2. Aufgabenbeschreibungen ( Standards, Routinen ):

Transkript

1 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 1 von 8 2. Aufgabenbeschreibungen ( Standards, Routinen ): Abteilungsleitung: Die Gesamtleitung der Abteilung liegt gemäß der Geschäftsordnung des Amtes der Landesregierung beim Abteilungsvorstand. Aufgabenkatalog des Abteilungsvorstandes: Gesamtleitung der Abteilung: Die der Abteilung vorstehende Person hat dafür zu sorgen, dass das Leitbild und das Zielkonzept der Abteilung praktisch (gemäß den Erfolgskriterien) umgesetzt werden. Der Planung des Abteilungsbudgets und der Überwachung des Mitteleinsatzes kommt eine besondere Bedeutung zu. Der Abteilungsvorstand ist der Vorgesetzte aller der Abteilung zugewiesenen Bediensteten. Der Abteilungsvorstand überträgt den Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und den leitern jeweils ein bestimmtes, festes Arbeitsgebiet zur verantwortlichen Erledigung. Die Aufgabenübertragung ist begleitet von seiner unterstützenden Überwachung. Der Abteilungsvorstand führt die zugeteilten Bediensteten und veranlasst die notwendigen Maßnahmen zur aufgabenbezogenen Personalentwicklung in der Abteilung.

2 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 2 von 8 Grundsatz- und sozialpolitische Aufgaben: Der Abteilung obliegen in enger Absprache mit den zuständigen Regierungsmitgliedern bzw der Landesregierung die Vorbereitung der grundsätzlichen politischen Leitlinien, Ziele, Schwerpunkte und Inhalte. Diese Aufgaben sind gemeinsam mit den jeweiligen Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und leitern wahrzunehmen. Verantwortung nach oben: Der Abteilungsvorstand ist dem zuständigen Regierungsmitglied bzw der Landesregierung für die korrekte, sachgemäße und rechtzeitige Erledigung der Abteilungsaufgaben verantwortlich. Kommunikation mit der politischen Ebene (Landesräte, Regierung, andere politische Gremien). Kommunikation mit dem Landesamtsdirektor. Anleitung und Unterstützung der Fach- und Funktionsbereiche: Der Abteilungsvorstand leistet Zielsetzungs-, Grundsatz- und Konzeptionsarbeit für die einzelnen Bereiche gemeinsam mit den jeweiligen Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leitern. Er unterstützt und wirkt mit beim Vollzug der Arbeit in den Fach- und Funktionsbereichen. Zusammen (in Überordnung) mit den Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und leitern erfolgen Information, Führung und Kontrolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Besondere Bedeutung kommt dabei dem Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräch zu.

3 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 3 von 8 Projektarbeit: Projekte (in Absprache mit dem Regierungsmitglied) zu initialisieren, zu koordinieren und zu überwachen ist eine weitere Aufgabe des Abteilungsvorstandes. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Durchführung von Abstimmungs- und Klärungsarbeit im Vorfeld, begleitend zu und nach Abschluss von Projekten. Anleitung nachgeordneter Dienststellen (im Zusammenwirken mit dem zuständigen Fach- und Funktionsbereich, soweit dies nicht ohnehin der zuständigen Fach- oder Funktionsbereichsleiterin oder dem zuständigen -leiter übertragen ist): Anleitung und Beratung der Bezirkshauptmannschaften. Repräsentation nach außen: Kommunikation mit den privaten Einrichtungen im Land Vertretung des Landes (im Auftrag des Regierungsmitglieds bzw der Landesregierung) gemeinsame Vertretung der Länder (Bundesbehindertenbeirat, Kuratorium des Ausgleichstaxfonds, Nationalfonds, ua) Aufsichtskommissär bei der Vorarlberger Gebietskrankenkasse: Geschäftsführung des Sozialfonds: Die einzelnen Aufgaben sind weitestgehend delegiert (siehe Teil VIII.).

4 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 4 von 8 Fach- und Funktionsbereichsleitung: Auf Grund der Änderung des Organisationskonzeptes (Näheres siehe Kapitel V.) ist die Bezeichnung Fach- oder Funktionsbereich nun nicht mehr davon abhängig, was für Aufgaben im jeweiligen Bereich zu erledigen sind, sondern ausschließlich davon, ob eine entsprechende Genehmigung des Landesamtsdirektors zur Einrichtung eines Fachbereiches vorliegt. Ob ein Fach- bzw Funktionsbereich somit bereichsübergreifende Aufgaben zu erledigen hat, lässt sich nur noch daran erkennen, welche Aufgaben diesem Bereich zugeteilt sind. Jeder Fach- oder Funktionsbereich wird von einer Fach- bzw Funktionsbereichsleiterin oder einem leiter geführt. Diese Person hat gemeinsam mit den allenfalls zugeteilten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür zu sorgen, dass die Ziele und Schwerpunkte im jeweiligen Bereich umgesetzt werden. Dabei hat sie im Rahmen des Zielkonzeptes vorausschauend und möglichst eigenverantwortlich zu handeln. Die Fach- bzw Funktionsbereichsleiterin oder der -leiter hat die Arbeit an die allenfalls zugeteilten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu verteilen und deren korrekte Durchführung zu überwachen. Dafür muss diese Person soweit als möglich die Rechtsund Sachlage der Geschäfte des Fach- bzw Funktionsbereiches kennen. Soweit die Gesamtzielsetzung der Abteilung es erfordert, sind die Aufgaben mit den anderen Fach- bzw Funktionsbereichen zu koordinieren. Die grundsätzlichen inhaltlichen Aufgaben in den einzelnen Fach- bzw Funktionsbereichen sind bereits im Leitbild der Abteilung beschrieben. Die Aufgaben in den Fach- bzw Funktionsbereichen Recht/Interne Organisation, Betriebswirtschaft/Controlling sowie Suchtkoordination sind zumeist bereichsübergreifend und erfordern eine bestimmte (besondere) Fachlichkeit. Aufgabe

5 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 5 von 8 der Leiterin oder des Leiters dieser Bereiche ist es, den wirkungsvollen Maßnahmenvollzug in den anderen Fach- bzw Funktionsbereichen zu ermöglichen bzw zu unterstützen und bezüglich Leitbild- und Zielkonformität zu überwachen. Diese Person hat bei Abweichungen die Pflicht, darauf hinzuweisen. Sie hat die Pflicht, aus ihrer Sicht entstehende Probleme oder Abweichungen in den anderen Fach- bzw Funktionsbereichen aufzuzeigen. Die Entscheidungskompetenz bezüglich der Konsequenzen liegt jedoch allein bei der jeweiligen Fach- bzw Funktionsbereichsleiterin oder dem -leiter. Unabhängig von den Inhalten der einzelnen Fach- und Funktionsbereiche (die im nachstehenden Punkt für die jeweiligen Bereiche dargestellt werden) lassen sich die allgemeinen Aufgaben in den Bereichen Integrationshilfe (Behindertenhilfe), Frauen, Jugend und Familie, Jugendwohlfahrt, Senioren, Pflegesicherung und Sozialhilfe sowie teilweise im Bereich Recht/Interne Organisation sowie Betriebswirtschaft/Controlling wie folgt gliedern: Grundsatz- und Konzeptarbeit: Jede Fach- bzw Funktionsbereichsleiterin und jeder leiter hat die Pflicht, die Entwicklung im Fach- bzw Funktionsbereich ständig zu beobachten und den (gesellschaftlichen) Verhältnissen Rechnung zu tragen. Zur Grundsatz- und Konzeptarbeit gehören folgende Aufgaben: Das Führen von Grundsatzgesprächen Die Entwicklung von Gesamtkonzeptionen Die Erarbeitung von Abwicklungssystemen und Durchführungsvorschriften Die Lösung von Finanzierungsfragen Aufbau einer aussagefähigen Dokumentation Durchführung wirkungsvoller Öffentlichkeitsarbeit (in Absprache mit Abteilungsvorstand bzw Regierungsmitglied)

6 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 6 von 8 Zusammenarbeit mit öffentlichen und privaten Einrichtungen: Das Führungskonzept der Abteilung sieht eine weitgehende Delegation der Ausführungsaufgaben in den sozialen Diensten vor. Dies erfordert eine intensive, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit allen vorhandenen Einrichtungen. Folgende Aufgaben sind zu erfüllen: Vermittlung der sozialpolitischen Ziele, Grundsätze und Rahmenkonzepte Gemeinsame Erarbeitung von Einzelkonzepten, die in den Gesamtrahmen passen Planung und Gestaltung des Maßnahmenvollzugs gemeinsam mit den beteiligten Personen und Institutionen Anleitung und Beratung der Einrichtungen im Maßnahmenvollzug Koordination der unterschiedlichen Einrichtungen Verhandlung von Tarifen und Rahmenbudgets Kontrolle und Evaluation der Tätigkeit der Einrichtungen Aufbau und Führung einer aussagefähigen Dokumentation Initialisierung und Förderung von Nahraumaktivitäten Anleitung der zugeteilten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Alle zugeteilten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind konsequent zu führen und anzuleiten: Führen des Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräches Fachliche Anleitung und Beratung Organisatorische, administrative Anleitung und Unterstützung Unterstützung und Mitwirkung im Vollzug Kontrolle der Arbeitsergebnisse Weiterleitung der notwendigen Informationen

7 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 7 von 8 Kommunikation mit anderen Bereichen im Amt der Landesregierung: Zur Information, Abstimmung, gegenseitigen Unterstützung und Klärung von Fragen ist mit folgenden Bereichen zu kommunizieren: andere Fach- bzw Funktionsbereiche der Abteilung Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Spezialaufgaben andere Abteilungen im Amt und in den Bezirkshauptmannschaften Vertretung nach außen: Jede Person, die einen Bereich leitet hat nach Absprache mit dem Abteilungsvorstand die Abteilung bei bestimmten Gelegenheiten nach außen zu vertreten. Insbesondere in Beiräten und Ausschüssen bei Erfahrungsaustauschtreffen bundesweit und international bei Repräsentation Bearbeitung von Projekten und Einzelfällen: Vollzug von Maßnahmen in der Einzelfallbearbeitung (Sachbearbeitung) im Rahmen der bestehenden rechtlichen Grundlagen Tarif-, Förderungs- und Subventionsanträge Abrechnungskontrolle Bewilligungen Information und Beratung von Personen und Institutionen (Parteienverkehr) Durchführung von Projekten und Veranstaltungen Administration: Budgetgestaltung und Budgetüberwachung des Fach- bzw Funktionsbereichs Dokumentation der Arbeit im Fach- bzw Funktionsbereich Interne Ablauforganisation im Fach- bzw Funktionsbereich Schriftverkehr Reiserechnung

8 Kapitel VI / Ausgabe 1/2009 / Seite 8 von 8 Weiterbildung: Literaturstudium Besuch von Seminaren, Kursen