Sicherer Schutz von Unternehmensdaten

Transkript

1 Sicherer Schutz von Unternehmensdaten

2 SICHERER SCHUTZ VON UNTERNEHMENS DATEN Datenschutz und Datensicherheit werden im täglichen Geschäftsleben immer wichtiger und sind daher auch ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance- Managements. Denn sensible Kundendaten und kritische Unter nehmens daten sind als wichtiges Kapital unbedingt zu schützen. Betroffen sind davon alle Unternehmensbereiche. Datenschutz und Daten sicherheit sind damit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit und ein wenn auch ungewollter oder unbemerkter Verstoß in diesem Risikobereich kann schnell zu einer Strafbarkeit führen. In diesem Leitfaden finden Sie einige wichtige Schritte zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit in Ihrem Unternehmen: STARKES PASSWORT STARK GESCHÜTZT Der Wert eines sicheren Passworts wird häufig unterschätzt: Dass Mitarbeiter untereinander ihre Kennung austauschen, ist auf den ersten Blick oft praktisch für ein Unternehmen, soll doch dadurch zumeist der ungestörte Ablauf der Arbeit im Falle von Urlaub oder Krankheit gewährleistet werden. Diese häufig übliche Praxis birgt jedoch die große Gefahr des Missbrauchs. Generell kann jeder, der das Passwort einer anderen Person kennt, in deren Namen handeln ob gewünscht oder nicht. Das Passwort schützt den Zugang des Einzelnen vor Missbrauch und das Unternehmen vor Schaden. Ein sicheres Passwort: hat mindestens acht Zeichen. ist kein Name, kein zusammenhängendes Wort oder Kfz-Kennzeichen. enthält mindestens ein Sonderzeichen, eine Zahl oder einen Großbuchstaben. sollte nicht am Arbeitsplatz aufbewahrt werden. wird ohne Zuschauer eingegeben. wird spätestens nach 90 Tagen geändert. dürfen weder Kollegen noch Vorgesetzte kennen.

3 CLEAN DESK ORDNEN, SPERREN, WERTE SICHERN Auf der Arbeit muss es oft schnell gehen da wird das Büro auch mal verlassen, wie es gerade ist. Doch Vorsicht: Der PC oder offen liegen gelassene Dokumente sind dann frei zugänglich. Auch für Menschen, für die sie nicht gedacht sind. Das Prinzip des Clean Desk lässt sich in einem kurzen Satz zusammen fassen: Sensible Informationen sollten nie offen herumliegen. Vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes Dokumente sowie USB- Sticks und DVDs, auf denen sensible Daten gespeichert sind, wegschließen. Den PC mit der Tastenkombination Strg + Alt + Entf sperren, bevor das Büro verlassen wird. Mobile Geräte jeder Art unterwegs immer sperren, wenn sie sich außerhalb des Blickfelds ihres Besitzers befinden.

4 SICHERER UMGANG MIT SMARTPHONE UND TABLET-PC Informationen und Daten sind dank Smartphone, Tablet-PC und USB-Stick längst mobil geworden. In den meisten Fällen erleichtern diese sogenannten externen Geräte den Arbeitsalltag enorm. Doch wie so häufig hat auch diese Medaille zwei Seiten. Ein tragbares Gerät zu verwenden, bedeutet auch, dass viel einfacher Viren transportiert werden oder Hacker auf Daten zugreifen können. Mitarbeiter sollen Apps und Dateien sorgsam auswählen, bevor sie diese herunterladen. Mitarbeiter müssen das Gerät unterwegs immer im Auge behalten. Der Verlust eines Geräts muss umgehend gemeldet werden. Das Betriebssystem darf nicht verändert werden.

5 MIT MOBILEN GERÄTEN SICHER UNTERWEGS Von unterwegs aus arbeiten? Dank Handy, mobilem PC und USB-Stick kein Problem zumindest solange das Gerät nicht in die Hände Unbefugter gerät. Denn werden sensible Kundendaten gestohlen oder gehen sie verloren, droht dem Kunden und dem Unternehmen erheblicher Schaden. Deshalb sollten Mitarbeiter ihre mobilen Geräte auf Reisen stets im Auge behalten und sie sofort wieder verstauen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Smartphone, mobilen PC und Co. niemals unbeaufsichtigt liegen lassen. Mobile Geräte und Datenträger sofort wieder verstauen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Den Verlust eines Geräts umgehend melden. So wenige Dateien wie möglich lokal speichern und möglichst nur diejenigen transportieren, die aktuell bearbeitet werden. SCHUTZ VOR SOCIAL ENGINEERING Beim sogenannten Social Engineering täuschen Betrüger bei den Mitarbeitern eine falsche Identität vor und erschleichen sich auf diese Weise Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten. Dabei werden menschliche Eigenschaften und Emotionen wie Hilfsbereitschaft, Vertrauen oder Angst ausgenutzt. Die mittlerweile üblichsten Kanäle sind Anrufe, s oder öffentliche Veranstaltungen wie Messen oder Kongresse. Eine unterdrückte Rufnummer kann ein Hinweis darauf sein, dass der Anrufer nicht identifiziert werden möchte. Ist unklar, ob die geforderte Information weitergegeben werden darf, nach dem konkreten Anliegen erkundigen. Außerdem nachfragen, woher die fremde Person den Kontakt hat und wofür sie die Information benötigt. Am Telefon im Zweifel freundlich anbieten, sich zurückzumelden, und den Vorgesetzten um Rat fragen.

6 SICHERER UMGANG MIT S UND INTERNET Die schriftliche Kommunikation ist dank , Smartphone etc. viel einfacher und schneller geworden. Gleichzeitig sollten diese neuen Medien und Geräte aber auch mit besonderer Vorsicht genutzt werden. Schnell geht ein mobiles Gerät verloren oder wird vergessen. Und die ist bekanntermaßen nicht sicherer als eine Postkarte. Und auch die Recherche von Informationen ist dank des Internets einfacher denn je, doch die Spuren, die jeder im Internet hinterlässt, verblassen nicht. Immer den Absender einer überprüfen. Die eigene -Adresse mit Vorsicht weitergeben. Keine automatische Weiterleitung an die private - Adresse einrichten. s mit sensiblem Inhalt wie Bank- oder Gesundheitsdaten sowie firmenkritischen Daten immer verschlüsselt versenden. Keine sensiblen Daten über mobile Geräte an externe Adressen versenden.

7 WAS DARÜBER HINAUS NOCH WICHTIG IST Prüfen Sie die Zugangsregeln für Ihr Unternehmen, denn ein sicherer Zutrittsschutz verhindert ungebetene Besucher. Gewährleisten Sie die sorgfältige Entsorgung von Datenträgern; bei Papier durch Aktenvernichter und bei elektronischen Datenträgern durch spezialisierte Unternehmen. Stellen Sie Richtlinien zum Umgang mit Kundendaten auf und beachten Sie die gesetzlichen Regelungen zur Archivierung und Vernichtung dieser Daten. Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dienstleister ein ausreichendes Datenschutzniveau nachweisen können, und schließen Sie entsprechende Vereinbarungen nach 11 BDSG mit ihnen ab. Haben Sie mehr als neun Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten nach 4 f BDSG bestellen.

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