Leitfaden für kleine und mittlere Arbeitgeber

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1 Leitfaden für kleine und mittlere Arbeitgeber zur Registrierung im ElsterOnline-Portal und zum Abruf der ELStAM mit ElsterFormular Seite 1 von 59

2 Inhaltsverzeichnis I. Adressaten und Systemanforderungen... 3 II. Das ELStAM Verfahren Schritt für Schritt erklärt Einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal Download und Installation von ElsterFormular Erfassung der Grunddaten Anmeldung des Arbeitnehmers Abruf der Änderungsliste Abmeldung eines Arbeitnehmers Datenübermittlung Seite 2 von 59

3 I. Adressaten und Systemanforderungen Dieser Leitfaden wendet sich an Arbeitgeber, die das Verfahren ELStAM selbst anwenden wollen. Sie üben dann sowohl die Rolle des Arbeitgebers wie auch die Rolle des Datenübermittlers aus. Er richtet sich gleichermaßen auch an Datenübermittler, die das Verfahren ELStAM als Dienstleister für Arbeitgeber anwenden wollen. Soweit bei den Rollen Unterschiede zu beachten sind, wird dies gesondert vermerkt. Im Kapitel über die Registrierung wurden die Beschreibung und die Bildschirmausdrucke mit Hilfe des Windows Internet Explorers vorgenommen. Zur Registrierung kann aber grundsätzlich jeder Internet- Browser verwendet werden. Seite 3 von 59

4 II. Das ELStAM Verfahren Schritt für Schritt erklärt Im Folgenden wird Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie sich im ElsterOnline-Portal registrieren und mit der Software der Finanzverwaltung ElsterFormular die Funktionen des ELStAM Verfahrens nutzen können. Sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, die auch die Funktionen des ELStAM - Verfahrens unterstützt, ist für Sie grundsätzlich nur die Registrierung am ElsterOnline-Portal relevant. Sämtliche anderen Funktionen werden durch Ihre Buchhaltungssoftware übernommen. Haben Sie einen Steuerberater oder anderen Dienstleister (Datenübermittler) mit der Erstellung der Lohnabrechnungen beauftragt, wird dieser in der Regel alle in diesem Leitfaden beschriebenen Tätigkeiten für Sie vornehmen. Hintergrund Mit der Einführung des ELStAM - Verfahrens im Jahr 2013 wurde die bis dahin verwendete Lohnsteuerkarte durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben der Vorderseite der ehemaligen Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale) werden seitdem in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet. Ausführliche Informationen über das Verfahren finden Sie auf der Seite Seite 4 von 59

5 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 1. Einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist die Registrierung und der Erwerb eines Organisationszertifikats unter Verwendung der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Hierdurch ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers gewährleistet. Über das durch die Registrierung erworbene Zertifikat ist vollumfänglich nachverfolgbar, - wer (Datenübermittler oder der Arbeitgeber selbst), - für welchen Arbeitgeber, - zu welchem Zeitpunkt, - welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat. Viele Arbeitgeber lassen Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder von einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln. In diesen Fällen muss sich nicht der Arbeitgeber sondern der Datenübermittler registrieren. Der Datenübermittler verwendet zur Registrierung seine aktuelle Betriebssteuernummer. Die Registrierung dauert etwa eine Woche. Der Registrierungsprozess muss innerhalb von 100 Tagen abgeschlossen werden. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen für die Registrierung zunächst per Mail eine Bestätigung und später per Post ein Code-Brief zugesandt. Seite 5 von 59

6 Gültigkeit des Zertifikats Das durch die Registrierung erworbene Zertifikat hat standardmäßig eine Gültigkeit von drei Jahren. Auf den Ablauf der Gültigkeit werden Sie durch Mailnachrichten hingewiesen. Das Zertifikat ist nach jedem Zyklus um drei weitere Jahre verlängerbar. Verstreicht der Gültigkeitstermin oder geht die PIN verloren, wird das Zertifikat ungültig und kann nicht mehr benutzt werden. Es muss dann durch eine erneute Registrierung ein neues Zertifikat erworben werden. Hinweis: Im Verfahren ELStAM werden strengere Sicherheitsvorschriften angewandt. Ihr Zertifikat wird hier auch dann ungültig, wenn die dem Zertifikat zu Grunde liegende Steuernummer ungültig wird. Dies ist regelmäßig nach einem Steuernummernwechsel der Fall. Sie können Ihr Zertifikat nach einem Steuernummernwechsel noch ein Jahr lang benutzen. Wenn auch die Arbeitgeber-Steuernummer vom Steuernummernwechsel betroffen ist, sollten Sie zunächst die im Dokument beschriebenen Maßnahmen durchführen und abschließen. Anschließend führen Sie mit der neuen Steuernummer eine Registrierung durch und erhalten ein neues Zertifikat. Danach müssen alle Arbeitsverhältnisse durch eine Ummeldung auf das neue Zertifikat zugelassen werden. Die erstmalige Registrierung wird nachfolgend in Punkt 1 bis 33 dargestellt. Seite 6 von 59

7 1. Öffnen Sie die Startseite des ElsterOnline-Portals, indem Sie den Text in die Adresszeile Ihres Browsers eingeben. Wählen Sie auf der Seite in der linken Spalte Registrierung aus Seite 7 von 59

8 2. Wählen Sie eine der drei Zertifikatsarten aus a. ELSTERBasis (Softwarezertifikat - kostenfrei), b. ELSTERSpezial (Elster USB-Stick - Kosten: einmalig 41 ), c. ELSTERPlus (nur bestimmte Signaturkarten - Kosten: ca. 50 bis 150 im Jahr). und klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche Infos und Registrierung: Seite 8 von 59

9 3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche zur Registrierung Hinweis: In diesem Leitfaden wird die Registrierung für das ELSTERBasis-Zertifikat dargestellt. Die Registrierung läuft aber für alle drei Zertifikatsarten grundsätzlich gleich ab. Seite 9 von 59

10 4. Sie können nun testen, ob Ihr Rechner die Voraussetzungen für ElsterOnline erfüllt. Klicken Sie dazu auf den Link Vorab: Prüfung der Systemvoraussetzungen und im folgenden Fenster auf durchführen. Bestätigen Sie den möglicherweise nachfolgenden Hinweis, dass Sie die Anwendung ausführen möchten, mit dem Button Ausführen. Seite 10 von 59

11 6. Falls die Voraussetzungen für ElsterOnline erfüllt sind und die Prüfung erfolgreich war, klicken Sie auf zurück zur Registrierung. 7. Kann die Prüfung nicht erfolgreich abgeschlossen werden, führen Sie zunächst die aufgeführten Anweisungen aus, bis die Voraussetzungen für ElsterOnline erfüllt sind. Seite 11 von 59

12 8. Starten Sie nun den eigentlichen Registrierungsprozess indem Sie auf Schritt 1: Angaben zu Person und gegebenenfalls Organisation klicken. 9. Im folgenden Fenster wählen Sie als Arbeitgeber grundsätzlich Nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) aus. Seite 12 von 59

13 10. Geben Sie Ihre Daten in die entsprechenden Felder ein oder treffen Sie bei Listenfeldern eine Auswahl. Vergeben Sie einen Kurznamen für Ihr Konto und tragen Sie den Firmennamen ein. 11. Wählen Sie über die Auswahlliste Ihr Bundesland aus und tragen Sie in der nächsten Zeile die Steuernummer ein, mit der Sie sich registrieren wollen. Das zuständige Finanzamt wird anhand der Steuernummer automatisch ermittelt und angezeigt. Seite 13 von 59

14 12. Im Bereich Ansprechpartner geben Sie bitte die Person an, die in Ihrer Firma als Ansprechperson für die Lohnabrechnung zur Verfügung steht. Unter geben Sie bitte eine gültige -Adresse ein, unter der Sie bzw. die Ansprechpartnerin / der Ansprechpartner erreichbar ist. Dies ist für die Registrierung selbst, aber auch später für die Nutzung der ELStAM-Funktionen notwendig. 13. Abschließend wählen Sie eine Sicherheitsabfrage über die Auswahlliste aus und beantworten diese in der folgenden Zeile. Bitte achten Sie dabei auf Groß-/Kleinschreibung. Diese Sicherheitsabfrage wird benötigt, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, auch nach Verlust des Zertifikats das Konto zu löschen. Nach der Eingabe aller Informationen klicken Sie auf Weiter. Seite 14 von 59

15 14. Tragen Sie im Sicherheitstest die sichtbaren Zahlen bzw. Buchstaben in das entsprechende Feld ein. Sollten die Zahlen / Buchstaben für Sie nicht lesbar sein, können Sie über den Button Neuer Sicherheitstest eine neue Kombination anzeigen lassen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Seite 15 von 59

16 15. Die Registrierungsdaten werden nun noch einmal in der Übersicht angezeigt. Über die Schaltfläche Zurück erreichen Sie wieder die Eingabeseite, auf der Sie Ihre Registrierungsdaten verändern und korrigieren können. Klicken Sie auf Absenden um die Registrierungsdaten zu verschicken. Seite 16 von 59

17 16. Der erfolgreiche Versand wird auf der nächsten Seite angezeigt. 17. An die von Ihnen angegebene -Adresse wird nun unmittelbar eine verschickt. Dies dient dazu festzustellen, dass tatsächlich Sie die Registrierung angestoßen haben. Zur Bestätigung klicken Sie bitte in dieser auf den oberen Link. In der Mail wird auch darauf hingewiesen, dass der Registrierungsvorgang innerhalb von 100 Tagen nach Absenden der Bestätigung abgeschlossen werden muss Seite 17 von 59

18 18. Nachdem der obere Link angeklickt wurde, öffnet sich ein Browserfenster, in dem die Sendebestätigung angezeigt wird. 19. Kurze Zeit später erhalten Sie eine weitere mit einer Aktivierungs-ID. Seite 18 von 59

19 20. Nach etwa einer Woche erhalten Sie einen Brief mit dem Aktivierungs-Code, bestehend aus einer 12-stelligen Kombination von Zahlen und Buchstaben. Der Brief wird an die Adresse verschickt, die beim Finanzamt zu der bei der Registrierung angegebenen Steuernummer gespeichert ist. Sollte die Registrierung zu einem Fehler führen, erhalten Sie eine an die von Ihnen angegebene Adresse. Dort finden Sie Hinweise zu dem möglichen Problem und zu einem Ansprechpartner. 21. Mit der Aktivierungs-ID, dem Aktivierungs-Code und dem Kontokurznamen kann die Registrierung am ElsterOnline-Portal abgeschlossen werden. Führen Sie bitte dazu die unter Punkt 1 bis 4 genannten Anweisungen erneut aus. Klicken Sie dann auf Schritt 2: Aktivierung und erstmaliges Login. Seite 19 von 59

20 22. Bitte geben Sie im folgenden Fenster Ihre Aktivierungs-ID und Ihren Aktivierungs-Code ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Weiter. Seite 20 von 59

21 23. Auf der folgenden Seite werden zum einen Ihre Registrierungsdaten in einer Übersicht angezeigt... Seite 21 von 59

22 24... und auf der selben Seite müssen Sie dann auch Ihre PIN eingeben. Ihre PIN sollten Sie sich gut einprägen oder notieren. Wenn Sie die PIN vergessen, ist das Zertifikat wertlos und die Registrierung muss erneut von Anfang an durchgeführt werden. Der Name der Zertifikatsdatei wird automatisch erzeugt. Er hat das Format Kontokurzname_elster_Datum_Uhrzeit.pfx. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 25. Es wird nun ein Schlüsselpaar zur Authentisierung erzeugt, eine entsprechende Fortschrittsanzeige weist Sie darauf hin. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird dies mit dem Hinweis Zertifikate werden in der Datei Kontokurzname_elster_Datum_Uhrzeit.pfx gespeichert angezeigt. Seite 22 von 59

23 26. Am unteren Bildschirmrand öffnet sich der Download-Dialog des Browsers. Wählen Sie hier Speichern, wenn Sie die Zertifikatsdatei im Standardordner für Downloads speichern wollen. Die Zertifikatsdatei können Sie später jederzeit kopieren oder verschieben. Wollen Sie den Speicherort sofort selbst wählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen und legen Sie über den Speichern-Dialog das Verzeichnis für die Zertifikatsdatei fest. 27. Im nächsten Fenster werden Sie zu Aktivierung des ELSTER-Zertifikats und zum erstmaligen Login aufgefordert. Wählen Sie dazu über Durchsuchen den Ordner mit der Zertifikatsdatei aus, geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Login. Seite 23 von 59

24 28. Beim erstmaligen Login werden Ihre bisher gemachten Angaben angezeigt ggf. müssen Sie auch noch einige Angaben ergänzen. Tragen Sie hier die erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übernehmen. Seite 24 von 59

25 30. Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre Registrierung abgeschlossen ist. Sie können sich jetzt von ElsterOnline abmelden. Klicken Sie dazu die Schaltfläche Logout. Wenn Sie zur Startseite Ihres ElsterOnline-Kontos wechseln wollen, klicken Sie auf den Link zur privaten Startseite. 31. Auf der Startseite Ihres ElsterOnline-Kontos finden Sie wichtige Angaben zu Ihrem Zertifikat, wie z.b. das Erzeugungsdatum, die verwendete Steuernummer sowie die Gültigkeitsdauer. Seite 25 von 59

26 32. Sie finden hier auch Ihre Postfach-Nachrichten, bei der erstmaligen Anmeldung ist dies eine Begrüßungsmail. 33. In der Begrüßungsmail finden Sie noch einmal zusammengefasst Informationen zur Verwendung des Zertifikats. Seite 26 von 59

27 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 2. Download und Installation von ElsterFormular Mit der Registrierung im ElsterOnline-Portal haben Sie ein Zertifikat erworben, das Ihnen den Zugang in das ELSTER-System und zu den ELSTER-Verfahren erlaubt. Daneben benötigen Sie zur Anmeldung bzw. Abmeldung der Arbeitnehmer das Programm ElsterFormular oder eine kommerzielle Software. 1. Haben Sie ElsterFormular bereits installiert, können Sie das ELStAM-Modul nachinstallieren. Rufen Sie dazu als Administrator über Start / Alle Programme / ElsterFormular die Installationsverwaltung auf. Wechseln Sie in der Ansicht benutzerdefinierte Auswahl auf die Registerkarte zum Download verfügbar und markieren Sie das ELStAM-Modul zur Installation. Folgen Sie nun dem Dialog indem Sie auf Weiter klicken. Seite 27 von 59

28 2. Sollten Sie ElsterFormular noch nicht installiert haben oder die Nachinstallation des ELStAM- Moduls nicht erfolgreich sein, können Sie auch die aktuelle Version komplett herunterladen. Während der Installation wird eine eventuell schon installierte Version von Ihrem Rechner entfernt. Ihre gespeicherten Eingabedaten bleiben dabei erhalten! Um ElsterFormular herunterladen zu können, öffnen Sie bitte in Ihrem Internet-Browser die Seite Klicken Sie dann auf Download ElsterFormular. Nähere Informationen zu den Systemvoraussetzungen finden sie unter Seite 28 von 59

29 3. Hier haben Sie nun die Wahl zwischen den Installationspaketen für Unternehmer/ Arbeitgeber und im Gesamtumfang. Beide Pakete enthalten die ELStAM-Funktionen, somit können Sie frei zwischen den beiden Möglichkeiten wählen. Klicken Sie auf Download. 4. Auf der nächsten Seite wird der komplette Lizenzvertrag angezeigt. Seite 29 von 59

30 5. Wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen wollen, klicken Sie am Ende der Seite auf Dem Lizenzvertrag zustimmen und weiter zum Download und im folgenden Fenster auf Download ElsterFormular.im Gesamtumfang starten 7. Den Download-Hinweis bestätigen Sie nun mit Speichern und den nächsten Hinweis mit Ausführen. Seite 30 von 59

31 9. Für die Installation werden Administrator-Berechtigungen benötigt. Die hier nicht dargestellte Frage Möchten Sie zulassen, dass durch das folgende Programm Änderungen an Ihrem Computer vorgenommen werden? beantworten Sie mit Ja... den nachfolgenden Hinweis zur Installation quittieren Sie mit OK. 10. Es öffnet sich der Dialog des Installationsassistenten. Hier klicken Sie auf Weiter. Im folgenden Fenster lassen Sie die Option Lizenzvertrag nicht anzeigen eingestellt und klicken wieder auf Weiter. 11. Nun aktivieren Sie das Optionsfeld vor Ich akzeptiere die Vereinbarung und bestätigen diese Auswahl mit Weiter. Seite 31 von 59

32 12. Dann werden Sie gefragt, wohin ElsterFomular auf dem Rechner installiert werden soll. Sie sollten den voreingestellten Pfad beibehalten und ihn mit Weiter bestätigen. Auch das darauf folgende Fenster bestätigen Sie mit Weiter. 13. Verfügbare Aktualisierungen sollten Sie beim Start von ElsterFormular immer automatisch herunterladen. Klicken Sie deshalb im nächsten Fenster auf Ja und danach auf Weiter. 14. Auch im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf Weiter und die Installation beginnt. Seite 32 von 59

33 15. Nach erfolgreicher Installation erhalten Sie folgende Meldung, die Sie mit Beenden bestätigen. Seite 33 von 59

34 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 3. Erfassung der Grunddaten 1. Starten Sie ElsterFormular über das Icon auf dem Desktop oder über den Eintrag im Startmenü Start > Alle Programme > ElsterFormular > ElsterFormular. 2. Wählen Sie die Registerkarte Neu aus, klicken Sie links im Navigationsbereich auf Arbeitgeber und im sich dann öffnenden Zweig Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale auf den Button neu erstellen. Seite 34 von 59

35 3. Es öffnet sich eine neue Registerkarte mit dem Titel Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). In dieser Registerkarte müssen Sie nun zuerst Ihre Grunddaten zum Arbeitgeber erfassen. Mit einem Klick auf den Button Finanzamt und Steuernummer eingeben starten Sie den integrierten Steuernummerndialog. 4. Wählen Sie bitte über die Auswahlliste 1. Bundesland Ihr Bundesland... Seite 35 von 59

36 5.... und anschließend über die Auswahlliste 2. Finanzamt das Finanzamt aus, in dem Sie als Arbeitgeber lohnsteuerlich geführt werden. 6. Unter 3. Steuernummer tragen Sie Ihre Arbeitgebersteuernummer, die Sie auch für die Lohnsteueranmeldung verwenden, in dem vorgegebenen Format ein. 7. In die weiteren Felder tragen Sie bitte die erforderlichen Daten ein. Seite 36 von 59

37 8. Speichern Sie nun Ihre Eingaben über den Menüeintrag Datei > Speichern unter Im Speichern- Dialog Datei speichern unter wählen Sie einen Speicherort aus. Als Dateinamen schlägt ElsterFormular ELSTAM_<Name des Unternehmens>.elfo vor. Sie können diese Bezeichnung bei Bedarf ändern. Über den Button Speichern sichern Sie Ihre bisherigen Eingaben in die Datei mit der Endung.elfo. 9. In einem weiteren Dialogschritt können Sie für diese Datei noch ein Passwort festlegen. Seite 37 von 59

38 10. Klicken Sie nun im Navigationsbereich auf Datenübermittler. 11. Im Bereich Datenübermittler werden die Grunddaten zur Datenübermittlung (und ggf. zum Datenübermittler) erfasst. Klicken Sie zuerst auf den Button Authentifizierungsmethode wählen. Seite 38 von 59

39 12. Nun öffnet sich der Dialog Art der Authentifizierung, in dem Sie die von Ihnen gewählte Authentifizierungsart auswählen. Wenn Sie bei der Registrierung am ElsterOnline-Portal ein Softwarezertifikat erworben haben, klicken Sie hier auf das Optionsfeld Zertifikatsdatei (ELSTER-Basis). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zertifikatsdatei auswählen. Wenn Sie den Speicherort Ihrer Zertifikatsdatei vergessen haben, können Sie Ihren Computer nach Zertifikatsdateien (alle Dateien mit der Dateiendung.pfx) durchsuchen lassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche mit der Lupe. 13. Im Dateiauswahl-Dialog Zertifikatsdatei auswählen suchen Sie den Speicherort Ihres Elster- Zertifikates, markieren die Zertifikatsdatei und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf den Button Öffnen. Seite 39 von 59

40 14. Im Dialog Art der Authentifizierung wird der Name der ausgewählten Datei nun unterhalb der Schaltfläche angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK. Nun ist das Zertifikat hinterlegt. Diese Auswahl müssen Sie grundsätzlich nur einmal treffen, da der Ablageort des Zertifikates gespeichert wird. 15. Wenn Sie als Arbeitgeber die ELStAM selbst bearbeiten, lassen Sie das Kästchen vor dem Eintrag Datenübermittler ist abweichend vom Arbeitgeber leer und nehmen Sie auf der Seite keine weiteren Eintragungen vor. Werden Sie hingegen als Datenübermittler für andere Arbeitgeber tätig, müssen Sie das Kästchen markieren und die erforderlichen Daten eintragen. Seite 40 von 59

41 16. Neben den Informationen zu Ihnen als Arbeitgeber sind auch die Grunddaten des Arbeitnehmers zu speichern, um diesen an der ELStAM-Datenbank anmelden zu können. Dazu muss Ihnen Ihr Arbeitnehmer folgende Angaben mitteilen: - der Tag der Geburt des Arbeitnehmers, - die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers, - die Auskunft, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt. Als nächstes wählen Sie im Navigationsbereich die Arbeitnehmer Stammdaten aus. 17. Hier erfassen Sie nun einen Arbeitnehmer mit den geforderten Daten und speichern diese mit einem Klick auf den Button Neuer Eintrag. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Ihrer Arbeitnehmer. Seite 41 von 59

42 18. Bei unvollständigen oder fehlerhaften Daten hinterlegt das Programm während der Eingabe das betreffende Eingabefeld mit rot und gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus. Die Eingabe können Sie sofort korrigieren und über den Button erneut prüfen eine erneute Überprüfung anstoßen. Oder Sie klicken den Button später beseitigen und setzen Ihre Eingaben zunächst fort. 19. Wenn Sie mit Ihren eingegebenen Daten zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten möchten, finden Sie nach dem Start von ElsterFormular auf der Registerkarte Verwendete Dateien den Eintrag zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Mit einem Klick auf den Button Datei öffnen öffnen Sie die Datei mit den gespeicherten Eingaben zur Weiterbearbeitung. Seite 42 von 59

43 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 4. Anmeldung des Arbeitnehmers 1. Um einen Arbeitnehmer an der ELStAM-Datenbank anzumelden, wählen Sie im Bereich Navigation den Punkt Arbeitnehmer anmelden aus. 2. Hier können Sie nun die in den Arbeitnehmer Stammdaten gespeicherten Arbeitnehmer in die Anmeldeliste übernehmen und die Anmeldung anstoßen. Beim Aufruf ist die Anmeldeliste leer. Über den Button Auswählen können Sie die Arbeitnehmer hinzufügen. Seite 43 von 59

44 3. In dem sich öffnenden Fenster erscheinen alle in den Arbeitnehmer Stammdaten gespeicherten Arbeitnehmer. Sollten Sie eine größere Anzahl von Arbeitnehmern gespeichert haben, können Sie auch in der Suchzeile, z.b. über den Nachnamen, Vornamen oder das Geburtsdatum, die Einträge filtern. Hier wählen Sie den Arbeitnehmer, den Sie anmelden möchten, aus. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf den Button OK. 4. Durch das Anklicken wird das Auswahlfenster geschlossen. Für den anzumeldenden Arbeitnehmer müssen Sie nun das Datum des Beschäftigungsbeginns in dem vorgegebenen Format eintragen. Seite 44 von 59

45 5. Als Referenzdatum ist bei der Anmeldung der Zeitpunkt anzugeben, ab dem erstmalig die ELStAM der Arbeitnehmer angewendet werden sollen. In der Regel entspricht das Referenzdatum dem Datum des Beschäftigungsbeginns, lassen Sie daher das Häkchen vor Referenzdatum ist Beschäftigungsbeginn sitzen. 6. Weiterhin ist die Aussage zu treffen, ob Sie Haupt- oder Nebenarbeitgeber sind. Hierzu markieren Sie entweder die Optionsschaltfläche vor Als Hauptarbeitgeber oder vor Als Nebenarbeitgeber. Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber nur erfolgen darf, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich bestimmt hat. Wird die Option Nebenarbeitgeber ausgewählt, kann hier auch ein eventuell zu berücksichtigender Freibetrag eingetragen werden. Seite 45 von 59

46 7. Mit der Schaltfläche Nächster Eintrag schließen Sie die Erfassung einer Anmeldung ab. Über die Schaltfläche Auswählen können weitere Anmeldungen eingegeben werden. Die bereits erfassten Anmeldungen werden unterhalb der Eingabefelder in Listenform angezeigt. 8. Um Arbeitnehmer erfolgreich anmelden zu können, müssen die Daten an die Finanzverwaltung übermittelt werden (siehe dazu Kapitel Datenübermittlung). 9. Nach der erfolgreichen Übermittlung der Anmeldungen an die Finanzverwaltung müssen Sie die Anmeldebestätigungsliste abrufen. Innerhalb von fünf Werktagen erhalten Sie an die bei Ihrer Registrierung angegebene -Adresse eine Benachrichtigung, dass die Anmeldebestätigungsliste zum Abruf zur Verfügung steht. Um diese abzurufen, öffnen Sie in ElsterFormular die gespeicherte Eingabedatei zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen über den Button Datei öffnen. Stoßen Sie danach die Datenübermittlung an (siehe dazu Kapitel Datenübermittlung). Seite 46 von 59

47 10. Wechseln Sie im Navigationsbereich auf den Punkt Meldestatus der Arbeitnehmer. 11. Hier finden Sie nun die Information, welche Arbeitnehmer Sie angemeldet oder abgemeldet haben. Außerdem sehen Sie, welche An-/ Abmeldungen noch nicht bestätigt oder mit einem Fehler abgewiesen wurden. Der Status für jeden Arbeitnehmer ist farblich gekennzeichnet. Um die Informationen zu dem einzelnen Arbeitnehmer anzusehen, müssen Sie den Arbeitnehmer im linken Fensterbereich anklicken. Im rechten Fensterbereich wird dann der Meldestatus und die Meldehistorie ausführlich dargestellt. Seite 47 von 59

48 Es gibt Fälle, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist. Dann wird die Anmeldung des Arbeitnehmers an der ELStAM-Datenbank mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Grundsätzlich ist in diesen Fällen die Steuerklasse 6 anzuwenden. Ausnahme: Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist diese dem Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber zu informieren, wenn er von der Finanzverwaltung ein Mitteilungsschreiben über die Aufhebung der Sperre erhält. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers erfolgen. 12. Sobald die ELStAM des Arbeitnehmers erfolgreich abgerufen worden sind, wählen Sie in der Navigation die Lohnsteuerabzugsmerkmale aus. Seite 48 von 59

49 13. Hier finden Sie nun die für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legenden ELStAM des Arbeitnehmers. Um die ELStAM eines Arbeitnehmers anzusehen, müssen Sie den Listeneintrag zum Arbeitnehmer im linken Fensterbereich anklicken. Im rechten Fensterbereich werden dann die ELStAM ausgewiesen. Hinweis: Ein Export der ELStAM in ein anderes Programm ist nicht möglich! Wenn Sie für die Lohnabrechnung ein anderes Programm nutzen, müssen Sie die ELStAM in das andere Programm übertragen. Die in ElsterFormular angezeigten ELStAM lassen sich jedoch mit der Maus markieren, kopieren und in andere Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu die linke Maustaste gedrückt und überfahren Sie den zu kopierenden Bereich. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den blau markierten Bereich und wählen Sie mit der rechten Maustaste Kopieren aus. Öffnen Sie das entsprechende Programm und fügen Sie die Daten ein. Seite 49 von 59

50 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 5. Abruf der Änderungsliste 1. Sie sind verpflichtet, einmal monatlich eine Änderungsliste abzurufen. Damit ist im Rahmen der Berechnung des monatlichen Lohnsteuerabzugs immer die Verwendung der aktuellen ELStAM gewährleistet. Alternativ können Sie im Elster-Online-Portal ("Konto verwalten" - "Meine Einstellungen") beantragen, per über die Bereitstellung von geänderten ELStAM informiert zu werden. Diese Benachrichtigung wird an die zum Zertifikat gehörende -Adresse gesandt, wenn die bereitgestellte Änderungsliste eine Änderung für mindestens einen Arbeitnehmer enthält. Die Änderungsliste ist dann abzurufen und ins Lohnkonto einzupflegen. Wenn Sie diese Benachrichtigungsmethode auswählen, sind Sie von der grundsätzlichen monatlichen Verpflichtung, die Änderungslisten anzufragen und abzurufen, befreit. Seite 50 von 59

51 2. Um eine Änderungsliste abzurufen, öffnen Sie in ElsterFormular wieder die gespeicherte Eingabedatei zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen über den Button Datei öffnen. Stoßen Sie danach die Datenübermittlung an (siehe dazu Kapitel Datenübermittlung). 3. Liegt eine Änderungsliste vor, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis im Datenaustauschfenster (siehe Kapitel Datenübermittlung). Dieses können Sie danach mit einem Klick auf den Button Fertig verlassen. 4. Wenn eine Änderungsliste abgerufen wurde, wählen Sie im Navigationsbereich den Punkt Lohnsteuerabzugsmerkmale aus. Seite 51 von 59

52 5. Um nun die ELStAM eines Arbeitnehmers anzusehen, müssen Sie wieder den Listeneintrag zum Arbeitnehmer im linken Fensterbereich der Lohnsteuerabzugsmerkmale anklicken. Im rechten Fensterbereich werden dann die ELStAM ausgewiesen. Die ELStAM sind absteigend nach dem Datum des Abrufs sortiert. Die aktuell gültigen ELStAM finden Sie immer oben. Seite 52 von 59

53 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 6. Abmeldung eines Arbeitnehmers 1. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Sie als Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer an der ELStAM-Datenbank abzumelden. Dazu wählen Sie in der Navigation den Punkt Arbeitnehmer abmelden aus. 2. Nach dem Aufruf ist die Abmeldeliste leer. Über den Button Auswählen können Sie den bzw. die betroffenen Arbeitnehmer hinzufügen. Seite 53 von 59

54 Hinweis: Beim Wechsel von einem Haupt- zu einem Nebenarbeitsverhältnis (oder umgekehrt) müssen Sie den betroffenen Arbeitnehmer erst ab- und dann wieder anmelden. 3. In dem nachfolgenden Auswahl-Fenster können Sie nun aus den in den Stammdaten gespeicherten Arbeitnehmern den betreffenden Arbeitnehmer auswählen und in die Abmeldeliste übernehmen. 4. Zu dem Arbeitnehmer ist das Datum zu speichern, ab dem die Abmeldung gelten soll. Dieses Datum ist im Feld Beschäftigungsende in dem vorgegebenen Format einzutragen. Seite 54 von 59

55 5. Im Feld Referenzdatum ist das Referenzdatum der ursprünglichen Anmeldung bzw. das beim Wechsel des Datenübermittlers angegebene Referenzdatum einzutragen. Ist Ihnen dies nicht bekannt, tragen Sie ein beliebiges zurückliegendes Datum ein. Die ELStAM- Datenbank weist die Abmeldung dann zwar ab, liefert aber in der Rückmeldung das korrekte Datum; ElsterFormular trägt dieses beim Meldestatus der Arbeitnehmer entsprechend ein, so dass die erneute Abmeldung mit dem zutreffenden Referenzdatum verarbeitet werden kann. Um den Arbeitnehmer erfolgreich abzumelden, müssen Sie die Daten an die Finanzverwaltung übermitteln (siehe dazu Kapitel Datenübermittlung). Seite 55 von 59

56 1. Registrierung 2. Installation ElsterFormular 3. Grunddaten 4. Anmeldung 5. Änderungsliste 6. Abmeldung 7. Datenübermittlung 7. Datenübermittlung 1. Wählen Sie in der Navigation den Punkt Datenübermittlung aus oder wechseln Sie direkt dorthin über den Button Zur Datenübermittlung. 2. Wenn Sie noch keine Daten an die Finanzverwaltung gesendet haben, ist die Liste unter Datum / Mitteilung leer. Klicken Sie auf den Button Datenaustausch mit der Steuerverwaltung vornehmen. Um die Daten an die Server der Finanzverwaltung zu senden, muss zwingend eine Verbindung zum Internet bestehen. Seite 56 von 59

57 3. Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, welche Form des Datenaustauschs Sie durchführen wollen. Belassen Sie die Markierung auf neue, bisher nicht abgeholte Daten vom ELStAM-Server abrufen und klicken Sie auf Weiter. 4. Nach dem Anstoß einer An- / Ab- oder Ummeldung führt das Programm eine Plausibilitätsprüfung durch. Ist diese erfolgreich, erscheint die folgende Meldung, die mit OK bestätigt werden kann. 5. Sollte hier eine Fehlermeldung ausgegeben werden, ist eine Übermittlung erst nach einer Korrektur des Fehlers möglich. Grüne Hinweismeldungen können nach eigenem Ermessen mit nicht mehr anzeigen ausgeblendet werden. Seite 57 von 59

58 6. Geben Sie im nächsten Fenster in dem dafür vorgesehenen Feld die PIN Ihres ELSTER-Zertifikats ein und klicken Sie auf den Button Weiter. 7. Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis im Datenaustauschfenster. Dieses können Sie danach mit einem Klick auf den Button Fertig verlassen. Seite 58 von 59

59 8. Sollten Hinweise oder Fehler bei der Übertragung entstanden sein, werden diese im Datenaustauschfenster angezeigt. 9. Weitere Informationen zu dem betreffenden Arbeitnehmer finden Sie dann unter dem Punkt Meldestatus der Arbeitnehmer. Seite 59 von 59