Umlageverfahren. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Vorgehensweise. 3. Details Umlagepflicht für U1 ermitteln Umlagepflicht aktivieren

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1 Umlageverfahren Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 12 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Umlagepflicht für U1 ermitteln 2.2. Umlagepflicht aktivieren 3. Details 3.1. Umlagepflicht nachträglich zum ändern 3.2. Behandlung von Auszubildenden und Schwerbehinderten 3.3. Landwirtschaftliche Kasse (LKK) 3.. Augenoptiker-Krankenkasse 3.5. Besondere Arbeitgeber 3.. Befristetes Beschäftigungsverhältnis 3.7. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt 3.8. Nachträgliche Auszahlung von angesammelten Überstunden 3.9. Erstattungssatz einer Krankenkasse ändern Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

2 Info für Anwender Nr. 12 Seite 2 1. Ziel Das Info für Anwender beschreibt, wie Sie die Umlagepflicht U1 ermitteln und die Umlagepflicht aktivieren. Die Umlagepflicht wird zu Beginn eines Kalenderjahres festgelegt und unterjährig nicht geändert. Prinzipiell gilt Folgendes: Betriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern sind sowohl U1-pflichtig als auch U2-pflichtig. Betriebe mit mehr als 30 Arbeitnehmern sind nur U2-pflichtig. Jeder Arbeitgeber prüft selbst, ob die Voraussetzungen zur Teilnahme am U1-Verfahren vorliegen. Dabei muss die Anzahl der Arbeitnehmer ermittelt werden Vorgehensweise Umlagepflicht für U1 ermitteln Betrachtungszeitraum Am U1-Verfahren kann der Arbeitgeber teilnehmen, der im vergangenen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hatte. Hat ein Betrieb nicht während des ganzen Vorjahres bestanden, nimmt der Arbeitgeber am U1-Verfahren teil, wenn in der überwiegenden Anzahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Im laufenden Kalenderjahr neu gegründete Betriebe sind beteiligt, wenn davon auszugehen ist, dass die Zahl der Beschäftigten während der überwiegenden Kalendermonate des Kalenderjahres der Neugründung 30 nicht überschreiten wird. Arbeitnehmerzahl ermitteln Vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer Vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer werden bei der Ermittlung der Anzahl der Arbeitnehmer ohne Besonderheiten voll berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer Bei teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmer gilt: Bis 10 Stunden Faktor 0,25 Bis 20 Stunden Faktor 0,50 Bis 30 Stunden Faktor 0,75 Diese Grundsätze gelten auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, unabhängig davon ob ansonsten Versicherungsfreiheit besteht. Schwankt die Arbeitszeit von Woche zu Woche, dann ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit in den einzelnen Kalendermonaten im Wege einer Durchschnittsberechnung zu ermitteln. Auszubildende und Schwerbehinderte Für die Ermittlung der Arbeitnehmeranzahl werden Auszubildende (einschließlich Praktikanten und Volontäre) und Schwerbehinderte nicht mit gezählt. Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

3 Info für Anwender Nr. 12 Seite Umlagepflicht aktivieren Umlagepflicht aktivieren»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«. Die Umlagepflicht wird in den Mandanten-Programmdaten eingestellt und damit für alle Mitarbeiter (»Personaldaten Register SV Umlagepflicht«) vorbelegt. Weniger als 31 Arbeitnehmer Alle Arbeitnehmer werden auf Umlage 1 und 2 geschlüsselt: Mehr als 30 Arbeitnehmer Alle Arbeitnehmer werden auf Umlage 2 geschlüsselt: Hinweis Lediglich für sozialversicherungsfreie Mitarbeiter (Beitragsgruppe = 0000) wird»keine Umlage«vorbelegt. 3. Details Überblick 1. Umlagepflicht nachträglich zum ändern 2. Behandlung von Auszubildenden und Schwerbehinderten 3. Landwirtschaftliche Kasse (LKK) 5. Augenoptiker-Krankenkasse 5. Besondere Arbeitgeber. Befristetes Beschäftigungsverhältnis 7. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt 8. Erstattungssatz einer Krankenkasse ändern 7 Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

4 Info für Anwender Nr. 12 Seite 3.1. Umlagepflicht nachträglich zum ändern Wenn Sie vergessen haben, die Umlagepflicht ab Januar des Kalenderjahres zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Nehmen Sie die Änderungen in den Mandanten-Programmdaten vor. Dadurch werden alle Mitarbeiter entsprechend geändert. 2. Zusätzlich muss für jeden Mitarbeiter eine Nachberechnung der Personaldaten durchgeführt werden. Das heißt: a. Legen Sie den Nachberechnungssatz für den Monat an, ab dem die Änderung gültig ist: Mitarbeiter öffnen Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten> Gültig-ab-Datum wählen b. Ändern Sie die Umlagepflicht im Register»SV«. c. Aktivieren Sie zusätzlich die Funktion bei»individuelle Umlagepflicht«d. Übernehmen Sie diese Änderungen in den aktuellen Monat Behandlung von Auszubildenden und Schwerbehinderten Bei der Ermittlung der Pflicht zur Teilnahme am U1-Verfahren werden Auszubildende und Schwerbehinderte nicht mitgezählt. Wird die Grenze von 30 anrechenbaren Beschäftigten nicht überschritten und besteht damit die Pflicht zur Teilnahme am U1-Verfahren, sind dennoch auch für Schwerbehinderte und Auszubildende Umlagebeiträge zu zahlen. Im Gegenzug hierzu können im Krankheitsfall dann auch Erstattungsansprüche geltend gemacht werden. Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

5 Info für Anwender Nr. 12 Seite Landwirtschaftliche Kasse (LKK) Die Landwirtschaftliche Krankenkasse (LKK) nimmt als einzige Kasse nicht am Umlageverfahren teil. Die LKK muss als <keine Umlagekasse> geschlüsselt werden. In diesem Bereich gibt es folgende Angestellte: Angestellte, für welche die Umlage an eine andere Kasse (i. d. R. AOK) abgeführt werden muss. Angestellte, für die keine Umlage gezahlt wird (z. B. Personengruppe 102, 112 und 113). In beiden Fällen muss unter»stammdaten Mandanten-Krankenkassen«eine AOK als <Allgemeine Umlagekasse> angelegt werden. Wenn es andere Versicherte bei der AOK gibt, muss diese Kasse auch auf <Allgemeine Umlagekasse> umgeschlüsselt werden. 1. LKK»Stammdaten Mandanten-Krankenkasse«: 2. AOK»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«: 3. Arbeitnehmer, für die keine Umlage zu zahlen ist»stammdaten Personaldaten Register: SV«:. Arbeitnehmer, für die Umlage zu zahlen ist»stammdaten Personaldaten Register: SV«: Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

6 Info für Anwender Nr. 12 Seite 3.. Augenoptiker-Krankenkasse Muss die Umlage an die Augenoptiker-Krankenkasse abgeführt werden, ist»allgemeine Umlagekasse«manuell bei der Augenoptiker-Ausgleichskasse zu hinterlegen. Alle anderen Mandanten-Krankenkassen sind in diesem Fall als»keine Umlagekasse«zu schlüsseln. Sollte es dennoch Mitarbeiter geben, für die die Umlage an eine andere Kasse (z. B. AOK) abgeführt werden muss, sind für diesen Mitarbeiter zwei Geschäftsstellen der eigenen Krankenkasse (z.b. AOK) anzulegen und zwar einmal als»keine Umlagekasse«und einmal als»umlagekasse nur für bei dieser Kasse Versicherte« Besondere Arbeitgeber U1-Verfahren Die Spitzenverbände der Wohlfahrtspflege können schriftlich und unwiderruflich erklären, dass sie an der U1 teilnehmen möchten. U2-Verfahren Das Verfahren ist auf alle Arbeitgeber ausgeweitet (auch auf Bund, Länder, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts). 3.. Befristetes Beschäftigungsverhältnis Für Beschäftigungsverhältnisse, die von vorne herein auf bis zu vier Wochen befristet sind, ist kein Umlagebeitrag zu entrichten. Aktivieren Sie in diesen Fällen in den Personaldaten im Register»SV«die Funktion»Individuelle Umlagepflicht« Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt Auf einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (z. B. Weihnachtsgeld) ist keine Umlage weder U1 noch U2 zu entrichten Nachträgliche Auszahlung von angesammelten Überstunden Angesammelte Überstunden, die nachträglich ausbezahlt und wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden, sind U1- und U2-pflichtig. Verwenden Sie die Agenda Lohnart» Einmalbez. U1/U2-Pflicht«für die Berechnung dieser Bezüge einschließlich der Umlage 1 und 2 (je nach Schlüsselung in den Mandanten-Programmdaten bzw. Personaldaten). Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

7 Info für Anwender Nr. 12 Seite Erstattungssatz einer Krankenkasse ändern Abweichend von der Änderung der Umlagepflicht, kann auch der Erstattungssatz einer Krankenkasse geändert werden. Er ist genauso wie die Umlagepflicht am Beginn eines Kalenderjahres zu bestimmen und bleibt bis zum Jahresende gültig. Erstattungssatz im aktuellen Monat ändern Soll ab dem aktuellen Monat die Umlage mit einem anderen Erstattungssatz berechnet werden, legen Sie in der entsprechenden Mandanten-Krankenkasse den neuen Erstattungssatz an: 1.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«. 2. Mandanten-Krankenkasse öffnen. 3. Schaltfläche <Erstattung Neu> anklicken.. Erstattung wählen und. Erstattungssatz für abgeschlossene Lohnmonate ändern Hätte die Umlage U1 in bereits abgeschlossenen Monaten mit einem anderen Erstattungssatz berechnet werden sollen, muss ein neuer Erstattungssatz mit entsprechender Gültigkeit angelegt werden: 1.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«. 2. Mandanten-Krankenkasse öffnen. 3. Schaltfläche <Erstattung Neu> anklicken.. Gültig-ab-Datum (Monat/Jahr) eintragen. 5. Erstattung wählen und. Nach der Monatsberechnung sehen Sie auf den Beitragsabrechnungen die Nachberechnung der Umlage. Die Nachberechnung ist in den Beitragsnachweisen des aktuellen Monats enthalten. Autor: AST / Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

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