Zeitmanagement mit Outlook Sabine Spieß, Marlies Schimming. 1. Ausgabe, November 2016 ISBN SWP-ZMOL2016

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1 Zeitmanagement mit Outlook 2016 Sabine Spieß, Marlies Schimming 1. Ausgabe, November 2016 SWP-ZMOL2016 ISBN

2 3 Prioritäten setzen 3 3. Prioritäten setzen 3.1 Entscheidungen treffen Prioritäten setzen Haben Sie ausreichend Zeit, alle anstehenden Aufgaben zu erledigen und alle Termine wahrzunehmen, müssen Sie keine Prioritäten setzen. Die Realität sieht aber bei den meisten Menschen anders aus. Es gibt viele Termine, Aufgaben und Dringliches, was zu tun ist. Deshalb müssen Sie sich entscheiden, wann Sie was tun. Vielen Menschen fällt es schwer, diese Entscheidungen zu treffen. Klare Ziele eindeutige Prioritäten Kennen Sie Ihre Ziele genau, fällt es wesentlich leichter, Prioritäten zu setzen. Beispiel: Karl hat als Monatsziel definiert, 5 Neukunden in den Bestand aufzunehmen. Dafür bereitet er eine Präsentation mit einer besonderen Dramaturgie vor. Er bekommt kurzfristig noch eine Einladung, am Vorabend der Präsentation die Firma allgemein bei einem Verbandstreffen vorzustellen. Karl lehnt ab. Er benötigt den Vorabend dringend zur Vorbereitung. Das Verbandstreffen ist für ihn nicht zielführend. Treffen Sie klare Entscheidungen. Orientieren Sie sich dabei an Ihren Zielen. Welche Termine und Aufgaben führen Sie zu Ihren Zielen? 3.2 Denkmodelle für Prioritäten Mithilfe der Denkmodelle können Sie Ihren Aufgaben Wichtigkeitsstufen zuordnen. Dabei sollten Sie stets Ihre formulierten Ziele im Blick haben. Denkmodelle unterstützen Sie bei der Prioritätensetzung, nehmen Ihnen jedoch das Treffen von Entscheidungen nicht ab. 18 HERDT-Verlag

3 Prioritäten setzen 3 ABC-Analyse Nach der ABC-Analyse gibt es im Alltag wenige wirklich wichtige Aufgaben (A-Aufgaben), mehrere mittelwichtige (B-Aufgaben) und viele weniger wichtige Aufgaben (C-Aufgaben). Gerade die weniger wichtigen Aufgaben sind oft wahre Zeitfresser und behindern Sie beim Erreichen Ihrer Ziele. Alle Aufgaben und Termine, die zielführend sind, sind demnach A-Aufgaben. Empfehlungen nach der ABC-Analyse Verwenden Sie viel Zeit für die wichtigen A-Aufgaben. Verwenden Sie weniger Zeit für die mittelwichtigen B-Aufgaben. Versuchen Sie so wenig Zeit wie möglich für die unwichtigen C-Aufgaben aufzuwenden. Einteilung der Aufgaben nach der ABC-Analyse Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben für die nächste Woche. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit mit Blick auf Ihre Ziele. Vergeben Sie die Prioritäten (A, B, C). Im Idealfall sind die ersten 15 % Ihrer Aufgaben auf der Liste A-Aufgaben, die nächsten 20 % B-Aufgaben und der Rest (65 %) C-Aufgaben. Hilfestellung bei der Prioritätenvergabe Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, die Aufgaben mit A, B oder C zu versehen. In welchem Maß trägt die Aufgabe zur Zielerreichung bei? Hat die Tätigkeit Auswirkungen auf andere Tätigkeiten, die wichtig sind? Erhöht die Erledigung der Aufgabe Anerkennung, Wertschätzung usw. bei Kollegen/Vorgesetzten? Was passiert, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird? Kann jemand anderes die Aufgabe übernehmen? Aufgabenplanung Gestalten Sie Ihre Monats-, Wochen- und Tagesplanung so, dass Sie die meiste Zeit Ihren A- Aufgaben widmen. Empfohlen wird, dass Sie 65 % der Zeit mit der Bearbeitung von A-Aufgaben verbringen. A-Aufgaben B-Aufgaben C-Aufgaben 65 % Ihrer Zeit Max. 20 % Ihrer Zeit Max. 15 % Ihrer Zeit Versuchen Sie, einen Großteil Ihrer Zeit mit den zielführenden A-Aufgaben zu planen. B- und C- Aufgaben sind meistens delegierbar. HERDT-Verlag 19

4 3 Prioritäten setzen Pareto-Prinzip Vilfredo Pareto, ein italienischer Volkswissenschaftler, entdeckte Ende des 19. Jahrhunderts, dass 80 % des italienischen Volksvermögens im Besitz von 20 % der italienischen Bürger waren. Diese Regel ließ bzw. lässt sich auf verschiedene betriebswirtschaftliche Bereiche übertragen und auch auf das Zeitmanagement anwenden. Sie bedeutet hier: Sie sind erfolgreich, wenn Sie sich auf die 20 % wichtigen Aufgaben konzentrieren und diese konsequent und systematisch erledigen. Sie werden weniger Erfolg haben, wenn Sie 80 % Ihrer weniger wichtigen oder unwichtigen Aufgaben abarbeiten. Ähnlich wie bei der ABC-Analyse sollen Sie sich auf die wichtigen, zielführenden Aufgaben konzentrieren und die weniger wichtigen Aufgaben reduzieren. Das Pareto-Prinzip lässt sich auch auf die Bearbeitung einzelner Aufgaben übertragen. Entwickeln Sie bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben ein Gespür dafür, wann die Aufgabe im Ergebnis fertig ist. Entlarven Sie z. B. designtechnische Basteleien. Überdenken Sie letztendlich auch Ihren perfektionistischen Anspruch. 3.3 Aufgaben eintragen Das Modul Aufgaben Im Modul Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, alle Aufgaben zu erfassen, zu terminieren und zu priorisieren. Dazu kennzeichnen Sie Ihre A-Aufgaben mit der Priorität Hoch oder legen eine separate Kategorie für Ihre wichtigen Aufgaben an. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf. Lesebereich Aufgabenordner Überfällige Aufgabe in roter Schrift Der Lesebereich lässt sich über das Register Ansicht, Gruppe Layout, Lesebereich ein- und ausblenden. 20 HERDT-Verlag

5 Prioritäten setzen 3 Aufgaben mit Details erstellen Klicken Sie im Register Start, Gruppe Neu, auf Neue Aufgabe. 1 Aufgabe eingeben 2 Start- und Fälligkeitsdatum festlegen 4 Details eingeben 3 Priorität der Aufgabe festlegen Möchten Sie an die Aufgabe erinnert werden, aktivieren Sie das Kontrollfeld Erinnerung und legen Sie über die dazugehörigen Felder das Datum und die Uhrzeit fest. Klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen. Aufgaben schnell erstellen 1 In das Feld klicken, Aufgabenbeschreibung eingeben und Ü drücken Die Aufgabe erscheint in der Liste der heutigen Aufgaben Klicken Sie die erstellte Aufgabe in der Aufgabenliste doppelt an, können Sie weitere Details für die Aufgabe wie oben beschrieben eingeben. HERDT-Verlag 21

6 3 Prioritäten setzen Fälligkeit einer Aufgabe ändern Sie können in der Aufgabenliste die Fälligkeit einer Aufgabe schnell wie folgt ändern: 1 In das Feld Fällig am der Aufgabe klicken Klicken Sie auf und wählen Sie im angezeigten Kalender ein Datum aus. Aufgaben mit gleicher Fälligkeit erstellen Möchten Sie mehrere Aufgaben mit derselben Fälligkeit wie z. B. Nächste Woche erstellen, können Sie die Fälligkeit als Schnellklick festlegen. Beim Eintragen der Aufgaben wird dann automatisch die festgelegte Fälligkeit zugewiesen. 1 Mit rechts auf ein beliebiges klicken 3 Fälligkeit wählen 2 Auf Schnellklick festlegen klicken Bestätigen Sie mit OK. Erstellen Sie die gewünschten Aufgaben. 3.4 Prioritäten für Aufgaben eintragen Priorität einer Aufgabe festlegen Ihre A-Aufgaben sollten Sie mit der Wichtigkeit Hoch kennzeichnen, damit Sie diese stets im Blick behalten. Sie können dies im Anzeigebereich über die Spalte Prioritäten einstellen: 22 HERDT-Verlag

7 Impressum Matchcode: SWP-ZMOL2016 Autoren: Sabine Spieß, Marlies Schimming Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, November 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.