SEPA Nutzung der SEPA-Funktionen im HWP / PRIMUS SQL Edition

Transkript

1 SEPA Nutzung der SEPA-Funktionen im HWP / PRIMUS SQL Edition 1 Vorbereitende Massnahmen 2 Ausführen von Überweisungen/Lastschriften 3 Hinweise / Formatierungsfehler 4 Einbinden der Platzhalter in Formulare 1 Vorbereitende Maßnahmen - Einlesen der aktuellen Bankleitzahlen Um sicher zu stellen, dass im System die aktuellsten Bankleitzahlen zur Verfügung stehen, können diese über ein Tool neu eingelesen werden. Mit diesem Tool besteht auch die Möglichkeit Unstimmigkeiten bei bereits erfassten Bankdaten von Kunden, Lieferanten und ihren Hausbanken automatisch prüfen und wenn möglich korrigieren zu lassen (die im Mitarbeiterstamm hinterlegten Bankverbindungen haben lediglich informativen Charakter und können nicht im Zahlungsverkehr der OP-Verwaltung genutzt werden. Eine automatisierte Aktualisierung ist daher nicht vorgesehen, kann jedoch manuell vorgenommen werden). Starten Sie hierzu im Programmverzeichnis die Datei BLZ_Update.exe mit Doppelklick. Diese Datei finden Sie am schnellsten auf diesem Weg : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startsymbol unserer Anwendung ( HWP / PRIMUS SQL Editon ) auf Ihrem Desktop und gehen dort auf >Eigenschaften<. In der sich öffnenden Maske gibt es im Reiter Verknüpfung den Button >Dateipfad öffnen< (Win7) oder >Ziel suchen< (XP). Durch klicken auf diesen Button gelangen Sie direkt in das Programmverzeichnis der Installation, in welchem sich auch die benannte Datei befindet. Hier können Sie auf eine Datei verweisen, die im Daten-Ordner liegt oder in der aktuellsten Version von der Seite der Bundesbank geladen werden kann.

2 Auf der Homepage der Bundesbank klicken Sie bitte im linken Bereich auf >Bankleitzahlen< und dann auf der rechten Seite im Bereich Download Bankleitzahlendatei auf >Weiter<. Sie kommen nun in den Bereich, in dem die aktuellen BLZ-Dateien bereit stehen. Wählen Sie die jeweils für sie relevante Datei (Datum von/bis) in ungepackter Form, klicken diese mit rechter Maustaste an und wählen >Ziel speichern unter <. Speichern Sie die Datei im Datenordner ihrer Installation oder in einem extra Ordner. Page 2 of 9

3 Auf diese Datei verweisen Sie dann für den eigentlichen Import. Im Assistent für den Bankleitzahlen-Import können Sie im Bereich >Optionen< die automatische Aktualisierung von BIC/IBAN in den Stammdaten aktivieren. Dies bewirkt dass bei Datensätzen, in denen Bankleitzahl und Kontonummer korrekt erfasst sind, BIC und IBAN automatisch gebildet werden¹. Über den Button >Prüfliste ansehen< können Sie sich ein Protokoll aufrufen, in dem Datensätze aufgeführt werden, bei welchen die automatische Erzeugung von BIC/IBAN nicht möglich war. Hier sind in der Regel Bankleitzahl und/oder Kontonummer nicht korrekt hinterlegt. Diese müssen dann manuell angepasst werden. Page 3 of 9

4 Bitte beachten Sie beim manuellen Hinterlegen von BLZ/BIC und Kontonummer/IBAN in ihrer Hausbank die korrekte Verwendung der Felder. 2 Ausführen von Überweisungen/Lastschriften Die Vorgehensweise beim Ausbuchen der offenen Posten hat sich gegenüber dem Clearing- Verfahren zum Erstellen von Dtaus-Dateien nicht geändert. Sie können in der OP-Verwaltung einen Kunden- oder Lieferanten-OP mit der rechten Maustaste anklicken und bei Lieferanten auf SEPA-Überweisung klicken und bei Kunden den Punkt Lastschrift wählen. Weiterhin kann das Ausbuchen über den Buchungs-Assistent erfolgen. Nachdem die Buchung durchgeführt wurde steht diese zur weiteren Verarbeitung im Zahlungsverkehr zur Verfügung. Im Zahlungsverkehr stehen ihnen dann die Punkte SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift zur Auswahl Bei Auswahl von SEPA-Überweisung und klicken auf >Weiter< kommen Sie wie gewohnt in die Maske in der ihre Bank/Banken zur Auswahl stehen. Mit >Weiter< kommen Sie in die Maske mit den Angaben zum Erstellen der Datei. Bei Verwendung von SEPA wird - im Gegensatz zu Clearing - keine Dtaus- sondern eine XML-Datei erzeugt. Page 4 of 9

5 Hier befindet sich auch ein neues Feld mit der Bezeichnung ZKA-Spezifikation. Da nicht jede Bank oder Banksoftware immer den aktuellsten Datensatzaufbau von SEPA verwendet, kann in diesem Feld die entsprechende Vorbelegung hinterlegt werden. Diese sollte anhand der Vorgaben ihrer Bank/Banksoftware erfolgen. Durch klicken auf >Weiter< starten Sie die Verarbeitung und gelangen in die Maske in der Sie den Banksammler erstellen können. Nachdem dieser erstellt wurde wird die Datei in das angegebene Verzeichnis geschrieben. Führen Sie SEPA-Lastschriften durch kommen Sie auch wie gewohnt in die Auswahl ihrer Hausbanken und mit klicken auf den Weiter-Button öffnet sich folgende Maske: Hier müssen weitere Angaben zu Mandatstyp² und Ausstellungart gemacht werden. Bei Mandatstyp können Sie wählen zwischen Einmalig Wiederkehrend und ob es sich um Erste Ausführung Folgeausführung Letzte Lastschrift handelt. Bei Ausstellungsart kann zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift unterschieden werden. Die weiteren Felder sind in der Regel bereits mit den relevanten Daten vorbelegt. Page 5 of 9

6 Über den Button >Weiter< gelangen Sie in die folgende Maske, die vom Aufbau fast identisch mit der der SEPA-Überweisungen ist. Auch hier muss ein Export-Pfad hinterlegt werden und es wird der Dateiname angezeigt. Ein weiteres Feld ist hier jedoch die Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID (europaweit maximal 35 Stellen) setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: zweistelliger ISO-Ländercode, z.b. "DE" für Deutschland zweistellige Prüfziffer (die den Creditor Business Code nicht berücksichtigt) dreistelliger Creditor Business Code, der vom Kunden selbst definiert werden kann nationales Identifikationsmerkmal mit bis zu 28 Stellen 3 Meldung(en) beim Erstellen von Überweisungen/Lastschriften im SEPA-Format Werden nach dem Erstellen der SEPA-Datei Unstimmigkeiten in Bezug auf IBAN oder BIC festgestellt, wird eine entsprechende Meldung erzeugt. Klickt man auf den als Link hinterlegten Eintrag der betroffenen Buchung öffnet sich ein weiteres Fenster mit zusätzlichen Informationen. Hier ist dann ersichtlich bei welcher Bank (eigene Hausbank oder Bank des Empfängers) BIC oder IBAN unvollständig oder fehlerhaft sind. Wurden in der Haus- oder Empfängerbank die Eintragungen aktualisiert, muss die betroffene Zahlung storniert und neu erfasst werden. Erst dann werden die aktualisierten Daten der Bankverbindung erkannt. Page 6 of 9

7 4 Einbinden der Platzhalter in Formulare Um die BIC und IBAN ihrer Hausbank in die Fußzeile von Formularen / Schriftstücken einzubinden gehen sie bitte folgendermaßen vor : Öffnen sie ein Dokument, in welchem die Fußzeile angepasst werden soll und klicken auf das Symbol für den Formula Um die BIC und IBAN ihrer Hausbank in die Fußzeile von Formularen / Schriftstücken einzubinden gehen sie bitte folgendermaßen vor : In der Baumstruktur auf der linken Seite sehen Sie die Einträge für die Fußzeilen. Öffnen Sie den Eintrag >Fußzeile-erste Seite-Bankverbindung< mit Doppelklick. Hierdurch wird das Textfeld der Fußzeile zur Bearbeitung markiert und kann ebenfalls mit Doppelklick geöffnet werden. Page 7 of 9

8 In dem sich jetzt öffnenden Fenster für den Textfeld-Editor sehen Sie die bereits hinterlegten Informationen und Platzhalter. Auf der linken Seite bekommen sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Platzhalter angezeigt. Wählen Sie hier bitte den/die von ihnen benötigten Platzhalter BetriebsBIC und BetriebsIBAN, positionieren den Cursor an der gewünschten Stelle im Textfeld und betätigen den Button >Platzhalter am Cursor einfügen<. Abhängig von der Anzahl der von Ihnen angelegten Hausbanken stehen bis zu fünf Platzhalter zur Verfügung. Nach dem die Platzhalter eingefügt und die Ausrichtung im Textfeld angepasst wurde betätigen sie bitte den Button >Speichern & Schließen<. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte auch für >Fußzeile-andere Seiten- Bankverbindung< und >Fußzeile-letzte Seite-Bankverbindung<. Sie können hierbei auch den kompletten Text der in der ersten Fußzeile enthalten ist markieren, mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren, und mit Strg+V in das jeweilige Texteditor-Fenster einfügen. Abschliessend sind die Änderungen zu speichern und der Vorgang für die Formulare anderer Dokumenttypen, in welchen die Platzhalter eingebaut werden sollen zu wiederholen. ¹ Die Ermittlung einer IBAN anhand der im Inlandszahlungsverkehr gebräuchlichen Konto und Bankidentifikationen in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl - ist in der ISO-Norm (Standardverfahren) beschrieben. Hier wird unter anderem festgelegt, dass die Ausgabe nur durch das kontoführende Kreditinstitut zulässig ist. Page 8 of 9

9 Sage-Kunden steht es jedoch frei, die Berechnung für Konten selbst mit Hilfe des Konvertierungstools vorzunehmen. Für die Richtigkeit der ermittelten Werte wird keine Haftung übernommen. Dies gilt insbesondere für folgende Fälle Das kontoführende Institut hat nicht das Standardverfahren zur Konvertierung angewendet. Die Eingangsdaten sind nicht korrekt. Das kontoführende Institut hat keine Freigabe zur Selbstberechnung von IBAN und BIC durch den Kunden erteilt. Vor diesem Hintergrund wird dringend empfohlen, vor Verwendung der automatisch erstellten Daten eine Überprüfung von IBAN und BIC vorzunehmen. Für alle mittelbaren und/oder unmittelbaren Schäden, die durch die Verwendung der ermittelten IBAN und BIC verursacht werden, wird keine Haftung übernommen. ² Für eine komfortable Mandatsverwaltung inkl. Erstellung und Versand der Mandate und der Prenotification empfehlen wir die Anbindung des GS-Buchhalters. Informationen zum Produkt GS-Buchhalter finden Sie hier Page 9 of 9