Anleitung Umstieg auf AnA-Web

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1 Anleitung Umstieg auf AnA-Web Dieses Dokument richtet sich ausschließlich an die Nutzer des Angebotsassistenten der e-vergabe (AnA), die bereits vor dem registriert waren. Die Anmeldung im neuen AnA-Web kann erst nach der Umstellung (ab 10.April 2017) erfolgen.

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ablösung von AnA durch AnA-Web Vorbereitung auf den Umstieg Wann erfolgt die Umstellung? Was passiert bei der Umstellung? Was können Sie vor der Umstellung tun? (Optional) Fristen vor und nach der Umstellung Wie wird aus einem Benutzer ein Unternehmen erzeugt? Kann ich nach dem Umstieg noch auf den AnA zugreifen? Erste Anmeldung als Hauptnutzer Anmeldedialog öffnen Authentifizierung 1: evergabeapp starten Authentifizierung 2: Mit elektronischem Zertifikat anmelden Benutzerdaten prüfen Unternehmensdaten prüfen Die erste Anmeldung als Nebennutzer Anmeldedialog öffnen Benutzerdaten prüfen Benutzername / Passwort vergessen... 22

3 1. Ablösung von AnA durch AnA-Web Die Ablösung des bisherigen Angebotsassistenten der e-vergabe (AnA) steht bevor. Zukünftig können Sie Ihre Ausschreibungen ausschließlich und direkt im Online-Portal der e-vergabe bearbeiten. Die Webseite wird dafür um den Bereich Meine e-vergabe erweitert. Mit dem Start von AnA-Web erwartet Sie die Modernisierung der Benutzeroberfläche sowie der Überarbeitung der bisherigen Funktionalitäten. Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass die bisherige personenbezogene Nutzung durch eine unternehmensbezogene Nutzung abgelöst wird. Weitere Informationen finden Sie im Download-Bereich der e-vergabe, siehe Hier stehen bereits folgende Dokumente zur Verfügung: Benutzerleitfaden - Anwendung von AnA-Web Informationen über Neuerungen gegenüber dem alten AnA Seite 2

4 2. Vorbereitung auf den Umstieg Zur Vorbereitung auf Ihren Umstieg vom bisherigen Angebotsassistenten (AnA) auf AnA-Web sollten Sie folgende Informationen beachten: 2.1. Wann erfolgt die Umstellung? Die Umstellung ist vom 06. bis 09. April 2017 geplant. Es handelt sich um eine stichtagsbezogenen Umstellung von heute auf morgen. Für Sie bedeutet dies, dass Sie nach der Umstellung nur noch mit dem neuen AnA-Web arbeiten können Was passiert bei der Umstellung? Die bisherige personenbezogene Nutzung wird durch eine unternehmensbezogene Nutzung abgelöst. Ihre Daten werden übertragen und im neuen Ana-Web weiterhin verfügbar sein. Wichtiger Hinweis: Ihre bisherigen bzw. laufenden Verfahren verbleiben nach der Umstellung im gleichen Status, den sie vor der Umstellung hatten. Angebote, die Sie mit dem alten Angebotsassistenten abgegeben haben, können aus technischen Gründen nicht im neuen AnA-Web angezeigt werden. Sie erhalten darüber einen Hinweis bei der ersten Anmeldung im AnA-Web. Ihr Zugang zum AnA bleibt lesend erhalten. Das heißt, dass im AnA alle bisherigen Informationen angezeigt werden, jedoch nicht mehr geändert werden können. Nach dem Umstieg erreichen Sie den alten AnA im Offline-Modus unter der Adresse Was können Sie vor der Umstellung tun? (Optional) Starten Sie vor dem 5. April 2017 den Angebotsassistenten und führen eine Replikation durch. Exportieren Sie dann alle Verfahren über den Menüpunkt Verfahren. Eine entsprechende Anleitung finden auf der e-vergabe Internetseite unter dem Link oder direkt über den Link Seite 3

5 Wenn Sie derzeit mit zwei oder mehreren Hauptnutzern in Vertreterbeziehungen arbeiten, empfehlen wir die folgenden Schritte. Es wird dabei davon ausgegangen, dass Sie innerhalb einer gemeinsamen Unternehmensregistrierung weiterhin Zugriff auf die Verfahren aller Hauptnutzer haben wollen. 1. Es wird ein Hauptnutzer festgelegt, der für die zukünftige Unternehmensregistrierung umgewandelt werden soll (Unternehmens-Hauptnutzer). 2. Alle übrigen Hauptnutzer werden beim Unternehmens-Hauptnutzer als Nebennutzer angelegt, siehe 3. Die übrigen Hauptnutzer fügen den Unternehmens-Hauptnutzer als Vertreter hinzu. 4. Der Unternehmens-Hauptnutzer aktiviert bei den übrigen Hauptnutzern die Vertretungen für alle Verfahren, die übernommen werden sollen. 5. Idealerweise deregistrieren sich die nicht mehr benötigten Hauptnutzer vor der Umstellung. Sie finden keine Verwendung mehr und brauchen nicht migriert zu werden. Die Zertifikate können selbstverständlich noch zum Signieren verwendet werden Fristen vor und nach der Umstellung Es ist sichergestellt, dass vom keine Teilnahme- oder Angebotsfristen enden. Ab dem 10. April können Sie Angebote, Teilnahmeanträge und Nachrichten mit dem neuen AnA-Web versenden. Wenn Fristen vor der Umstellung enden, geben Sie Ihre Teilnahmeanträge/Angebots noch mit dem alten Angebotsassistenten (AnA) ab Wie wird aus einem Benutzer ein Unternehmen erzeugt? Je nachdem, in welcher Benutzerorganisation Sie bisher mit AnA gearbeitet haben, ergibt sich eine unterschiedliche Ausgangssituation für die Umstellung. Die Ausgangsituation unterscheidet sich grundsätzlich in zwei Varianten: Sie arbeiten entweder mit einem bzw. mehreren Hauptnutzern (registriert mit eigenem Zertifikat) ohne Nebennutzer oder Sie arbeiten mit einem Hauptnutzer, dem ein bzw. mehrere Nebennutzer (vom Hauptnutzer angelegt) zugewiesen sind. Seite 4

6 Im Folgenden wird für beide Varianten erläutert, wie aus den Benutzern eine Unternehmensregistrierung erzeugt wird. Variante 1: Hauptnutzer mit Nebennutzern Wenn Sie Nebennutzer eingerichtet haben, wird aus dem zugehörigen Hauptnutzer ein Unternehmen mit einem Administrator. Die jeweiligen Nebennutzer werden automatisch als weitere Nutzer dieser Unternehmensregistrierung angelegt. AnA Personenbezogene Nutzung AnA-Web Unternehmensregistrierung Hauptnutzer Nebennutzer 1 Nebennutzer 2 Umstellung Unternehmen Administrator Nutzer 1 Nutzer 2 Abbildung 1: Umstellung von Hauptnutzer mit Nebennutzern (Variante 1) Folglich werden auch die Ausschreibungen des Hauptnutzers und der Nebennutzer in eine Unternehmensregistrierung übertragen. Seite 5

7 Variante 2: Hauptnutzer ohne Nebennutzer Bei der Umstellung mit Hauptnutzern (ohne Nebennutzern) wird aus jedem Hauptnutzer eine Unternehmensregistrierung erzeugt. Der Hauptnutzer wird dabei automatisch als Administrator des Unternehmens angelegt. Er behält alle Verfahren, in denen er zum Zeitpunkt der Umstellung aktiv ist. Dazu zählen auch die Verfahren, für welche die Vertretung aktiviert wurde. Vertretungsbeziehungen werden bei der Umstellung aufgelöst. Die Zusammenführung von Unternehmen ist für den weiteren Verlauf des Jahres 2017 geplant. AnA Personenbezogene Nutzung AnA-Web Unternehmensregistrierung Hauptnutzer 1 Unternehmen 1 Administrator Umstellung Unternehmen 2 Hauptnutzer 2 (Vertreter) Administrator Abbildung 2: Umstellung von Hauptnutzern ohne Nebennutzer (Variante 2) 2.6. Kann ich nach dem Umstieg noch auf den AnA zugreifen? Ja, allerdings besteht nur noch lesender Zugriff auf Ihre bisherigen Daten und Verfahren. Dies gilt allerdings nur solange die lokale Datenbank zur Verfügung steht. Bei einem Rechnerwechsel oder einer Profilrücksetzung sind die Daten nicht mehr verfügbar. Nach dem Umstieg erreichen Sie den AnA im Offline-Modus unter der Adresse Seite 6

8 3. Erste Anmeldung als Hauptnutzer Die folgenden Schritte müssen Sie für die erste Anmeldung als bisheriger Hauptnutzer durchführen. Sie benötigen Zugriff auf Ihre Signaturkarte oder Ihr Softwarezertifikat Anmeldedialog öffnen Die neue Schaltfläche Anmelden finden Sie oben rechts. Alternativ können Sie auf den neuen Menüpunkt Meine e-vergabe klicken. Im Anmeldedialog wählen Sie bitte den folgenden Link aus: Seite 7

9 Sie gelangen auf die folgende Seite: - Lesen Sie die Hinweise und fahren Sie fort, indem Sie auf die Schaltfläche "Authentifizierung starten" klicken. Die einmalige Authentifizierung findet in zwei Schritten statt. evergabeapp starten Anmeldung mit dem elektronischen Zertifikat Seite 8

10 3.2. Authentifizierung 1: evergabeapp starten Sie gelangen auf die Seite Mit elektronischem Zertifikat anmelden. Führen Sie bitte den 1. Schritt aus: Klicken Sie auf die Schaltfläche Anwendung starten, um die evergabeapp zu starten. Je nachdem, welchen Webbrowser Sie verwenden und wie sie ihn eingestellt haben, kann das Vorgehen zum Start der evergabeapp ein wenig anders aussehen. Im Webbrowser Firefox von Mozilla erscheint bspw. folgender Dialog, welcher mit OK bestätigt werden muss. online.de Seite 9

11 Warten Sie bitte, bis die Anwendung gestartet ist. Sobald die evergabeapp gestartet ist, wird sie im Infobereich Ihres Betriebssystems angezeigt (im Beispiel Windows unten rechts neben der Uhrzeit) Authentifizierung 2: Mit elektronischem Zertifikat anmelden Führen Sie nun den 2. Schritt der Authentifizierung durch: Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit elektronischem Zertifikat anmelden. Sie benötigen das elektronische Zertifikat, mit dem Sie sich bisher am AnA angemeldet haben. Seite 10

12 Nach kurzer Zeit öffnet sich die Anwendung SecSigner, welche Teil der evergabeapp ist. Wählen Sie bitte aus, ob Sie die Anmeldung mit einer Signaturkarte oder per Softwarezertifikat durchführen möchten. Der SecSigner führt Sie anschließend durch die notwendigen Schritte. Wenn das Zertifikat erfolgreich eingelesen wurde, erscheint folgender Dialog. Bestätigen Sie die Meldung mit Weiter. Seite 11

13 Es erscheint erneut der Dialog des SecSigners. Wählen Sie nochmals Ihr verwendetes Zertifikat aus. Bei erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie folgende Meldung. Bestätigen Sie die Meldung ebenfalls mit Weiter. Bevor Sie mit der Ausschreibungsbearbeitung beginnen können, werden Sie nun einmalig aufgefordert, Ihre Benutzerdaten und Unternehmensdaten zu prüfen Benutzerdaten prüfen Bitte prüfen Sie Ihre persönlichen Daten auf Vollständigkeit und passen diese ggf. an. Sie müssen einen neuen Benutzernamen und ein Passwort vergeben, um sich damit künftig an AnA-Web anzumelden. Seite 12

14 Passwortvorgabe: 10-stellig mindestens ein Kleinbuchstabe mindestens ein Großbuchstabe mindestens eine Ziffer mindestens ein Sonderzeichen Bitte wählen Sie eine geeignete Sicherheitsfrage aus. Diese Sicherheitsfrage wird bei der Vergabe eines neuen Passworts abgefragt (Passwort-vergessen-Funktion) und muss in derselben Schreibweise beantwortet werden. Eine nachträgliche Änderung der Sicherheitsfrage ist nicht möglich. Bitte beachten Sie die Groß-, Klein- und Rechtschreibung der Sicherheitsantwort. Diese müssen Sie beim Zurücksetzen des Passwortes genauso wieder eingeben. Seite 13

15 Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf Absenden klicken. Die Speicherung Ihrer Benutzerdaten wird bestätigt. Klicken Sie auf OK. Seite 14

16 3.5. Unternehmensdaten prüfen Bitte prüfen Sie die Daten Ihres Unternehmens (inklusive Rechtsform) auf Vollständigkeit und passen diese ggf. an. Ergänzen Sie bitte Ihre Angaben zu Branche und Unternehmensgröße. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf Unternehmensdaten speichern klicken. Seite 15

17 Ihre Unternehmensdaten sind gespeichert. Klicken Sie auf OK. Damit ist die Umstellung vom alten AnA zum neuen AnA-Web für Sie abgeschlossen. Künftig können Sie sich im Anmeldedialog direkt mit Ihrer neuen Benutzerkennung anmelden, die Sie soeben eingerichtet haben (Benutzername, Passwort). Seite 16

18 Sie gelangen nun in den neuen Bereich Meine e-vergabe. Die Seite Meine Ausschreibungen wird geöffnet. Dort finden Sie Ihre Ausschreibungen aus dem alten AnA wieder. Seite 17

19 4. Die erste Anmeldung als Nebennutzer 4.1. Anmeldedialog öffnen Die Anmeldung erfolgt ebenfalls im Online-Auftritt der e-vergabe, den Sie über öffnen. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Anmelden. Alternativ können Sie auf den neuen Menüpunkt Meine e-vergabe klicken. Im Anmeldedialog geben Sie bitte Ihre bisherige Benutzerkennung ein (Benutzername und Passwort) und klicken auf Anmelden. Seite 18

20 Bevor Sie mit der Ausschreibungsbearbeitung starten können, werden Sie nun einmalig aufgefordert, Ihre Benutzerdaten zu prüfen und ein neues Passwort zu vergeben Benutzerdaten prüfen Bitte prüfen Sie Ihre persönlichen Daten auf Vollständigkeit und passen diese ggf. an. Sie müssen ein neues Passwort vergeben und eine Sicherheitsfrage auswählen und beantworten. Danach werden Sie bei Bedarf gefragt, falls Sie Ihre Benutzerkennung nicht mehr wissen sollten (Passwort-vergessen- Funktion). Seite 19

21 Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf Absenden klicken. Seite 20

22 Die Speicherung Ihrer Benutzerdaten wird bestätigt. Klicken Sie auf OK. Künftig können Sie sich im Anmeldedialog direkt mit Ihrem neuen Passwort anmelden. Sie gelangen nun in den neuen Bereich Meine e-vergabe. Die Seite Meine Ausschreibungen wird geöffnet. Dort finden Sie Ihre Ausschreibungen aus dem AnA wieder. Seite 21

23 5. Benutzername / Passwort vergessen Sollten Sie Ihre Benutzerkennung nicht mehr kennen, können Sie die Funktionen Benutzername vergessen bzw. Passwort vergessen ausführen. Sie finden den jeweiligen Link zu den Funktionen im Anmeldedialog. Anschließend werden Sie durch die jeweiligen Schritte geleitet. Sie benötigen für die Anforderung des Benutzernamens die - Adresse, die Sie bei Ihrer ursprünglichen Registrierung verwendet haben. Für die Rücksetzung des Passwortes werden der Benutzername und zusätzlich die Antwort auf die Sicherheitsfrage benötigt. Seite 22