Sie lieben es Wir prüfen es

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1 Revision eines Projektportfolio-Managements Fallbeispiel AXA Attila Bankó, Nicola Varuolo Internal Audit SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements Sie lieben es Wir prüfen es 2 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

2 AXA Gruppe 52 Millionen Kunden weltweit 79 Milliarden Euro Geschäftsvolumen Mitarbeitende 1'315 Milliarden Euro verwaltetes Vermögen 4 Milliarden Euro operatives Ergebnis Vertreten in 47 Ländern AXA ist ein weltweiter Leader im Bereich der finanziellen Absicherung 3 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements AXA Winterthur Die AXA Winterthur in der Schweiz Traditionsunternehmen seit ,6 Millionen Privat- und Geschäftskunden CHF 10,5 Milliarden Geschäftsvolumen 5'600 Mitarbeitende CHF 62 Milliarden verwaltetes Vermögen Marktanteil von ca. 20% (Leben und Nichtleben konsolidiert) Die Schweiz ist ein Kernmarkt innerhalb der AXA Gruppe AXA Winterthur ist die Nummer 1 im Versicherungsmarkt Schweiz 4 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

3 Projektportfolio-Management (PPM) Eine Definition von PPM liefert Bruno Jenny: Das Projektportfolio-Management führt alle Projekte einer Führungseinheit. Dazu gehören alle Aufgaben, welche für das Priorisieren, das Koordinieren, das Kontrollieren und das Unterstützen der anstehenden und laufenden Projekte und der notwendigen Ressourcen aus Projektportfolio-Sicht notwendig sind. * * Quelle: de.wikipedia.org - Bruno Jenny, Projektmanagement: Das Wissen für eine erfolgreiche Karriere, Zürich 2003, S SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements Projektportfolio-Management (PPM) Projekt-Management Hat zum Ziel, sicher zu stellen dass wir unsere Projekte richtig tun Projektportfolio-Management Hat zum Ziel, sicher zu stellen, dass wir die richtigen Projekte tun 6 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

4 PPM bei der AXA Winterthur 2004 Aufbau des IT PPMs innerhalb der IT Abteilung der Winterthur Gruppe Aufbau der PPM Prozesse entlang des Projektmanagements 2005 Prozessinitiative zur Standardisierung der Solution Delivery Die PPM- & PM-Prozesse werden sowohl für IT als auch Business als verbindlich erklärt 2006 Das IT PPM wird in den CFO-Bereich transferiert Sämtliche Projekte werden einheitlich gesteuert 7 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements PPM bei der AXA Winterthur 8 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

5 PPM bei der AXA Winterthur Prozesse SBP AXA SBP / PPM Vorgaben Strategische Steuerung SBP Planung AXA AXA CH SBP CFO Strat. IT Strat. Liefert strategische Vorgaben Portfolio Portfolio Planung & Controlling Projekt Controlling Portfolio Steuerung Portfolios Externe PPM Portfolios Portfolios Portfolios MUCH MUCH LECH Portfolio Portfolios IT - M IT PPM PPM Aggregation Konsolidierung Analyse Massnahmen Projekt Projektsteuerung Projektplanung +Durchführung IT IT PM/PPM PM Liefert Datenbasis (Projekte) 9 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements PPM bei der AXA Winterthur Projektphase Qualitätsmanagement Projekt Controlling und Reporting Change Management Initialisierun g M1 Vorstudie / Grobkonzep t Detailkonzept Realisierung M2 M3 M4 Erhaltung Einführung Nutzenrealisierung M5 Risiko Management Kommunikation und Dokumentation Statusbericht Projektauftrag Business Case mit Bewilligung durch GL Change Anträge Business Case & Projektabschluss 10 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

6 Audit von PPM Standard Prüfschritte Angemessene Organisationsstruktur Kompetenz und Verantwortlichkeiten Ziele und Aufgaben der Einheit Vorgaben und Direktiven resp. Weisungen Dokumentation (z.b. Beschreibung der Prozesse) Verwendete Hilfsmittel (Programme, Vorlagen, etc.) Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit (z.b. Entscheidungen) 11 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements Audit von PPM Projekt Unterhalt Projekt-Definition Kontinuierliche Rapportierung und Tracking Project Changes Abschluss Sampling von Projekten (Einhalteprüfung) 12 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

7 Audit von PPM Nutzen Realisierung Ausweisung des Nutzens (Benefit) zu Beginn Änderungen des Nutzens Benefit Tracking nach Abschluss 13 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements Audit von PPM Projekt Portfolio Zusammenstellung des Portfolios Priorisierung Ausrichtung an Strategie Re-Priorisierung Ressourcen und Kapazitätenallokation Reporting und Kommunikation (z.b. Scorecards) 14 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

8 Audit von PPM Portfolio Steuerung Planung Gremien 15 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements Challenges Abgrenzung von PM und PPM Informationsflut Neue Vorgaben durch AXA Gruppe 16 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

9 Conclusion Angemessene Autorität/Handlungsbefugnis Datenqualität ist essenziell Verwendung Tools/Standardisierung Nachvollziehbarkeit der Entscheide Rapportierung Project Changes Benefit Tracking ist schwierig zu implementieren und zu messen Risikoanalyse Projektpriorisierung Einhaltung der PPM-Prozesse/Requirements anhand einiger Beispielprojekte prüfen 17 SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements End Slide Thank you SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements

10 Kontakte Attila Bankó Head Audit IT Nicola Varuolo IT Audit Manager AXA Winterthur P.O. Box Winterthur AXA Winterthur P.O. Box Winterthur Tel Tel SVIR/ISACA-Tagung 2008: Revision eines Projektportfolio-Managements