Qualitätsmanagement in der klinischen Forschung. Dr. Marc Barthold Stabsstelle Qualitätsmanagement in der klinischen Forschung

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1 Qualitätsmanagement in der klinischen Forschung Dr. Marc Barthold Stabsstelle Qualitätsmanagement in der klinischen Forschung

2 KERNAUFGABEN: Sicherstellung eines funktionalen Qualitätsmanagements des Sponsors MHH bei Arzneimittel- und Medizinprodukteprüfungen Unterstützung der Prüfzentren der MHH beim Aufbau eines funktionalen Qualitätsmanagements Unterstützung bei Audits durch Dritte (inkl. behördlicher Inspektionen) und zentraler Ansprechpartner für das Gewerbeaufsichtamt im Bereich GMP, Gewebe und GCP Unterstützung der Gewebeentnahme und GMP- Einheiten der MHH bei übergreifenden Fragen der Qualitätssicherung

3 Qualitätsmanagement in klinischen Studien ETHIK- KOMMISSION Sponsor Prüf Plan PEI Behörden Prüfer Prüf Data Plan Monitor Auditor

4 Qualitätsmanagement in klinischen Studien ETHIK- KOMMISSION Sponsor Prüf Plan PEI Behörden Prüfer Prüf Data Plan Monitor Auditor

5 Wozu Qualitätsmanagement? ICH GCP requires in Section 5.1, that the sponsor implements and maintains systems for quality assurance and quality control The key elements of the quality system include: Documented procedures being developed, implemented and kept up-to-date Training of sponsor personnel as well as of the personnel in affiliates, at partners and at trial sites Validation of computerised systems Monitoring of trial sites and technical facilities on-site or by using centralised monitoring techniques Data management and quality control Internal and external audits performed by independent auditors Stabsstelle Qualitätsmanagement in der klinischen Forschung

6 Inspektionen in der klinischen Forschung Ankündigung ca. 2 Monate vorher 2-4 Tage, 2-4 Inspektoren Deutschland: (meist) Gewerbeaufsicht H, Begleitung durch BfArM, PEI. International: FDA Fokus: Good Clinical Practice (GCP) <an der MHH auch: GMP & Gewebe>

7 Erfahrungen aus Inspektionen Inspektionen mit MHH-Beteiligung: 1. Sep. 2011: Monozentrische Medizinprodukteprüfung Sponsor: MHH Inspektion aus Anlass einer fehlenden behördlichen Anzeige Sept Nov. 2011: Multizentrische Arzneimittelprüfung Sponsor: erst MHH, später Pharma GCP-Sponsorinspektion im Rahmen der koordinierten Überwachung 3. Jul. 2011: Multizentrische Arzneimittelprüfung Sponsor: MHH Routine-GCP-Prüfzentrumsinspektion (2) in anderen Prüfzentren

8 Erfahrungen aus Inspektionen Inspektionen mit MHH-Beteiligung: 4. Jun. 2012: Multizentrische Arzneimittelprüfung Sponsor: Pharma Routine-Prüfzentrums-Inspektion, MHH 5. Apr. 2013: Multizentrische Arzneimittelprüfung Sponsor: Biotech. GCP-Prüfzentrumsinspektion im Rahmen der koordinierten Überwachung, Prüfzentrum und Zentral-Labor, MHH

9 Mängel in Inspektionen Kritisch: Patientensicherheit oder rechte oder Datenintegrität beeinträchtigt, Gesetzesverstöße. Folge: Nicht-Anerkennung der Daten, Rechtliche Schritte. Schwerwiegend: Patientensicherheit oder rechte oder Datenintegrität könnten beeinträchtigt sein. Folge: Nicht-Anerkennung der Daten oder rechtliche Schritte möglich. Sonstige: anderes Fehlverhalten ( )

10 Beispiele für kritische und schwerwiegende Mängel Sponsor hat kein Qualitätssicherungssystem: schwerwiegend Die Vorkehrungen zur Archivierung entsprechen nicht den Standards: schwerwiegend Sicherheitsreporting (SAEs) war nicht nachvollziehbar: kritisch Prüfplan entspricht nicht den Vorgaben der Norm: kritisch Anzeige bei der Behörde fehlt: schwerwiegend & Übergabe an Staatsanwaltschaft (Ermittlungsverfahren)

11 Beispiele für kritische und schwerwiegende Mängel Genehmigung des BfS war ausgelaufen: kritisch, Verstoß gegen RöV Patientendaten wurden an Sponsor übermittelt: kritisch, Verstoß gegen Datenschutzgesetz, Ordnungswidrigkeit Monitoring wurde nicht ordnungsgemäß durchgeführt: schwerwiegend Prüfarzt war tätig ohne zustimmende Bewertung der Ethik: kritisch Prüfarzt war nicht bei Landesbehörde angezeigt: schwerwiegend

12 Maßnahmen 1. Qualitätssicherungssystem des Sponsors MHH: Studienregister der MHH: - Basierend auf den bei der Ethikkommission eingereichten Projekten - 1x im Jahr Abfrage des Status in den Zentren (Q3) - Jährlicher Bericht an das Präsidium - Quartalsweise Bericht an die Sponsorvertreter über Studien mit Sponsor MHH

13 Aktive Studien (Stand Q3/2012) 442* aktive AMG- und MPG-Studien an der MHH davon interventionelle AMG-Studien: 408 (92%) davon Studien nach MPG: 34 ( 8%) Studien mit nicht-kommerziellen Sponsoren: 101 (22%) davon Sponsor MHH: 21 ( 5%) * ca. 15 Studien Aktivitätsstatus noch unsicher

14 Maßnahmen 1. Qualitätssicherungssystem des Sponsors MHH: Documented Procedures: QM-System: HCTC, Biometrie, Pharmakovigilanz (Klinische Pharmakologie), CRC, QM KliFo Schnittstellenvereinbarungen, Verträge, Dienstanweisungen Audits performed by independent auditors: 2012: 6 interne Audits bei Sponsor-Investigator, Hersteller, Labors, Gewebeentnahmeeinrichtungen 2013: Sponsorvertreter, Prüfzentren ( )

15 Maßnahmen 2. Pilotprojekt Qualitätssicherung Prüfzentrum: Nachschulung von Prüfärzten Entwicklung von SOPs, Checklisten, Hilfsmitteln: Dokumentationsstandards Schulungs-SOP Aufklärung von Patienten Lagerung von Studienmedikation Sicherheitsreporting Administration ( )

16 Maßnahmen 3. Projekt GCP-konforme Archivierung: Projektgruppe: ZIMt, Gebäudemanagement, Unternehmensentwicklung, Studienzentren (Nutzer) Ziel: - Leitfaden zur GCP-konformen Archivierung von Studiendokumenten in der MHH (2014)

17 Maßnahmen 4. Begleitung von Inspektionen: Information/Schulung von beteiligtem Personal Vorbereitendes, internes Audit des betroffenen Projektes oder von Teilbereichen Begleitung während der Inspektion Unterstützung nur bei Unklarheiten Beantwortung übergeordneter Fragen

18 Qualitätsmanagement in klinischen Studien ETHIK- KOMMISSION Sponsor Prüf Plan PEI Behörden Prüfer Prüf Data Plan Monitor Auditor

19 Maßnahmen Kapazitätsmanagement Qualifizierung von Personal Schnittstellenmanagement Kommunikation

20 Studienschwestern, Dokumentations- Assistenten, Datenmanager ( )

21 Wozu Qualitätsmanagement? Planung: spezifizierte Zielwerte & akzeptable Abweichungen Act Klare Verantwortlichkeiten Do Datenbasierte Entscheidungen Verbesserte Kontrolle Möglichkeit einzugreifen TOP-DOWN