Neueintritt eines Arbeitnehmers

Transkript

1 Neueintritt eines Arbeitnehmers Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Anlage des Arbeitnehmers und ELStAM 2.2. Angaben für die Jahreslohnsteuertabelle 2.3. Teillohnberechnung im Eintrittsmonat 2.4. Lohnsteuer-Jahresausgleich 2.5. Vortragswerte für steuer-/sozialversicherungsfreie Zukunftssicherung (etwa Direktversicherung) 3. Details 3.1. Lohnsteuerbescheinigung 3.2. Arbeitnehmer ohne ELStAM 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info erklärt die Besonderheiten, die beim Eintritt eines Arbeitnehmers zu beachten sind. Abweichend hiervon: Info Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen. 2. Vorgehensweise Überblick 1. Anlage des Arbeitnehmers und ELStAM 2. Angaben für die Jahreslohnsteuertabelle Teillohnberechnung im Eintrittsmonat 5 4. Lohnsteuer-Jahresausgleich 6 5. Vortragswerte für steuer-/sozialversicherungsfreie Zukunftssicherung (z.b. Direktversicherung) Anlage des Arbeitnehmers und ELStAM 1. Anlegen Legen Sie den neuen Arbeitnehmer wie gewohnt an:»stammdaten Personaldaten Datei: Neu«2. ELStAM Bei einem Neueintritt empfehlen wir, nach der Anlage der Personaldaten den ELStAM-Meldevorgang sofort anzustoßen, damit die aktuell gültigen ELStAM bereits zur Monatsberechnung abgerufen und angewendet werden können. 1. ELStAM-Meldung sofort nach der Neuanlage versenden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 2. ELStAM-Abruf vor der Monatsberechnung: 2 bis 5 Tage nach der ELStAM-Meldung können die gültigen ELStAM abgerufen werden:»transfer ELStAM ELStAM abrufen«. Beim Abruf werden die gültigen ELStAM automatisch in die Personaldaten des Arbeitnehmers importiert. Hinweis Arbeitnehmer ohne ELStAM

3 Seite Angaben für die Jahreslohnsteuertabelle Sofern ein sonstiger Bezug an den Arbeitnehmer bezahlt wird, ist dieser nach der Jahressteuertabelle zu besteuern. Eine genaue Berechnung der Steuer auf den sonstigen Bezug ist nur möglich, wenn der Jahresverdienst in Agenda LOHN ermittelt werden kann. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: a) Der Vorverdienst aus bisherigem Arbeitsverhältnis ist bekannt (Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers liegt vor). Erfassung»Vorverdienst bei Neueintritt«4 b) Der Vorverdienst ist nicht bekannt. Eine annähernd richtige Berechnung der Steuer für den sonstigen Bezug erhalten Sie durch Angabe des voraussichtlichen Jahresverdienstes. Erfassung»voraussichtlicher Jahresverdienst«4 Beachten Sie: Großbuchstabe S auf der Lohnsteuerbescheinigung c) Sie erfassen keine Angaben. Beachten Sie: Großbuchstabe S auf der Lohnsteuerbescheinigung

4 Seite 4 a) Vorverdienst bei Neueintritt ist bekannt Wenn der Arbeitnehmer seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus vorangegangenen Dienstverhältnissen vorlegt, sind die Steuerwerte aus den Vorverdiensten in den Personaldaten zu hinterlegen: 1.»Stammdaten Personaldaten«2. Register»Adresse«: Felder»Vorverdienst bei Neueintritt«erfassen. b) Vorverdienst bei Neueintritt ist nicht bekannt Der Arbeitnehmer ist beim Wechsel des Arbeitgebers nicht dazu verpflichtet, seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus vorangegangenen Dienstverhältnissen vorzulegen. Anstelle des Vorverdienstes kann auch der voraussichtliche Jahresverdienst erfasst werden. Beim voraussichtlichen Jahresverdienst handelt es sich um eine Schätzung, die sich auf das vollständige Kalenderjahr bezieht. 1.»Stammdaten Personaldaten«2. Register»Steuer«:»voraussichtlicher Jahresverdienst«erfassen.

5 Seite Teillohnberechnung im Eintrittsmonat Wenn der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats eintritt, wird ein Festbezug automatisch anhand der hinterlegten Teillohnformel auf den Teilmonat umgerechnet. Folgende Optionen werden hierzu herangezogen: Festbezug mit Teillohnberechnung Teillohnformel Festbezug mit Teillohnberechnung 1.»Stammdaten Lohnarten«. 1. Lohnart öffnen. 2. Option: <Teillohnberechnung>. Teillohnformel»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. A. Kalendertäglich Für jeden Kalendertag wird der entsprechende Bruchteil des Monatslohns ausbezahlt. B. Dreißigstel Der Festbezug wird immer durch 30 geteilt, egal wie viele Tage der Monat tatsächlich hat. Multipliziert wird mit den tatsächlichen Tagen des Monats. Beispiel im Monat Januar Lohn: Euro, Neueintritt zum Euro./. 30 Tage (Teillohnformel) 31 Tage (Januar) 9 Tage 100 Euro x 22 Tage 100,00 Euro 22 Tage 2.200,00 Euro

6 Seite Lohnsteuer-Jahresausgleich Der Lohnsteuer-Jahresausgleich ist nicht zulässig für Arbeitnehmer, die während des Jahres (nach dem ) eingetreten sind Vortragswerte für steuer-/sozialversicherungsfreie Zukunftssicherung (etwa Direktversicherung) Direktversicherungen (Verträge nach 2005) und Pensionskassen sind steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu einer bestimmten Höhe abzurechnen. Jährliche Freigrenze Steuer Frei bis 4 % der BBG RV (West) Euro Sozialversicherung Frei bis 4 % der BBG RV (West) Beiträge für Euro Euro = Euro Euro Agenda LOHN überwacht die jährlichen Grenzen der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit für Direktversicherungen (Verträge nach 2005) und Pensionskassen automatisch. Beschreibung: In Agenda LOHN werden die abgerechneten Beträge des aktuellen Jahres kumuliert und bei Überschreitung der jährlichen Freigrenzen dem Sozialversicherungsbrutto bzw. Steuerbrutto zugerechnet und verbeitragt. Beispiel Arbeitnehmer beschäftigt ab: Direktversicherung monatlicher Betrag: Freibetrag SV ist im Monat August erreicht: 372 Euro x 372 Euro = 2.976,00 Euro Ab dem Monat September wird der Beitrag der Sozialversicherung unterworfen. Die Steuerfreiheit wird in 12 Monaten nicht überschritten. Diese Automatik funktioniert, wenn ein Arbeitnehmer ab Januar des aktuellen Jahres in Agenda LOHN abgerechnet wird. Wenn ein Arbeitnehmer während des laufenden Jahres eintritt und beim vorhergehenden Arbeitgeber bereits derartige Bezüge abgerechnet wurden, müssen die Grenzen überwacht werden. Nutzen Sie hierzu die Möglichkeit 1 7 oder Möglichkeit 2 7. Dies ist nur notwendig, wenn die jährlichen Beiträge im aktuellen Jahr überschritten werden (Beitrag Jahr 2016 > Euro).

7 Seite 7 Möglichkeit 1: Anpassung der Jahreswerte Bereits verbrauchte steuer- und sozialversicherungsfreie Beträge werden kumuliert (aktuelles Jahr) mit der Lohnart»!SVF«eingegeben. Agenda LOHN überwacht das Erreichen der Freibeträge ab dann automatisch. Beispiel Arbeitnehmer beschäftigt ab: Direktversicherung monatlicher Betrag: Direktversicherung beim vorhergehenden Arbeitgeber: 400 Euro x 400 Euro = Euro Lösung Eingabe mit der Lohnart»!SVF«= 3.200,00 Automatische Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen ab Automatische Berechnung der Lohnsteuer ab , da hier erstmalig auch die Grenze für die Steuerfreiheit (4.776 Euro) überschritten wird. Möglichkeit 2: Monatliche Anpassung Wenn die Steuer- bzw. Sozialversicherungsfreiheit überschritten wird, muss der übersteigende Betrag mit folgenden Lohnarten jeweils monatlich der Steuer- bzw. Sozialversicherung unterworfen werden:

8 Seite Details Lohnsteuerbescheinigung Großbuchstabe S auf der Lohnsteuerbescheinigung S Sonstiger Bezug ohne Vorverdienst Sofern bei einem Eintritt während des Jahres keine Werte im Feld»Vorverdienst bei Neueintritt«(Register Adresse) eingetragen werden und zugleich ein sonstiger Bezug im aktuellen Kalenderjahr abgerechnet wird, ist dieser Sachverhalt in der Lohnsteuerbescheinigung durch die Eintragung des Buchstabens S zu vermerken. Feld»Vorverdienst bei Neueintritt«+ Sonstiger Bezug kein Buchstabe S Feld»Voraussichtlicher Jahresverdienst«+ Sonstiger Bezug Buchstabe S Keine Werte zum Vorverdienst + Sonstiger Bezug Buchstabe S 3.2. Arbeitnehmer ohne ELStAM Folgende Arbeitnehmer nehmen nicht am ELStAM-Verfahren teil: Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland (»Stammdaten Personaldaten Register: Adresse«). Arbeitnehmer, die mit Pauschalversteuerung oder steuerfrei abgerechnet werden. 4. Wichtige Informationen Nr Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen