Information über Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA

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1 Information über Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA

2 Inhaltsverzeichnis 1. Überblick Bisherige Funktionen im AnA Wesentliche Neuerungen im AnA-Web Verschlankte Registrierung Neues Firmenkonzept Geändertes Benutzerkonzept Teilnahme an Ausschreibungen aktivieren Ausschreibungsübersicht Ausschreibungsbearbeitung mit Workflow Geänderte Vertreterregelung Neu: Organisation in Benutzergruppen... 14

3 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 1. Überblick Die neue Webanwendung des Angebotsassistenten (AnA-Web) löst den bisherigen Angebotsassistent (AnA) ab. Damit erfolgt eine grundlegende Änderung von Technologie und Benutzerführung. Die Informationen über die Neuerungen von AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA sollen Ihnen für den Umstieg auf AnA-Web eine erste Hilfestellung geben. Dieser Kurzleitfaden geht zunächst auf die bisherigen Funktionen des AnA ein und weist auf die künftigen Änderungen hin (Abschnitt 2). Anschließend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Neuerungen von AnA-Web (Abschnitt 3). AnA-Web wird in den Online-Auftritt der e-vergabe integriert ( und ist dort unter dem Menüpunkt Meine e-vergabe zu erreichen. Bisherige Benutzer, die sich im AnA mit einem elektronischen Zertifikat angemeldet haben, müssen sich im neuen Anmeldedialog des Online-Auftritts einmalig für den Zugang zu AnA-Web freischalten lassen. Das vorliegende Dokument und weitere Informationen zu AnA-Web finden Sie auf Seite 2

4 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 2. Bisherige Funktionen im AnA Die bisherigen Funktionen im Angebotsassistent (AnA) konnten Sie über die Menüführung erreichen. Die Bildschirmansicht zeigt den Maskenaufbau des bisherigen AnA. In der folgenden Tabelle werden die bisherigen Funktionen von AnA im Einzelnen aufgelistet. Dies erfolgt in der Reihenfolge zunächst für die Registrierung/Anmeldung und anschließend für den Funktionsumfang von AnA, der über das Hauptmenü erreicht werden konnte. Für jede bisherige Funktion gibt es einen kurzen Hinweis auf die Änderungen. Seite 3

5 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA Bisherige Funktionen AnA Registrierung / Anmeldung Registrieren von Hauptbenutzern Anmelden mit Zertifikat Hauptmenü: Datei Replikation der Verfahren Konfiguration der Anwendung Hauptmenü: Verfahren Ausschreibungssuche (in AnA) Unterlagen anfordern (nach Ausschreibungssuche in AnA) Verfahren auswählen Verfahrensansicht in Baumstruktur Eingangsordner: - Bekanntmachung - Teilnahmeunterlagen - Vergabeunterlagen - Nachrichten - Empfangsbestätigung Ausgangsordner: - Teilnahmeantrag - Angebote - Anfrage/Sonstiges Meine Vertreter Vergabeverfahren (zur Bearbeitung ausgewählt) Seite 4 Was hat sich geändert? AnA-Web Die neue Registrierung wird auf angeboten und erlaubt das Registrieren von Unternehmen mit den Optionen: - einfache Registrierung - zertifizierte Registrierung Erster Benutzer wird automatisch angelegt. Siehe 3.1, Verschlankte Registrierung Zertifikat entfällt bei Anmeldung. Neu: alle Benutzer melden sich mit Benutzername und Passwort an. Replikation entfällt mit der neuen Technologie. AnA-Client wird ersetzt durch eine integrierte Web-Anwendung. Entfällt als Hinweis. Bei der Angebotsabgabe wird darauf hingewiesen, welche Dateien hochgeladen werden müssen. Es wird nur noch die Ausschreibungssuche über Online-Auftritt der e-vergabe benötigt. In der Ausschreibungssuche des Online-Auftritts der e-vergabe kann die Teilnahme an der Ausschreibung direkt aktiviert werden. Neu: Übersicht über Meine Ausschreibungen Siehe 3.5, Ausschreibungsübersicht Ausschreibungsdokumente in Baumstruktur Eingangsordner-Struktur wird vergleichbar abgebildet unter Ausschreibung bearbeiten ; Nachrichten sind in separaten Bereich verlagert worden. Ausgangsordner-Struktur wird vergleichbar abgebildet unter Ausschreibung bearbeiten. Anfrage/Sonstiges ist in separaten Nachrichtenbereich verlagert worden. Neue Umsetzung der Vertreterregelung. Siehe 3.7, Geänderte Vertreterregelung Neu: Die Ausschreibungsbearbeitung ist komplett neugestaltet. Siehe 3.6, Ausschreibungsbearbeitung mit Workflow

6 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA Bisherige Funktionen AnA Verfahren entfernen Verfahren exportieren Teilnahme beenden Verfahren sichtbar/ unsichtbar Gruppierung Hauptmenü: Dokumente Importieren Exportieren Versenden Löschen Anzeigen Prüfen Hauptmenü: Anbieter Nebennutzerverwaltung Benutzerdaten pflegen Zertifikatswechsel Deregistrierung Newsletter Was hat sich geändert? AnA-Web entfällt Wird in der Ausschreibungsbearbeitung abgelöst durch Ausschreibung herunterladen (derzeit implementiert: Dokumenteneingang herunterladen ). Wird in der Ausschreibungsbearbeitung weiterhin angeboten. entfällt In der neuen Ausschreibungsübersicht kann ein Filter auf den Ausschreibungsstatus gesetzt werden. Wird abgelöst durch die Einrichtung und Zuordnung von Rubriken. In der Ausschreibungsbearbeitung werden Dokumente zur Abgabe eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots im neuen Workflow hochgeladen (und versendet). Nachrichten werden nicht mehr als Datei importiert, sondern im Webformular erstellt (und versendet). Siehe 3.6, Ausschreibungsbearbeitung mit Workflow Einzelne Dokumente können in der Ausschreibungsbearbeitung heruntergeladen werden. Dies betrifft den Dokumenteneingang. Dokumente des Dokumentenausgangs werden im Workflow der Abgabe von Teilnahmeantrag bzw. Angebot lokal zur Verfügung gestellt. Siehe Importieren entfällt Dokumente aus dem Dokumentenausgang können im Browser geöffnet werden. Nachrichten werden direkt angezeigt. entfällt Wird abgelöst durch neues Benutzerkonzept: Weitere Benutzer anlegen/ einladen. siehe 3.3, Geändertes Benutzerkonzept Jeder Benutzer kann seine Benutzerdaten im Benutzerkonto einsehen und pflegen. In der Registrierungsverwaltung können die Zertifikate für die zertifizierte Registrierung erneuert werden. Geplant für eine spätere Version von AnA-Web Wird abgelöst durch Suchprofile, die in der Ausschreibungssuche gespeichert werden Seite 5

7 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA Bisherige Funktionen AnA Vertreter hinzufügen Vertreter entfernen Vertreter aktivieren Vertreter deaktivieren Hauptmenü: Signatur PDF-Dokument signieren PDF-Signatur prüfen Hauptmenü: Hilfe Hilfe F1 Info Zur Startseite Was hat sich geändert? AnA-Web können. In der Ausschreibungsbearbeitung kann ein Benutzer die Bearbeitung einer Ausschreibung übernehmen (Funktion Mir zuweisen ). In der Ausschreibungsbearbeitung kann ein Benutzer die Bearbeitung seiner Ausschreibung abgeben (Funktion Bearbeitung abgeben ). entfällt entfällt In der Ausschreibungsbearbeitung wird diese Funktion im Workflow bei Abgabe von Teilnahmeantrag bzw. Angebot integriert angeboten. Siehe oben, PDF-Dokument signieren AnA-Web zeigt Benutzerhinweise direkt in Anwendung an. Bei Bedarf werden Links zum Info-Server der e-vergabe angeboten. Dort befinden sich weitere Informationen. entfällt AnA-Web ist in Online-Auftritt integriert. Die Startseite der e-vergabe ist direkt erreichbar. Seite 6

8 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3. Wesentliche Neuerungen im AnA-Web Nachfolgend finden Sie eine jeweilige Kurzbeschreibung zu den wesentlichen Neuerungen in AnA-Web Verschlankte Registrierung Die bisher personenbezogene Registrierung wird abgelöst durch eine Registrierung von Unternehmen (siehe 3.2, Neues Firmenkonzept). Die Registrierung für AnA-Web ist über die einfache Registrierung verschlankt worden. Die zertifizierte Registrierung mit einem elektronischen Zertifikat ist nicht mehr zwingend erforderlich, sie wird nur noch optional angeboten. Mit beiden Registrierungsformen haben Sie Zugriff auf den kompletten Funktionsumfang von AnA-Web. Der Unterschied ist: Mit der zertifizierten Registrierung haben Sie im Falle von Ausschreibungen mit vertraulichen Inhalten im Vergleich zur einfachen Registrierung ggf. den Vorteil einer schnelleren Prüfung Ihrer Identität durch die Vergabestelle. Im Anschluss an die Registrierung können Sie für Ihr Unternehmen sofort an Ausschreibungen der e-vergabe teilnehmen. Die Anmeldung an AnA- Web geschieht über Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, welche Sie als Zugangsdaten in der Registrierung vergeben haben. Der erste Benutzer einer Registrierung ist automatisch Administrator und kann anschließend weitere Benutzer anlegen und zur Teilnahme an der Unternehmensregistrierung einladen. Seite 7

9 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3.2. Neues Firmenkonzept Mit dem neuen Firmenkonzept treten Sie als Unternehmen gegenüber Vergabestellen auf. Das neue Firmenkonzept in AnA-Web wird insbesondere bei folgenden Funktionen ersichtlich: bei der Registrierung, in der Benutzerverwaltung, in der Ausschreibungsübersicht und beim Kontakt zu Vergabestellen. Ausschreibungen werden immer Ihrem Unternehmen zugeordnet, sowohl bei der Aktivierung in der Ausschreibungssuche als auch durch Einladung einer Vergabestelle. Dies betrifft ebenfalls den Nachrichtenaustausch mit Vergabestelle. Die konkrete Ausschreibungsbearbeitung wird immer durch einen Benutzer des Unternehmens in AnA-Web vorgenommen. Seite 8

10 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3.3. Geändertes Benutzerkonzept Auf Basis des neuen Firmenkonzepts hat sich das Benutzerkonzept geändert. Wenn Sie bereits Benutzer der e-vergabe sind, können Sie bei der Erstanmeldung an AnA-Web auf das neue Benutzerkonzept umsteigen (siehe Kurzanleitung für den Umstieg auf AnA-Web, wird später zur Verfügung gestellt). Die Berechtigungen in AnA-Web beziehen sich auf die neuen Benutzerrollen. Diese sind: Nutzer, Administrator und Disponent. Der Nutzer verfügt über alle notwendigen Grundfunktionen und ist damit berechtigt zur Bearbeitung von Ausschreibungen. Der Administrator hat Seite 9

11 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA alle Berechtigungen des Nutzers und zusätzlich Zugriff auf die Administration von AnA-Web. Der Disponent ist eine optionale Zusatzrolle für einen Nutzer oder Administrator. Er ist für die Verteilung von Ausschreibungen zuständig, die keinen Bearbeiter haben (siehe Benutzerleitfaden zu Anwendung von AnA-Web) Teilnahme an Ausschreibungen aktivieren Die Aktivierung der Teilnahme an einer Ausschreibung ist nun direkt in der Ausschreibungssuche integriert. Somit entfällt die erneute Suche und die Anforderung der Unterlagen, so wie es im AnA erforderlich war. Und so funktioniert es: In der Ausschreibungssuche der e-vergabe auf können Sie auf der Bekanntmachungsseite einer Ausschreibung die Teilnahme aktivieren. Bei bestimmten Vergabeverfahren, welche nicht veröffentlicht werden, kann es sein, dass Sie zur Teilnahme an einer Ausschreibung direkt von der Vergabestelle eingeladen werden. Nachdem der Disponent die Ausschreibung einem Bearbeiter zugewiesen hat, kann er in AnA-Web die Bearbeitung der Ausschreibung beginnen. Seite 10

12 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3.5. Ausschreibungsübersicht Die Ausschreibungsübersicht ist der zentrale Einstieg in AnA-Web. Sobald Sie die Teilnahme an einer Ausschreibung aktiviert haben oder von einer Vergabestelle zur Teilnahme an einer Ausschreibung aufgefordert worden sind, finden Sie die betreffende Ausschreibung in dieser Übersicht. Zusätzlich erhalten Sie über die Teilnahme an einer Ausschreibung jeweils eine Nachricht in AnA-Web und per . Seite 11

13 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3.6. Ausschreibungsbearbeitung mit Workflow Je nach Vergabeverfahren müssen Sie zu der Ausschreibung zunächst einen Teilnahmeantrag oder direkt ein Angebot abgeben. AnA-Web weist Ihnen den Weg. Über die Workflowleiste finden Sie den Einstieg für die nächste notwendige Aktion. Bei der Abgabe eines Teilnahmeantrags oder Angebots wählen Sie die entsprechende Aktion im Workflow aus. Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie die evergabeapp starten müssen. Dies ist die technische Voraussetzung für die Signatur und Verschlüsselung der folgenden Abgabe von Teilnahmeantrag oder Angebot. Sie werden dabei von AnA-Web durch die notwendigen Aktionen geführt. Seite 12

14 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA Neu ist, dass Sie einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot wieder zurückziehen können. Wenn Sie im vorliegenden Beispiel ein Angebot abgegeben haben, können Sie es bei Bedarf wieder zurückziehen. Sie können über das Vergabeverfahren hinweg Anfragen an die Vergabestelle stellen. Darüber hinaus können Sie in der Workflowleiste die Teilnahme an der Ausschreibung beenden Geänderte Vertreterregelung Im AnA-Web ist die Vertreterregelung in der Ausschreibungsbearbeitung integriert worden. Dort gibt es nun eine einfache Möglichkeit die Bearbeitung einer Ausschreibung zu wechseln. Dafür ist keine Verwendung eines elektronischen Zertifikats mehr erforderlich. Konkret sieht die Vertreterregelung in AnA-Web so aus, dass Sie die Bearbeitung einer Ausschreibung übernehmen können, in der ein Kollege/eine Kollegin Bearbeiter ist. Dazu führen Sie in der Ausschreibungsbearbeitung die Funktion Mir zuweisen aus. Alternativ dazu können Sie auch die Bearbeitung Ihrer eigenen Ausschreibung abgeben. Diese Ausschreibung hat dann keinen Bearbeiter mehr und kann durch den Disponenten erneut einem Bearbeiter zugewiesen werden. Seite 13

15 Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA 3.8. Neu: Organisation in Benutzergruppen In der Gruppenverwaltung von AnA-Web können Sie optional Gruppen einrichten, zu denen alle vorhandenen Benutzer der Registrierung zugeordnet werden können. Eine Nutzung von Gruppen ist insbesondere für Registrierungen größerer Unternehmen sinnvoll. Es können beispielsweise Gruppen für Abteilungen oder Standorte angelegt werden. Seite 14

16 Information Neuerungen in AnA-Web im Vergleich zum bisherigen AnA Mit der Verwendung der Gruppenverwaltung greift ein zusätzliches Berechtigungskonzept: Ein Benutzer einer Gruppe kann ausschließlich die Ausschreibungen der Bearbeiter sehen, die Benutzer in seiner Gruppe sind. Nur ein Benutzer der Rolle Disponent hat dann die Berechtigung, alle Ausschreibungen des Unternehmens einzusehen. Seite 15

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