vertreten durch die Geschäftsführerin Frau Heidi Kemme und dem Geschäftsführer Herrn Egon Schwanzl
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- Arthur Fuchs
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1 Zusatzvertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen DAP GmbH Gärtnerweg Frankfurt am Main - nachfolgend DAP genannt - vertreten durch die Geschäftsführerin Frau Heidi Kemme und dem Geschäftsführer Herrn Egon Schwanzl und - nachfolgend Auftraggeber genannt - vertreten durch den Geschäftsführer Präambel Mit diesem Vertrag werden die datenschutzrechtlichen Bedingungen, zu denen DAP Dienstleistungen für den Auftraggeber im Bereich der Datenerfassung, Scannen und Archivierung einschließlich Digitalisierung erbringt, festgelegt. Dieser Vertrag ergänzt insbesondere Nr. 12 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die integraler Bestandteil dieses Vertrages sind. 1. Verantwortung für die rechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung Der Auftraggeber ist alleine verantwortlich für die Beurteilung der rechtlichen Zulässigkeit der im Rahmen des Auftragsverhältnisses durchgeführten Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch DAP im Hinblick auf die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes und internationaler Abkommen und Richtlinien über den Datenschutz. DAP ist sorgfältig vom Auftraggeber ausgewählt worden und zwar unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der seitens DAP im Sinne des 9 Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden BDSG) zur Datensicherung getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. 2. Bestimmung der Weisungsgebundenheit von DAP DAP verarbeitet oder nutzt die personenbezogenen Daten des Auftraggebers ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zur Durchführung des Vertrages zu dem dieser Auftragsdatenverarbeitungsvertrag die Anlage darstellt. Beschränkungen der Datenverarbeitung und -nutzung ergeben sich insbesondere aus der Leistungsbeschreibung im Kosten- und Leistungsplan zu diesem Vertrag und der speziellen Einzelweisungen des Auftraggebers. Eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragserfüllung ist strikt auf solche Handlungen zu beschränken, die im Kosten- und Leistungsplan beschrieben sind. Der Auftraggeber hat das Recht jederzeit Einschränkungen der zu erbringenden Leistungen zu verlangen oder im Hinblick auf die Art der Leistungserbringung besondere Weisungen zu erteilen. DAP hat diesen Weisungen unbedingt Folge zu leisten, es sei denn, dass DAP Grund zur Annahme hat, dass eine Verletzung des Datenschutzrechts dadurch eintreten würde. Die Weisungen des Auftraggebers bedürfen der Schriftform.
2 In begründeten Eilfällen können durch bevollmächtigte Personen des Auftraggebers Weisungen auch mündlich erteilt werden. Diese bedürfen jedoch der unverzüglichen schriftlichen Bestätigung. Auftraggeber und DAP vereinbaren als Weisungsberechtigte für die laufende Abwicklung folgende Ansprechpartner: Beim Auftraggeber: Herr / Frau Datenschutzbeauftragter Bei DAP: Herr / Frau Key Account Bei einem Wechsel oder einer dauerhaften Verhinderung des verantwortlichen Ansprechpartners ist dies durch den jeweiligen Vertragspartner unverzüglich unter Benennung eines Vertreters mitzuteilen. Im Rahmen der Durchführung des Vertrags ist DAP zur Durchführung aller technisch erforderlichen Verarbeitungen und Nutzungen der Daten (z. B. Duplizieren von Beständen für die Verlustsicherung, Anlegen von Log-Files, Zwischendateien und Arbeitsbereichen, etc.) berechtigt, soweit die Verarbeitung nicht zu einer inhaltlichen Umgestaltung führt. Darüber hinaus ist DAP zur Bereinigung von technisch bedingten Fehlern berechtigt, über die DAP den Auftraggeber umgehend entsprechend zu informieren hat. Sofern der Auftraggeber besondere - über diese vertraglichen Vereinbarungen hinausgehende - Anforderungen bei der technisch bedingten Verarbeitung stellt, sind diese gesondert schriftlich zu vereinbaren und mit den bereits vorhandenen Vereinbarungen abzustimmen. 3. Gegenseitige Hinweispflichten der Vertragsparteien Soweit DAP der Ansicht ist, dass eine Weisung gegen das Bundesdatenschutzgesetz oder andere datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, hat DAP den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. DAP ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Eine materiell-rechtliche Prüfung steht DAP nicht zu. Bei Störungen oder Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers ist dieser unverzüglich zu informieren. Der Auftraggeber seinerseits hat bei der Feststellung von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die er insbesondere bei der Prüfung von Ergebnissen feststellt, unverzüglich DAP zu informieren. Werden bei einer Untersuchung dieser Vorfälle Störungen festgestellt, die zu Änderungen des Verfahrensablaufes führen, ist die entsprechende Verfahrensänderung vor ihrer Durchführung mit dem Auftraggeber abzustimmen. Sie darf nicht ohne dessen vorheriger schriftliche Einwilligung vollzogen werden.
3 4. Datengeheimnis DAP ist verpflichtet, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG zu wahren. DAP hat hierzu bei der Verarbeitung und Nutzung ausschließlich Beschäftigte einzusetzen, die auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. DAP hat insbesondere mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von DAP mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weitergeben oder sonst widerrechtlich verwerten. Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen vertraulich zu behandeln. 5. Datenschutzbeauftragter bei DAP Bei DAP ist als Beauftragter für den Datenschutz Herr Dr. Thomas Jurisch, INTARGIA Managementberatung GmbH, Max-Planck-Str. 20, Dreieich, bestellt. Der Datenschutzbeauftragte hat die Ausführung des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer Vorschriften für den Datenschutz im Hinblick auf das Auftragsverhältnis bei DAP sicherzustellen. Stellt der Datenschutzbeauftragte in diesem Zusammenhang Unregelmäßigkeiten fest, hat er unverzüglich auch den Auftraggeber zu informieren. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. 6. Rechte Betroffener Für die Einhaltung der Rechte der durch die Datenverarbeitung bei DAP betroffenen Personen ist der Auftraggeber verantwortlich. Ihm gegenüber werden diese Rechte geltend gemacht bzw. werden Betroffene bei Geltendmachung zunächst an den Auftraggeber verwiesen. Eine direkte Haftung seitens DAP gegenüber von der Datenverarbeitung betroffenen Personen kommt nicht in Betracht. DAP hat den Auftraggeber aber im Falle einer Inanspruchnahme durch einen Betroffenen, insbesondere im Hinblick auf Benachrichtigung, Auskunftserteilung, Berichtigung, Sperrung und Löschung im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen. Übersteigt der Aufwand für diese Unterstützung das Maß von 5 Arbeitsstunden im Monat, ist DAP berechtigt, diese Unterstützung gesondert dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen. Hierfür ist die jeweils gültige Preisliste von DAP maßgeblich. 7. Haftung Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach dem Bundesdatenschutzgesetz oder anderen datenschutzrechtlichen Vorschriften unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, ist der Auftraggeber gegenüber dem Betroffenen verantwortlich. DAP ist verpflichtet, eine ausführliche Dokumentation der Datenverarbeitung oder Nutzung zu führen, anhand derer der Auftraggeber den Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung der Datenverarbeitung oder Nutzung führen kann.
4 Soweit der Auftraggeber zum Ausgleich eines Schadens gegenüber dem Betroffenen verpflichtet ist, bleibt es ihm vorbehalten, DAP bei Vorliegen eines Verschuldens nach den allgemeinen Vorschriften und gemäß Nr. 7 der AGB in Anspruch zu nehmen. 8. Auftragskontrolle Der Auftraggeber hat das Recht, sich von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen, insbesondere hat er das Recht die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit DAP durchzuführen. Als Verantwortlicher für die Durchführung der Auftragskontrolle wird auf Seiten des Auftraggebers Herr / Frau benannt. Herr / Frau hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel 24 Stunden vorher anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch DAP in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. DAP verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner bei Verarbeitung personenbezogener Daten bestehenden Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und Nachweise zu führen. 9. Grund- und Nebenverpflichtung Mangels anderslautender ordnungsgemäßer Weisung übermittelt DAP Daten ausschließlich an den Auftraggeber. Die Übermittlung an Dritte ist ausgeschlossen, es sei denn, dass diese eine gesetzlich geregelte oder schriftlich von allen Berechtigten unterzeichnete Erlaubnis nachweisen. Die Verantwortung für den Transport von Originalbelegen in Papierform zu DAP obliegt dem Auftraggeber. Für elektronisch übermittelte Daten, wählt der Auftrageber die geeigneten Übertragungswege bis zu dem von DAP gewählten Zugang zum eigenen Netzwerk innerhalb von DAP. Erst ab diesem physischen oder logischen Punkt ist DAP verantwortlich für die Daten. Berechtigt zum Empfang der Daten bei DAP ist Herr / Frau Verantwortlich für den Transport zum Auftraggeber ist DAP. Empfangsberechtigt für die Daten beim Auftraggeber ist Herr / Frau DAP weist dem Auftraggeber die von ihm üblicherweise eingerichteten Verlustsicherungsmaßnahmen nach. Zusätzliche Anforderungen des Auftraggebers und daraus resultierende Maßnahmen sind schriftlich zu vereinbaren. DAP sichert dem Auftraggeber die ordnungsgemäße Vernichtung nicht benötigten Datenmaterials zu (Probeausdrucke, überzählige Listen, etc.). DAP sichert zu, dass für die hier geregelten Dienste keine Fremdfirmen in Anspruch genommen werden. Vereinzelt kann DAP gezwungen sein hiervon abzuweichen. In
5 diesem Fall wird DAP den Auftraggeber vorab informieren und um Erteilung der Berechtigung zur Vergabe eines Unterauftrages bitten. 10. Verpflichtung über das Vertragsende hinaus Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses verpflichtet sich DAP, alle DAP mit dem Auftrag übergebenen Unterlagen zurückzugeben bzw. den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen. Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch DAP entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. DAP kann sie zu seiner Entlastung dem Auftraggeber bei Vertragsende übergeben. DAP hat im Regressfall dem Auftraggeber auch nach Vertragsende die noch vorhandenen Dokumentationen zur Führung des Entlastungsbeweises zu überlassen. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, auch über das Ende des Vertragsverhältnisses Stillschweigen über die ihnen im Zusammenhang mit dem Auftrag bekannt gewordenen Daten zu wahren. 11. Festlegung der technischen und organisatorischen Maßnahmen DAP gewährleistet die im Rahmen der ordnungsgemäßen Abwicklung der Arbeiten erforderlichen Sicherungsmaßnahmen. Die hierzu erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. 9 BDSG und seiner Anlage sind Vertragsbestandteil. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen können im Laufe des Auftragsverhältnisses entsprechend einer technischen und organisatorischen Weiterentwicklung im Bereich DAPs angepasst werden. Werden Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen vorgenommen, sind diese zunächst mit dem Auftraggeber abzustimmen. Der Auftraggeber muss vor Durchführung der Änderungen zustimmen. Die Änderungen sind schriftlich zu fixieren und werden Vertragsbestandteil. Ort / Datum DAP GmbH Ort / Datum Auftraggeber
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