Zusatzmodul BPC: Plan-/Istvergleich

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1 Zusatzmodul BPC: Plan-/Istvergleich Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzung 2 3. Vorgehensweise Planzahlen erfassen Istwerte des aktuellen Jahres in die Planzahlen übernehmen Auswertung der Planzahlenerfassung 7 4. Details Gespeicherte Szenarien erneut aufrufen Funktion»Planzahlen ändern« Weitere Eingabemöglichkeiten in der Planzahlenerfassung Planzahlenerfassung auf Kostenstellenbasis Wichtige Informationen 13

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie Planzahlen erfassen um den Plan-/Istvergleich durchführen zu können. FIBU-BPC unterstützt Sie bei der kurz- und mittelfristigen Erfolgs- und Finanzplanung. Folgewirkungen betrieblicher Entscheidungen werden durch einen Plan/Ist-Vergleich sofort erkennbar. Die Erfassung und Auswertung von Planzahlen erfolgt auf Basis der BWA-Schemas. 2. Voraussetzung Das Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«muss lizenziert sein:»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: sales@agenda-software.de

3 Seite 3 3. Vorgehensweise 3.1. Planzahlen erfassen 1. Programmpunkt wählen»auswertungen Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling BWA-Planzahlen bearbeiten«2. BWA-Form wählen, auf deren Grundlage die Erfassung erfolgen soll Über das Auswahlfeld kann die BWA-Form gewählt werden. Damit Planzahlen im Controlling-Bericht verwendet werden, ist die Erfassung von Planzahlen über die Schemas 001, 009 bzw. 016 notwendig.

4 Seite 4 3. Vorbelegung der Planzahlen und Namen des Szenario vergeben Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen für die Vorbesetzung der Planzahlen zur Verfügung: Option Beschreibung Ist-Werte Vorjahr als Planzahlen Die Ist-Werte aus dem Vorjahr werden als Planzahlen übernehmen übernommen. Wenn Kontenrahmen, Sachkontenlänge oder Periodenstruktur im Vorjahr abweichen, ist eine Übernahme der Ist-Werte nicht möglich. Planzahlen aus dem Vorjahr übernehmen Die Planzahlen aus dem Vorjahr werden als aktuelle Planzahlen übernommen. Wenn für die BWA-Form mehrere Szenarien im Vorjahr verwendet wurden, kann ein Szenario ausgewählt werden. Planzahlen aus einem Budgetierungsmandanten übernehmen Die Planzahlen werden aus dem hinterlegten Budgetierungsmandanten übernommen. Planzahlen sollen manuell erfasst werden Die Planzahlen können ohne Vorbelegung erfasst werden. Name für das Szenario Erfassen Sie einen Namen für das Szenario. Der Name wird zusammen mit den Planzahlen gespeichert. Der Name wird auf Auswertungen (Plan/Ist-Vergleich) verwendet. Die Vorbesetzung des Namens erfolgt immer mit dem Eintrag»Standard«. Ein Name muss zwingend vergeben werden. Derzeit gibt es je Form keine Beschränkung für die Erfassung von Szenarien. Nach <OK> werden die notwendigen Funktionen für die Vorbesetzung der Planzahlen-Erfassung durchgeführt.

5 Seite 5 4. Planzahlen erfassen Folgende Felder sind verfügbar: Felder Beschreibung Erfassungsfelder Alle Felder mit weißem Hintergrund können bearbeitet werden. Da die Erfassung auf Grundlage eines BWA-Schemas erfolgt, ist es nicht notwendig, Aufwendungen mit negativem Vorzeichen zu erfassen. Sollen Werte im negativen Bereich erfasst werden, erfassen Sie zuerst das»-«zeichen, und dann den Wert. Nachdem ein Wert erfasst wurde, werden automatisch die Summenberechnungen durchgeführt. Die Darstellung mit Nachkommastellen ist nicht vorgesehen. Summen- und Berechnungsfelder In den grau hinterlegten Feldern werden die Summen der jeweiligen Spalte ermittelt. In der Spalte»Summe«werden die Jahressummen erfasst. Grau hinterlegte Felder können nicht verändert werden. Schema-Felder Die Spalten»Zeile«und»Bezeichnung«dienen lediglich zur Information. Spaltenüberschrift Die Spaltenüberschriften zeigen die entsprechenden Perioden des Mandanten.

6 Seite 6 Die Erfassung bietet folgende Möglichkeiten: Die aktuell markierte Spalte kann über das Symbol verkleinert und über vergrößert werden. Wenn für die gleiche BWA-Form mehrere Szenarien erfasst wurden, können Sie über die SzenarienAuswahl zwischen unterschiedlichen Szenarien wechseln. Sie haben die Möglichkeit die Planzahlen pro Monat oder in einer Jahressumme zu erfassen. Die Jahressummen werden automatisch auf die einzelnen Monate verteilt. Gehen Sie dazu über:»bearbeiten Jahreszahlen (Summe) erfassen« Istwerte des aktuellen Jahres in die Planzahlen übernehmen»auswertungen Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling BWA-Planzahlen bearbeiten«in der Planzahlenerfassung können die bereits gebuchten Werte des aktuellen Jahres (Istwerte) als Planzahlen übernommen werden. Mit Klick auf das entsprechende Kontrollkästchen über der jeweiligen Perioden werden die tatsächlich gebuchten Werte in die Planzahlen übernommen.

7 Seite Auswertung der Planzahlenerfassung BWA 1. Programmpunkt wählen»auswertungen Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling BWA«2. BWA-Form und -Typ wählen BWA-Form und als BWA-Typ den»plan-/istvergleich«auswählen. 3. Szenario für die Auswertung auswählen Es stehen Ihnen alle zu dieser BWA-Form erfassten Szenarien zur Auswahl. 4. Druck oder die Seitenansicht der Auswertung aufrufen Die erfassten Planzahlen werden mit den Ist-Zahlen verglichen und ausgewertet.

8 Seite Diagramm zur BWA Für die Auswertung der Planzahlen steht zusätzlich zur BWA auch die Ausgabe eines Diagramms zur Verfügung. 1. Szenario wählen Szenario für den Plan-/Istvergleich auswählen. 2. Symbol und die gewünschte Diagrammart für die Auswertung auswählen Sie erhalten folgende Auswertung: Controlling-Bericht Im Controlling-Bericht werden die erfassten Szenarien für die Auswertungsblätter»Erfolgsplan«und»Planerreichung«verwendet. Weitere Infos hierzu: Nr Zusatzmodul BPC: Controlling-Bericht

9 Seite 9 4. Details 4.1. Gespeicherte Szenarien erneut aufrufen 1. Programmpunkt wählen»auswertung Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling BWA-Planzahlen bearbeiten«2. BWA-Form wählen, unter dem das Szenario erfasst wurde Über die Funktion»Szenario verwalten«können Sie erfasste Szenarien löschen oder ein neues Szenario anlegen. Über die Funktion»Neues Szenario«kann ein neues direkt angelegt werden. 3. Szenario auswählen

10 Seite Funktion»Planzahlen ändern«mit dieser Funktion können Sie auf einfache Art und Weise in der Erfassung Werte automatisch ersetzen erhöhen verringern.»planzahlen ändern«aufrufen Die Bereiche»Ausgewählte Position von bis«und»ausgewählter Zeitraum von bis«werden automatisch aus der Erfassung übernommen. Sie können in der Erfassung bereits die Bereiche festlegen, die geändert werden sollen. Beispiel

11 Seite 11 Für die Planzahlenänderung wird automatisch der markierte Bereich übernommen. Für diese Positionen werden die Änderungen durchgeführt. Die Markierung und Übernahme ist nur für änderbare Bereiche möglich! Möglichkeiten zum Ändern der Planzahlen 1. Bestehende Werte verändern 2. Neue Werte eintragen Bestehende Werte verändern Sie können die markierten Werte entweder um einen bestimmten -Betrag, oder um einen bestimmten %-Satz erhöhen bzw. verringern. Erfassen Sie den entsprechenden Betrag bzw. %-Satz für die Erhöhung. Um eine Verringerung zu erreichen, klicken Sie auf das»+«zeichen. Beispiel 1 Die Personalkosten (Zeile 1100) im WJ 2016 sollen durch die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erhöht werden. Markieren Sie den kompletten Bereich, der geändert werden soll, und wählen Sie die Planzahlenänderung. Angenommen, die Personalkosten sollen für jeden Monat um erhöht werden. Erfassen Sie in der Planzahlenänderung und wählen <OK>. Alle Positionen werden im Ergebnis um diesen Betrag erhöht.

12 Seite 12 Um die Personalkosten z. B. um jeweils zu senken, da ein Mitarbeiter ausscheidet, können Sie durch Klick auf das»+«zeichen eine Verringerung vorzunehmen. Beispiel 2 Es wird bekannt, dass sich die monatlichen Personalkosten ab Juni 2016 um 5 % erhöhen, da ab diesem Zeitpunkt ein neuer Tarifvertrag in Kraft tritt. Ab Juni sind die monatlichen Personalkosten zu steigern. Markieren Sie hierzu den Bereich der Personalkosten in der Planzahlen-Erfassung von Juni bis Dezember, und rufen anschließend die Planzahlenänderung auf. Automatisch wird bereits der Zeitraum und die Positionen für die Änderung vorbelegt. Erfassen Sie dann den zu ändernden %-Satz. Als Ergebnis erhalten Sie ab Juni 2016 die erhöhten Planzahlen der Personalkosten. 2. Neue Werte eintragen Beispiel: Die bereits erfassten Personalkosten sollen mit einer einzigen Aktion verändert werden. Wählen Sie den Bereich und rufen Sie die Planzahlenänderung auf. Hinterlegen Sie hier den neu einzutragenden Wert. Die komplette Wertereihe wird durch die Eingabe überschrieben.

13 Seite Weitere Eingabemöglichkeiten in der Planzahlenerfassung 1. Löschen von Werten 1. Zelle mit dem zu löschenden Wert markieren. 2. Taste <Entf> drücken. 2. Kopieren von Werten Verwenden Sie hierzu die Kopierfunktion über die Windows-Zwischenablage. 1. <Strg+C> (Kopieren). 2. <Strg+V> (Einfügen) Planzahlenerfassung auf Kostenstellenbasis Nr Zusatzmodul: Kostenrechnung 5. Wichtige Informationen Nr Zusatzmodul BPC: Controlling-Bericht Nr Zusatzmodul BPC: Spezial-BWA-Formen Nr Zusatzmodul BPC: Rating Nr Zusatzmodul BPC: Budgetierung

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