Infoveranstaltung MS Outlook Küster-Schumann, PC Schulungen & Coaching

Transkript

1 Infoveranstaltung MS Outlook Küster-Schumann, PC Schulungen & Coaching

2 Strukturierung der Veranstaltung Dauer 1 Std Anpassungen der Oberfläche Symbolleiste anpassen KW anzeigen lassen Aufgabenleiste einblenden Lesebereich, Unterhaltungen Nicht migrierte Elemente Signatur/en einrichten Abwesenheitsnotiz einrichten Regeln definieren Adressierung Neu Kalendermöglichkeiten Darstellung Termine erstellen Besprechungsplanung Kalenderfreigabe Universität Stuttgart

3 Anpassung und Darstellung der Oberfläche

4 Anpassungen der Oberfläche Die Standarddarstellung der Outlook Oberfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Lesebereich Navigationsbereich Wechsel zw. Outlook Bereichen Universität Stuttgart

5 Anpassungen der Oberfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Universität Stuttgart

6 Anpassungen der Oberfläche Aufgabenleiste dauerhaft einblenden Universität Stuttgart

7 Anpassungen der Oberfläche KW (Kalenderwoche) im Datumswechsler anzeigen lassen Registerkarte Datei Befehl Optionen Universität Stuttgart

8 Anpassungen der Oberfläche Sortierung, Gruppierung und Unterhaltungsansicht SORTIEREN GRUPPIEREN UNTERHALTUNGSANSICHT Universität Stuttgart

9 Nicht migrierte Elemente einrichten

10 Nicht migrierte Elemente einrichten Signatur/en erstellen und Standardsignatur festlegen 1. Bestehende Signatur aus einer Beispielmail in die Zwischenablage kopieren Strg+C 2. Neue Mail erstellen 3. Signaturen. 4. Neu 5. Namen für die Signatur vergeben 6. In den Textteil klicken und mit Strg+V den kopierten Inhalt einfügen 7. Als Standardsignatur für Neue Nachrichten festlegen Universität Stuttgart

11 Nicht migrierte Elemente einrichten Automatische Antworten (Der Abwesenheitsassistent) Registerkarte Datei Automatische Antworten Anklicken: Automatische Antworten senden Anklicken: Nur in diesem Zeitraum senden und den Zeitraum definieren Text ins Textfeld schreiben, dann markieren und mit Strg+C kopieren In Außerhalb meiner Organisation klicken und dort mit Strg+V einfügen Evtl. Regeln definieren Universität Stuttgart

12 Nicht migrierte Elemente einrichten Regeln definieren (Teil 1) Mit Regeln kann man z.b. Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff und/oder Text automatisch in einen definierten Ordner verschieben lassen Datei Regeln und Benachrichtigungen verwalten Universität Stuttgart

13 Nicht migrierte Elemente einrichten Regeln definieren mit Vorlage (Teil 2) Regel mit einer Vorlage beginnen Blau unterstrichene Elemente definieren Universität Stuttgart

14 Nicht migrierte Elemente einrichten Regeln definieren ohne Vorlage (Teil 3) Den Regelassistent durchlaufen Definieren Sie die Bedingung/en für die die Regel gelten soll Regel ohne Vorlage beginnen Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese Legen Sie fest, welche Aktion/en mit den Mails passieren sollen Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese Regelname vergeben und bestätigen Universität Stuttgart

15 Nicht migrierte Elemente einrichten Adressierung neu Erstellen Sie eine neue Mail Globale Adressliste aufrufen über Wechsel zu den eigenen Kontakten über das Auswahlfeld bei Adressbuch Universität Stuttgart

16 Kalendermöglichkeiten

17 Kalendermöglichkeiten Darstellung des Kalenders Anzeigevarianten Eigener und Fremde Kalender Universität Stuttgart

18 Kalendermöglichkeiten Termine erstellen (Alternativmöglichkeiten) Direkteingabe in den Kalender Direkteingabe mit Markierung Terminkarte Termin aus Klicken Sie an eine Stelle des Kalenders und schreiben Sie los Ergibt einen 30 Min Termin Markieren Sie einen Zeitrahmen im Kalender und schreiben Sie los Termindauer ist schon korrekt Klicken Sie auf Neuer Termin und machen Sie die Eingaben in die Terminkarte Alle Details möglich Ziehen Sie eine Mail mit gedrückter rechter Maus auf Kalender dann ist die Mail in der Terminkarte Universität Stuttgart

19 Kalendermöglichkeiten Die Terminkarte Wie soll der Termin bei der Besprechungsplanung für andere angezeigt werden Privater Termin Termindetails Universität Stuttgart

20 Kalendermöglichkeiten Terminserien Universität Stuttgart

21 Kalendermöglichkeiten Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 1) Wählen Sie im Kalender den Befehl Neue Besprechung Wählen Sie übers Adressbuch die gewünschten Teilnehmer und über Räume den gewünschten Raum aus Tragen Sie den Betreff, das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, fügen Sie wenn gewünscht Anhänge bei und schreiben Sie eine kleine Einladung im Notizbereich Wechseln Sie dann zum Terminplanungs-Assistent Universität Stuttgart

22 Kalendermöglichkeiten Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 2) Kontrollieren Sie, ob die Teilnehmer Zeit haben und der Raum ebenfalls frei ist. Verschieben Sie den Termin falls Terminkonflikte auftreten Klicken Sie auf Senden, um die Besprechungseinladung zu verschicken Der Termin ist in Ihrem Kalender bereits eingetragen Universität Stuttgart

23 Kalendermöglichkeiten Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 3) Die Teilnehmer erhalten die Besprechungsanfrage und klicken eine der angebotenen Möglichkeiten an. Universität Stuttgart

24 Kalendermöglichkeiten Besprechungsplanung: Besprechung verschieben Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung Ändern Sie Datum und/oder Uhrzeit, schreiben Sie eine Information warum der Termin geändert wird und klicken Sie auf Die Besprechungsteilnehmer erhalten dann die korrigierte Besprechungsanfrage und können erneut entscheiden, ob sie teilnehmen möchten Universität Stuttgart

25 Kalendermöglichkeiten Besprechungsplanung: Besprechung absagen Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung Wählen Sie den Befehl Schreiben Sie eine kleine Information warum der Termin abgesagt wird und klicken Sie auf Absage senden Die Besprechungsteilnehmer erhalten die Absage im Posteingang und klicken auf Aus Kalender entfernen Universität Stuttgart

26 Kalendermöglichkeiten Kalender freigeben: Leseberechtigung Klicken Sie Ihren Kalender an und wählen Sie den Befehl Schicken Sie an die Personen für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten die Freigabeeinladung. Legen Sie bei Details die Berechtigung fest. Wenn Sie selbst eine Freigabeeinladung erhalten, klicken Sie auf Universität Stuttgart

27 Kalendermöglichkeiten Kalender freigeben: Weitergehende Berechtigungen (Teil 1) Klicken Sie Ihren Kalender an und wählen Sie den Befehl Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Person aus. Markieren Sie die Person danach in der Liste und wählen Sie die Berechtigungsstufe. Im unteren Bereich sehen Sie die genauen Berechtigungen die mit der jeweiligen Stufe verbunden sind. Universität Stuttgart

28 Kalendermöglichkeiten Kalender freigeben: Standardberechtigungen (Teil 2) Im Dialogfeld Kalenderberechtigungen ist auch die Standardberechtigung für Ihren Kalender voreingestellt. Für Beschäftigte und Beamten/innen ist die Standardeinstellung Frei/Gebucht Zeit Gastaccounts bzw. Studenten/innen können die Kalender nicht einsehen und haben keine Berechtigung darauf Universität Stuttgart

29 Wichtige Links

30 Wichtige Links Outlook Web Access UniMail Portal TIK: Technische Informations- und Kommunikationsdienste Universität Stuttgart

31 Vielen Dank! Gabriele Küster-Schumann Telefon +49 (0) schulung Fax +49 (0) 711 r- Universität Stuttgart schuman n.de