PERSONALVERWALTUNG. für Mitarbeiter mit Wohnsitz in Österreich. von in Deutschland ansässigen deutschen Unternehmen

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1 PERSONALVERWALTUNG für Mitarbeiter mit Wohnsitz in Österreich von in Deutschland ansässigen deutschen Unternehmen durch die Unsere Erfahrung zeigt: In den letzten Jahren gehen immer mehr deutsche Unternehmen dazu über, ihre Produkte und Dienstleistungen selbst direkt auf den österreichischen Markt zu bringen bzw. zu erbringen. Hierzu werden oft Arbeitsverträge mit österreichischen Arbeitnehmern geschlossen, um den Vorteil deren Vertrautheit mit den österreichischen Gegebenheiten nutzen zu können. Diese Konstellation bringt jedoch für viele deutsche Unternehmen das Problem mit sich, mit dem für sie bisher unbekannten österreichischen Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht konfrontiert zu sein. Schwierigkeiten bereiten auch oft die Tatsachen, dass vor Ort in Österreich kein Arbeitgeber bzw. Arbeitgeber-Vertreter zugegen ist und der in Deutschland ansässige Unternehmer das Gehalt letztendlich als Bruttogehalt an den in Österreich tätigen Arbeitnehmer überweist, ohne jeden Einfluss auf die tatsächliche Abfuhr der sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Abgaben zu haben. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber ohne Niederlassung in Österreich zwar nicht mehr verpflichtet, die Beträge zur Sozialversicherung selbst abzuführen. Viele unserer Mitglieder tun dies jedoch dennoch nach wie vor. Als Motivation benennt der überwiegende Teil, dass sie einen Überblick über die Entwicklung ihrer Personalkosten behalten und im Rahmen Ihrer Personalverantwortung auf diesem Wege sicherstellen können, dass die Arbeitnehmer des Unternehmens in vollem Umfang sozialversicherungsrechtlichen Schutz genießen. Darüber hinaus bietet der Service der Personalverrechnung durch die den Vorteil, dass mit dem österreichischen Arbeitsrecht vertraute Fachkräfte stets auf die Einhaltung der österreichischen Vorschriften ein Auge haben. Die möchte Ihren Mitgliedern aus diesen Gründen den Service der Personalverwaltung zugute kommen lassen. 1

2 I. Das Verfahren im Einzelnen: Die erledigt für Sie alle Formalitäten mit den österreichischen Behörden. Nach Auftragserteilung eröffnet die in Ihrem Namen bei der Raiffeisenlandesbank Niederösterreich-Wien ein Anderkonto, über welches alle Ein- und Auszahlungen abgewickelt werden. Darüber hinaus werden zukünftig alle Formalitäten mit den österreichischen Behörden über die Deutsche Handelskammer in Österreich erledigt. Sie als Arbeitgeber senden jeweils vor dem 18. des Monats eine Aufstellung an die, die alle Zahlungen an den Mitarbeiter für den entsprechenden Monat enthält. Aufgrund dieser Angaben werden dann die verschiedenen gesetzlichen Abgaben errechnet und wir teilen Ihnen umgehend mit, welcher Betrag auf das Anderkonto durch Sie überwiesen werden muss. Das Gehalt zuzüglich der anfallenden Dienstgeberbeiträge ist dann durch Sie jeweils bis spätestens zum 24. eines jeden Monats auf das Anderkonto zu überweisen. Die zahlt dann die Gehälter sowie sämtliche Dienstgeberabgaben (wie z.b. Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeitrag etc.) zum letzten Banktag des Monats aus. Sie sowie der Dienstnehmer erhalten monatlich eine Kopie des Verdienstnachweises. Zum Jahresabschluss wird bis Ende Februar des Folgejahres ein Jahreslohnzettel zwecks Steuererklärung für den Mitarbeiter erstellt, der von der Deutschen Handelskammer in Österreich an das Finanzamt und die Krankenkasse versendet wird. Bei einer eventuellen Lohnsteuerprüfung Ihres Unternehmens durch die österreichischen Finanzbehörden an der österreichischen c/o Adresse Ihres Unternehmens, das heißt vor Ort bei der Deutschen Handelskammer in Österreich, sind korrekt ausgeführte Gehaltsabrechnungen mit der dazugehörenden Dokumentation und Buchführung gewährleistet. 2

3 II. Hinweis bzgl. der anfallenden Kontoführungsgebühren: Die Raiffeisenlandesbank Niederösterreich-Wien, bei der die das Anderkonto eröffnet, verrechnet quartalsweise Kontoführungsgebühren. Erfahrungsgemäß betragen diese ca. 30,-- im Quartal. Um einen Minuskontostand zu vermeiden, sind daher jeweils im Januar eines jeden Jahres 120,-- im Voraus für das gesamte Jahr auf das Anderkonto zu überweisen. Wird das Anderkonto unter dem Jahr eröffnet, so sind nur anteilige Quartals-Kontoführungsgebühren im Voraus (wird das Anderkonto beispielsweise im April eröffnet, so wären Kontoführungsgebühren für drei Quartale bzw. 90,-- ) zu überweisen. Zum Jahresende bzw. bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses erhalten Sie von der Deutschen Handelskammer in Österreich einen Kontoauszug. Besteht am Jahresende ein Guthaben auf dem für Sie geführten Konto, so wird Ihnen der sich aus dem Kontoauszug ergebende Guthabenbetrag natürlich rückerstattet. Ein eventuell bestehender Minusstand muss ausgeglichen werden. III. Wesentliche Unterschiede zum deutschen Arbeitsrecht: Für Sie als in Deutschland ansässiger Unternehmer ist im Rahmen der Beschäftigung von österreichischen Dienstnehmern mit Arbeitseinsatz in Österreich zu beachten, dass solche Arbeitsverträge üblicherweise dem österreichischen Arbeitsrecht unterliegen. Daraus ergeben sich beispielsweise die nachfolgenden, zwingend zu berücksichtigenden Abweichungen zu den in Deutschland geltenden arbeitsrechtlichen Regelungen: 14 Gehälter. Das 13. und 14. Gehalt wird jedoch steuerlich begünstigt (es fällt nur 6 % Lohnsteuer an); nur 1 Monat Probezeit; 25 Arbeitstage Urlaub im Jahr (mit aliquotem Anspruch bis zum 6. Monat); abweichende gesetzliche Kündigungsfristen (jedoch gleichfalls ohne Begründung möglich). Auch im Rahmen der Erstellung von Dienstverträgen bietet die Deutsche Handelskammer in Österreich hinsichtlich deren Konformität zu den österreichischen gesetzlichen Bestimmungen für Ihre Mitglieder einen umfassenden Service der Prüfung der beabsichtigten Dienstverträge an. 3

4 IV. Zur Anmeldung bei den zuständigen Finanz- und Verwaltungsbehörden benötigen wir: Die unterschriebene Beitrittserklärung für die Mitgliedschaft bei der Deutschen Handelskammer in Österreich (Seiten 1-2 der Unterlagen), den unterschriebenen Vertrag zwischen Ihnen und der Deutschen Handelskammer in Österreich betreffend die Personalverwaltung von (Seiten 3-7 der Unterlagen), die Zustellungsvollmacht für die österreichischen Finanz- und Verwaltungsbehör- den (Seite 8 der Unterlagen), den ausgefüllten Fragebogen für nach ausländischem Recht gegründete Körperschaften (Seiten 9 und 10 der Unterlagen; für die Beantragung der Steuernummer), das ausgefüllte Formular zur Bekanntgabe des wirtschaftlichen Eigentümers zwecks Anderkontoeröffnung (Seite 11 der Unterlagen), Antrag für die APK und Kopie des Personalausweises des Unterzeichners, eine Kopie des Dienstvertrages des Dienstnehmers, die allgemeinen Daten des Dienstnehmers (z.b. Kopie des Personalbogens), die Sozialversicherungsnummer des Dienstnehmers, die Angabe, in welchen Monaten das 13. bzw. 14. Gehalt bezahlt werden und eine Kopie des Handelsregisterauszuges bzw. bei Einzelunternehmen eine Kopie aus der Handwerksrolle. 4

5 V. Welche Kosten erwarten mich? Für die Leistungen der Personalverwaltung berechnet die Deutsche Handelskammer in Österreich folgende Honorare: 1. Grundlage für die Inanspruchnahme des Personalverwaltungsservices ist die Mitgliedschaft in der Kammer; 2. Gebühr von 110,-- für die Durchführung von An- / Abmeldungen bei den Finanz- und Verwaltungsbehörden in Österreich pro Mitarbeiter und Meldung sowie 3. eine monatliche Gebühr von 55,-- pro Mitarbeiter für die Durchführung der monatlichen Gehaltverrechnung. Erfolgt die Abrechnung mehrerer Mitarbeiter durch die Deutsche Handelskammer in Österreich, so gewähren wir einen Rabatt auf die monatliche Gebühr der Gehaltsverrechnung von 10% bei der Abrechnung von 3-5 Mitarbeitern bzw. von 20% bei der Abrechnung ab 6 Mitarbeitern. Die Abrechnung der Deutschen Handelskammer erfolgt halbjährlich; 4. für den Fall, dass monatliche Änderungen ( z.b. infolge von Tagegeldern bei Dienstreisen) bei der Gehaltsverrechnung anfallen, berechnen wir Ihnen einen eventuell noch separat zu vereinbarenden höheren Satz; 5. bei erheblichem Mehraufwand in Folge vom Unternehmen zu vertretener verspäteter Angaben (nach Abschluss und Auszahlung des Bezugsmonats) können wir pro Mitarbeiter für bis zu 6 aufzurollende Abrechnungsmonate einen Pauschalbetrag von 55,-- verlangen; 6. Kontoführungsgebühren der Bank sind pro Jahr im Voraus auf das Anderkonto zu überweisen (siehe hierzu auch die Erläuterung unter Hinweise Kontoführungsgebühr ). Die ist bemüht, Ihnen über den Service der Personalverwaltung hinaus einen geldwerten Vorteil für Ihre Mitgliedschaft bei der Deutschen Handelskammer in Österreich zu bieten! Der von Ihnen zu leistende Jahresmitgliedsbeitrag ist unabhängig von der Anzahl Ihrer im Rahmen unseres Services der Personalverwaltung betreuten Mitarbeiter auf 400,-- fixiert. Auch in Deutschland ist dieser Mitgliedsbeitrag als Betriebsausgabe abziehbar. 5

6 VI. Welcher Vorteil bietet sich Ihnen durch die Mitgliedschaft bei der Deutschen Handelskammer in Österreich? Wir möchten die wirtschaftlichen Aktivitäten unserer Mitglieder in Österreich mit einem umfangreichen Angebot an Dienstleistungen unterstützen und möchten Sie an dieser Stelle mit dem Ihnen zur Verfügung stehenden Leistungsspektrum der Deutschen Handelskammer in Österreich vertraut machen. Wir bieten Ihnen unter anderem die folgenden Serviceleistungen: Juristische Unterstützung bei Fragen aus den unterschiedlichsten Rechtsbereichen, insbesondere dem Steuer-, Arbeits-, Handels- und Gewerberecht, die Durchführung und Betreuung des Vergütungsverfahrens zur Rückerstattung der österreichischen Umsatzsteuer, Adressauskünfte, Bonitätsauskünfte und Erstellen von Unternehmensprofilen, nachhaltige Unterstützung bei der Geschäftspartnersuche, ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm insbesondere in Form von regelmäßigen Unternehmerbörsen die möchte Ihnen auf diesem Wege eine weitere Möglichkeit bieten, Ihr bilaterales Netzwerk durch neue Kontakte noch enger knüpfen zu können. Über unsere Angebote können Sie sich auch ausführlich auf unserer Homepage unter und natürlich in direktem Kontakt mit uns und unseren Mitarbeitern informieren. Wir stehen Ihnen jederzeit bei Rückfragen gerne zur Verfügung! 6