Zusammenarbeit und Inhaltsverwaltung

Transkript

1 Zusammenarbeit und Inhaltsverwaltung

2 Verwaltung und Kommunikation mit Hilfe einer internetbasierten Softwarelösung effizienter gestalten Gezeigt werden die o Ausgangssituation o Ziele o gestellten Anforderungen o die Umsetzung o Einführung und Nutzung im laufenden Geschäftsbetrieb.

3 Vorstand besteht aus 6 Mitgliedern o Erfahrung mit PC und Office-Programmen o Internetzugang Vorstandsmitglieder o Unterschiedliche Wohnorte (ländlicher Raum) o Keine festen Arbeitszeiten o Auswärtige Beschäftigung o Dienstreisen o Teilweise Doppelfunktion (Übungsleiter) Keine Geschäftsstelle o Dokumente an unterschiedlichen Orten o Ansatzweise elektronische Speicherung

4 Die Kommunikation verbessern und beschleunigen Datenhaltung zentralisieren Zugriff auf Daten und Dokumente erleichtern und vereinfachen Verfügbarkeit erhöhen und sicherstellen Datensicherheit gewährleisten o unbefugten Zugriff o Verlust durch Geräteausfall o Verlust durch Stromausfall Betrieb und Datensicherung automatisieren Einfache Handhabung und Bedienung

5 Keine selbstgestrickten Lösungen Internet basierte Lösung Content-Management-Systeme oder Teamlösungen o MailXchange o SharePoint

6 Benutzeranzahl variabel und anpassbar Zugriffsrechte feinstufig einstellbar Keine spezielle Software/Benutzer, Browser genügt Speicherplatz, z.b. 10GB Speicherung von Daten und Dokumenten aller Art Optimale Anpassung an MS-Office-Programme

7 Kalenderfunktionen Aufgaben Kontakte Ankündigungen Diskussionen Umfragen Bildbibliotheken Exklusive Bearbeitung der Dokumente Versionsverwaltung der Dokumente Benachrichtigungsfunktion Automatisierung von Vorgängen Verwaltungsfunktionen

8 Verzeichnisstruktur planen o Zeitraum abhängig o Zeitraum unabhängig Administrator o Einarbeitung o Aufbau der Verzeichnisstruktur o Umkopieren vorhandener Datenbestände o Benutzerverwaltung

9 Einweisung der Benutzer Hohe Akzeptanz und Bereitschaft zur Einarbeitung und Nutzung Problemlos

10 Einscannen eingehender Dokumente Ablage im entsprechenden Verzeichnis Ablage aller erstellten Dokumente im entsprechenden Verzeichnis Direkte Führung und Bearbeitung von Tabellen oder Listen

11 Kostenersparnis o keine Hardwarekosten wie PC, Festplatten, zusätzliche Speichermedien, Ersatz von defekten Geräten o keine Wartungskosten o keine Stromkosten o keine Kosten für Softwareerstellung pflege und -änderung o keine Raummiete o weniger Fahrtkosten

12 Zeitersparnis o automatische Vorgänge o Verfügbarkeit für alle zu jeder Zeit o weniger Telefonate o weniger Wege o kein Wartungsaufwand für Hard- und Software Zukunftssicherheit o Renomierter Hersteller o Breite Marktakzeptanz in der Wirtschaft o Pflege und Weiterentwicklung

13 Für Kunden der EU Datenspeicherung auf Server in Europa SSL-gesicherte Übertragung (bis auf Office 365 Plan 1)

14 Grundgebühr/Monat Speicherplatz: 10GB + 500MB/Benutzer o Pro Benutzer: 3,30 Erweiterungen/Monat o Zusätzlicher Speicher 1GB: 0,18 /Benutzer

15 Speicherplatz: 10GB 500MB/Benutzer Office Web Apps für Word, Excel, PowerPoint und OneNote zum Lesen von Office Dokumenten Erstellen von SharePoint Teamseiten, Unterseiten und Dokumentenbibliotheken Öffentliche Internetseite Regelmäßige Datensicherung

16 Microsoft Verschiedene Softwarehäuser oder Internetprovider die meistens nur als Vermittler auftreten, aber oft in bestimmten Umfang kompetente Unterstützung bei Inbetriebnahme und Betrieb anbieten.

17 Internet o Office 365: Produktseite des Herstellers SharePoint ist Bestandteil dieses Paketes o Anbietern o Foren o Wikipedia: sehr gute Erklärung Literatur o Diverse Fachbuchverlage

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20 Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!