Revisionssicherheit Beilage zur Kundeninformation

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1 Revisionssicherheit Beilage zur Kundeninformation

2 Definition Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entsprechen. 2

3 Komponenten Revisionssicherheit besteht aus 2 Komponenten: Langzeitarchivierung Unter elektronische Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. 3

4 10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. 7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. 4

5 Anforderungen zusammengefasst Verfahrensdokumentation Dokumentenformat Datenbank Archivsoftware Speichersystem (Speichermedium) 5

6 Schlüsselwort: Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation dient als Nachweis der Revisionssicherheit eines Dokumentenmanagementsystems gemäß GDPdU. Dies ist zum einen die technische Dokumentation des eingesetzten Verfahrens auf Seiten des Softwareanbieters. Zum anderen ist das organisatorische Verfahren im Unternehmen zu dokumentieren. D.h.: Wer erfasst wie, wann und wo welche Dokumente und was passiert mit diesen weiter. Letztlich muss aus dem organisatorischen Teil die Vollständigkeit der digitalen Archivierung sämtlicher steuerlich relevanter Dokumente hervorgehen, damit eine digitale Archivlösung als GDPdUkonform akzeptiert wird. 6

7 Wussten Sie schon, dass... für den Nachweis der Revisionssicherheit keinerlei Zertifikate erforderlich sind? Revisionssicherheit nur die Dokumente betrifft, die eine fiskalische Relevanz haben? es keine Regelung gibt, die eine bestimmte Technologie oder ein bestimmtes Speichermedien vorschreibt? ELO allein nicht revisionssicher ist? PDF/A Format nicht revisionssicher ist? die CD-R, DVD-R als Speichermedien für Langzeitarchivierung verwendet werden können? 7

8 Warum M3 nicht revisionssicher sein muss: Alle abrechnungsrelevanten Belege werden in der Finanzbuchhaltung aufbewahrt. Also sollte auch dort archiviert werden. Sollte M3 Logisticware als das zentrale Archivierungssystem gelten, müssten hier auch alle Rechnungen zu Büro-Miete, Gas, Strom ect. erfasst und archiviert werden. Die Aufbewahrung/Archivierung von Belegen ist Teil der Buchhaltung. M3 Logisticware ist kein Buchhaltungssystem. 8

9 Unser Hinweis: Fragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt, welches elektronische Archivierungssystem als revisionssicher anerkannt wird. 9