Anleitung zur Raumsuche und elektronischen Raumanfragen im QIS-Portal

Transkript

1 Anleitung zur Raumsuche und elektronischen Raumanfragen im QIS-Portal Eine Raumsuche über das QIS-Portal ist grundsätzlich auch ohne Registrierung/Anmeldung möglich. Für die Raumbuchung ist aber eine Anmeldung mit der RZ-Kennung im System notwendig. Sollten Sie nach der Anmeldung die Rolle Gast zugeordnet bekommen, schicken Sie bitte eine an mit der Bitte, um Freischaltung für die Raumbuchung. Durch elektronische Raumanfragen können Sie Räume über das QIS-Portal reservieren. Der/die zuständige Raumverwalter/in wird automatisch über Ihre Anfrage benachrichtigt und kann dann die Raumbuchung bestätigen oder ablehnen. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie Raumanfragen erstellen können. Raumsuche und -Reservierung Melden Sie sich im QIS-Portal unter mit Ihrer Rechenzentrumskennung und Ihrem Passwort an. benachrichtigungen Wenn Sie per über die Bestätigung bzw. Ablehnung der Raumbuchung informiert werden möchten, aktivieren Sie bitte die benachrichtigungen unter Meine Funktionen, Einstellungen für benachrichtigungen. Diese Einstellung brauchen Sie nur ein Mal vornehmen. Über den gleichen Weg können Sie jeder Zeit die E- Mailbenachrichtigung wieder ausschalten. Veranstaltung eintragen und elektronische Raumanfrage versenden Seite 1 von 6

2 Um einen Raum zu buchen, geben Sie zunächst eine neue Veranstaltung ein. Zu der Veranstaltung können Sie einen oder mehrere Termine eintragen. Anschließend suchen Sie einen passenden Raum und senden eine Buchungsanfrage an den zuständigen Raumverwalter/in. Der Raum ist dann gebucht, wenn der/die Raumverwalter/in Ihre Anfrage bestätigt hat. Neue Veranstaltung eingeben Bitte beachten Sie: standardmäßig wird Ihnen das aktuelle Semester angezeigt. Auf der oberste Menüleiste können Sie auch nächstes Semester auswählen. Unter Meine Funktionen wählen Sie bitte den Punkt Neue Veranstaltung eingeben aus. Geben Sie für Ihre Veranstaltung ein Namen und eine Art ein (alle weiteren Angaben sind optional). Seite 2 von 6

3 und speichern Sie die Daten durch anklicken auf Speichern. Termin eingeben Nach dem Sie die Daten gespeichert haben, wie im vorherigen Schritt beschrieben, werden Ihnen neue Registerkarten angezeigt. Wählen Sie bitte die nächste Registerkarte Termine und Räume aus. Geben Sie einen Termin für Ihre Veranstaltung ein: Wochentag, Von und Bis Uhrzeit, Rhythmus (wöchentlich, Einzel, Block, ) und das Anfangs- und Enddatum. Sie müssen aber noch kein Raum eingeben. Speichern Sie den Termin durch klicken auf Speichern. An dieser Stelle können Sie beliebig viele Terminsätze zu einer Veranstaltung speichern. Seite 3 von 6

4 Raumanfrage erstellen Zunächst markieren Sie bitte den Terminsatz und klicken auf Raumanfrage. Es wird eine Suchmaske geöffnet, in der Sie die Suchkriterien anpassen können. Ergänzen Sie bei Bedarf die Gebäude und Raumart in den Suchkriterien und starten Sie die Suche, in dem Sie das Button Suchen betätigen. Seite 4 von 6

5 Raum Auswählen und Anfrage absenden Wurde ein freier Raum für Ihren Termin gefunden, können Sie den Raum in der Suchergebnisliste markieren und die Raumanfrage absenden über Jetzt neue Raumanfrage stellen. Ihre Anfrage ist gespeichert. Der/die zuständige Raumverwalter/in wird automatisch per über Ihre Anfrage benachrichtigt. Wie die nächste Abbildung zeigt, haben Sie an dieser Stelle noch die Möglichkeit zurück auf die Bearbeitung der Veranstaltungsdetails( -Symbol) oder Termine ( -Symbol) zu wechseln. Sie können auch Ihre Anfrage zurückziehen oder eine zusätzliche Bemerkung/Kommentar zu der Anfrage speichern. Seite 5 von 6

6 Über Jetzt neue Raumanfrage stellen können Sie für die gleiche Veranstaltung/Termin weitere Raumanfragen erfassen. Falls Sie die benachrichtigung aktiviert haben, werden Sie automatisch per informiert, wenn die Raumbuchung bestätigt bzw. abgelehnt wurde. Seite 6 von 6