Seinem Vorgesetzen. Feedback geben

Transkript

1 Seinem Vorgesetzen Feedback geben Gesprächsleitfaden für ein ehrliches und differenziertes Feedback Ein gutes Feedbackgespräch gibt beiden Parteien die Chance, Feedback zu geben und Feedback zu erhalten. Vielen von uns fällt es allerdings schwer, ehrliches Feedback an unseren Chef zu geben. Wir haben Angst, dass wir abgestraft werden, wenn wir Kritik äußern, und wählen häufig lieber den bequemen Weg - gar nichts zu sagen. Dabei ist es wichtig, differenziertes Feedback zu geben, damit der Vorgesetzte weiß, an welchen Punkten er in Zukunft arbeiten muss. Um Ihnen den Feedbackprozess etwas zu erleichtern, haben wir einen Gesprächsleitfaden für Sie zusammengestellt, der Ihnen als Orientierung in einem solchen Gespräch dienen soll. Schritt 1: Vorbereitung des Gespräches Für ein erfolgreiches Feedbackgespräch ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie Ihr Feedback aufbauen 1

2 wollen und welche Punkte Sie kritisieren und welche anerkennen wollen. Überlegen Sie sich konkrete Situationen, um Ihr Feedback durch Beispiele zu unterstützen. Suchen Sie sich einen Raum, in dem sie ungestört sprechen können und der nicht zu groß ist - schließlich sind sie nur zu zweit. Am besten ist eine Sitzecke - oder Sie setzen sich an einem Tisch über Eck. Eine Tasse Kaffee und ein paar leckere Kleinigkeiten auf dem Tisch können die Atmosphäre entspannen. Bonustipp: Es hilft, sich auch in den Monaten zwischen zwei Feedbackgesprächen Notizen zu machen, wenn Ihr Manager etwas besonders gut gemacht hat oder Ihnen Verbesserungspotential auffällt. Notieren Sie sich immer ein konkretes Beispiel - das hilft Ihnen später bei der Gesprächsvorbereitung. Schritt 2: Einleitung des Gespräches Meistens übernimmt die Einleitung eines Feedbackgespräches Ihr Vorgesetzter, besonders, wenn er Sie proaktiv um Feedback gebeten hat. Falls nicht, erklären Sie kurz den Ablauf des Gesprächs - wollen Sie zuerst auf die positiven Themen eingehen und dann Verbesserungsvorschläge aufzeigen? Oder soll Ihr Manager zuerst einmal einschätzen, wie seine Leistung der vergangenen Monate war? 2

3 Schritt 3 (optional): Selbsteinschätzung Falls Sie möchten können Sie den Hauptteil des Gesprächs damit beginnen, Ihren Manager zu fragen, wie er seine Führung der vergangenen Monate einschätzt. Was hat er besonders gut gemacht und wo sieht er selbst noch Verbesserungspotential? Lassen Sie ihm Raum, in Ruhe zu reflektieren und fragen Sie nach, falls Sie etwas spezifischer interessiert oder falls Sie etwas nicht verstanden haben. Um im weiteren Verlauf des Gesprächs auf die einzelnen Punkte eingehen zu können, machen Sie sich während dieses Teils des Gespräches Notizen. So zeigen Sie Interesse an dem, was Ihr Manager sagt und behalten zugleich den Überblick und können Ihre Einschätzung auf Ihre Notizen stützen. Ist Ihr Manager mit der Selbsteinschätzung fertig, geben Sie seine Worte noch einmal mit Ihren eigenen wieder. Habe ich richtig verstanden, dass ist dabei immer ein guter Einstieg. So stellen Sie sicher, dass Sie beide das gleiche Verständnis seiner Selbsteinschätzung haben. Schritt 4: Ihr Feedback Kommen Sie nun zur Ihrem Feedback für den Mitarbeiter. Falls Sie Schritt 3 gewählt haben sollten Sie dabei auch auf die Selbsteinschätzung Ihres Managers eingehen und sie mit Ihrer Einschätzung verbinden. 3

4 Beispiel: Selbsteinschätzung Manager: Ich glaube, ich habe in den letzten Monaten weniger operativ in deine Arbeit eingegriffen, sondern dir mehr Freiheiten gelassen. Ihre Einschätzung: Ja, das ist mir auch aufgefallen. Ich glaube, das hilft uns beiden - du hast mehr Zeit für die strategischen Themen und ich kann meine Projekte selbstständig vorantreiben. Wählen Sie für Ihr Feedback zwei bis drei positive und ebenso viele negative Punkte aus. Der Mensch kann nicht mehr als an drei Schrauben gleichzeitig drehen - wenn Sie Ihren Manager bitten, gleichzeitig häufiger persönlich mit Ihnen zu sprechen, mehr Augenkontakt zu halten, schneller auf s zu antworten, mehr Transparenz in Managemententscheidungen zu geben und Sie stärker zu coachen überfordern sie ihn. Ob Sie zuerst alle positiven und danach alle negativen Feedbackpunkte ansprechen, ist ihnen überlassen. Manche Feedbackgeber bevorzugen die Sandwich-Methode - negatives Feedback wird von zwei positiven Statements eingerahmt -, andere sprechen lieber direkt die Kritikpunkte an. Wählen Sie den Weg, der für Sie intuitiv ist - nur so kommt Ihr Feedback authentisch beim Gegenüber an. Formulieren Sie Ihr Feedback - besonders negatives - stets konstruktiv. Negatives Feedback ist enorm wichtig, da es die einzige Möglichkeit ist, wie Ihr Manager sich bewusst werden kann, was an seiner Arbeit nicht gut ist und wo er sich verbessern sollte. 4

5 Beispiel: Mir ist in den letzten Monaten aufgefallen, dass viele Entscheidungen, die im Management-Team getroffen werden, erst einige Zeit später bei uns ankommen - häufig darüber, dass wir mit anderen Kollegen sprechen. Ich würde mir wünschen, dass du uns direkt nach größeren strategischen Entscheidungen kurz zusammenrufst und darüber informierst und erklärst, warum ihr zu der Entscheidung gekommen seid. Ich glaube, das ist sehr hilfreich für alle, weil wir dann genau wissen, wo wir mit dem Unternehmen eigentlich hinwollen und warum. Bonustipp: Bei negativem Feedback aus dem Kollegenkreis kann es sinnvoll sein, alle drei Parteien (Mitarbeiter, Kollege, Manager) an einen Tisch zu bringen, sodass das Feedback direkt ausgesprochen werden kann. So werden Missverständnisse vorgebeugt. Schritt 5: Nächste Schritte vereinbaren Ihrem Manager geht es genauso wie Ihnen - konkrete Schritte sind extrem wichtig, um das Feedback auch wirklich umsetzen zu können. Überlegen Sie gemeinsam, was Ihr Manager ändern kann, um an den negativen Kritikpunkten, die Sie angebracht haben, zu arbeiten. Ein Beispiel: Ihr Manager verbringt sehr viel Zeit in Meetings und hat ein wenig den persönlichen Kontakt zu Ihrem Team und Ihnen verloren. Schlagen Sie ihm vor, eine tägliche kurze Runde zu drehen - ein kurzes zweiminütiges Gespräch mit jedem, in dem er fragt, was gerade anliegt 5

6 und ob er irgendwie helfen kann. Diese Runde kann er sich sogar in den Kalender eintragen, dann vergisst er sie nicht. Identifizieren Sie auf diese Weise weitere Entwicklungsfelder und halten Sie diese schriftlich fest. Einigen Sie sich am Ende des Gespräches auf drei Entwicklungsfelder, an denen Ihr Manager arbeitet. Halten Sie gemeinsam fest, wann und wie Sie die Entwicklungsschritte überprüfen wollen. Schritt 6: Gesprächsabschluss finden Einen guten Gesprächsabschluss zu finden kann schwer sein. Fassen Sie am Ende des Gesprächs noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen - falls es der Gesprächsverlauf ergibt, kann das auch Ihr Manager tun. Wichtig ist, dass Sie und Ihr Manager sich im Klaren über das sind, was Sie vereinbart haben. 6