besprechung um eine Serie handelt. b. Sie können eine Erinnerung aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf der Registerkarte Besprechung in der GruppeOptionen die Option Ohne oder eine aufgeführte Erinnerungszeit auswählen. 5