Arbeitsgruppentermine in Microsoft Outlook -Kalender importieren

Transkript

1 Arbeitsgruppentermine in Microsoft Outlook -Kalender importieren Zu Ihrer Unterstützung stellt Ihnen die Steuerberaterkammer Nordbaden Excel-Arbeitsmappen zum Download zur Verfügung, in denen die Termine der Arbeitsgruppen-Veranstaltungen erfasst sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um alle Arbeitsgruppen-Termine 2014 nach Microsoft Outlook zu übertragen. Zusätzlich finden Sie Tipps zu Änderungsmöglichkeiten, z. B., um einzelne Termine auszublenden oder um die Erinnerungsfunktion individuell anzupassen. Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link: I. Übernahme von Terminen in Microsoft Outlook inklusive Erinnerungsfunktion II. Änderungsmöglichkeiten I. Übernahme von Terminen in Microsoft Outlook inklusive Erinnerungsfunktion 1. Öffnen Sie in Ihrem Browser die Seite 2. Starten Sie den Download der gewünschten Excel-Datei. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und wählen Sie hierzu ein lokales Verzeichnis Ihrer Wahl. 4. Nach dem Öffnen bzw. dem Doppelklick auf die Datei sehen Sie die Inhalte. Die Termine haben folgende Grundeinstellungen: kein ganztägiges Ereignis Termine werden als frei im Kalender angezeigt (siehe hierzu auch II.) Erinnerungsfunktion 6:00 Uhr am Tag vor der jeweiligen Veranstaltung Stand: 17. November 2013 Seite 1/5

2 5. Klicken Sie in der Excel-Datei auf Schließen. 6. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 7. Wählen Sie Datei Öffnen Importieren. Der Import/Export-Assistent wird geöffnet. 8. Wählen Sie die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken Sie auf Weiter. 9. Wählen Sie den Dateityp Microsoft Excel und klicken Sie auf Weiter. Stand: 17. November 2013 Seite 2/5

3 10. Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Excel-Datei gespeichert haben, und wählen Sie die zuvor heruntergeladene Datei, z.b. AG_2014_komplett.xls. Klicken Sie auf Weiter. 11. Wählen Sie als Zielordner den Kalender und klicken Sie auf Weiter. 12. Klicken Sie auf Fertig stellen. Nun haben Sie alle Termine in Microsoft Outlook importiert. Stand: 17. November 2013 Seite 3/5

4 II. Änderungsmöglichkeiten Folgende Eigenschaften können von Ihnen zusätzlich angepasst werden: 1. Ausschalten der Erinnerungsfunktion Setzen Sie den Wert der Spalte Erinnerung Ein/Aus für die jeweiligen Zeilen von "WAHR" auf "FALSCH" Tipp: Um alle Erinnerungen auszuschalten, markieren Sie alle Zeilen der Spalte Erinnerung Ein/Aus und drücken auf Ihrer Tastatur auf die Taste Entf. Erfassen Sie in der ersten Zeile den Wert "FALSCH". Klicken Sie mit der Maus an die rechte untere Ecke des Kästchens (ein Kreuz erscheint, wenn Sie an der richtigen Stelle sind) und ziehen Sie die Maus bis zur letzten Zeile. 2. Änderung des Erinnerungszeitpunktes Verändern Sie die Werte in den Spalten Erinnerung am (Tag) und Erinnerung um (Uhrzeit) Hinweis: Nehmen Sie keine Änderungen am Format vor. Stand: 17. November 2013 Seite 4/5

5 3. Änderung Zeitspanne zeigen als Wenn Sie die Anzeige der einzelnen Termine verändern möchten, überschreiben Sie den Vorgabewert 3 ( frei ) mit dem gewünschten neuen Wert. Es gelten nachfolgende Belegungswerte: 1 wird als unter Vorbehalt angezeigt 2 wird als Beschäftigt angezeigt 3 wird als Frei angezeigt (Voreinstellung) 4 wird als Abwesend angezeigt 4. Übernahme bestimmter Termine/Ausschalten von Terminen Wenn Sie nicht alle Termine importieren möchten, löschen Sie die jeweiligen Zeilen aus der Excel-Tabelle. Die verschiedenen Arbeitsgruppen/-orte erkennen Sie an der Spalte Betreff. Sie sind durch eine grüne Zeile optisch voneinander getrennt. Stand: 17. November 2013 Seite 5/5