Kopf-/Fußzeilen und Seitenzahlen

Transkript

1 Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Word 00 Kopf-/Fußzeilen und Seitenzahlen Inhalt Allgemeines... Römische und arabische Seitenzahlen in einem Dokument... Dokument erstellen... Seitenzahl einfügen... Format "römisch" zuweisen... 4 Format "arabisch" zuweisen... 4 Dokumentvorlage... 4 Vorlage benutzen... 4 Mit Seitenzahlen rechnen... 5 Allgemeines zu Seitenzahlen... 5 Seitenzahl nur einfügen, wenn es mehr als eine Seite gibt... 6 Folgeseite nicht auf letzter Seite... 7 Alle Seitenzahlen zweistellig... 7 Dateinamen und Pfad nur auf letzter Seite... 7

2 Allgemeines Allgemeines Immer wieder gibt es Anfragen nach unterschiedlichen Kopf-/Fußzeilen, zum Beispiel für Diplom-/Doktorarbeiten. Da gibt es Seiten völlig ohne Kopf-/Fußzeile, Seiten mit römischer Seitenzahl und Seiten mit arabischer Seitenzahl. Nachfolgend finden Sie die Schritt-für-Schritt- Anleitung, damit Sie sich völlig auf den Inhalt Ihrer Arbeit(en) konzentrieren können. Römische und arabische Seitenzahlen in einem Dokument Es soll ein Deckblatt ohne Kopfzeile, das Inhaltsverzeichnis sowie das Abbildungsverzeichnis mit römischen Seitenzahlen, (egal, wie viele Seiten diese Verzeichnisse umfassen) und dann die Dokumentseiten mit arabischen Seitenzahlen erstellt werden. Seite I Seite II Seite Seite 4 Römische und arabische Seitenzahlen in einem Dokument Seite

3 Dokument erstellen Dokument erstellen Erstellen Sie Ihr Deckblatt mit allen Angaben, ohne sich um Kopf- und Fußzeile zu kümmern. Wenn Sie damit fertig sind, fügen Sie am Ende des Deckblatts über den Ribbon Seitenlayout einen Abschnittsumbruch Nächste Seite ein. Word erstellt eine neue Seite und der Cursor wird auch gleich auf dieser Seite platziert. Sie können jetzt hier einen kurzen Text schreiben, zum Beispiel "hier wird das Inhaltsverzeichnis eingefügt", der sozusagen als Platz halter für das später zu erstellende Inhaltsverzeichnis steht. Nun fügen Sie erneut einen Abschnittsumbruch Nächste Seite ein und erstellen an Cursorposition einen Platzhaltertext für das Abbildungsverzeichnis. Dann ein letztes Mal einen Abschnittsumbruch Nächste Seite einfügen und Platzhaltertext für die normalen Textseiten. Soweit die Vorbereitungen. Und nun geht es an die Kopfzeilen mit den Seitenzahlen. Seitenzahl einfügen Platzieren Sie den Cursor am Anfang der zweiten Seite und wählen im Ribbon Einfügen den Eintrag Kopfzeile sowie ganz am unteren Rand "Kopfzeile bearbeiten", damit der Cursor gleich in der Kopfzeile platziert wird und man nicht erst einen von diesen vorgefertigten Einträgen übernehmen muß, den man nachher sowieso nicht benötigt. - Alternativ können Sie auch einen Doppelklick in den Bereich der Kopfzeile machen. Der Cursor wird direkt in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts eingefügt. Klicken Sie gleich auf die Schaltfläche [mit vorheriger verknüpfen], um diese Option zu deaktivieren, denn wir wollen ja auf der ersten Seite keine Kopfzeile haben. Klicken Sie nun auf den Eintrag "Seitenzahlen" und wählen "Einfache Zahl". Word fügt jetzt die Seitenzahl als arabische Zahl in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts ein. Das Ändern in römische Zahlen wird auf der nächsten Seite beschrieben... Seitenzahl einfügen Seite

4 Dokumentvorlage Format "römisch" zuweisen Markieren Sie nun die eingefügte Seitenzahl und klicken auf den Button "Seitenzahl", um die Liste zu erhalten. In dieser Liste klicken Sie auf den Eintrag "Seitenzahlen formatieren". Der Dialog "Seitenzahlenformat" öffnet sich, und Sie können im Auswahlfeld "Zahlenformat" das römische Format anklicken. Achten Sie darauf, daß die Option "Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt" aktiv ist und bestätigen Ihre Auswahl durch Klick auf OK. Scrollen Sie jetzt einfach nach unten, um in die Kopfzeile des dritten Abschnitts zu kommen und formatieren die von Word bereits eingefügte Seitenzahl als römische Zahl. Format "arabisch" zuweisen 4 Nun wieder nach unten scrollen, um in die Kopfzeile des vierten Abschnitts zu gelangen. Auch hier hat Word bereits die Seitenzahl eingefügt, und sie hat das arabische Format, so daß Sie hier nichts mehr machen müssen. Dokumentvorlage Am Besten speichern Sie das so vorbereitete Dokument als Dokumentvorlage ab und erstellen auch gleich noch die benötigten Formatvorlagen (sehen Sie hierzu unser Tutorial für die Erstellung von Formatvorlagen, in dem wir auch erklären, wie Sie schnell und einfach Gliederungen, die immer funktionieren, erstellen). Vorlage benutzen Anschließend können Sie die Vorlage auswählen, um anhand dieser ein neues Dokument zu erstellen (auch hier können Sie sich das Tutorial für das Erstellen von Dokumentvorlagen ansehen). Bei dieser Vorbereitung brauchen Sie auch keine Angst zu haben, wenn Ihr Inhaltsverzeichnis länger als eine Seite wird. Da wir mit einem "Abschnittsumbruch Nächste Seite" gearbeitet haben, fängt sowohl das Abbildungsverzeichnis als auch Ihr eigentliches Dokument immer auf einer neuen Seite an. Wollen Sie, daß das Abbildungsverzeichnis auf der gleichen Seite beginnt, an der das Inhaltsverzeichnis aufhört, lassen Sie einfach den Schritt mit der Erstellung des Abschnittswechsels zwischen diesen beiden Verzeichnissen aus. Dann haben Sie insgesamt nur drei Abschnitte. 4 Vorlage benutzen Seite 4

5 Mit Seitenzahlen rechnen Mit Seitenzahlen rechnen Ja, Sie haben richtig gelesen, man kann mit Seitenzahlen rechnen. Allgemeines zu Seitenzahlen Die Seitenzahl ist nichts anderes als eine Feldfunktion, die Sie sich ansehen können, wenn Sie entweder die Tastenkombination [Alt] + [F9] drücken (es wird von allen im Dokument befindlichen Feldern die Feldfunktion angezeigt), oder aber den Cursor direkt in das Feld platzieren und [Umschalt] + [F9] drücken (es wird nur die Feldfunktion des Feldes angezeigt, in dem sich der Cursor befindet). Das Feld für die Seitenzahl heißt PAGE, und Felder kann man in Word auf verschiedene Arten einfügen. Entweder über den Ribbon Einfügen und Klick auf den Button "Schnellbausteine" sowie in der sich öffnenden Auswahlliste auf den Eintrag "Feld", um anschließend das Feld PAGE in der Liste der Feldnamen auszuwählen. Oder Sie fügen die Feldklammern mittels der Tastenkombination [Strg] + [F9] ein und fügen das Wort PAGE direkt zwischen die Klammern ein. Oder Sie lassen Word das machen. Denn wenn Sie nur die Seitenzahl auswählen, fügt Word auch das Feld Page ein. Allgemeines zu Seitenzahlen Seite 5

6 Mit Seitenzahlen rechnen Seitenzahl nur einfügen, wenn es mehr als eine Seite gibt Wenn man mit Seitenzahlen rechnen möchte, braucht man diese nicht vorher einzufügen, sondern macht das dann direkt mit der Feldfunktion zum Berechnen. Für den Anfang mal eine ganz kleine Übung. Die Seitenzahl sollte nur in der Kopfzeile stehen, wenn es mehr als eine Seite gibt. Also, die fertige Feldfunktion sieht so aus: { IF { NUMPAGES } > { PAGE } "" } und fügt nur auf allen Seiten eine Seitenzahl ein, wenn das Dokument aus mehr als einer Seite besteht. Die umgangssprachliche Erklärung finden Sie in Abbildung unterhalb der eigentlichen Feldfunktion. Nachfolgend die einzelnen Schritte, wie die hier beschriebene Feldfunktion eingegeben werden muß: Den Cursor natürlich vorher in der Kopfzeile platzieren (oder in der Fußzeile, wenn Sie lieber die Seitenzahl(en) dort haben wollen ;-)). Die Tastenkombination [Strg] + [F9] drücken Innerhalb des so erzeugten Klammernpaares das Wort IF gefolgt von einem Leerzeichen schreiben Die Tastenkombination [Strg] + [F9] drücken Innerhalb dieses Klammernpaares nun das Wort NUMPAGES schreiben Den Cursor rechts hinter der schließenden Klammer des Feldes "NUMPAGES" platzieren Leertaste drücken Das Größer-Zeichen (>) eingeben Leertaste drücken Die Ziffer eingeben Leertaste drücken Die Tastenkombination [Strg] + [F9] drücken An Cursorposition das Wort PAGE schreiben Den Cursor rechts inter der schließenden Klammer des Feldes "PAGE" platzieren Zweimal das Anführungszeichen eingeben ([Umschalt] + []) Die Tastenkombination [Umschalt] + [F9] drücken, um die Ansicht Feldfunktion wieder auszuschalten Evtl. nur die Taste [F9] drücken, um das Feld zu aktualisieren. Feld(funktion) erstellen Die geschweiften Klammern, mit denen die Feldfunktionen umgeben sind, dürfen nicht über die Tastatur mittels [AltGr]+ [7] bzw. [0] eingegeben, sondern müssen mittels der Tastenkombination [Strg] + [F9] erzeugt werden. Seitenzahl nur einfügen, wenn es mehr als eine Seite gibt Seite 6

7 Mit Seitenzahlen rechnen Folgeseite nicht auf letzter Seite Wer kennt das nicht: Man hat ein mehrseitiges Dokument und möchte gerne in der Fußzeile die Folgeseite haben - aber natürlich nicht auf der letzten Seite. Kein Problem. Mit nachfolgender Feldfunktion können Sie das realisieren: { IF { NUMPAGES } = { PAGE } "" "../{ = { PAGE} + }"} Diese Feldfunktion besagt umgangssprachlich Folgendes: Wenn die Anzahl der Seiten gleich der aktuellen Seite ist dann schreibe nix sonst schreibe../seitenzahl + auf der letzten Seite haben wollen, können Sie das mit dieser Feldfunktion erreichen: { if {PAGE} = { NUMPAGES } { FILENAME \p \* MERGEFORMAT } "" } { IF { NUMPAGES } = { PAGE } "" "../{ = { PAGE} + }"} { IF { PAGE } < 0 "0{ PAGE }" { PAGE } } { IF { PAGE } = { NUMPAGES } { FILENAME \p } "" } Alle Seitenzahlen zweistellig Bei einem mehrseitigen Dokument möchte man vielleicht alle Seitenzahlen zweistellig haben, auch die Seiten von bis 9. Das geht mit nachfolgender Feldfunktion: {if {PAGE} < 0 "0{ PAGE }" { page }} Dateinamen und Pfad nur auf letzter Seite Oftmals sieht man auf einem Dokument den Dateinamen und Pfad, unter welchem es abgespeichert ist. Wenn Sie diese Information nur Aus den wenigen Beispielen können Sie ersehen, wie "einfach" es doch ist, die Seitenzahlen zu manipulieren. Sie werden bestimmt noch einige Anwendungsmöglichkeiten herausfinden, um Word dazu zu bringen, das zu machen, was Sie möchten... Viel Erfolg... Dateinamen und Pfad nur auf letzter Seite Seite 7

8 Zu beziehen unter Ein klein wenig Werbung... Zitierstile Zu beziehen unter Die mitgelieferten Zitierstile können nur mittels XML-Programmierkenntnissen angepaßt werden. Mit dem Zitierstil-Creator können Sie eigene anlegen bzw. die vorhanden anpassen... AutoText-Verwaltung in Kategorien anlegen, zwischen Vorlagen kopieren und/oder verschieben Add-Ins Vorlagen Tipps & Tricks Tutorials z.b.: Word-Optionen einstellen, Ereignisse "vor Drucken" und/oder vor Schließen abfangen, etc., etc. z.b. Rechnungen, Angebote, Etiketten, Flyer - zum Teil mit Datenübernahme aus Excel, bequem aus einem Auswahlfeld - u.v.m. Diverse Tipps & Tricks - von "A" wie "Adressetiketten mit AutoText" bis "T" wie "Tabellen"... Tutorials als pdf für die Tools sowie Basics in Word und Video-Tutorials zu Word 007 Ein klein wenig Werbung... Seite 8