Newsletter-Projekte. Fixierte Newsletter-Projekte. Newsletter-Projekte

Transkript

1 Newsletter-Projekte Unter dem Register Newsletter-Projekte verwalten Sie Ihre Newsletter, die in drei verschiedene Typen untergliedert werden: Fixierte Newsletter-Projekte: Dazu zählen die Newsletter, die Sie im Offline-Designer von mail to date 5 final gestaltet und an das Online-Service-Center hochgeladen haben. Newsletter, die in diesem Bereich abgelegt sind, können online nicht weiterbearbeitet werden. Online editierbare Newsletter-Projekte: mail to date 5 liefert zehn verschiedene HTML-Newsletter-Vorlagen mit, die speziell für eine Bearbeitung im Onlineeditor des Service-Centers zugeschnitten sind. Auf Basis dieser Projekte können Sie Ihre Newsletter-Gestaltung auch völlig autonom vom Offline-Designeditor vornehmen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, im Offline-Designer online editierbare Newsletter-Projekte anzulegen, die im Online-Service-Center nachbearbeitet werden können. System-Vorlagen: System-Mails sind Nachrichten, die mail to date 5 automatisch verschickt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung des Newsletter-Abonnenten zu bestätigen oder ihn willkommen zu heißen. System-Mails können nicht im Online-Service-Center nachbearbeitet werden, jedoch im Designeditor individuell gestaltet und ins Service-Center hochgeladen werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel System-Mails verwalten ab Seite 9. Über das Menü auf der rechten Seite können Sie Fixierte Newsletter-Projekte (offline im Designer fertig gestaltete Newsletter, die nicht online bearbeitet werden können), Online editierbare Newsletter-Projekte (die Sie im Onlineeditor weiterbearbeiten können) sowie die System-Mails zu den Anmelde- und Registrierungsvorgängen aufrufen. Alle Vorlagen werden entsprechend ihrer Kategorie tabellarisch aufgeführt. Über die Schaltflächen der vorletzten und letzten Spalte können Sie direkt aus der Übersicht heraus Sendeaufträge erstellen, Vorlagen in der Vorschau aufrufen, Vorlagen löschen und ggf. bearbeiten bzw. duplizieren. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, welche Möglichkeiten Ihnen bei den einzelnen Vorlagentypen zur Verfügung stehen. Fixierte Newsletter-Projekte In den Bereich Fixierte Newsletter-Projekte werden alle Newsletter geladen, die final im Designer erstellt und an das Service-Center hochgeladen wurden. In der Übersicht werden die Vorlagen mit ihrem (sofern verfügbar und zugewiesen), dem Vorlagennamen und einer optional angegebenen kurzen Beschreibung aufgeführt. 1

2 Über die e im rechten Bereich der Tabelle können Sie zum entsprechenden Newsletter einen Sendeauftrag generieren, ihn in einer Vorschau betrachten oder aus der Verwaltung löschen. Die e der Verwaltung der normalen Vorlagen: Sendeauftrag anlegen: öffnet das Fenster Sendeauftrag anlegen, in dem Sie den Versand Ihres Newsletters konfigurieren können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 10. Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Löschen: Klicken Sie auf dieses, um einen in der Übersicht markierten Newsletter nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Um zur Verwaltung eines anderen Vorlagentyps (Online- bzw. System-Vorlagen) zu gelangen, wählen Sie einfach den entsprechenden Punkt im Menü durch Anklicken aus. Online editierbare Newsletter-Projekte Standardmäßig befinden sich in diesem Bereich bereits zehn mitgelieferte Vorlagen für Newsletter-Projekte, die Sie komplett im Online-Service-Center weiterbearbeiten oder auch neu erstellen können. Auf diese Weise können Sie das Service-Center auch unabhängig vom Offline-Designer für Ihre Newsletter-Erstellung verwenden. Darüber hinaus können Sie auch Vorlagen im Offline-Designer erstellen, die Sie im Service-Center weiterbearbeiten können. 2

3 Wenn Sie Ihren Newsletter komplett erstellen oder online nachbearbeiten möchten, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Wählen Sie ein editierbares Newsletter-Projekt aus. Sofern Sie sich für eine mitgelieferte Vorlage entschieden haben, erstellen Sie für die weitere Bearbeitung eine Kopie des Projekts. Bearbeiten Sie den Newsletter in diesem Onlineeditor des Service-Centers oder beginnen Sie, einen neuen Newsletter anzulegen. Generieren Sie den Sendeauftrag zu diesem Newsletter per Klick auf die Schaltfläche Generieren, um den fertigen Newsletter zu versenden. In der Übersicht werden die mitgelieferten online editierbaren Newsletter-Projekte sowie Ihre hochgeladenen, online bearbeitbaren Newsletter mit ihrem (sofern verfügbar und zugewiesen), dem Vorlagennamen und einer optional angegebenen kurzen Beschreibung aufgeführt. 3

4 Für den schnellen Einstieg empfiehlt es sich, zunächst auf eines der mitgelieferten online editierbaren Newsletter-Projekte zurückzugreifen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, im Offline-Designer eigene, online editierbare Projekte zu erstellen und an das Service-Center hochzuladen. Für diese Projekte ist es notwendig, verschiedene Regeln beim Aufbau des Newsletters zu beachten. Über die e im rechten Bereich der Tabelle können Sie zum entsprechenden Newsletter einen Sendeauftrag erstellen, ihn als Vorschau betrachten, bearbeiten, duplizieren oder löschen. Die e der Verwaltung der Onlinevorlagen: Sendeauftrag erstellen: öffnet das Fenster Sendeauftrag erstellen, in dem Sie den Versand Ihres Newsletters konfigurieren können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 10. Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Löschen: Klicken Sie auf dieses, um einen in der Übersicht markierten Newsletter nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Bearbeiten: öffnet die Seite Vorlagen bearbeiten, in der Sie neben dem Vorlagennamen, der Beschreibung und dem auch den kompletten Newsletter in einem speziellen Onlineeditor anpassen können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im folgenden Abschnitt. Duplizieren: erstellt ein Duplikat des aktuell markierten Newsletters und fügt ihn an unterster Position in der Übersichtstabelle ein. Onlinevorlagen bearbeiten Um eine Onlinevorlage im Onlineeditor des Service-Centers zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersichtsliste in der Übersicht der online editierbaren Newsletter-Projekte auf das Bearbeiten. Sie werden automatisch zum Fenster Vorlage bearbeiten weitergeleitet, in dem der entsprechende Newsletter mit den dazugehörigen Angaben angezeigt wird. 4

5 Der Vorlagenname ist ein Pflichtfeld, d. h., das Feld muss ausgefüllt sein, damit die Angaben zur Vorlage gespeichert werden können. Der im Feld angegebene Name wird ebenso wie die Beschreibung in der Liste der Onlinevorlagen aufgeführt. Im Feld Vorlagenname haben Sie die Möglichkeit, die Bezeichnung der Vorlage zu ändern. Geben Sie dazu einfach einen neuen Namen in das Eintragsfeld ein. 5

6 Der Vorlagenname, die Beschreibung und der Betreff werden standardmäßig aus den Angaben übernommen, die Sie beim Upload des Newsletters im Dialog Hochladen einer Newsletter-Vorlage zum Service Center angegeben haben. Die Beschreibung dient der schnelleren Identifizierung einer Newsletter-Vorlage in der Verwaltungsliste. Auch wenn es sich nicht um ein Pflichtfeld handelt, sollte hier eine kurze, eindeutige Angabe zum Inhalt oder Design der Vorlage eingetragen werden, die eine eindeutige Zuordnung des Newsletters ermöglicht. Um eine neue Beschreibung einzugeben bzw. eine vorhandene Beschreibung zu ändern, tragen Sie einfach den gewünschten Text in das Eintragsfeld ein. Im Feld Betreff haben Sie die Möglichkeit, den Betreff, unter dem der Newsletter an Ihre Abonnenten versandt wird, einzutragen bzw. zu ändern. Im mittleren Teil des Fensters Vorlage bearbeiten finden Sie den Onlineeditor, der es Ihnen mit zahlreichen en ermöglicht, den kompletten Newsletter auch direkt online im Backend zu bearbeiten. Damit die Elemente des Newsletters im Onlineeditor bearbeitet werden können, müssen sie im Designer als HTML-Objekte angelegt werden. Texte und Bilder etc., die als Grafikobjekte angelegt wurden, können nicht online bearbeitet werden. Die e und Auswahllisten der leiste stellen Ihnen den sumfang eines umfassenden HTML-Editors zur Verfügung. Im Editor wird der Aufbau des Dokuments in Tabellenform angezeigt und nicht als fertiges HTML-Dokument wie im Editor des Designers oder im Browser des Empfängers. Um die Gestaltung und damit die Darstellung des fertigen Newsletters in der HTML- Ansicht nicht ungewollt zu verändern, sollten Änderungen (Verschiebungen etc.) an den gestrichelten Tabellenrahmen nur von Profis vorgenommen werden. Folgende Gestaltungsfunktionen und -optionen stehen Ihnen über die leiste zur Verfügung: Fett: formatiert einen markierten Text oder Textteil in fetter Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[B] verwendet werden. Kursiv: formatiert einen markierten Text oder Textteil in kursiver Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[I] verwendet werden. Unterstrichen: formatiert einen markierten Text oder Textteil mit einer Unterstreichung. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[U] verwendet werden. Durchgestrichen: formatiert einen markierten Text oder Textteil in durchgestrichener Schrift. 6

7 Linksbündig: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze linksbündig. Zentriert: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze zentriert. Rechtsbündig: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze rechtsbündig. Blocksatz: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze im Blocksatz. Vorlage: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie einen oder mehrere markierte Absätze in einer vorgegebenen Formatvorlage formatieren können. Schriftart: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftart auswählen können. Schriftgröße: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftgröße auswählen können. Rückgängig: macht den zuletzt vorgenommenen Schritt rückgängig. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Z] verwendet werden. Wiederholen: stellt einen rückgängig gemachten Schritt wieder her. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Y] verwendet werden. Textfarbe: Ein Klick auf den Pfeil öffnet eine Palette, über die Sie einem markierten Text eine andere Schriftfarbe zuweisen können. Klicken Sie auf Weitere Farben, um im anschließend geöffneten Fenster auf weitere Farbwahlmöglichkeiten zuzugreifen. Hintergrundfarbe: ermöglicht das Hinzufügen einer Hintergrundfarbe zu einem markierten Text oder Textteil. Diese eignet sich auch, um Textstellen hervorzuheben. Link einfügen/verändern: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie einem markierten Objekt eine Verlinkung zuweisen und verschiedene Linkeinstellungen vornehmen können. Link entfernen: löst eine einem markierten Objekt zugewiesene Verlinkung. Anker einfügen/verändern: ermöglicht das Anlegen eines Ankers, über den Sie gezielte Verlinkungen (z. B. auf einen Absatz) vornehmen können. Bild einfügen/verändern: ermöglicht das Einfügen bzw. Austauschen eines Bildes an der Position des Cursors. Es öffnet sich ein separates Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen zum platzierten Bild vornehmen können. Ausschneiden: schneidet einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus und hinterlegt es für die weitere Verwendung in der Zwischenablage. Kopieren: kopiert einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt in die Zwischenablage. : In Mozilla Firefox steht diese nicht zur Verfügung. Einfügen: fügt einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus der Zwischenablage an einer Markierung bzw. der Position des Cursors ein. : In Mozilla Firefox steht diese nicht zur Verfügung. 7

8 Als einfachen Text einfügen: fügt formatierten Text an einer Markierung bzw. der Position des Cursors als unformatierten Text ein. Suchen: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie nach bestimmten Begriffen suchen können. Suchen/Ersetzen: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie nach bestimmten Begriffen suchen und diese ersetzen können. Unsortierte Liste: ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils mit Aufzählungszeichen. Über die Pfeilschaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arten von Aufzählungszeichen zu wählen. Sortierte Liste: ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils als nummerierte Aufzählung. Über die Pfeilschaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arten von Nummerierungen zu wählen. Ausrücken: verringert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Einrücken: vergrößert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Zitatblock: stellt einen markierten Absatz als eingerückten Zitatblock dar. HTML-Quellcode bearbeiten: öffnet den Quelltext des Newsletters in einem separaten Fenster, in dem Sie Ihre Bearbeitungen vornehmen können. : Änderungen sollten hier nur von versierten HTML-Anwendern vorgenommen werden. Vorschau: öffnet ein separates Fenster, in dem eine Vorschau der aktuellen Formatierung des Newsletters angezeigt wird. Vollbildschirm: Nutzen Sie dieses, um mit dem Editor im Vollbildmodus zu arbeiten. Um wieder in den normalen Modus zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten des Editors, um Ihren Newsletter unabhängig vom mail-to-date-5-designer online zu gestalten bzw. anzupassen. Unterhalb des Onlineeditors stellt Ihnen das Fenster Vorlage bearbeiten die Möglichkeit zur Verfügung, der Newsletter-Vorlage ein zuzuweisen, durch das es in der Vorlagenübersicht repräsentiert wird. Standardmäßig wird als für eine Vorlage die Miniaturvorschau des Newsletters verwendet, die vor dem Upload automatisch von der Software erstellt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um im nun geöffneten Fenster eine Grafikdatei auszuwählen und hochzuladen. Der Pfad zur gewählten Datei wird im Eintragsfeld angezeigt. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen und zu speichern. 8

9 Um zur Vorlagenverwaltung zurückzukehren, klicken Sie im Menü auf den Punkt Vorlagen verwalten. System-Mails verwalten Bei den System-Mails handelt es sich um Vorlagen, die vom System z. B. bei der Anund Abmeldung zum und vom Newsletter automatisch verschickt werden. Standardmäßig werden in diesem Bereich bereits alle notwendigen System-Mails in einer Basisvariante mitgeliefert. Um eine individuelle, kundenorientierte Ansprache (beispielsweise im Firmendesign) schon bei den Anmeldeformalitäten sicherzustellen, sollten Sie auch Ihre System- Mails über den Designer gestalten. Darüber hinaus werden automatisch alle Vorlagen in den Bereich System-Vorlagen geladen, denen Sie im Upload-Dialog beim Hochladen zum Service Center den Vorlagen- Typ Bestätigungs-, Dankes-, Willkommens- oder Löschen-Mail zugewiesen haben. Achtung! Die jeweils neu hochgeladene Variante einer System-Mail überschreibt die bereits vorhandene Vorlage des gleichen Typs, sodass immer genau eine Vorlage für jeden Typ vorhanden ist. In der Übersichtsliste werden diese Vorlagen mit einem automatisch zugewiesenen, dem Vorlagennamen und einer Beschreibung aufgeführt. Standardmäßig können System-Mails nicht online bearbeitet werden. Um einen problemlosen automatischen Versand der System-Vorlagen zu gewährleisten, ist ein Löschen der Vorlagen nicht möglich. 9

10 Über das in der rechten Spalte der Übersichtsliste haben Sie die Möglichkeit, die betreffende Vorlage in einer separaten Vorschau aufzurufen: Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Um zur Verwaltung eines anderen Projekttyps (fixierte bzw. online editierbare Newsletter-Projekte) zu gelangen, wählen Sie einfach den entsprechenden Punkt im Menü durch Anklicken aus. Sendeaufträge Unter dem Register Sendeaufträge werden alle Sendeaufträge verwaltet, die Sie für den Versand Ihrer Newsletter angelegt haben. Neue Sendeaufträge können nicht über das Register Sendeaufträge angelegt werden. Sie werden ausschließlich über die Schaltfläche Sendeauftrag erstellen in der entsprechenden Übersichtstabelle der Verwaltung der normalen und Onlinevorlagen erzeugt. Weitere Informationen zum Anlegen von Sendeaufträgen erhalten Sie im Kapitel Sendeauftrag anlegen ab Seite 11. In der Übersicht der Sendeaufträge werden die Aufträge nach Typ sortiert angezeigt. Über das Menü auf der rechten Seite können Sie die folgende Sendeoptionen wählen: Jetzt senden, Zu einem Zeitpunkt senden, Nach der Anmeldung senden oder Zum Geburtstag senden. In der jeweiligen Übersicht werden die Sendeaufträge mit Ihrem Namen, dem Status und den Gruppen (s. Seite 13), an die der Versand erfolgte, angezeigt. 10

11 Darüber hinaus werden das genaue Startdatum des Versands, die Anzahl der gesendeten s, die bereinigte Öffnungsrate, die angibt, wie viele Empfänger Ihren Newsletter tatsächlich gelesen haben, sowie die Anzahl der Fehlsendungen aufgeführt. Über die e in der rechten Spalte der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, sich eine Statistik zum entsprechenden Sendeauftrag anzeigen zu lassen bzw. den Sendeauftrag aus der Übersicht zu löschen: Bearbeiten: Wurde ein Sendeauftrag noch nicht ausgeführt, kann er zur erneuten Bearbeitung über dieses aufgerufen werden. Statistik: öffnet die Statistik zu einem Sendeauftrag. Löschen: Klicken Sie auf dieses, um einen in der Übersicht markierten Sendeauftrag nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Sendeauftrag anlegen Neue Sendeaufträge werden ausschließlich über das Sendeauftrag erstellen in der entsprechenden Tabelle der Übersicht über die fixierten bzw. online editierbaren Newsletter-Projekte erzeugt. Klicken Sie auf das, öffnet sich das Fenster Sendeauftrag anlegen, in dem Sie die Details zum Versand des Newsletters festlegen können: 11

12 Mit einem roten Stern versehene Angaben sind Pflichtangaben, die ausgefüllt bzw. ausgewählt werden müssen. Geben Sie zunächst unter Name eine Bezeichnung für den Sendeauftrag ein (Pflichtfeld). Unter diesem Namen wird der Auftrag später in der Liste der Sendeauftragsübersicht geführt. Im Bereich Gruppen werden alle Empfängergruppen aufgeführt, die Sie in der Gruppenverwaltung angelegt haben (s. Seite 13). Markieren Sie die Gruppe bzw. Gruppen mit einem Haken, die in den Versand Ihres Newsletters mit eingeschlossen werden sollen. Wählen Sie anschließend die Antwort- aus (Pflichtfeld), an die ggf. aus dem Mailing resultierende Rückantworten gesendet werden sollen. Die Antwort- s konfigurieren Sie in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen. Der Betreff wird automatisch aus Ihren Angaben zum Newsletter ausgelesen, kann aber im Eintragsfeld dem Sendeauftrag entsprechend angepasst werden. Die Auswahl des Sendetyps ist eine Pflichtangabe. Wählen Sie daher unter Typ den Zeitpunkt aus, zu dem Sie den Newsletter versenden möchten: Sofort senden: Der Versand erfolgt automatisch mit dem Anlegen des Sendeauftrags. Zum Geburtstag des Empfängers senden: Der Versand erfolgt jeweils individuell am Geburtstag der einzelnen Empfänger der gewählten Gruppen. Senden X Tage nach der Registrierung: Geben Sie im Eintragsfeld einen Wert in Tagen ein. Der Versand des Newsletters erfolgt automatisch individuell für die Empfänger der gewählte(n) Gruppe(n) nach Ablauf der vorgegebenen Zeitspanne nach der Registrierung. An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden: Geben Sie im Eintragsfeld ein Datum und eine Uhrzeit in der Form :00:00 ein. Der Newsletter wird automatisch beim Erreichen des Zeitpunkts an die gewählten Empfängergruppen versendet. Abschließend können Sie wählen, ob Sie mit dem Versand des Newsletters eine Nachricht bei Twitter bzw. Facebook einstellen möchten. Haken Sie hierzu ggf. die gewünschte(n) Option(en) an. Das Einstellen einer Nachricht in den Social Networks bietet sich nur bei allgemeinen Sendeaufträgen des Typs Sofort senden und An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden an. Sendeaufträge der anderen Typen beziehen sich speziell auf einen Empfänger und sind nicht geeignet für eine Publikation auf Twitter bzw. Facebook. Die entsprechenden Zugangsdaten für das Einstellen dieser Nachrichten in Twitter bzw. Facebook nehmen Sie in den Einstellungen im Bereich Twitter/Facebook vor. Klicken Sie auf Erstellen, um den Sendeauftrag anzulegen. Der Versand erfolgt automatisch zum definierten Zeitpunkt an die gewählte(n) Empfängergruppe(n). 12

13 Um zu testen, wie der Newsletter in der Praxis seinen Empfänger erreicht, bietet mail to date 5 Ihnen die Möglichkeit, eine Testsendung vorzunehmen. Der Versand erfolgt dann automatisch an die in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen vorgegebene Test- . Um einen solchen Testversand durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Test- . Test- s werden nicht in der Übersicht oder der Statistik der Sendeaufträge aufgeführt. 13