Erste Schritte mit easysales CRM kurz & bündig. maytec.net CRM Software

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1 maytec.net CRM Software Foto: lizenziert von Fotolia.de Erste Schritte mit easysales CRM kurz & bündig

2 Dieses Tutorial gibt Ihnen einen kurzen Einblick in die grundlegenden Funktionen der easysales CRM Oberfläche. Das Tutorial begleitet Sie bei Ihren ersten Schritten mit easysales und gibt kurz & bündig alle wichtigen Informationen für den Anfang. Es nur eine kleine Ergänzung zum Handbuch. Vorbereitung Installieren Sie easysales CRM und den mitgelieferten Demo-Mandanten. Sie können während der Installation angeben, ob der Demo-Mandant mitinstalliert werden soll. Dies ist die Standardeinstellung. Das Tutorial beschreibt die Funktion anhand des mitgelieferten DemoMandanten.

3 easysales ist Mandantenfähig. Unter Mandantenfähig wird verstanden, dass Sie mit easysales mehrere voneinander getrennte Datenbank bearbeiten können. Im Normalfall reicht ein Mandant (oder Datenbank) für eine Firma aus. Manchmal gibt es die Anforderung, dass Sie mit unterschiedlichen Adressbeständen arbeiten möchten. In diesem Fall können Sie weitere Mandanten erstellen. easysales ist Mehrbenutzerfähig. Wenn Sie in einem Team arbeiten kann sich jeder Mitarbeiter in easysales mit seinem Namen anmelden. So erhalten Sie die Möglichkeit viele Teamfunktionen in easysales zu nutzen und verschiedene Berechtigungsebenen in Ihren Daten einzuführen. In folgendem Beispiel lernen Sie, wie Sie sich an easysales anmelden. Dazu wird der Demo Mandant verwendet. Ein Video zu diesem Abschnitt finden Sie unter folgendem Link: Dort finden Sie das Video unter dem Titel "Grundlagen easysales starten".

4 easysales starten: 1. Führen Sie einen Doppelklick auf das easysales Symbol aus. Das Symbol finden Sie auf Ihrem Windows Desktop. easysales Symbol auf dem Windows Desktop. 2. Es erscheint der Benutzerdialog von easysales. Hier können Sie sich anmelden. Für den Demo-Mandant geben Sie bitte folgende Daten ein: Achten Sie bei der Eingabe von Benutzernamen und Kennwort auf Großund Kleinschreibung. Benutzer: Gundula Mustermann Passwort: keine Eingabe Mandant: Demomandant aus der Drop Down Liste auswählen 3. Klicken Sie dann auf [Weiter]. easysales Benutzeranmeldung. Testversion Wenn Sie die Testversion von easysales CRM verwenden, erscheint nach dem Doppelklick auf easysales CRM ein Fenster Testversion. Dort finden Sie eine Schaltfläche Demo starten. Klicken Sie dort, wird easysales den Demomandant automatisch öffnen. Das System übernimmt den Anmeldeprozess (siehe oben) automatisch für Sie.

5 Wenn Sie bereits einen eigenen Mandanten verwenden und unter Stammdaten -> Benutzer einen Benutzer eingegeben haben, können Sie sich mit diesem Benutzer anmelden. Geben Sie dazu Vor- und Nachname in das Feld Benutzer ein. Achten Sie dabei auf Groß- und Kleinschreibung. Anschließend geben Sie Ihr Kennwort ein, um sich an easysales CRM anzumelden. Überfällige Termine bearbeiten Nachdem Sie sich an easysales angemeldet haben, erscheint das Fenster Erinnerungen, wenn aktuelle Termine anstehen. Wird das Fenster nicht angezeigt, dann sind derzeit auch keine Terminerinnerungen vorhanden. Fenster "fällige Termine" So bearbeiten Sie fällige Termine: Markieren Sie einen Termin und klicken Sie auf [Element öffnen], um das Adressprofil anzusehen und den Termin zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und klicken Sie auf [Schließen], wenn Sie einen Termin als Erledigt markieren möchten. Über [Alle schließen] können Sie easysales mitteilen, dass Sie alle Termine als Erledigt markieren möchten. Für erledigte Termine erfolgt künftig keine Erinnerung. Alternativ können Sie einen Termin markieren und auf [Erneut erinnern] klicken, damit Sie das System wieder an den Termin erinnert. Wenn Sie das Fenster für fällige Termine abblenden, z.b. über [X], wird auf der Schnellfunktionsleiste eine neue Schaltfläche Erinnerungen angezeigt, über die Sie den Dialog jederzeit wieder öffnen können. Schaltfläche "Erinnerungen", wenn das Fenster "fällige Termine" abgeblendet wird.

6 Unter Windows 7 können Sie das geöffnete Fenster fällige Termine auch jederzeit über die Taskleiste wieder öffnen. Windows 7, Fenster "fällige Termine" in der Taskleiste.

7 Der Hauptdialogs von easysales Der Hauptdialog von easysales, bezeichnet als Desktop, ist die zentrale Stelle, um alle Funktionen in easysales auszulösen. In Abbildung 6 sehen Sie eine Übersichtskarte und die wichtigsten Elemente. easysales Desktop

8 Die wichtigsten Elemente sind: Aktuelles Adressprofil Zeigt den Kunden bzw. die Adresse an, die Sie gerade bearbeiten. Schnellfunktionsleiste Alle wichtigen Funktionen für die tägliche Arbeit. Alle Aktivitäten wie Kontakterfassung, Terminvergabe und Andere beziehen sich immer auf die angezeigte, aktuelle Adresse. Bevorzugte Informationen Die rechte Seite des Hauptbildschirms liefert wichtige Informationen für die tägliche Arbeit, je nachdem welche Registerkarte aktiviert ist. Zum Beispiel Ihren Terminkalender, Ansprechpartner einer aktuellen Firmenadresse, Beziehungen der Adresse und so weiter. Klassifizierungs-Merkmale Sie können die Informationen eines Adressprofiles beliebig erweitern. Alle Klassifizierungsmerkmale, wie z.b. welches Produkt ein Kunde verwendet, Informationen über den Akquisestatus usw. werden als Register bei der Adresse angezeigt. Die Schnellfunktionsleiste im Schnelldurchgang Mehr Details zu den Informationen finden Sie in der Online Hilfe. Klicken Sie dazu auf Hilfe -> Online Hilfe. Suche Hier können Sie Adressen suchen oder Adressgruppen selektieren (bezeichnet als Adresslisten). Kontakte Öffnet die Historie aller Aktivitäten der aktuellen Adresse. Termine Zeigt nur die Termine an, die die aktuelle Adresse betreffen. In den bevorzugten Informationen (rechter Bildschirm) finden Sie Ihren vollständigen Terminkalender. Verkäufe Erstellung von Belegen wie z.b. Angebote, Bewertung von Geschäftsanbahnungen, Umsatzplanung und so weiter. Gruppe Hier können Sie erstellte Klassifizierungsmerkmale (organisiert in Gruppen) auf Ihrem Bildschirm einblenden. Achten Sie darauf, dass nur die Klassifizierungsmerkmale als Register bei einer Adresse angezeigt werden, die der Adresse auch zugeordnet sind.

9 Nachricht Schreiben Sie eine Nachricht wie z.b. Brief, oder Fax an das aktuelle Adressprofil. Adresslisten Hier finden Sie alle bereits erstellen Adresslisten für z.b. Telefonaktionen, Auswertungen, Akquise oder Marketingaktionen. Die bevorzugten Informationen im Schnelldurchgang Termine Zeigt Ihren persönlichen Terminkalender an. Sie können, sofern Sie die Benutzerberechtigungen besitzen, auch die Kalender anderer Kollegen einsehen. Ansprechpartner Wird nur angezeigt, wenn es sich bei einer Adresse um eine Firmenadresse handelt. Zeigt alle Ansprechpartner an, die bei der Firmenadresse beschäftigt sind. Beziehungen Zeigt alle Beziehungen der aktuellen Adresse an. Zum Beispiel Zentrale -> Niederlassung. Datenfelder Zeigt alle der aktuellen Adresse zugeordneten Klassifizierungsmerkmale als Liste an. Telefonaktion Zeigt eine Adressliste an, die Basis für eine Telefonkampagne ist. Das Tool erleichtert das Abtelefonieren von Listen. Volltextsuche Erlaubt das Suchen von Informationen nach Begriffen in der Kontakthistorie. Zum Beispiel einen Brief oder bestimmten Text. Kontakte Zeigt die Kontakthistorie der aktuellen Adresse als Liste an. Produkte Zeigt alle Produkte an, die einer Adresse zugeordnet sind. Das können z.b. gekaufte Produkte sein oder Produkte die einer Adresse angeboten wurden.

10 Oberfläche anpassen An vielen verschiedenen Stellen können Sie die easysales Oberfläche anpassen. Viele Änderungen werden Ihrem Benutzerprofil zugeordnet und gespeichert. Desktop Wie Sie Ihren Desktop anpassen finden Sie ausführlich in dem Video easysales anpassen erläutern. Das Video finden Sie unter folgendem Link: Bevorzugte Informationen Auch die bevorzugten Informationen lassen sich einfach anpassen. Klicken Sie dazu auf in den bevorzugten Informationen, auf Höhe der Register, auf die Schaltfläche mit einem Pfeil nach unten. Siehe auch Abbildung 7. Es scheint ein Menü über das Sie festlegen können, welche Register eingeblendet werden sollen und welche nicht. Möchten Sie beispielsweise, dass die Volltextsuche nicht angezeigt wird, deaktivieren Sie die Option Volltextsuche. Danach wird das Register aus Ihren bevorzugten Informationen ausgeblendet. Es scheint ein Menü über das Sie festlegen können, welche Register eingeblendet werden sollen und welche nicht. Möchten Sie beispielsweise, dass die Volltextsuche nicht angezeigt wird, deaktivieren Sie die Option Volltextsuche. Danach wird das Register aus Ihren bevorzugten Informationen ausgeblendet.

11 Was bedeutet Mandantenfähig? In easysales werden Datenbanken als Mandant bezeichnet. Jede Datenbank ist ein Mandant. Verwechseln Sie bitte den Begriff Mandant nicht mit dem juristischen Begriff Mandant in Bezug auf Kunde. Kunden oder Interessenten sind in easysales Adressen. Ein Mandant kann beliebig viele Adressen beinhalten. Wann machen mehrere Mandanten Sinn? In den wenigsten Fällen ist es erforderlich mehrere Mandanten, also voneinander getrennte Datenbereiche, zu erstellen. Angenommen ein Unternehmen vertreibt Schuhe und Versicherungen. Die Kundenadressen des Schuhgeschäftes sollen nicht mit denen des Versicherungsgeschäftes vermischt werden. In diesem Fall werden zwei Mandanten erstellt. Einer für das Schuhgeschäft und ein anderer für das Versicherungsgeschäft. Häufig werden in Telefonmarketing und Call-Center Agenturen mehrere Mandanten benötigt, wenn zum Beispiel die Adressbestände verschiedener Kunden bearbeitet werden sollen und dieser in keinem Fall vermischt werden dürfen. Was bedeutet Mehrbenutzerfähig? easysales ist für die Benutzung im Team konzipiert. Wie Sie bereits eingangs gesehen haben, können Sie sich mit einem Benutzer an das System anmelden. Wenn Ihr Team mehr als einen Mitarbeiter umfasst, können Sie so alle Teammitglieder in easysales abbilden und kollaborativ zusammenarbeiten.