BITWORKS Dokument BITqms Änderungen in Version 3.5 Kurzbeschreibung

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1 BITWORKS Dokument BITqms Änderungen in Version 3.5 Kurzbeschreibung Dok.Nr. : 2056 Version : 1 Datum : Autor : bit.cst 1 Übersicht Das Dokument beschreibt die Neuerungen, Erweiterungen und Korrekturen, die BITqms mit der aktuellen Version 3.5 zur Verfügung stellt. In die Version wurden zahlreiche neue Module und Funktionen integriert. Die neue Hauptfunktion Begehungen ermöglicht die Durchführung, Bewertung und Dokumentation von regelmäßigen Qualitätskontrollen vor Ort. Diese können mit mobilen Geräten (Tablet-PCs, Smartphones, ) durchgeführt und mit BITqms synchronisiert und ausgewertet werden. Im Bereich Dokumentation erlaubt das neue Zusatzmodul Genehmigungen, Dokumente unabhängig vom Workflow durch interne und externe Stellen (z.b. Behörden) prüfen und genehmigen zu lassen. Darüber hinaus wurde eine Verbesserung der Benutzerführung (Hauptnavigation) durchgeführt: Der Benutzer kann zwischen den verschiedenen Hauptfunktionen des Systems (Dokumentation, Audit, Begehungen, Maßnahmen, ) mit der neu integrierten BITqms-Schaltfläche umschalten. Dadurch wird die Benutzerführung übersichtlicher und noch intuitiver. Der Bereich Administration und hier insbesondere das Rollen- und Berechtigungssystem von BITqms wurden flexibilisiert. Der Vorteil: Die einzelnen Funktionen in BITqms können optimal und dynamisch an die Erfordernisse der Kunden angepasst werden. Zudem wurden etliche Verbesserungen und Erweiterungen vor allem in den Bereichen Infocenter Dokumentation Audit Maßnahmen Bibliothek in die neue Version integriert. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 1/16

2 Inhaltsverzeichnis 1 Übersicht Neue Funktionen Geänderte Benutzerführung (Navigation) Neues Modul Genehmigungen Neuer Hauptfunktionsbereich Begehungen Neues Modul erweiterte Administration Mobile Audit- und Begehungsdurchführung Erweiterungen Infocenter Dokumentation Zusatzmodule Komplettausdruck einer Dokumentation (inkl. partiellem Druck) Anzeigen im Review Dokumentenverwendung Druckvorlagen je Dokument Weitere Audit Erweiterte Auswahlfelder Erweiterung Fragenkatalog Direktauswertungen am Audit Maßnahmen Erweiterung der Eingabemöglichkeiten Hinweise und Mitgeltende Unterlagen Bibliothek Berichte Administration / Übergreifend Bug-Fixes BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 2/16

3 2 Neue Funktionen 2.1 Geänderte Benutzerführung (Navigation) Die Navigationsstruktur von BITqms wurde aufgrund der zahlreichen neuen Module komplett überarbeitet und für jede Hauptfunktion ein eigener abgeschlossener Themenbereich erstellt. Folgende Hauptfunktionsbereiche stehen nun zur Verfügung Infocenter Dokumentation Audit Begehungen Maßnahmen Bibliothek Berichte Administration Die Auswahl der jeweiligen Hauptfunktion erfolgt durch Klick auf die BITqms-Schaltfläche. Die Hauptfunktionsauswahl passt sich dynamisch an die jeweilige/n Rolle/n des Benutzers dynamisch an. Die Rollen und damit die für den Benutzer verfügbaren Funktionen können die über die Administration gezielt gesteuert werden. Verfügt der Benutzer nur über einen einzigen Hauptfunktionsbereich, steht keine Auswahl zur Verfügung. In welchem Hauptfunktionsbereich man sich befindet wird durch einen Schriftzug im oberen Menü angezeigt. Bei Klick auf die BITqms-Schaltfläche erscheint der ausgewählte Bereich darüber hinaus grau hinterlegt. In diesem Zusammenhang haben die Hauptfunktionsbereiche Dokumentation Audit Begehungen Maßnahmen BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 3/16

4 ein eigenes integriertes Infocenter erhalten, in dem nur die zur jeweiligen Hauptfunktion passenden Informationen angezeigt werden. Analog können in jedem Hauptfunktionsbereich in der Verwaltung nur noch die passenden Einstellungen bearbeitet werden. 2.2 Neues Modul Genehmigungen Mit Hilfe des Moduls können externe Genehmigungen auf einzelne Dokumente oder aber auch auf ganze Dokumentationen durchgeführt werden. Details hierzu können im Dokument Umsetzung Genehmigungen nachgelesen werden. 2.3 Neuer Hauptfunktionsbereich Begehungen Diese neue Hauptfunktion ermöglicht eine einfache Bewertung und Dokumentation von regelmäßigen Qualitätskontrollen vor Ort. Merkmale Dokumentation regelmäßiger Begehungen und Qualitätskontrollen Aufbau und Verwaltung einer standortbezogenen Inventarstruktur Mangelverfolgung durch Korrekturmaßnahmen Systematische Auswertung und Erkennung von Verbesserungspotentialen Persönlicher Arbeitsbereich (Meine Aufgaben, Meine Termine) Erinnerung an fällige Aufgaben per Details hierzu können im Dokument BITqms Modul Begehungen nachgelesen werden. 2.4 Neues Modul erweiterte Administration Ergänzend zur Umstrukturierung der Navigation wurden auch die Rollen- und Rechtemöglichkeiten im BITqms stark erweitert. So stehen jetzt zusätzliche Rollen für Audit-, Begehungs- und Maßnahmen-Management sowie für die Administration zur Verfügung. Mit Hilfe des neuen Zusatzmoduls Erweiterte Administration können diese Rollen frei definiert und angepasst werden. Hierfür steht im Administrationsbereich der Funktionsbereich Rollen zur Verfügung. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 4/16

5 Die Zuordnung zu Benutzern oder Gruppen erfolgt wie gewohnt mit Hilfe vorgegebener Rollen (Verfasser, Prüfer, Freigeber, ), jedoch werden nun mit der neuen Version zusätzlich auch die Rollen und deren Berechtigungen von der Gruppe auf die Benutzer übertragen. 2.5 Mobile Audit- und Begehungsdurchführung Für die Durchführung von Audits und Begehungen steht zusätzlich zur vertrauten Abwicklung über die BITqms Oberfläche nun auch die Durchführung mit Hilfe von mobilen Geräten (Tablet-PCs, Smartphones, ) zur Verfügung. Momentan werden alle Geräte unterstützt, auf denen das Betriebssystem Windows Mobile (im Industriebereich das Hauptbetriebssystem) installiert ist/sich installieren lässt. Merkmale Synchronisation der durchzuführenden Audits und Begehungen Beantwortung von Fragen Mangelerfassung an Inventarobjekten Erfassen von Bildern und Sprachnotizen zur jeweiligen Frage oder Inventarobjekt Erfassen von Feststellungen Mehr Details hierzu folgen in einem eigenen Dokument. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 5/16

6 3 Erweiterungen 3.1 Infocenter Das Infocenter wurde neu und sehr flexibel umgestaltet. Es bietet dem Benutzer sämtliche persönlichen Informationen in einer übersichtlichen Baumstruktur an und passt sich flexibel an die jeweilige Aufgabensituation des Benutzers an. Der Zugriff auf das Infocenter kann darüber hinaus jetzt eigenständig berechtigt bzw. pro Benutzer eingestellt werden. Im Bereich Meine Aufgaben unterscheidet BITqms die jeweiligen Aufgaben nun nach Funktionsbereich. Um unnötige Komplexität zu vermeiden, passt der Bereich sich flexibel an die vorhandenen Aufgaben und an die Berechtigungen des jeweiligen Benutzers an. Zudem stehen zwei neue Informationsauswertungen zur Verfügung: Meine beteiligten Dokumente Zeigt alle aktuellen Dokumentversionen an, an denen der Benutzer z.b. als Verfasser mitgewirkt hat. Zuletzt aktualisierte Dokumente Zeigt die in den letzten 30 Tagen aktualisierten Dokumente an und liefert Lesern so einen einfachen Überblick über die Neuerungen. Natürlich werden nur die berechtigten Dokumente angezeigt. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 6/16

7 3.2 Dokumentation Zusatzmodule Im Zuge der Umgestaltung der Oberfläche wurden die Zusatzmodule Genehmigungen und Websites als eigene Funktionsbereiche umgestaltet Komplettausdruck einer Dokumentation (inkl. partiellem Druck) Mit Hilfe dieser Funktion kann eine gesamte Dokumentation oder aber nur Teile davon in einem Dokument zusammengefasst und als PDF oder aber unterschiedliche Word Versionen ausgegeben werden. Dabei kann der Benutzer entscheiden, welche Dokumente und Kapitel und welche Ausgabe erfolgen sollen. Das System integriert zusätzlich wenn in Vorlage vorhanden ein Inhaltsverzeichnis. Zudem gibt es nun auch eine eigene Verwaltung von Druckvorlagen, so dass z.b. für den Gesamtausdruck mehrere Vorlagen hinterlegt werden können (die Implementierung für den Einzelausdruck ist noch nicht abgeschlossen und erfolgt somit erst mit der nächsten Version, Hinterlegen kann man jedoch schon mehrere Druckvorlagen). BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 7/16

8 3.2.3 Anzeigen im Review Befindet sich ein Dokument im Review wird unter Freigabeinformationen nun der aktuelle Stand innerhalb des Reviews angezeigt. Dadurch können die am Review beteiligten Benutzer besser überblicken, in welchem Review-Zustand sich die Dokumentenversion befindet. Zudem werden nun die nächsten Schritte und die jeweils Beteiligten Mitarbeiter beim Abschluss einer Review-Aufgabe korrekt angezeigt. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 8/16

9 3.2.4 Dokumentenverwendung Mit der neuen Funktionen Dokumentenverwendung steht eine zusätzliche, nützliche Informationsauswertung für Dokumente zur Verfügung. Die Funktion zeigt alle Stellen auf, an denen ein Dokument verwendet wird, d.h. es zeigt Verknüpfungen des Dokumentes zu anderen BITqms-Objekten wie Dokumente, Audits u.a. auf. Der jeweils für das Dokument Verantwortliche kann sich mit Hilfe dieser Funktion also den genauen Durchblick hinsichtlich der weiteren Verwendung seines Dokumentes verschaffen, z.b. als Mitgeltende Unterlage in einem Audit oder als in einem Genehmigungsverfahren befindlich Druckvorlagen je Dokument An der Dokumentation (bei mehreren Dokumentation) oder aber in der Verwaltung können mehrere Druckvorlagen hinterlegt werden. Bei Kapiteln und Dokumenten kann bestimmt werden, ob eine abweichende Druckvorlage verwendet werden soll. Kapitel vererben ihre Druckvorlage an die unter ihnen liegenden Unterkapitel und Dokumente, wenn diese keine eigenen Druckvorlagen definieren. Bitte beachten: Druckvorlagen können nur hinterlegt werden, wenn mehr als eine Druckvorlage im System verfügbar ist. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 9/16

10 3.2.6 Weitere Die Übernahme der Änderung eines Dokumenten-Workflows in die aktuelle Version wurde optimiert. Berücksichtigt werden nun immer Änderungen der Mitarbeiter und Änderungen von Workflowschritten in der gleichen Ebene (dies macht vor allem bei verschachtelten Verfassen- und Prüfschritten Sinn Details auf Anfrage). Im Editor können Dokumentverlinkungen nun auch auf Kapitel erfolgen. Zudem kann übergreifend die Tabellenbreite auf 100% gesetzt werden. Kapitel und Dokumente können in eine andere Dokumentation verschoben werden. Hierfür steht ein erweiterter Assistent zur Verfügung. In der Kapitelübersicht erfolgt nun eine Direktlinkanzeige für Dokumente, die z.b. in s oder externen Links verwendet werden kann. Die MS Office Integration kann nun auch über den Firefox erfolgen. Jedoch muss hierfür die URL zum Öffnen des Dokumentes kopiert und in Word als Dateiverweis beim Öffnen verwendet werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 10/16

11 Die Überprüfung von Links wurde nun auch auf externe Links erweitert. 3.3 Audit Im Zuge der Navigationsänderung präsentiert sich der Fragenkatalog als eigenständiger Funktionsbereich Erweiterte Auswahlfelder Audits können nun klassifiziert werden. Hierfür stehen Auditgegenstand Status Zusammenhang zur Verfügung. Die bei Definition eines Audits zur Auswahl stehenden Felder können in der Verwaltung frei definiert werden Erweiterung Fragenkatalog Fragen und Antworten können nun auch frei typisiert werden. Dabei kann der Fragentyp und der Antworttyp in der Verwaltung frei definiert werden. So können z.b. Antworttypen wie KO-Kriterium angelegt und später ausgewertet werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 11/16

12 In der Auditübersicht erfolgt die dynamische Zusammenfassung/Aggregation dieser Antworttypen. Die Bestimmung von Fragetypen wie Pflichtfrage, Zusatzfrage ermöglicht eine selektive Übernahme der Fragen in die Audits. Zudem dienen diese als Information für die Durchführung und Beantwortung der Fragen. Der gesamte Fragenkatalog kann mit der neuen Version noch besser sortiert werden, zudem kann auch beim Audit eine abweichende Sortierung hinterlegt werden. Fragen können für die Schnellanlage dupliziert werden. Alle Fragen können durchsucht werden. Fragen können zudem mehreren Bereichen innerhalb der Fragenkataloge zugeordnet werden. So entfällt die Mehrfachanlage identischer Fragen Direktauswertungen am Audit Nach Abschluss eines Audits steht eine Detailauswertung zur Verfügung. Diese fasst die in den jeweiligen Kategorien erreichten Punkte zusammen. Vergleich der Instanzen Sind mehrere Instanzen abgeschlossen, können diese miteinander verglichen werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 12/16

13 3.4 Maßnahmen Erweiterung der Eingabemöglichkeiten Maßnahmen können typisiert werden. Zur Verfügung stehen Gegenstand und Zusammenhang. Diese können in der Verwaltung frei definiert werden. Zudem kann für jede Maßnahme eine Zeitdefinition zur Umsetzung angegeben werden. Diese hat sofortige Auswirkung auf die Fälligkeit der Maßnahmenaufgaben. In der Maßnahmen-Baumstruktur werden nun nur noch die einzelnen Pläne mit den jeweils offenen Maßnahmen und die offenen Maßnahmen angezeigt. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 13/16

14 Bei Klick auf einen Plan erhält man eine Übersicht aller offenen und abgeschlossenen Maßnahmen innerhalb des Planes und dessen Unterplänen. Zudem können Maßnahmen und deren Pläne beliebig umstrukturiert werden Hinweise und Mitgeltende Unterlagen Für Maßnahmen können zusätzlich Hinweise und Mitgeltende Unterlagen hinterlegt werden. Die mitgeltenden Unterlagen orientieren sich an der Funktion aus der Dokumentation. Die neuen Hinweise diesen u.a. zum Hinterlegen von Grafiken oder weiterführenden Anmerkungen 3.5 Bibliothek Die Auswahl des Dateiordners bei Mehrfach-Upload von Dateien (wenn Option aktiviert) ist jetzt möglich. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 14/16

15 3.6 Berichte Folgende Berichte wurden ergänzt: Dokumentation o Aktuelle Kommentare Zeigt alle Kommentare an der aktuell frei gegebenen Dokumentenversion für die vom User berechtigten Dokumente (Anzeige für Administrator des Dokuments) o Prozesszuordnungen Zeigt alle Prozesszuordnungen in Form eines Berichts Maßnahmenberichte o Maßnahmen in Arbeit o Erweiterte Maßnahmenübersicht o Verlaufauswertungen für offene und abgeschlossene Maßnahmen Auditberichte o Audits in Arbeit o Auditliste o Maßnahmenliste o Ergebnisliste o Fragenstatistik o Benchmarking Begehungsberichte o Begehungen in Arbeit o Begehungsliste o Maßnahmenliste o Ergebnisliste o Inventarstatus o Benchmarking o Fragenstatistik o Inventarstatistik 3.7 Administration / Übergreifend Die MS Active Directory Synchronisation wurde optimiert und berücksichtigt nun auch Änderungen von adressen. Überarbeitete Prüfung auf vollständige Workflows bei Neuanlagen von Dokumenten, Maßnahmen, Audits, Begehungen Eine eigene Absenderadresse kann für Workflow- s hinterlegt werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 15/16

16 4 Bug-Fixes Nachfolgend eine kurze Auswahl der wichtigsten Bugfixes: - Hinzufügen von schreibgeschützten PDFs - direkte Bearbeitung der Prozesslandkarte - Korrekte Anzeige bei Ordnerverweisen auf die Bibliothek für nicht berechtigte Leser - Änderung von Links bei geänderter Schriftart (vorher Error) - Verkürzen von zu langen adresen in der Benutzerliste - Skriptfehler bei Word- und Excel Import im Editor entfernt - Direkte Uploadprüfung bei nötigem Upload - Korrekte Anzeige der nächsten Bearbeiter und -schritte im Review - Korrekte Version wird bei Neuanlage über Review-Workflow ausgewählt - BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 16/16