1 Verwenden von GFI MailEssentials

Transkript

1 Endbenutzerhandbuch

2 Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Gewährleistung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software übernimmt keine Gewährleistung und haftet in keinem Fall für Verluste oder Schäden jeder Art einschließlich Folgeschäden oder zufällige Schäden, die in Zusammenhang mit der Ausstattung, Leistung oder Nutzung dieses Dokuments entstehen. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Prüfung der Inhalte übernimmt GFI Software keine Garantie für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten in diesem Dokument. Des Weiteren ist GFI Software nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI Software behält sich das Recht vor, seine Produkte, Software oder Dokumentation ohne vorherige Ankündigung zu überarbeiten oder zu aktualisieren. Sie übernehmen die volle Verantwortung für die Nutzung und Anwendung jeglicher Produkte und Dienstleistungen von GFI Software. Ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung von GFI Software darf kein Teil dieser Dokumentation in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln vervielfältigt werden. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. GFI und GFI MailEssentials sind Marken oder eingetragene Marken von GFI Software und seinen Tochterunternehmen in den USA und anderen Ländern. Alle anderen hier erwähnten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. GFI MailEssentials unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI Software Development Ltd GFI Software Development Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: 2.3 Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 10/28/2016

3 1 Verwenden von GFI MailEssentials GFI MailEssentials unterstützt Sie beim Schutz Ihres Postfachs vor per übertragener Malware und Spam- s, noch bevor diese Bedrohungen Ihren -Client erreichen. Folgende Optionen können von GFI MailEssentials-Benutzern konfiguriert werden: Persönliche Whitelist und Blocklist Quarantänesuche SpamTag GFI MailEssentials 1 Verwenden von GFI MailEssentials 3

4 2 Anmelden bei der Weboberfläche Melden Sie sich bei der Weboberfläche von GFI MailEssentials an, um auf Ihre s in Quarantäne zuzugreifen und Ihre persönliche Whitelist und Blocklist zu konfigurieren. So melden Sie sich bei GFI MailEssentials an: 1. Wenden Sie sich an den Netzwerkadministrator, um die GFI MailEssentials-URL zu erhalten. 2. Geben Sie die URL in einen Webbrowser ein. 3. Geben Sie Ihren -Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. In der Regel sind dies dieselben Anmeld einformationen, die Sie auch für die Anmeldung bei Windows verwenden. 4. Klicken Sie auf Anmelden, um die Weboberfläche von GFI MailEssentials zu laden. Screenshot 1: Benutzeroberfläche von GFI MailEssentials für Endbenutzer 2.1 Persönliche Whitelist und Blocklist Mithilfe der Funktion für die persönliche Whitelist und Blocklist können Sie festlegen, ob s von bestimmten - Adressen oder Domänen immer empfangen oder immer blockiert werden sollen: Persönliche Blocklist - Die Blocklist ist eine von Ihnen definierte Liste mit -Adressen und Domänen, von denen Sie auf keinen Fall s erhalten möchten. Persönliche Whitelist - Die Whitelist ist eine von Ihnen definierte Liste mit -Adressen und Domänen, von denen s immer erwünscht sind. HINWEISE 1. Der Administrator kann die persönliche Whitelist und Blocklist deaktivieren. In diesem Fall können Sie diese Optionen nicht konfigurieren. 2. Unter Umständen werden s in die Quarantäne verschoben, auch wenn die Absender- -Adresse in der Whitelist zugelassen ist. Diese s wurden von anderen Anti-Spam-Filtern blockiert. Dieses Verhalten hängt davon ab, wie GFI MailEssentials vom Administrator konfiguriert wurde. GFI MailEssentials 2 Anmelden bei der Weboberfläche 4

5 So konfigurieren Sie eine persönliche Whitelist/Blocklist: 1. Melden Sie sich bei GFI MailEssentials an. 2. Wählen Sie Persönliche Whitelist/Blocklist. Screenshot 2: Persönliche Whitelist/Blocklist 3. Um eine persönliche Whitelist bzw. Blocklist anzulegen, wählen Sie entsprechend die Registerkarte Persönliche Whitelist bzw. Persönliche Blocklist aus. 4. Führen Sie die gewünschte Aktion durch: -Adresse hinzufügen: Geben Sie eine -Adresse ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Um einen vorhandenen Eintrag zu aktualisieren, wählen Sie die -Adresse aus, führende Sie die erfor derlichen Änderungen durch, und klicken Sie auf Aktualisieren. Bestehenden Eintrag löschen: Wählen Sie einen Eintrag aus, und klicken Sie auf Löschen. HINWEIS Sie können auch Listen exportieren und importieren. Klicken Sie auf Exportieren, um die aktuell in der Whitelist oder Blocklist stehenden s zu exportieren. Um zuvor exportierte Listen zu importieren, klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die exportierte Dateiliste aus, und klicken Sie auf Importieren. GFI MailEssentials 2 Anmelden bei der Weboberfläche 5

6 2.2 Quarantänesuche Mithilfe des Quarantänespeichers lassen sich Spam- s verwalten. Durchsuchen und überprüfen Sie s in Quarantäne, und bestätigen oder löschen Sie anschließend die gewünschten s. 1. Melden Sie sich bei GFI MailEssentials an. 2. Wählen Sie im linken Bereich die Option Quarantänesuche aus. Screenshot 3: Quarantänesuche 3. Geben Sie die erforderlichen Suchkriterien an. SUCHKRITERIEN Datum: Nach Absender suchen Nach Text im Betreff suchen Nach Anti-Spam-Fil ter suchen BESCHREIBUNG Wählen Sie den Datumsbereich aus, in dem die in die Quarantäne verschoben wurde. Folgende Datumsbereiche stehen zur Auswahl: Beliebige(s) Datum/Uhrzeit Seit gestern Letzte 7 Tage Letzte 30 Tage Benutzerdefinierter Datumsbereich Geben Sie den Absender der gesuchten in der Quarantäne an. Geben Sie den Suchbegriff ein, nach dem im Betreff von s in Quarantäne gesucht werden soll. Wählen Sie den Filter aus, der die als Spam identifiziert hat. GFI MailEssentials 2 Anmelden bei der Weboberfläche 6

7 4. Klicken Sie auf Suchen. Screenshot 4: Ergebnisse der Quarantänesuche 5. Wählen Sie eine oder mehrere s in Quarantäne aus, und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch: Bestätigen - Sie bestätigen, dass es sich bei dieser nicht um Spam handelt. Die wird an Ihr Postfach weitergeleitet. Löschen - Die wird dauerhaft aus der Quarantäne entfernt. Gelöschte s können nicht wiederhergestellt werden. 2.3 MailInsights -Berichte Mit MailInsights lassen sich grafisch aufbereitete Berichte über Ihre -Korrespondenz erstellen. Im Kommunikationsflussbericht von GFI MailEssentials werden die Top 20-Kontakte angezeigt, mit denen Sie in den letzten 30 Tagen kommuniziert haben. Weitere MailInsights -Berichte können mithilfe von GFI MailArchiver erstellt werden. So erstellen Sie einen MailInsights -Bericht zum Kommunikationsfluss: 1. Melden Sie sich bei GFI MailEssentials an. 2. Wählen Sie im linken Bereich die Option MailInsights aus. 3. Der Kommunikationsflussbericht wird automatisch auf der Registerkarte Kommunikationsfluss angezeigt. Der generierte Bericht zeigt folgende Informationen an: GFI MailEssentials 2 Anmelden bei der Weboberfläche 7

8 Gesamt Diagramm Top 20- Kontakte Der obere Bereich des Berichts enthält die Gesamtstatistik des Kommunikationsflusses der letzten 30 Tage. Kontakte gesamt: Die Gesamtanzahl der -Adressen, mit denen Sie Kontakt hatten. Intern gesamt: Die Gesamtanzahl der internen Benutzer, mit denen Sie kommuniziert haben. Top intern: Die interne -Adresse, mit der Sie am meisten kommuniziert haben. Extern gesamt: Die Gesamtanzahl der externen Benutzer, mit denen Sie kommuniziert haben. Top extern: Die externe -Adresse, mit der Sie am meisten kommuniziert haben. Ihr Benutzername wird als einzelne Einheit in der Mitte des Diagramms angezeigt. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes Domänen-Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die Intensität der -Beziehung zwischen verschiedenen Entitäten an. Die Top 20-Kontakte, mit denen Sie am meisten kommuniziert haben. Unterschiedliche Farben zeigen die unter schiedlichen Domänen der Kontakte an. Die Tabelle enthält die Gesamtanzahl der gesendeten und empfangenen E- Mails dieses Kontakts zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit der letzten -Kommunikation. Screenshot 5: Beispiel für einen Kommunikationsflussbericht GFI MailEssentials 2 Anmelden bei der Weboberfläche 8

9 3 SpamTag Das SpamTag-Plug-In von GFI MailEssentials ist ein Add-On für Microsoft Outlook und ermöglicht Ihnen mehr Kontrolle bei der Verwaltung von Spam- s. HINWEIS Um SpamTag nutzen zu können, muss es auf Ihrem Computer installiert sein. Fragen Sie Ihren Administrator, ob Sie SpamTag in Ihrer -Umgebung verwenden dürfen. Der Administrator kann auswählen, welche der folgenden Funktionen für Sie aktiviert werden: s als sicher oder als Spam einstufen Absender und/oder Domänen zur persönlichen Blocklist oder Whitelist hinzufügen Synchronisieren Sie automatisch zulässige und blockierte Absender in Microsoft Outlook mit der persönlichen Whi telist bzw. Blocklist von GFI MailEssentials. Eigene Kontakte automatisch zur persönlichen Whitelist hinzufügen Screenshot 6: SpamTag in Microsoft Outlook 2010 Weitere Informationen zur Verwendung von SpamTag finden Sie in der integrierten SpamTag-Hilfe unter Hilfe. Die Hilfe zeigt automatisch Informationen zu den Funktionen an, die für Sie aktiviert wurden. GFI MailEssentials 3 SpamTag 9