Vom Geschäftsprozess zum Workflow

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1 Jakob Freund Klaus Götzer Vom Geschäftsprozess zum Workflow Ein Leitfaden für die Praxis

2 Jakob Freund Klaus Götzer Vom Geschäftsprozess zum Workflow

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4 Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches oder von Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung mit Ausnahme der in den 53, 54 URG genannten Sonderfälle, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden Carl Hanser Verlag München Internet: Lektorat: Lisa Hofmann-Bäuml Herstellung: Ursula Barche Umschlaggestaltung: Büro plan.it, München, unter Verwendung von Bildmotiven von Enot Poloskum-istock Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell Printed in Germany ISBN

5 Inhalt 1 Einleitung Die Geschichte der Prozesse Aktuelle Herausforderungen Business Process Management eine Einordnung Zu diesem Buch Prozesse optimal gestalten Der Begriff des Prozesses Modellierungssprache Aktivitätstypen Zeitliche Abfolge Ablaufteilung Wiederholung Objektverbindung Relationsverbindung Rollenverbindung Gesamtdarstellung Anlässe zur Prozessoptimierung Reorganisation der Prozesse Prozesse technisch unterstützen Qualitätsmanagement und Zertifizierung Prozessorganisation als permanente Aufgabe Ziele einer Prozessoptimierung Reduzierung der Prozesskosten Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit Verbesserung der Prozessqualität Verbesserung der Prozesstransparenz Erhöhung der Prozessflexibilität Prozessorganisation Vorgehen bei der Modellierung Elemente der Modellierung Informationsgewinnung Nutzung von Referenzmodellen Analyse der bestehenden IT-Prozesse

6 VI Inhalt 2.7 Auswahl einer Modellierungsmethodik Kriterien zur Auswahl Modellierung in verschiedenen Projektphasen Modellierungsansätze Konventionen für die Modellierung Modellierungskonventionen Ebenenkonzept Informationsobjekte Rollenkonzept Prozessautomatisierung Basiskonzepte Human Workflow Management Historie und Grundlagen Kanäle für die Einbindung von Prozessbeteiligten Abbildung von Rollen und organisatorische Beziehungen Timeout Management und Workload Balancing Schwach strukturierte Human Workflows Prozessorientierte Anwendungsintegration Klassische Anwendungsintegration Serviceorientierte Architekturen (SOA) Integration bestehender Systeme (Legacy Integration) Business-to-Business-Integration Steuerung, Überwachung und Auswertung automatisierter Prozesse Business Rules Management Business Process Monitoring Business Process Reporting Make, Buy or Rent? Grundgedanken zur unterstützenden Technologie Selbständige Entwicklung einer Process Engine (Make) Beschaffung einer BPM-Software (Buy) Nutzung von Process as a Service (Rent) Process Execution Languages Die Bedeutung von Process Execution Languages Business Process Execution Language (BPEL) XML Process Definition Language (XPDL) jbpm Process Definition Language (jpdl)

7 Inhalt VII 4 Vom fachlichen Modell zum automatisierten Prozess Motivation und Kerngedanken Aktuelle Situation in der Praxis Problemstellung Unterschiedliche Informationen Unterschiedliche Granularitäten Unterschiedliche Freiheitsgrade Schlussfolgerung und prinzipielle Lösungsansätze Top-down-Prozessgestaltung im Ebenenmodell Das Prinzip der Verfeinerung Generierung technischer Workflows Mögliche Prozessnotationen Anforderungen an ein Modellierungstool Rollen und Zusammenarbeit Wesentliche Potenziale Verbesserung des Requirements Engineering Beschleunigung der Abbildung in IT Abbau von Schrankware Detailliertere Informationsbasis für die Prozessverbesserung Business Process Management-Software Mögliche Anwendungsbereiche Modellierung Dokumentation und Publikation Analyse und Simulation Automatisierung Integration der Anwendungsbereiche Frei verfügbare Produkte Die eigentliche Bedeutung von Open Source BizAgi JBoss jbpm Oryx Die passende Lösung finden Besondere Herausforderungen Der Auswahlprozess Typische Fehler

8 VIII Inhalt 5.4 Ergebnisse der Befragung BPM-Software Zielsetzung und Durchführung Ergebnisse der Befragung Veteranen Ergebnisse der Befragung Aspiranten Projektablauf Vorstudie durchführen Zweck Zieldefinition Problemstellung erarbeiten Entscheidungsvorlage erstellen Grobkonzept erstellen Grobanalyse durchführen Lösungsansätze erarbeiten Feinkonzept erstellen Feinanalyse durchführen Konzept ausarbeiten Realisierung Technische Umsetzung Organisatorische Umsetzung Anhang Beispiele im Projektablauf Beispiel 1: Zielsetzung des Projekts Beispiel 2: Klärung Prozessumfeld Beispiel 3: Bewertung des Istzustands (Summary) Beispiel 4: Beschreibung der Schwachstellen Beispiel 5: Business Case Budgetplanung Beispiel 6: Probleme und Lösungsansätze im Überblick (Umzug) Beispiel 7: Kennzahlendarstellung Beispiel 8: Zielsetzung des Projekts Beispiel 9: Zielvereinbarung und Projektauftrag Beispiel 10: Erhebungsbogen zu Prozessaktivität Beispiel 11: Kurzbeschreibung der Grundidee eines Grobkonzepts Checklisten für das Projekt Checkliste 1: Entscheidungsvorlagen Checkliste 2: Prozessumfeld Checkliste 3: Workshop allgemein Checkliste 4: Workshop Prozessumfeld

9 Inhalt IX Checkliste 5: Vergleich von Erhebungsmethoden Checkliste 6: Schwachstellenanalyse Checkliste 7: Nutzenparameter Checkliste 8: Sollalternativen entwickeln Checkliste 9: Moderation Checkliste 10: Sollalternativen beschreiben Checkliste 11: Dokumentenanalyse Glossar und Abkürzungen Literatur Register Die Autoren