AdmiCash Update-Info Version

Transkript

1 AdmiCash Update-Info Version Umstellung auf ISO / SEPA - Vorbereitung Dieses AdmiCash -Update ist für die AdmiCash -Basisversion nicht von Bedeutung. Für alle Anwender der AdmiCash -Krediversion ist es empfehlenswert die nachfolgenden Schritte zeitnah auszuführen. Lesen Sie bitte das Dokument sorgfältig durch und führen Sie diese Vorbereitungsschritte aus. Update Bankenstamm: Starten Sie AdmiCash und öffnen Sie eine Firma. Wählen Sie "Stammdaten Bankenstamm". Drücken Sie die Funktionstaste F1. Das Kapitel "Bankenstamm" im Handbuch wird angezeigt. Führen Sie die dort angegeben Schritte aus, um den Bankenstamm zu aktualisieren. Dieser Schritt ist erforderlich, damit die IID / BIC / Swift-Adressen der Zahlungsinstitute aktualisiert werden. Auftraggeber für ISO / SEPA (XML) einrichten: Bisher hat es zwei Verfahren für den elektronischen Zahlungsverkehr gegeben. DTA für Banken und EZAG für die PostFinance. Es handelt sich dabei um zwei komplett unterschiedliche Verfahren und Zahlungsdateien. Ab dem gibt es nur noch das einheitliche Verfahren ISO / SEPA. Die neue XML-Datei kann von der PostFinance und den Banken verarbeitet werden. Dazu muss in AdmiCash für jedes PostFinance-Konto und jedes Bankkonto ein neuer Auftraggeber eingerichtet werden. Starten Sie AdmiCash und wählen Sie "Zahlungen Einrichten". Die Liste der Auftraggeber wird angezeigt. Wählen Sie "Bearbeiten Erfassen" oder drücken Sie die INSERT-Taste. Der Eingabedialog wird angezeigt. Geben Sie bei der Bezeichnung einen eindeutigen Namen an. Verwenden Sie XML_ oder ISO_ gefolgt von der Abkürzung der Bank und der Kontonummer oder einem Text: o XML_RB_xxxxxx Konto bei der Raiffeisenbank o XML_CS_xxxxxx Konto bei der Credit-Suisse o XML_PF_xxxxxx Konto bei der PostFinance o ISO_UBS_xxxxx Konto bei der UBS. Damit sehen Sie jederzeit, für welches Zahlungsinstitut die XML-Datei bestimmt ist. Bei "Zahlungsdatei" wählen Sie "ISO / SEPA (XML)". Beim Dateinamen geben Sie wiederum die Abkürzung des Zahlungsinstitutes ein. o RB_%JJ%...xml Raiffeisenbank o PF_%JJ%...xml PostFinance Lassen Sie den hinteren Teil unverändert stehen. Damit wird z.b. eine Datei mit dem Namen "PF_ _12.xml" erstellt. Bedeutet: Datei für PostFinance, erstellt am , Inhalt: Auftragsnummer 12. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 1

2 Die Bezeichnung wird Ihnen beim Erstellen der Zahlungsaufträge zur Auswahl angezeigt. Verwenden Sie daher XML_ oder ISO_ damit klar ersichtlich ist, dass es sich um XML und nicht um DTA oder EZAG handelt. Wechseln Sie mit der TAB- oder ENTER-Taste auf die Registerkarte "Adresse". Geben Sie Ihre Angaben gemäss den Verträgen mit den Zahlungsinstituten ein. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 2

3 Wechseln Sie mit der TAB- oder ENTER-Taste auf die Registerkarte "Konto". Geben Sie die IBAN des Kontos ein, für welches die XML-Datei bestimmt ist. Normalerweise sollte die BIC und die IID automatisch aus dem Bankenstamm eingesetzt werden. Wenn nicht, geben Sie nur die BIC ein (z.b. POFICHBEXXX, RAIFCH12345). Die BIC (SWIFT-Adresse) erhalten Sie von Ihrer Bank oder ist auf den Verträgen ersichtlich. Zum Schluss starten Sie den Internet-Explorer und gehen zu der Anmeldeseite der Bank oder PostFinance. Markieren Sie den Link und kopieren Sie diesen mit Ctrl+C in die Zwischenablage. Fügen Sie den Link mit Ctrl+V in die Zeile "Internet-Adresse Zahlungsinstitut" ein. Speichern Sie den Auftraggeber mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Zahlungsinstitut über welches Sie Zahlungen ausführen. Bemerkungen: Mit der AdmiCash -Version können Sie noch keine XML-Dateien erstellen. Dieses Update dient ausschliesslich der Vorbereitung. Mit dem nächsten Update können XML-Dateien erstellt und beim Zahlungsinstitut getestet werden. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 3

4 Zahlungsstamm aktualisieren: Mit der Einführung von ISO sollten ausschliesslich die IBAN und die IID oder BIC verwendet werden. Angaben von Bankkonto wie " H1/12" oder ähnlich sollten nicht mehr verwendet werden. Dies kann in Zukunft zu Rückweisungen führen. Ausnahme: Wenn der ES mit dem Belegleser eingelesen wurde, steht die 27-stellige Referenznummer in der Spalte "Konto, IBAN". Sie können diese so belassen oder durch die IBAN ersetzen. Bei Bank-, Post- und IBAN-Zahlungen wird bei der Adresse des Begünstigten neu die Hausnummer als eigenes Eingabefeld geführt. Es ist zu empfehlen bei allen Zahlungen daher die Strasse und die Hausnummer in die dafür vorgesehen Felder einzutragen. Wählen Sie "Zahlungen Zahlungsstamm". Bewegen Sie den Auswahlbalken mit "Pfeil nach unten" auf den ersten Eintrag mit der TA Post, Bank oder IBAN und drücken Sie Eingabe-Taste (ESR auslassen). Der Eingabedialog wird angezeigt. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 4

5 Sofern ein Bankkonto eingetragen ist, ersetzen Sie dieses durch die IBAN. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte "Begünstigter". Wenn eine Strasse mit Hausnummer angegeben ist, übertragen Sie die Hausnummer in das neue Eingabefeld. Ist das Eingabefeld "Strasse" leer, können Sie dieses leer lassen. Das Eingabefeld "Zusatz" können Sie ebenfalls leer lassen. Bei Auslandzahlungen wechseln Sie noch auf die Registerkarte "Zahlungsinstitut". Stellen Sie sicher, dass BIC/SWIFT-Adresse eingetragen ist und speichern Sie die Angaben mit OK. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Einträge im Zahlungsstamm mit Ausnahme der ESR Zahlungen. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 5

6 Daueraufträge aktualisieren: Wenn Sie Daueraufträge erfasst haben, wählen Sie "Zahlungen Daueraufträge". Die Liste mit den Daueraufträgen wird angezeigt. Gehen Sie diese Liste durch und überprüfen Sie die hinterlegten Zahlungen. Nehmen Sie bei den Zahlungen die Änderungen vor, wie beim Zahlungsstamm beschrieben ist. Wichtig: Speichern Sie den Dauerauftrag unbedingt mit OK. Mit Schliessen werden die angebrachten Änderungen nicht gespeichert. Zahlungen erfassen: Erfassen Sie ab sofort alle Zahlungen wenn immer möglich mit der IBAN. Dies gilt vor allem für den orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer. Sofern eine IBAN aufgedruckt ist, verwenden Sie bitte die IBAN. Wenn Sie einen Belegleser einsetzen, können Sie die IBAN ebenfalls einscannen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Paypen-Symbol unten rechts. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 6

7 Es wird ein Menu angezeigt. Klicken Sie auf "Text" und scannen Sie die IBAN (von der Rechnung oder dem ES). Stellen Sie danach den Belegleser wieder zurück auf "Banking". Den Tipp mit dem Belegleser verdanken wir einem engagierten AdmiCash -Profi im schönen Bündnerland. Herzlichen Dank und Gruss. Bei Auslandzahlungen geben Sie bitte immer die BIC/SWIFT-Adresse sowie den Namen, PLZ und Ort des Zahlungsinstitutes an. Das Eingabefeld "Bankleitzahl" sollte nicht mehr verwendet werden. Überprüfen Sie zudem den Währungsstamm (Stammdaten Währungen). Stellen Sie sicher, dass der ISO-Code und der Land-Code korrekt eingetragen sind. Bei ESR-Zahlungen müssen "Strasse", "Hausnummer" und "Zusatz" nicht angegeben werden. Bei Postzahlungen können Sie entweder die Postkontonummer oder die IBAN eingeben. Vorbereitungen für XML-Test: Bevor auf ISO umgestellt werden kann, sind entsprechende Testläufe erforderlich. Erfassen Sie daher möglichst viele Zahlungen mit unterschiedlichen Transaktionsarten. Kontaktieren Sie alle Zahlungsinstitute und informieren Sie sich über das Testverfahren. Melden Sie sich bei den Testplattformen an und machen Sie sich mit der Bedienung vertraut. Es erleichtert Ihnen die Ausführung der Tests. AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 7

8 Hinweis: Unter dem Menu "Hilfe" finden Sie diverse Hilfs- und Supportfunktionen. Die wichtigsten sind "Fernwartung starten " und "Info über AdmiCash ". Sie können sich diese Updateinfo jederzeit mit "Updateinfo anzeigen" wieder anzeigen lassen. Spezielles: Die Harmonisierung des Schweizerischen Zahlungsverkehrs ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Mit unserer Dokumentation soll die Einführung von ISO so einfach wie möglich durchgeführt werden können. Wir stehen Ihnen bei der Einführung von ISO / SEPA selbstverständlich zur Verfügung. Die Hilfestellung und der Support sind jedoch kostenpflichtig und werden nach Aufwand verrechnet (Fr pro Stunde). AdmiCash GmbH 3902 Glis Seite 8