ERP Cloud Tutorial. E-Commerce ECM ERP SFA EDI. Backup. Klassifikationen erfassen und importieren.

Transkript

1 ERP Cloud SFA ECM Backup E-Commerce ERP EDI Klassifikationen erfassen und importieren

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ziel des s 3 2 Kurze Einführung: Was sind Klassifikationen? 3 3 Klassifikationen erfassen 3 4 Klassifikationen importieren Beispiel Fehlerbehebung Klassifikationen in anderen Sprachen importieren 11 5 Zusammenfassung 13 6 Fragen 13 2

3 1 Ziel des s In diesem erfahren Sie, wie Sie in den beiden Anwendungen Comarch E-Commerce Cloud und Comarch ERP Cloud Klassifikationen erfassen und importieren können. 2 Kurze Einführung: Was sind Klassifikationen? Klassifikationen sind Gruppierungen, auf deren Basis Daten organisiert und ausgewertet werden können. Zum Beispiel können Sie einen Kunden der Klassifikation Geschäftskunde zuordnen. Das System kann dann dem Kunden die Korrekten Preise, Steuern, Rabatte usw. zuordnen. Sie können je nach Bedarf für Ihre Artikel beliebig detaillierte neue Klassifikationen erstellen, oder nur die obligatorischen Klassifikationen nutzen. Sie können die Klassifikationen auch dafür nutzen, Daten nach bestimmten Kriterien auszuwerten und z.b. Umsatzstatistiken erstellen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Klassifikationen in der Online-Hilfe. 3 Klassifikationen erfassen 1) Öffnen Sie die Anwendung Klassifikationen. 2) Drücken Sie unter dem Karteireiter Suchen im Navigationsbereich auf den Button Start. In der Ergebnisliste werden alle zur Verfügung stehenden Klassifikationen angezeigt. 3

4 HINWEIS: Folgende Klassifikationen müssen Sie bearbeiten, um Kunden, Lieferanten und Artikel erfassen zu können: i Lager-Artikel-Klassifikation 1 Lieferanten-Klassifikation 1 Kunden-Klassifikation 1 Beschaffungs-Artikel-Klassifikation 1 Vertriebs-Artikel-Klassifikation 1 Folgende Klassifikationen müssen Sie bearbeiten, um Konten-Zuordnungen und Steuer-Zuordnungen erfassen zu können: Artikelkonten-Klassifikation Artikelsteuer-Klassifikation Partnerkonten-Klassifikation Partnersteuer-Klassifikation Für diese Klassifikationen sind bereits Daten vorhanden, die Sie bei Bedarf bearbeiten müssen. 3) Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Klassifikation, die Sie bearbeiten möchten, z. B. Kunden-Klassifikation 1. 4) Klicken Sie auf die Klassifikation, die Sie ändern möchten. 5) Geben Sie einen anderen Code für diese Klassifikation ( Knoten ) ein. 6) Geben Sie eine andere Bezeichnung ein. 7) Klicken Sie auf das Flaggen-Symbol an der unteren rechten Ecke des Felds Bezeichnung, um die Bezeichnung in weiteren Sprachen einzugeben. 4

5 8) Um eine neue Klassifikation zu erstellen, klicken Sie im Menü auf das leere Blatt ( Neuer gleichrangiger Knoten ) und führen die Schritte 5-7 aus. 9) Übernehmen Sie den geänderten bzw. neuen Knoten durch Drücken der ENTER-Taste oder mit Hilfe des Buttons Übernehmen in der Menüleiste des Editors. 10) Speichern Sie Ihre Eingaben. 4 Klassifikationen importieren Besteht eine Klassifikation aus vielen über- und untergeordneten Knoten, dann bietet es sich an, die Klassifikation zu importieren, statt ihre Knoten manuell zu erfassen. Dazu exportieren Sie zunächst einen Datei und geben danach die zu importierenden Daten in die Datei ein und importieren die Datei anschließend. 1) Öffnen Sie die Anwendung Daten exportieren. 2) Wählen Sie den Filter für die gewünschte Klassifikation aus, z. B. CUSTOMERHIERARCHY1. 5

6 3) Klicken Sie auf Übernehmen. 4) Um Klassifikationen als XLS-, CSV- oder TXT-Dateien zu exportieren, wählen Sie die Spracheinstellung Einsprachig aus. 5) Wählen Sie für den Filter nur diejenigen Felder aus, die Sie anschließend importieren möchten. Für die Kunden-Klassifikation 1 sind dies folgende Attribute: path description activated (optional) Sie können ganze Ordner im Datenmodell deselektieren, indem Sie im Kontextmenü Kein Attribut auswählen. 6

7 6) Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Button Daten exportieren. 7) Wählen Sie den gewünschten Dateityp, z. B. Unicode-Text durch Tabulator getrennt (*.xls) oder Text durch Trennzeichen getrennt (*.csv). 8) Falls nötig, passen Sie im Feld Ziel-Datei den Pfad zum Knowledge Store an. 9) Drücken Sie auf den Button Sofort oder Im Hintergrund. 10) Kopieren Sie die im Knowledge Store erzeugte Exportdatei in ein lokales Laufwerk. 11) Öffnen Sie die Datei mit einem Tabellen kalkulations programm, z. B. Microsoft Excel. HINWEIS: Wenn noch keine Daten für die Klassifikation vorhanden sind, dann wird keine Exportdatei erzeugt. In diesem Fall erfassen Sie zunächst einen Datensatz in der Anwendung Klassifikationen und exportieren die Klassifikation erneut. i 12) Ergänzen Sie nun die Datei um weitere Klassifikationen oder ändern Sie bei Bedarf die bestehenden Klassifikationen. 7

8 HINWEIS: i Mit Hilfe von Bindestrichen im Attribut path legen Sie die hierarchische Baumstruktur der Klassifikation fest. HINWEIS: Das Attribut activated können Sie verwenden, um z. B. nur Unterkategorien, aber keine übergeordneten Knoten auswählbar zu machen. Wenn Sie keinen Wert in der Spalte activated eingeben oder die Spalte aus der Importdatei löschen, dann sind alle importierten Klassifikationen auswählbar. i 13) Speichern Sie die Datei. 14) Kopieren Sie die Datei zurück in den Knowledge Store. 15) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Filter und wählen Sie Daten importieren aus dem erscheinenden Kontextmenü. 16) Wählen Sie die Spracheinstellung Einsprachig. 17) Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Button Daten importieren. 8

9 18) Geben Sie im Dialogfenster den Pfad der Importdatei ein. Die einzelnen Attribute müssen Sie nicht erneut deselektieren, da nur in der Importdatei enthaltene Attribute importiert werden. In der Statuszeile wird eine Meldung angezeigt, wenn die Klassifikationen erfolgreich importiert wurden. Die einzelnen Meldungen werden im Navigationsbereich angezeigt. 19) Werden keine Meldungen angezeigt, klicken Sie auf das Icon Informationen einblenden/ausblenden. 20) Werden beim Import-Vorgang Fehlermeldungen angezeigt, dann öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Datenaustausch-Protokolleinträge anzeigen. 21) Drücken Sie auf den Button Aktualisieren. 22) Wählen Sie die erste Zeile aus. 23) Drücken Sie auf den Button Datenaustausch-Protokolleintrag. 9

10 24) Falls Fehler gemeldet werden, markieren Sie eine fehlerhafte Zeile und drücken Sie auf den Button Meldungen anzeigen. Auf dem Karteireiter Meldungen im Navigationsbereich werden die Fehlermeldungen zu dem Datensatz angezeigt. 25) Um den Fehler zu beseitigen, korrigieren Sie die Importdatei und wiederholen Sie den Import-Vorgang. 4.1 Beispiel Fehlerbehebung In diesem Beispiel dürfen Sie dem Knoten 100 keine weiteren Knoten hinzufügen, da es einen Kunden gibt, der die Klassifikation 100 verwendet. 10

11 Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen ist, den Namen des Knoten 100 zu ändern, z. B. in 999 und die Daten erneut zu importieren. Öffnen Sie anschließend die Anwendung Klassifikationen und überprüfen Sie das Ergebnis. Bei Bedarf können Sie schließlich den geänderten Knoten 999 löschen. Wird der Knoten verwendet, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. 4.2 Klassifikationen in anderen Sprachen importieren Wenn Sie die Daten im XML-Format importieren, dann können Sie die Bezeichnungen in den Inhaltssprachen Deutsch und Englisch eingeben. Mit Hilfe von Microsoft Excel importierte Daten erhalten jedoch dieselbe Bezeichnung in beiden Sprachen. 11

12 Wenn Sie die Knoten-Bezeichnungen auch auf Englisch importieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1) Öffnen Sie die Anwendung System-Management Benutzereinstellungen. 2) Ändern Sie die Einstellung für die Inhaltssprache. 3) Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben. 4) Geben Sie nun in der Importdatei die Bezeichnungen auf Englisch ein. 5) Kopieren Sie die Importdatei in den Knowledge Store. 6) importieren Sie die Datei. 7) Öffnen Sie die Anwendung Klassifikationen und überprüfen Sie die Ergebnisse. 12

13 HINWEIS: Nach dem Import-Vorgang können Sie die Einstellung für die Inhaltssprache wieder ändern. i 5 Zusammenfassung Nach diesem sind Sie in der Lage, Klassifikationen zu erfassen und zu importieren. 6 Fragen Sie finden ausführliche Anleitungen in der Onlinehilfe der Software. Sollten Sie weitergehende Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an Ihre Comarch-Kontaktperson oder schicken Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular. 13

14 Comarch Cloud Produkte weil Wachstum flexible IT braucht. Comarch Software und Beratung AG Riesstr München Deutschland Tel.: Fax: info@comarch.de