BVS Schülerdatenübernahme aus LUSD. Kurzbeschreibung

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1 BVS Schülerdatenübernahme aus LUSD Kurzbeschreibung

2 Übersicht 1 Datenübernahmeverfahren LUSD BVS Datenexport aus LUSD Datenimport in BVS Hinweise Anlage... 6 Diese Beschreibung unterliegt der Creative Commons-Lizenz. Teile der Informationen des BVS-Handbuchs werden verwendet. Diese Beschreibung wurde nach bestem Wissen erstellt. Eine Gewährleistung oder Haftung kann jedoch in keinem Fall übernommen werden. Anregungen, Lob und Kritik sind gerne willkommen. Die Informationen in dieser Beschreibung werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten, Beispielen und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Autor kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise ist er sehr dankbar. Hinweis: BVS ist das Bibliotheksverwaltungsprogramm der Firma IBTC ( ) LUSD ist das im Land Hessen eingesetzte Schulverwaltungsprogramm. Die Informationen zu LUSD wurden aus entnommen. Verfasser: Willi Weiers Kath. Öffentliche Bücherei St. Sophia Erbach/Odenwald e- info@koeberbach.de Stand: Version 0.1, Rev. 17 Aktuellere Fassung ggf. im Supportbereich auf Seite 2 von 6

3 1 Datenübernahmeverfahren LUSD BVS BVS wird in vielen Schülerbüchereien eingesetzt. Hier sind grundsätzlich alle Schüler als potentielle Leser zu betrachten; das Leserverhalten reicht von punktuell bis andauernd. Die Schülerbücherei benötigt demnach die Leserangaben zu allen Schülern. Damit diese Daten nicht nochmals erfasst werden müssen, wird auf die Daten der LUSD (Lehrer- und Schüler- Datenbank Hessen) zurückgegriffen. LUSD (seit Ende 2007) verfügt über ein Datenexportverfahren der Schülerdaten für LUSD. Die Daten werden in verschlüsselter (unlesbarer) Form von LUSD bereitgestellt und direkt in BVS importiert. Dieses Verfahren LUSD BVS ist von den LUSD-Betreibern zertifiziert. Bei der gesamten Übertragung und bei der Verwendung der Daten sind die Datenschutzregeln zu beachten. Die MitarbeiterInnen der Schulbibliothek haben z.b. entsprechende Datenschutzerklärungen zu unterschreiben. 2 Datenexport aus LUSD Die Exportfunktion findet sich im Menüpunkt Unterricht bei Export/Import und dort bei Stundenplan. An dieser Stelle wird bei Programmauswahl die Angabe BVS 5.0 sowie der Tab-Reiter Export ausgewählt. Mit Export starten beginnt der Export. Im nächsten Schritt ist die Datei zu speichern: Seite 3 von 6

4 Dieser Speicherort ( dort haben Sie die Datei gespeichert ) ist für den nächsten Schritt in BVS wichtig. 3 Datenimport in BVS Der BVS-Import wird über Ausleihe Leserliste Bearbeiten Leserdaten eingeben und dort Leserdaten-Import gestartet: Anschließend wird der LUSD-Import ausgewählt: Danach wird der Name der Importdatei erfragt. Dieser entspricht dem Namen und dem Speicherort der LUSD-Exportdatei. Seite 4 von 6

5 Nach Abschluss des Import können Sie das Importprotokoll durch Klick auf das Symbol in der LUSD-Auswahl ansehen: Nach dem Import muss ggf. die Ausleihhistorie global aktiviert werden: Die Schülerdatenübernahme findet üblicherweise im Schulhalbjahr-Rhythmus statt. Bei wiederholtem Import werden vorhandene Feldeinträge ersetzt, mit Ausnahme des Namens. Ein automatisches Löschen von Lesern findet nicht statt. 4 Hinweise Zum Schuljahresende empfiehlt es sich, alle Medien von den Schülern zurückzufordern, damit keine Verluste durch Mitnahme bei Schulabgängern entstehen. Wurden bereits früher (vor LUSD 2007 bzw. ohne die LUSD-Schnittstelle) Schülerdaten übernommen, so sollten alle bisherigen Leser einmalig gelöscht werden. Denn LUSD 2007 übergibt die Schüler-Kennung, die auch als Lesernummer verwendet wird, in einer neuen sechsstelligen Nummer. Durch das Löschen werden Dubletten vermieden. Es empfiehlt sich, alle alten Leser zu löschen, die weder Ausleihen, Vormerkungen oder Mitteilungen aufweisen. Dazu können alle betreffenden Leser sortiert, markiert und gelöscht werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Löschen aller Leser (in der Leserliste: Bearbeiten Leserdaten löschen mehrere Leser löschen). Das einzugebende Datum muss allerdings mindestens 13 Monate vor dem aktuellen Datum liegen. Alte Leser, die Ausleihen, Vormerkungen oder Mitteilungen aufweisen, werden mit einer Mitteilung gekennzeichnet und nach Erledigung der Vorgänge gelöscht. Seite 5 von 6

6 5 Anlage Auszug aus der LUSD-Schulungsunterlage Schnittstellen zu externen Stundenplan- und Büchereiprogrammen (Export/Import) BVS BVS Seite 6 von 6