Prozessbeschreibung Fakturierung

Transkript

1 Prozessbeschreibung Fakturierung Die Fakturierung ist notwendig, um die ausgelieferten Aufträge zur Abrechnung zu bringen. Voraussetzungen für die Fakturierung Wenn Sie eine Rechnung fakturieren möchten, müssen folgende Einstellungen im System vorhanden sein. 1. Die Fakturaart muss unter Stammdaten / Basisdaten / Kundenspezifische Basisdaten / Fakturenarten gepflegt sein. Die Fakturaart bildet alle möglichen Arten einer Rechnungsabwicklung ab z.b. tägliche Einzelabrechnung, monatliche Sammelrechnung, tägliche Sammelrechnung etc. 2. Unter Stammdaten / Kunden / Kunden muss der Aufruf bestätigt werden. Dann wird der jeweilige Kunden ausgewählt. Mit einem Doppelklick werden die Stammdaten des Kunden geöffnet. Über den Reiter Lieferrechte und den Unterpunkt Verrechnungsdaten I gelangt man in das Feld Fakturaart. Dort muss die Fakturaart eingetragen sein. An dieser Stelle sieht man auch, welche Fakturarart für den Kunden eingestellt wurde. Dies ist wichtig für die Fakturierung der Rechnung. Die Fakturaart muss auch im Auftrag / Kundenstamm hinterlegt sein (Verkauf / Auftragsbearbeitung, das Suchfeld bestätigen. Den gewünschten Auftrag auswählen und mit Doppelklick öffnen. Unter dem Reiter Rechnung befindet sich das Feld Fakturenart ) 3. Der Auftrag muss zur Fakturierung freigegeben worden sein (Menü: Verkauf / Auftragsbearbeitung). Das heißt, indem er entweder rückerfasst wurde, das Kennzeichen Keine LS-Rü-Pflicht im Auftrag angekreuzt wurde, oder der Tagesabschluss gelaufen ist, und der Auftrag frei Faktura gesetzt wurde. Außerdem muss bei Touren, bei denen der Ladeschein zur Tour rückerfassungspflichtig ist, erst die Rückerfassung erfolgen, dann ist erst die Faktura möglich. Fakturierung Die Fakturierung wird über den Menüpunkt Buchungsprogramme / Verkauf / Fakturierung geöffnet. Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen z.b. tägliche Einzelrechnungen, Sammelrechnungen, Dekadenrechnungen etc. Für diese Rechnungen müssen unterschiedliche Einstellungen in der Suchauswahl getroffen werden. Eine detaillierte Beschreibung der Fakturierung finden Sie im Handbuch drink Man gelangt automatisch in ein Suchfenster. Die Eingaben in das Suchfenster sollten, nach der Art der auszugebenden Rechnungen, differenziert werden. Gibt man in das Feld Fakturenart nichts ein, werden alle Fakturenarten im Ausgabefeld angezeigt. drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 1

2 Bei Zentralabrechnungen und Veranstaltungen muss darauf geachtet werden, dass die Felder inkl. Zentralabrechnung oder inkl. Veranstaltungen mit Ja angekreuzt werden, ansonsten sind diese Aufträge in den zur Faktura anstehenden Aufträgen nicht aufgeführt. Bei dem Feld Selektionsdatum laut Fakturenart sollte auf die Fakturaart geachtet werden. Wenn die Fakturart Monatsende lautet, für den Kunden aber auf Wunsch eine Rechnung am 15. des Monats ausgestellt werden soll, muss der Monatsletzte bzw. der letzte Arbeitstag des Monats lt. Betriebskalender in das Feld eingetragen werden. Ansonsten wird der Auftrag nicht in die Übersicht gelangen. Wenn die notwendige Auswahl getroffen wurde, werden alle selektierten Aufträge im Feld Fakturierung angezeigt. Die Blöcke werden in den Systemparametern eingestellt. Sie dienen der Verteilung der Arbeitslast auf dem Rechner während der Fakturierung. Außerdem bieten sie eine größere Sicherheit beim Ausdruck von sehr vielen Einzelrechnungen. drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 2

3 An dieser Stelle kann die Faktura gestartet werden. Es gibt die Möglichkeit erst einen Infolauf vorzunehmen, dies bietet sich an, da man auf diesem Weg die zu fakturierenden Rechnungen noch einmal vorab kontrollieren kann (allerdings nur, wenn die Aufträge rückerfasst sind. Wenn sie frei Faktura gesetzt sind, ist keine Änderung mehr möglich). Man kann alle Aufträge selektieren oder deselektieren. Es ist auch möglich, nur einen Auftrag, durch das Setzen eines Häkchens in Feld 1, zu markieren, und diesen zu fakturieren. Nach der Faktura, kann man auf die nicht fakturierten Aufträge weiterhin im Feld Fakturierung zugreifen. Mit dem Abschluss der Faktura wird der Auftragsstatus der fakturierten Rechnungen auf Rechnung gesetzt. Die Aufträge und der Bestand werden für die FiBu vorbereitet. Die Statistiken werden, je nach Systemeinstellung, geschrieben. drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 3

4 Beispiel 1 Sammelrechnung drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 4

5 drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 5

6 Beispiel 2 Übersicht Zentralabrechnung drink.3000 Prozessbeschreibung Fakturierung 6