Quickguide Neue Courtage-/Provisionsabrechnung Komposit. Köln, Mai 2013

Transkript

1 Neue Komposit Köln, Mai 2013

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 2. Allgemeines zur neuen 3. Anschreiben der neuen 4. Kontoauszug der neuen Courtage-/Provisionsrabrechnung (Anlage zum Anschreiben) 5. Erläuterung der Abkürzungen 6. Verbesserungen 2

3 1. Einleitung Ab Ende Mai werden die en zur HDI Versicherung AG (Komposit) über das gleiche System erstellt wie die der Risikoträger HDI Lebensversicherung AG und HDI Pensionskasse AG. Die Umstellung erfolgt sukzessiv. Vertriebspartner, die heute bereits en zur HDI Lebensversicherung AG oder HDI Pensionskasse AG erhalten, kennen den Prozess bzw. den Aufbau der Abrechnung. Für die Vertriebspartner, die bisher nur Abrechnungen zur HDI Versicherung AG (Komposit) erhalten, haben wir die wichtigsten Informationen zur neuen Courtage-/ Provisionsabrechnung zusammengestellt. Die Mehrheit dieser Vertriebspartner wird zukünftig nur noch monatlich abgerechnet. Eine wöchentliche Abrechnung kann individuell vereinbart werden, wobei diese aus Kostengründen dann nur papierlos möglich ist, d. h. die Provisionsabrechnung wird nur im VermittlerPortal zum Download zur Verfügung gestellt. 3

4 2. Allgemeines zur neuen 1/4 Einheitliche Verwaltung und Abrechnung zu Komposit und Leben Alle Vermittlernummern zu einem Partner wurden zusammengeführt. Partnerübergreifend sprechen wir von der Vertriebspartner- oder auch Kumulnummer. Diese Nummer ist relevant für die Partnerverwaltung (Vertragsschriftwechsel) und für das VermittlerPortal. Die Abrechnung erfolgt je Risikoträger. In Komposit wird unterschieden zwischen HDI Versicherung AG (Kurzbezeichnung HDI Sach) und HDI Vertriebs AG (Kurzbezeichnung HDI HVT). Über die HDI Vertriebs AG wird das Rechtsschutzgeschäft (Kooperationsgeschäft) abgewickelt. 4

5 2. Allgemeines zur neuen 2/4 Abrechnung nach führender Organummer/Risikoträger (analog Leben) Für die Übernahme in das neue System wurde jeder 10-stelligen Vermittlernummer (z.b ) eine 6-stellige Organummer zugeordnet. Beide Nummern werden auf der Abrechnung ausgewiesen. Die Organummer ist ein neuer Ordnungsbegriff. Eine dieser Organummern gilt je Risikoträger als führend. Der Vertriebspartner erhält pro Risikoträger eine Abrechnung bestehend aus Anschreiben und Kontoauszügen. Pro Orga-/Vermittlernummer wird ein separater Kontoauszug erstellt. Abgerechnet bzw. ausgezahlt wird nur über die führende Organummer. Deshalb werden Salden zu ggf. untergeordneten Organummern auf diese Nummer umgebucht. Alle Informationen aus der bisherigen Abrechnung finden sich in dem neuen Kontoauszug wieder. Für die Einreichung des Kompositgeschäfts muss weiterhin die bekannte 10-stellige Vermittlernummer auf den Anträgen angegeben werden. 5

6 2. Allgemeines zur neuen 3/4 Auszahlung Unabhängig von der Anzahl der Organummern eines Vertriebspartners erfolgt die Auszahlung ausschließlich über das Bankkonto, das zur führenden Organummer des jeweiligen Risikoträgers hinterlegt ist. Versand der Abrechnung Grundsätzlich gelten die bisherigen Festlegungen zu Leben. Sofern ein Vertriebspartner zu Leben Papierabrechnungen erhält, werden diese auch für Komposit in Papierform verschickt. Parallel dazu wird die Abrechnung zusätzlich ins VermittlerPortal zum Download zur Verfügung gestellt. Für die Vertriebspartner, die in Leben eine papierlose Abrechnung erhalten, wird zukünftig auch zu Komposit die Abrechnung nur ins VermittlerPortal gestellt. Vertriebpartner, welche bisher nur Komposit-Geschäft vermittelt haben, erhalten mit Einführung der neuen Abrechnung wie gewohnt ihre Papierabrechnung, können sich diese aber auch aus dem VermittlerPortal downloaden. Eine Umstellung auf die papierlose Abrechnung ist jederzeit möglich. Bei Angabe eines abweichenden Kontoauszugs- oder Postempfängers wird die Abrechnung an die für diesen Empfänger hinterlegte Anschrift verschickt bzw. zu dessen Kennung ins VermittlerPortal gestellt. 6

7 2. Allgemeines zur neuen 4/4 Datenträgeraustausch Sofern ein Vertriebspartner heute schon zu Leben und/oder Komposit seine Provisionsdaten als DTA erhält, ist dies auch in Zukunft gewährleistet. Grundsätzlich werden mit der neuen Abrechnung für diese Vertriebspartner zu allen vorhandenen Risikoträgern jeweils DTAs erzeugt und zum Download ins VermittlerPortal (Services Elektr. Datenträgeraustausch) gestellt, je Abrechnung/Risikoträger eine Datei. Hierbei wird für Komposit das bereits vorhandene DTA-Format aus Leben verwendet. Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: VA_123456_021_2013_10.csv Der Schlüssel nach der 6-stelligen Organummer steht für den jeweiligen Risikoträger: 001 = HDI Lebensversicherung AG 002 = HDI Lebensversicherung AG (vormals Aspecta) 013 = HDI Pensionskasse AG 021 = HDI Versicherung AG 022 = HDI Vertriebs AG Eine Datensatzbeschreibung und Musterdateien stehen ebenfalls im VermittlerPortal zur Verfügung 7

8 3. Anschreiben der neuen Betreff Angabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers mit Abrechnungsdatum Orga-Nr. Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer); dies ist die führende Organummer Saldovortrag Lfd. Konto Ausweis des Saldovortrages der letzten Abrechnung (mit Datum) Summe Einzelbelege Lfd. Konto Ausweis der Summe, die sich aus den Einzelbelegen (gem. der Anlage Kontoauszüge) ergibt Auszahlungsbetrag Ausweis des Überweisungsbetrages (sofern im Rahmen der Abrechnung eine Auszahlung erfolgt) Auszahlung erst ab 25,00 (sofern gültige Bankdaten vorliegen und keine Auszahlungssperre eingetragen ist) Neuer Saldo Lfd. Konto 0,00, sofern der ermittelte Betrag ausgezahlt wird Saldovortrag positiv, wenn der ermittelte Betrag nicht oder nur teilweise ausgezahlt wird Saldovortrag negativ, wenn eine Forderung gegenüber dem Vertriebspartner besteht Information Zusatzinformationen zur Abrechnung wie z. B. Bankverbindung des Vertriebspartners bei Auszahlung Aufforderung zum Ausgleich des Kontos bei einem Sollsaldo 8

9 4. Kontoauszug der neuen 1/2 Erste Seite Kontoauszug Kopfzeile Angabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers Abrechnung zu Orga-Nr. Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer) Abrechnungsblöcke Die Summe über alle Courtagen/Provisionen wird in der ersten Zeile ausgewiesen. Danach folgen die einzelnen Blöcke je Bestandsschlüssel ( = vertragsbezogene Buchungen) mit Angabe der jeweiligen Summe zu Beginn des Blockes. Die Buchungen resultieren aus "Lieferungen" der Bestandssysteme, daher sind ggf. auch mehrere "Klein- Buchungen" je Vorgang möglich. Sonstige Verrechnungen (Erläuterung und Beispiel siehe nächste Seite) Ergebniszeilen (im oberen Teil): Kontostand alt: Summen der einzelnen Positionen vor Abrechnung werden, sofern vorhanden, in einem separaten Block am Ende des Kontoauszuges ausgewiesen. Ergebniszeilen (im unteren Teil): Zwischensumme: wird gebildet vor einem Seitenumbruch bzw. nach Andruck aller Buchungen (d. h. nach dem letzten Block) 9

10 4. Kontoauszug der neuen 2/2 Letzte Seite Kontoauszug Ergebniszeilen (im oberen Teil): Übertrag: Übernahme der Zwischensummen von der vorherigen Seite Kopfzeile Angabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers Abrechnung zu Orga-Nr. Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer) Abrechnungsblöcke je Bestandsschlüssel (Erläuterung und Beispiel siehe vorherige Seite) Sonstige Verrechnungen ( = vermittlerbezogene Buchungen) werden, sofern vorhanden, in einem separaten Block am Ende des Kontoauszuges ausgewiesen. Das sind z. B. Umbuchungen von Salden auf andere Organummern oder sonstige Buchungen, die keinem Vertrag (Bestandsschlüssel) zugeordnet werden können. Ergebniszeilen (im unteren Teil): Zwischensumme: wird gebildet vor einem Seitenumbruch bzw. nach Andruck aller Buchungen (d. h. nach dem letzten Block) AZ (nur bei führenden Organummern): Ausweis der Buchung zur Auszahlung an den Vertriebspartner vom laufenden Konto Kontostand neu: Summe der einzelnen Positionen nach Abrechnung 10

11 5. Erläuterung der Abkürzungen Zum ersten Kontoauszugblatt wird abhängig vom abzurechnenden Riskikoträger die dazugehörige Legende angedruckt. Hier das Beispiel zu Sach: 11

12 6. Verbesserungen Sofern Bewegungen auf dem Konto stattfinden, wird ein Kontoauszug erstellt Bisher wurde eine Abrechnung erstellt, sofern ein positiver Saldo vorhanden war, also eine Auszahlung erfolgte. Zukünftig wird grundsätzlich eine Abrechnung erstellt, wenn es in dem abzurechnenden Zeitraum relevante Buchungen gibt. Sollsalden werden dadurch dem Vertriebspartner unverzüglich mitgeteilt. Übergreifende Saldenbetrachtung Sofern der Vertriebspartner für mehrere Risikoträger Geschäft vermittelt, werden bei jeder anstehenden Abrechnung die Salden zu diesen betrachtet. Bei vorliegenden Sollsalden wird der anstehende Auszahlungsbetrag entsprechend teilweise oder komplett einbehalten. In diesen Fällen werden die einzelnen Salden der Risikoträger in dem Anschreiben der Abrechnung aufgelistet. Unterdrückung von sich aufhebenden Buchungen Die Buchungen je Vertrag werden aus den liefernden Bestandssystemen übernommen. Hierbei gibt es teilweise eine Vielzahl von sich gegenseitig aufhebenden Buchungen. Diese werden zukünftig nicht mehr angedruckt zugunsten einer besseren Übersicht. 12

13 6. Verbesserungen Papierlose Abrechnung Die Abrechnungen stehen sofort nach Erstellung im VermittlerPortal zum Download zur Verfügung. Auf Wunsch des Vertriebspartners, kann die Papierabrechnung entfallen (s. a. Punkt 2 Versand der Abrechnungen). Datenträgeraustausch per Download Sofern beantragt, wird der DTA parallel zur Abrechnung erzeugt und zum Download im VermittlerPortal zur Verfügung gestellt (s. a. Punkt 2 Datenträgeraustausch ). 13