Geschäftsordnung 8.05b

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1 Geschäftsordnung 8.05b für das Essener Systemhaus (Betrieb der Stadt Essen) zu 8 der Betriebssatzung vom 26. Juni 2017 Der Oberbürgermeister Amt für Ratsangelegenheiten und Repräsentation

2 Präambel Der Rat der Stadt Essen hat am beschlossen, ein Shared Service Center IT, bestehend aus der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Essener Systemhaus (ESH) und der IT-Abteilung der EVV GmbH (EVV-IT) zu bilden. Im Rahmen dessen soll das Essener Systemhaus zukünftig mehr wirtschaftliche und rechtliche Selbständigkeit erhalten, um die notwendige Informations- und Telekommunikationstechnologie für die Stadtverwaltung Essen und ihre Beteiligungsunternehmen zeitnah, zuverlässig und wirtschaftlich bereit stellen zu können. Mit Ratsbeschluss vom erfolgte der Zusammenschluss der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ESH und der IT Abteilung der Essener Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbh in das ESH bei Beibehaltung der Rechtsform eigenbetriebsähnliche Einrichtung. Das ESH ist als eigenbetriebsähnliche Einrichtung weiterhin Teil der Stadt Essen. Arbeitsrechtliche, tarifrechtliche und beamtenrechtliche Grundsätze werden im ESH weiterhin beachtet. Zusätzliche besondere auf die Belange des ESH angepasste Regelungen werden auf den Wirkungskreis der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung beschränkt. Im Rahmen des Projektes zur Bildung eines Shared Service Centers IT für den Konzern Stadt Essen erfolgte auch eine Beratung durch die Gemeindeprüfungsanstalt zur Erweiterung der Handlungsspielräume des Essener Systemhauses vom Die Ergebnisse dieser Beratung finden sich in dieser Geschäftsordnung wieder. 1) Wirtschaftliche Handlungsspielräume Die eigenbetriebsähnliche Einrichtung ESH ist Sondervermögen der Stadt Essen, sie verfügt über eigenes Betriebsvermögen, eigene Organe, ein eigenständiges Rechnungswesen mit Wirtschaftsplan, Buchhaltung und einem selbständigen Jahresabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Lagebericht. 2) Rechtliche Handlungsspielräume Rechtliche Selbständigkeit an dieser Stelle bedeutet nicht Selbständigkeit im juristischen Sinne, vielmehr eigenständige Rechte und Entscheidungskompetenzen auf der Grundlage der Gemeindeordnung (GO NRW), der Eigenbetriebsverordnung (EigVO NRW) und einer durch den Rat erlassenen Betriebssatzung. Organisatorisch zeigt sich die Eigenständigkeit einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung dadurch, dass die Betriebsleitung die Einrichtung selbständig leitet, ihr obliegt die laufende Betriebsführung. 3) Rechte der Betriebsleitung a) Laufende Betriebsführung Nach 2 Abs. 1 EigVO NRW und 3 der Betriebssatzung des ESH wird das Essener Systemhaus von der Betriebsleitung selbständig geleitet. Der Betriebsleitung obliegt die laufende Betriebsführung. Hierzu gehören alle Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung des Betriebes notwendig sind, laut Betriebssatzung gehören hierzu insbesondere der Einsatz des Personals, die Beschaffung der notwendigen Informations- und Telekommunikationskomponenten und Räumlichkeiten, der Abschluss von Softwarelizenz- und Wartungsverträgen sowie die Beschaffung der notwendigen Hilfsmittel. Einschränkungen der Selbständigkeit der Betriebsleitung ergeben sich aus der GO NRW und der EigVO NRW. Auch die Betriebssatzung kann Einschränkungen festlegen, darf dabei aber nicht in die laufende Betriebsführung eingreifen. Die laufende Betriebsführung entspricht dabei den Geschäften der laufenden Verwaltung des 41 GO NRW. Das bedeutet, dass die dem Oberbürgermeister übertragene Kompetenz für die Geschäfte der laufenden Verwaltung mit der Gründung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung für den Geschäftsbereich der Einrichtung auf die Betriebsleitung übergeht, begrifflich als laufende Betriebsführung bezeichnet. Zur laufenden Betriebsführung gehört alles, was zu den ständig wiederkehrenden Maßnahmen und Geschäftsvorfällen gehört. Laufende Geschäfte sind solche, die mehr oder weniger regelmäßig wiederkehren und zugleich nach Größe, Umfang der Tätigkeit und Finanzkraft der Beteiligten von sachlich wenig erheblicher Bedeutung sind.

3 - 3 - Das Recht zur selbständigen Betriebsleitung und damit das Recht zur Wahrnehmung der Geschäfte der laufenden Betriebsführung sind unentziehbar.1 Es gibt kein Recht des Betriebsausschusses oder des Rates, Kompetenzen zurückzuholen (wie dies durch den Rat beim Oberbürgermeister möglich ist). Der Oberbürgermeister und damit die Stadtverwaltung dürfen nicht in die laufenden Geschäfte des Eigenbetriebes eingreifen. Das Weisungsrecht des Oberbürgermeisters gilt nach 6 Abs. 3 EigVO NRW nicht für Angelegenheiten der laufenden Betriebsführung. Die Betriebsleitung leitet den Betrieb selbständig und in eigener Verantwortung. Die derzeit bestehenden Dienstanweisungen und Einzelverfügungen (z.b. Arbeitszeit, Zeiterfassung, Betriebsferien, Bewirtschaftungsregeln, Visakontrolle), die an alle Fachbereiche der Stadtverwaltung, aber auch an die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen gerichtet sind, werden auf ihre Anwendbarkeit für das ESH von der Betriebsleitung überprüft. Über die Anwendbarkeit zukünftiger Dienstanweisungen und Einzelverfügungen für das ESH entscheidet die Betriebsleitung, soweit die laufende Betriebsführung betroffen ist. b) Organisation und Personal Die Organisationsform der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung wird gerade dann gewählt, wenn Finanz-, Organisations- und Personalkompetenzen bei der Betriebsleitung zusammengeführt werden sollen, um kurze Entscheidungswege und eine große Flexibilität im betrieblichen Handeln zu ermöglichen. Da das Essener Systemhaus keine typischen Verwaltungsaufgaben wahrnimmt, sondern seine Leistungen am Markt anbietet, muss es in die Lage versetzt werden, auf Kundenanforderungen zeitnah reagieren zu können. Veränderungen innerhalb der Organisations- und Personalstruktur des ESH sowie alle Fragen des Personaleinsatzes und des Dienstbetriebes, auch im Rahmen des aktuellen Fusionsprojektes, entscheidet die Betriebsleitung des Essener Systemhauses eigenverantwortlich. Hierzu wurde der Betriebsleitung durch 8 Abs. 6 der Hauptsatzung die Befugnis zur Einstellung, internen Besetzung und Ein- oder Höhergruppierung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (mit Ausnahme der Betriebsleiterinnen und -leiter des ESH) übertragen. Nicht übertragen wurde die Befugnis für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. In diesem Zusammenhang sind folgende Rahmenbedingungen zu beachten: Das Essener Systemhaus bleibt als eigenbetriebsähnliche Einrichtung weiterhin Teil der Stadt Essen. Damit gelten arbeitsrechtliche, tarifrechtliche und beamtenrechtliche Grundsätze fort. Bestehende Dienstvereinbarungen zwischen Stadtverwaltung und Personalrat finden für das Essener Systemhaus weiterhin Anwendung. Der Betriebsleitung obliegen im Rahmen der laufenden Betriebsführung jedoch alle Entscheidungen zur innerbetrieblichen Organisation und zum Personaleinsatz, d.h. die Gestaltung der betrieblichen Strukturen, die Geschäftsverteilung und alle Regelungen zum internen Dienstbetrieb obliegen der Betriebsleitung. Zur laufenden Betriebsführung gehören: 1) Regelungen zum Dienstbetrieb schaffen: a) die Arbeitszeiten den Anforderungen des ESH entsprechend gestalten, b) Mehrarbeit und Rufbereitschaft anordnen, Zeiterfassung regeln, c) über Betriebsferien, Brückentage, Freizeitausgleich, Gleitzeitguthaben u.ä. entscheiden. 2) Personalwirtschaftliche Angelegenheiten im Rahmen des Stellenplanes des ESH und unter Berücksichtigung geltender Dienstvereinbarungen regeln: a) Stellenausschreibungen (intern und extern) und Personalauswahlverfahren durchführen, b) Einstellungen, interne Besetzungen/Umsetzungen vornehmen, c) über Ein- und Höhergruppierungen sowie Stufenaufstiege entscheiden, d) Teilzeit, Telearbeit, Sonderurlaub, Studienförderungen gewähren. 3) Die Geschäftsverteilung obliegt der Betriebsleitung. Die Betriebsleitung entscheidet, wer welche Aufgabe wahrnehmen kann und über die Inhalte der einzelnen Stellen. 1 siehe Kommentar zu 2 EigVO NRW, Jochen Müller, Eigenbetriebsverordnung Nordrhein-Westfalen, 6. Auflage

4 Nicht zur laufenden Betriebsführung gehören: - 4-1) Beamtenrechtliche Angelegenheiten: Eine Übertragung der Ernennung, Beförderung und Entlassung von Beamten auf die Betriebsleitung ist nach der GO NRW und der EigVO NRW generell nicht vorgesehen. Hier hat die Betriebsleitung ein Vorschlagsrecht. 2) Die Stellenübersicht ist nach 14 EigVO NRW Bestandteil des Wirtschaftsplanes. Die Neueinrichtung von Stellen und die Erhöhung von Stellenwerten sind von grundlegender Bedeutung, haben finanzwirtschaftliche Auswirkungen und sollten auch unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Einheitlichkeit der Verwaltung betrachtet werden. Die Betriebsleitung hat hier ein Vorschlagsrecht. 3) Stellenbewertungen führt das ESH im Einvernehmen mit der Stadtverwaltung durch. Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet der Personaldezernent. Die konkrete Ausgestaltung zu Organisation und Personal erfolgt durch eine verwaltungsinterne Handreichung. 4) Betriebsleitung und Dezernent(in) / Beigeordnete(r) Die Betriebsleitung wird vollständig in das Essener Systemhaus verlagert und die Verantwortung auf einen Betriebsleiter konzentriert. Der zuständige Dezernent / Beigeordnete bleibt für die Aufgaben des ESH verantwortlich, die nicht zu den Aufgaben der laufenden Betriebsführung gehören. Nicht zur laufenden Betriebsführung gehören die Geschäfte, die dem Rat oder dem Betriebsausschuss vorbehalten sind. Nach 6 Abs. 2 der Betriebssatzung bereitet der Oberbürgermeister im Benehmen mit der Betriebsleitung die Vorlagen für den Betriebsausschuss und Rat vor. Damit verbleibt die Verantwortung für alle vorbereitenden Entscheidungen auf Verwaltungsebene beim zuständigen Dezernenten. Er unterzeichnet die Sitzungsvorlagen und nimmt an den Sitzungen des Betriebsausschusses und Rates teil. Er behält ein (Mit-)Entscheidungs- und Weisungsrecht zum Beispiel in folgenden Angelegenheiten: Ausgestaltung der Betriebssatzung, insbesondere zum Aufgabenumfang, Bestellung der Betriebsleitung, Wirtschaftsplan und Stellenplan, Jahresabschluss und Gewinnverwendung, Entgegennahme und ggf. Weiterleitung von Berichten der Betriebsleitung, Entlassung von Arbeitnehmern, Entscheidungen in Beamtenangelegenheiten, generell: Angelegenheiten von grundsätzlicher / strategischer / besonderer Bedeutung, die üblicherweise nicht zur laufenden Betriebsführung gehören. 5) Beteiligungsrichtlinien In 3 Abs. 5 der Betriebssatzung ist festgelegt, dass die Betriebsleitung die Beteiligungsrichtlinien zu beachten hat. Diese Richtlinien gelten auch für die rechtlich selbständigen Beteiligungen der Stadt Essen. 6) Rechnungsprüfung Die eigenbetriebsähnliche Einrichtung unterliegt der örtlichen und überörtlichen Rechnungsprüfung nach 103, 105 GO NRW. Die örtliche Rechnungsprüfung beschränkt sich nach 103 GO NRW auf die Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung, die Prüfung der EDV-Programme der Finanzbuchhaltung vor ihrer Anwendung und die Prüfung von Vergaben. Mit der Rechnungsprüfungsordnung hat der Rat der Stadt Essen dem Rechnungsprüfungsamt auch die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen (mit Ausnahme der Jahresabschlussprüfung nach 106 GO NRW, diese obliegt der GPA NRW) übertragen. Essen, den 26. Juni 2017 Thomas Kufen Christian Kromberg Oberbürgermeister Geschäftsbereichsvorstand 3 Siegfried Grabenkamp Betriebsleiter

5 - 5 - Bekannt gemacht im Amtsblatt der Stadt Essen vom 30. Juni 2017 (Neu) * * *