Datenübermittlungstermine und Steuertermine in Microsoft Outlook-Kalender importieren

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung vom Relevant für: DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen Einzelplatz pro DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro Kanzlei-Rechnungswesen compact pro Kanzlei-Rechnungswesen pro LODAS classic LODAS comfort LODAS compact Lohn und Gehalt classic Lohn und Gehalt comfort Lohn und Gehalt compact Rechnungswesen Einzelplatz pro Rechnungswesen pro Steuern Basis Datenübermittlungstermine und Steuertermine in Microsoft Outlook-Kalender importieren 1. Bis Outlook 2010: Termine herunterladen und in Outlook importieren 2. Ab Outlook 2013: Termine herunterladen und in Outlook importieren 3. Excel-Arbeitsmappe vor dem Import individuell anpassen Aktuelle Änderungen Aktualisierte Excel-Datei bzw. CSV-Datei für Steuertermine und Schonfristen 2015 eingefügt Neu: Ab Outlook 2013: Termine herunterladen und in Outlook importieren Im Rechnungswesen, in der Personalwirtschaft und bei der Steuerdeklaration gibt es viele Übermittlungstermine und Fristen, die Sie im Blick haben müssen. Zu Ihrer Unterstützung stellen wir Ihnen Excel-Arbeitsmappen bzw. CSV-Dateien (für Outlook 2013) zum Download zur Verfügung, in denen alle wichtigen Termine und Fristen erfasst sind. Dokument: Seite 1 von 8

2 Abb. 1: Excel-Arbeitsblatt mit Terminen und Fristen Die Termine können Sie in Ihren Outlook-Kalender importieren. Outlook erinnert Sie dann rechtzeitig an die folgenden Ereignisse: Datenübermittlung UStVA ohne Fristverlängerung Vormonat Datenübermittlung UStVA mit Fristverlängerung für aktuellen Monat -2 Rechnungswesen Abgabe der Zusammenfassenden Meldung Vormonat Sondervorauszahlung USt 1/11 Wichtige Information zum Jahreswechsel 2014/2015 Abgabe der Jahresabschlüsse 2014 beim elektronischen Bundesanzeiger Datenübermittlung Lohnsteuer-Anmeldung Vormonat Personalwirtschaft Datenübermittlungstermin der SV-Beiträge für den laufenden Monat Drittletzter Bankarbeitstag = Fälligkeit der SV-Beiträge für den laufenden Monat ELStAM Vorauszahlungen und Schonfristen von ESt / KSt / KiSt der Veranlagten pro Quartal Steuern Vorauszahlungen und Schonfristen von GewSt / GrundSt pro Quartal Vorauszahlungen und Schonfristen von GewSt / GrundSt für Halbjahres- und Jahreszahler Alle Termine haben folgende Outlook-Grundeinstellungen: Ganztägiges Ereignis Erinnerungsfunktion 18 Stunden im Voraus (bei Terminen am Montag wird am Freitag erinnert). Hinweis für die Datenübermittlungstermine Personalwirtschaft an nicht bundeseinheitlichen Feiertagen An Feiertagen, die nicht bundeseinheitlich sind, werden Sie ebenfalls einen Tag vorher an die Termine erinnert. Dabei handelt es sich um folgende Tage: : Fronleichnam in Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland und in Teilen von Sachsen und Thüringen : Buß- und Bettag in Sachsen. Dokument: Seite 2 von 8

3 Bei Bedarf können Sie die Grundeinstellungen vor dem Import individuell anpassen. Tipps zu Änderungsmöglichkeiten finden Sie in Kapitel 3. Übermittlungstermine auf Smartphone und Tablet nutzen Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem mobilen Endgerät synchronisieren, können Sie die Datenübermittlungstermine auch auf Ihrem mobilen Endgerät nutzen. 1. Bis Outlook 2010: Termine herunterladen und in Outlook importieren So übernehmen Sie die Termine in Outlook: 1. Laden Sie die gewünschte Excel-Arbeitsmappe herunter und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC: Rechnungswesen: Datenübermittlungstermine Ganztagestermine (Microsoft Excel-Arbeitsmappe, 44 KB) Rechnungswesen: Datenübermittlungstermine Termine von 7:30 bis 9:00 Uhr (Microsoft Excel-Arbeitsmappe, 69 KB) Termine von 7:30 bis 9:00 Uhr anstelle von Ganztagesterminen. Die Erinnerung kommt am Vortag um 6 Uhr (bei Terminen am Montag wird am Freitag erinnert). Personalwirtschaft: Datenübermittlungstermine 2015 (Microsoft Excel- Arbeitsmappe, 46 KB) Steuern: Steuertermine und Schonfristen 2015 (Microsoft Excel-Arbeitsmappe, 57 KB) 2. Wählen Sie in Microsoft Outlook Datei Öffnen Importieren. Der Import/Export-Assistent wird geöffnet. 3. Wählen Sie die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken Sie auf Weiter. Dokument: Seite 3 von 8

4 4. Wählen Sie als Dateityp Microsoft Excel und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Excel-Arbeitsmappe gespeichert haben, wählen Sie die heruntergeladene Datei und klicken Sie auf Weiter. Dokument: Seite 4 von 8

5 6. Wählen Sie als Zielordner Kalender und klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen. Dokument: Seite 5 von 8

6 Sie haben die Termine aus der gewählten Excel-Arbeitsmappe in Microsoft Outlook importiert. 2. Ab Outlook 2013: Termine herunterladen und in Outlook importieren So übernehmen Sie die Termine in Outlook: 1. Laden Sie die gewünschte CSV-Datei herunter und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC: Rechnungswesen: Datenübermittlungstermine Ganztagestermine (CSV- Datei, 7 KB) Rechnungswesen: Datenübermittlungstermine Termine von 7:30 bis 9:00 Uhr (CSV-Datei, 6 KB) Termine von 7:30 bis 9:00 Uhr anstelle von Ganztagesterminen. Die Erinnerung kommt am Vortag um 6 Uhr (bei Terminen am Montag wird am Freitag erinnert). Personalwirtschaft: Datenübermittlungstermine 2015 (CSV-Datei, 5 KB) Steuern: Steuertermine und Schonfristen 2015 (CSV-Datei, 4 KB) 2. Wählen Sie in Microsoft Outlook Datei Öffnen und exportieren Importieren/Exportieren. Der Import/Export-Assistent wird geöffnet. 3. Wählen Sie die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken Sie auf Weiter. Dokument: Seite 6 von 8

7 4. Wählen Sie Kommagetrennte Werte und klicken Sie auf Weiter. 5. Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie importieren möchten. 6. Wählen Sie unter Optionen, ob doppelt vorhandene Einträge (vorhandene Kontakte) ersetzt, ob Duplikate der Kontakte erstellt oder ob Duplikate nicht importiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter. 7. Wählen Sie als Zielordner Kalender und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3. Excel-Arbeitsmappe vor dem Import individuell anpassen Einzelne Termine vom Import ausschließen Wenn Sie einzelne Termine nicht importieren möchten, dann löschen Sie die jeweilige Zeile aus dem Excel-Arbeitsblatt und speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe. Dokument: Seite 7 von 8

8 Erinnerungszeitpunkt ändern Erfassen Sie in den Spalten Erinnerung am (Tag) und Erinnerung um (Uhrzeit) Ihre gewünschten Werte (ohne das Format zu ändern!) und speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe. Erinnerungsfunktion ausschalten Wenn Sie die Erinnerung für einen bestimmten Termin ausschalten möchten, dann ändern Sie für diesen Termin den Wert in der Spalte Erinnerung Ein/Aus von WAHR auf FALSCH und speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe. Wenn Sie alle Erinnerungen ausschalten möchten, dann markieren Sie alle Zeilen der Spalte Erinnerung Ein/Aus, drücken Sie auf Ihrer Tastatur auf die Taste Entf und speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe. Schlagwörter: Buchführung, Datenübertragung RZ, UStVA, Zusammenfassende Meldung Nicht geholfen? DATEV informieren! Copyright DATEV eg Dokument: Seite 8 von 8