Benutzerhandbuch Premium Online-Shop

Transkript

1 Benutzerhandbuch Effizient Premium einkaufenonline-shop und Prozesskosten sparen. 1 Benutzerhandbuch Premium Online-Shop Ihre Ansprechpartner Herr Stefan Hamatna Frau Susanne Fischer Frau Silke Schleißing *3,9 Ct./Min. aus dem Festnetz, Mobil max. 42 Ct./Min KAUT-BULLINGER E-Commerce Stand 02/2011 KAUT-BULLINGER Bürobedarf GmbH E-Commerce Karwendelstraße Taufkirchen/München Tel. (0 1801) * Fax (0 800) eservice@kautbullinger.de

2 Premium Online-Shop Benutzerhandbuch 2 Inhalt Funktionen Anmeldung Artikelsuche Allgemeine Suche Suche im Katalog Detailsuche Suche über Stichworte/Artikelnummern Artikelansichten Artikelauswahl Artikelvergleich Bestellung aus dem persönlichen Sortiment Artikel dem persönlichen Sortiment hinzufügen Bestellung abschließen Warenkorb Zur Kasse Bestellarchiv Benutzerkonto Ansprechpartner...7

3 Premium Online-Shop Benutzerhandbuch 3 Funktionen 1. Anmeldung Sie erhalten von KAUT-BULLINGER eine mit Ihren persönlichen Zugangsdaten. Nach Eingabe der Webadresse bzw. Nutzung des Links zum Onlineshop sehen Sie ein Login-Fenster. Jedes Mal, wenn Sie das Bestellsystem betreten wollen, müssen Sie sich vorher anmelden, damit das System Sie identifizieren kann. Sie benötigen für die dreistufige Anmeldung den Kundennamen (Shopname), Ihren Benutzernamen und das Passwort. Sind Ihnen Benutzername und Passwort bereits mitgeteilt worden, so geben Sie diese mit Ihrem Kundennamen ein und klicken anschließend auf die Taste Anmelden. Werden dreimal hintereinander die falschen Zugangsdaten eingegeben, werden Sie vom System gesperrt. Die Sperrung kann nur von dem für diesen Webshop zuständigen Administrator aufgehoben werden. Der Administrator wird Ihnen bekannt gegeben und ist in der Regel ein Ansprechpartner bei Ihnen im Haus. Nach dem Login gelangen Sie zum Startbildschirm: Wir stellen Ihnen nun in der Folge die einzelnen Schritte für die Zusammenstellung eines Warenkorbes vor: Artikelsuche Artikelauswahl Warenkorb 2. Artikelsuche Um eine Bestellung auszulösen, müssen Sie zunächst den Warenkorb füllen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: 2.1. Allgemeine Suche Mit den Reitern Kern/Alle Artikel/ haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Sortimentsansichten zu wählen. Dieser Schalter ist nur dann sichtbar, wenn Sie Zugriff auf Kern- und Gesamtsortiment haben. Über das Suchfeld können Artikel über alle Kataloge gesucht werden. Sie können ebenso nach Artikel- und Hersteller-Nummern suchen. Das Suchergebnis liefert die gefundenen Artikel im Hauptbildschirm und mit Filterfunktion sortiert nach Katalogen und nach weiteren möglichen Kriterien (z.b.: Hersteller ) Suche im Katalog Um Artikel aus einem Katalog auswählen zu können, müssen Sie sich zuerst für einen Katalog entscheiden (Bürobedarf). Diesen klicken Sie an und gelangen in die Warengruppenstruktur des jeweiligen Kataloges. Falls Sie nur einen Katalog freigegeben haben, sehen Sie bereits nach der Anmeldung die Warengruppenstruktur Bürobedarf von KAUT- BULLINGER. Klicken Sie auf die Rubrik, deren Artikel Sie bestellen möchten. Beispiel: Papiere-Folien-Etiketten, wenn Sie Notizzettel benötigen. Nach dem Klick auf die Rubrik öffnet sich der entsprechende Unterordner als weitere Untergliederung. Klicken Sie auf die Beschreibung der Kategorie, in der sich der gewünschte Artikel befindet. Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis im rechten Teil des Bildschirms der gewünschte Artikel erscheint. Beispiel: Klick auf Papiere-Folien-Etiketten und anschließend auf Notizzettel. Möchten Sie die Rubriken einer vorangegangenen Ebene ansehen, klicken Sie dazu auf die übergeordnete Bezeichnung. Um wieder auf die Übersicht aller Kategorien zu gelangen, klicken Sie auf den Katalog, in diesem Beispiel KAUT-BULLINGER Detailsuche Über die Detailsuche erhalten Sie weitere Möglichkeiten zur Artikelsuche: Kataloge (Standardanzeige) Texte, Stichwörter, Artikel-Nr. Schnellerfassung Mit Klick auf das Symbol/Detailsuche öffnet sich das Menü Suche über Stichworte/Artikelnummern Die Suche über Artikelnummern, Stichworte und Texte können Sie über alle Kataloge laufen lassen oder sie bereits im Vorfeld über das Dropdown- Menü Suchen in Katalog auf einen bestimmten Katalog einschränken. Sie können einen Teil eines Stichworts des gesuchten Artikels in das Feld Suche nach Stichwörtern eingeben und anschließend auf Suchen klicken. (Bitte geben Sie mehr als zwei Zeichen ein). Im Feld Suche nach Artikel-Nr. können Sie eine Artikelnummer eingeben, die aus Buchstaben/Zahlen bestehen kann. Nachdem Sie auf Suchen geklickt haben, wird gesucht, ob es zu der Eingabe entsprechende Artikelnummern gibt. Ist Ihnen nicht die gesamte Nummer bekannt, so reicht es, einen Teil (mindestens aber 3 Zeichen) der Artikelnummer einzugeben. Im Feld Suche im Text können Sie eine beliebige Bezeichnung eingeben, die aus Buchstaben/Zahlen bestehen kann. Nachdem Sie auf Suchen ge-

4 Premium Online-Shop Benutzerhandbuch 4 klickt haben, wird gesucht, ob es zu der Eingabe entsprechende Einträge in den Artikeltexten gibt. Ist Ihnen nicht die gesamte Bezeichnung bekannt, so reicht es, einen Teil (mindestens aber 3 Zeichen) der Bezeichnung einzugeben. Die gefundenen Artikel werden in der Artikelauswahl aufgelistet. Diese Auflistung gleicht der, die Sie erhalten, wenn Sie nach Stichwörtern gesucht haben Artikelansichten Die gefundenen Artikel werden in einer Liste angezeigt. Sie wählen den gewünschten Eintrag aus und gelangen somit in die Artikelauswahl. Verfahren Sie weiter, wie bei der Suche im Katalog (siehe 2.2). Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit über den Filter (z. Bsp.: Hersteller) die Suche bei mehreren Suchtreffern weiter einzugrenzen. Sie haben im Onlineshop die Möglichkeit, mehrere Artikelansichten bei Artikellisten auszuwählen. Ebenso können Sie die Anzahl der Artikel beschränken. Wählen Sie die gewünschte Artikelanzahl aus. Über den Button zum Warenkorb gelangen Sie direkt in Ihren persönlichen Warenkorb. Sie können den Artikel auch über die Symbole in den Warenkorb bzw. in das persönliche Sortiment legen. Möchten Sie vorher noch detailliertere Informationen über den Artikel einsehen, klicken Sie auf die Bezeichnung des Artikels. Auf der Seite Detailansicht werden Ihnen Detailinformationen zu dem gewünschten Artikel angezeigt. Um einen Artikel dem Warenkorb hinzuzufügen, geben Sie die gewünschte Menge in das Feld Menge ein. Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie den Schalter In den Warenkorb anklicken. In pers. Sortiment Möchten Sie den Artikel Ihrem persönliches Sortiment hinzufügen, betätigen Sie bitte den Schalter In pers. Sortiment. Möchten Sie den Artikel Ihrem Kundensortiment hinzufügen, betätigen Sie bitte den In Kundensortiment Schalter In Kundensortiment (Kundensortimente stehen optional nur für ausgewählte Benutzer zur Verfügung). Mit dem Häkchen können Sie einzelne Artikel auswählen und abspeichern. Vergleichen Zum Warenkorb 3.1. Artikelvergleich Die Funktion Artikel vergleichen wird im Abschnitt 3.1. beschrieben. Mit dem Schalter Zum Warenkorb gelangen Sie zur Ihrem persönlichen Warenkorb. Bei größeren Artikel-Listen oder bestimmten Artikeln, die von mehreren Herstellern angeboten werden, kann es sinnvoll sein diese Artikel zu vergleichen. Dazu können Sie in der Artikel-Liste die Artikel mit einem Häkchen auswählen und anschließend den Button Vergleichen auslösen. Sie erhalten dann eine tabellarische Übersicht der ausgewählten Artikel. Natürlich haben Sie auch auf dieser Ebene die Möglichkeit, die Artikel in den Warenkorb zu legen. 3. Artikelauswahl Wenn Sie einen Artikel über eine der vorgestellten Artikelsuchen herausgesucht haben, können Sie diesen auswählen: In der Tabelle der Artikelauswahl können Sie in der jeweiligen Zeile die Menge des gewünschten Artikels angeben. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Schalter In den Warenkorb. Alternativ können Sie den Artikel auch über in pers. Sortiment in Ihrem(n) persönlichen Sortiment(en) ablegen. Persönliche Sortimente dienen der Speicherung von Artikeln, die Sie regelmäßig bestellen. Über den Schalter persönliches Sortiment unter Mein Konto können Sie die Seite aufrufen, auf der Sie Ihre persönlichen Sortimente anlegen, verwalten und ansehen können.

5 Premium Online-Shop Benutzerhandbuch Bestellung aus dem persönlichen Sortiment Bestellen Sie häufig die gleichen Artikel? Dann können Sie die Artikel in Ihr persönliches Sortiment speichern und sparen sich somit bei jeder Bestellung die erneute Suche nach diesen Artikeln. Sie finden die Verwaltung der persönlichen Sortimente in Mein Konto oben rechts unterhalb des Warenkorbes: Im Bereich der Seite Persönliche Sortimente gibt es eine Möglichkeit, Ihre Sortimente neu anzulegen, umzubenennen und zu löschen. Ebenso können bereits angelegte Sortimente über die Startseite direkt ausgewählt und auch verwaltet werden. Sie können die Liste der Artikel in Ihrem Sortiment beliebig erweitern. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, mehrere persönliche Sortimente zu verwalten. Möchten Sie ein neues, persönliches Sortiment anlegen, geben Sie eine Bezeichnung für das Sortiment in das Namensfeld ein und speichern dieses. In der Übersicht können Sie die Sortimente umbenennen bzw. löschen Artikel dem persönlichen Sortiment hinzufügen Zunächst wählen Sie über die Artikelsuche den Artikel aus. Danach weisen Sie den gewünschten Artikeln in der Tabelle eine Menge zu und betätigen den Schalter In pers. Sortiment. Artikel, denen Sie keine Menge zugewiesen haben, werden nicht gespeichert! Wenn Sie mehrere persönliche Sortimente angelegt haben, werden Sie aufgefordert das Sortiment auszuwählen, welches den Artikel zukünftig enthalten soll. Im persönlichen Sortiment haben Sie nun mehrere Funktionen: 1. Erinnerungsfunktion: Sie können sich in frei auswählbaren Zeitabständen an die Artikelauswahl erinnern lassen. Die Erinnerung erscheint auf dem Startbildschirm nach der Anmeldung. Wählen Sie hier die gewünschte Zeit aus und klicken Sie auf Speichern. 2. Artikel in ein anderes Sortiment verschieben: Sie können die Artikel z.b. in das Kundensortiment oder in ein anderes persönliches Sortiment per Mausklick verschieben. 3. Sie können die Menge jederzeit abändern und ergänzen diese Menge durch Klick auf in den Warenkorb in Ihrer Bestellung. 4. Wenn Sie die zu bestellenden Artikel ausgewählt haben, können Sie durch Klick auf zum Warenkorb zu diesem wechseln. 5. Änderungen: Sie können einzelne Artikelpositionen anhaken, bearbeiten und speichern oder ganz aus dem persönlichen Sortiment löschen. Diese Funktion ist besonders hilfreich wenn Sie mit vielen Artikeln arbeiten. 4. Bestellung abschließen Bisher wurden die gewünschten Artikel gesucht und in den Warenkorb gelegt. Nun soll die Bestellung ausgelöst werden. Hier beginnt der eigentliche Bestellvorgang Warenkorb Um den Inhalt des Warenkorbs zu sehen, klicken Sie auf den Schalter Warenkorb oder zum Warenkorb. Im oberen Bereich des Warenkorbs erhalten Sie einen Überblick über die Inhalte in Ihrem Warenkorb. Die Liste führt den betroffenen Katalog und den jeweiligen Lieferanten unter Angabe der Positionen, des Bestellwertes, des Mindestbestellwertes und eines Zuschlags auf. Der Status gibt an, ob der Warenkorb bestellt werden kann. Links oben können Sie sich die Budgetübersicht ansehen, wenn in Ihrem Shop eine Budgetverwaltung integriert wurde. Innerhalb des Warenkorbs verfügen Sie über verschiedene Funktionen: Soll eine angezeigte Menge verändert werden, so geben Sie die geänderte Menge in dem entsprechenden Feld ein. Im Hinweisfeld können Sie einen persönlichen Hinweis hinterlassen. Bitte klicken Sie nach Ihrem Eintrag auf Warenkorb aktualisieren! Einzelne Artikel können Sie über das Papierkorbsymbol aus dem Warenkorb löschen. Ebenso kann die Menge 0 eingetragen werden und der Warenkorb aktualisiert werden. Sollten Sie für mehrere Kostenstellen bestellberechtigt sein, können Sie rechts über den Artikelpositionen die jeweilige Kostenstelle für Ihre Bestellung auswählen. Auch im Warenkorb haben Sie die Möglichkeit alle Artikel des Warenkorbs in das Kundensortiment oder persönliche Sortiment zu legen. Nach Änderungen müssen Ihre Eingaben und Änderungen über den Button Warenkorb aktualisieren verspeichert werden! Soll der ganze Inhalt des Warenkorbs gelöscht werden, so klicken Sie auf Warenkorb löschen. Stimmen Artikel und Mengen mit Ihren Wünschen überein, so klicken Sie auf den Schalter Zur Kasse Zur Kasse Bevor Ihre Bestellung versendet wird, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, für diese Bestellung die Absender-, Liefer- und Rechnungsanschrift zu ändern. Beachten Sie dabei, dass die Daten nicht automatisch gespeichert werden. Wenn Sie dauerhafte Änderungen an Ihren Daten vornehmen möchten, klicken Sie auf Benutzerkonto.

6 Premium Online-Shop Benutzerhandbuch 6 Gemäß den Vorgaben Ihres Shopadministrators kann eine Änderung der Adressdaten gesperrt werden. Der Button Adresse ändern steht Ihnen in diesem Fall nicht zur Verfügung. Klicken Sie auf Bestellung versenden, um Ihre Bestellung abzusenden. Ist Ihnen im Bestellsystem ein Vorgesetzter zugewiesen worden, kann Ihre Bestellung nicht direkt versendet werden, sondern wird erst Ihrem Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt. Möchten Sie die Bestellung doch erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden, klicken Sie auf Zurück. Klicken Sie auf den Button Drucken, öffnet sich ein neues Fenster zur Druckausgabe der Bestellung. Sie können unter Bestellarchiv / Ihre Bestellungen den aktuellen Status Ihrer Bestellung sehen Bestellarchiv Das Bestellarchiv erreichen Sie über Mein Konto. Sie erhalten hier die Übersicht über Ihre aktuellen Bestellungen, durchgeführte Anfragen, Bestellungen gesamt. Zusätzlich können Sie das Budget einsehen überprüfen und sehen. Die wichtigsten Funktionen im Überblick: Nach Betätigen des Schalters Ihre Bestellungen sehen Sie eine Liste der Bestellungen, die Sie versendet haben. Die Spalte Status zeigt Ihnen den aktuellen Status Ihrer Bestellung an. Dabei sind folgende Stati möglich: bestellt = alle Bestellungen, die vom System an den Lieferanten versendet wurden Bestellanforderung = die Bestellung liegt einem Vorgesetzten zur Unterschrift vor abgelehnt = Bestellanforderung wurde von Ihrem Vorgesetzten abgewiesen bestellt (geändert) = Bestellanforderung wurde verändert genehmigt Möchten Sie einige Angaben der Bestellung noch einmal ansehen, klicken Sie bitte auf den Schalter Details und es wird Ihnen die Bestell-Quittung angezeigt. Falls Ihr Vorgesetzter Ihnen etwas zu dieser Bestellung mitteilen möchte, können Sie dies unter Interner Hinweis nachlesen Benutzerkonto Unter Verwaltung/ Benutzer Konto können Sie Ihre eigenen Daten wie Name, Passwort, Benutzeradresse und die Lieferanschrift pflegen bzw. nach Bedarf ändern.

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8 Premium Online-Shop Ihre Benutzerhandbuch Ansprechpartner 8 KAUT-BULLINGER Bürobedarf GmbH Karwendelstr. 2, Taufkirchen Tel. (089) Fax (089) buerobedarf@kautbullinger.de Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Herr Stefan Hamatna Frau Susanne Fischer Frau Silke Schleißing Tel. (01801) * Fax (0800) (zum Nulltarif) Tel. (01801) * Fax (0800) (zum Nulltarif) Tel. (01801) * Fax (0800) (zum Nulltarif) s.hamatna@kautbullinger.de s.fischer@kautbullinger.de s.schleissing@kautbullinger.de Telefonnummer bei Flatrate Kunden: 089 / *3,9 Ct./Min. aus dem Festnetz, Mobil max. 42 Ct./Min KAUT-BULLINGER E-Commerce