Projektmanagement auf SharePoint Online Praxis für die Praxis

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Brit Flater
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1 systems Informationsveranstaltung Office 365 Chancen & Risiken Projektmanagement auf SharePoint Online Praxis für die Praxis Katharina Gogl Terra Institute GmbH

Das Terra Institute ist ein Kompetenzzentrum für Innovation und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und

Durch Beratung, Coaching, Fortbildungen und Forschung setzt es Impulse für die Entwicklung einer neuen

Gründer (2009): Evelyn Oberleiter und Günther Reifer Team: 30 Berater*innen, Trainer*innen in Italien,

2 Das Terra Institute ist ein Kompetenzzentrum für Innovation und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und Gesellschaft. Durch Beratung, Coaching, Fortbildungen und Forschung setzt es Impulse für die Entwicklung einer neuen und nachhaltigen Wirtschaft und für ein friedvolles Miteinander. Gründer (2009): Evelyn Oberleiter und Günther Reifer Team: 30 Berater*innen, Trainer*innen in Italien, Deutschland, Österreich, Schweiz Kunden: europaweit - über sämtliche Branchen hinweg Vereinte Nationen: 2012 als offizielles Kompetenzzentrum für «Bildung für nachhaltige Entwicklung» anerkannt (RCE Regional Centre of Expertise)

3 UNSERE THEMEN

4 UNSER ANGEBOT Strategische Weiterentwicklung Strategie, Vision, Mission, Neue Ausrichtung, Werte Gute Produkte Produkt, Dienstleistung, Lieferkette, Circular Economy Menschen und Gemeinschaftsentwicklung Beziehungen, Kultur, Kommunikation, Achtsamkeit Reporting Stakeholderdialoge, Nachhaltigkeitsberichte nach verschiedenen Standards MISSION, VISION UND ADVOCACY STRATEGIE, LERNEN, SELBST- ERNEUERUNG PRODUKTE & WERTEALIANZ- MANAGEMENT STAKEHOLDER- DIALOG & REPORTING GOVERNANCE, STRUKTUR & LEADERSHIP BEZIEHUNGS- KULTUR & KOOPERATION OPERATIVE EXZELLENZ

5 Projektmanagement auf SharePoint Online Keep it simple, but complete!

6 Ausgangssituation & Unternehmensentwicklungen o Junges Unternehmen im Aufbau o Schnelles Wachstum, insbesondere des Teams o Mehrsprachigkeit o Verschiedene Standorte, Arbeiten vom Homeoffice aus o Steigende Komplexität der Kundenprojekte o Mehrere Projekte pro Kunde o Vom Einzelberater zum Projektteam o Vom Arbeiten mit ewigen Provisorien hin zu operativer Effizienz

7 Projektmanagement im Jahr 2013

Anforderungen an das Projektmanagement technisch sozial ökonomisch ökologisch Flexibel und anpassungsfähig an

und Systemverfügbarkeit Kontinuierliche Datensynchronisierung Unterstützung bei den täglichen Aktivitäten

IT-Erfahrungen der MA Internationale, mehrsprachige Lösung Zeit- und Kosten-effizient in der Einführung, sowie

Hard- oder Software Geringe/keine Wartung Green Software im Sinne der Unternehmensmission Energiebezug

8 Anforderungen an das Projektmanagement technisch sozial ökonomisch ökologisch Flexibel und anpassungsfähig an zukünftige Entwicklungen Kompatibilität mit individuellen Systemen der einzelnen Benutzer Hohe Datensicherheit und Systemverfügbarkeit Kontinuierliche Datensynchronisierung Unterstützung bei den täglichen Aktivitäten Benutzerfreundliche Oberfläche, intuitiv und selbsterklärend Verwendbar, unabhängig von den jeweiligen IT-Erfahrungen der MA Internationale, mehrsprachige Lösung Zeit- und Kosten-effizient in der Einführung, sowie in der Nutzung Flexibel und anpassungsfähig an zukünftige Entwicklungen Geringe/keine Beschaffung zusätzlicher Hard- oder Software Geringe/keine Wartung Green Software im Sinne der Unternehmensmission Energiebezug Rechenzentren aus erneuerbaren Energien Faire Arbeitsbedingungen in der Produktion / Fairer Handel Anbieter mit Transparenz in der Berichterstattung

9 PHASE 5 PHASE 4 PHASE 3 PHASE 2 PHASE 1 PM auf SharePoint Umsetzung Teil 1 07/14 08/14 09/14 04/15 09/15 Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung, Teaminformation Darstellung Prozesse, Entwicklung Automatismen und Workflows Testphase, Ergebnisvorstellung im Team & erstes Team-Tutorial Dateneingabe durch Benutzer, weiterführende individuelle Tutorials Kontinuierliche Weiterentwicklung, Erhöhung Benutzerfreundlichkeit (Verknüpfung einzelner Formulare, Einführung AD- Kalenderübertragung)

10 Projektmanagement heute

11 Projektmanagement heute

12 Activity diary

13 Activity diary Kalenderübertragung vom Outlook- oder Smartphone-Kalender

14 Activity diary

15 Activity diary

Einführung Rolle CL + PM Konsolidierungsphase: TIP- PM wird zum Alltagsinstrument Weiterentwicklung KPIs und Controlling mit

16 PHASE 10 PHASE 9 PHASE 8 PHASE 7 PHASE 6 PM auf SharePoint Umsetzung Teil 2 04/16 07/16 01/17 10/17 12/17 Definition und Einführung von KPIs mit Datenbasis TIP & Vorstellung im Team Neudefinition Activities, Vervollständigung der Dateneingaben, Einführung Rolle CL + PM Konsolidierungsphase: TIP- PM wird zum Alltagsinstrument Weiterentwicklung KPIs und Controlling mit Power BI, Vorstellung im Team Ergänzungen und Anpassungen aus Teamfeedback, Freigabe Echtzeitprojektcontrolling auf SharePoint Online

17 Ausblick Controlling mit Power BI

18 Ausblick Controlling mit Power BI

20 Schlüsselfaktoren für ein funktionierendes PM o Akzeptanz der Anwender durch o gute Projektvorbereitung: Information & Transparenz o Sinnhaftigkeit: warum brauchen wir das? o Abbauen von Hemmschwellen & Widerständen o Vertrauen aufbauen & Kommunikation fördern o Befähigung der Einzelnen o Verständnis & Anerkennung für deren Situation o Zeit & Ausdauer, ausreichend Tutorials o Kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen o Nutzen von Gruppendynamiken

21 Bei aller Leidenschaft für IT & Technik vergiss nicht die Menschen, die damit arbeiten!

22 Terra Institute GmbH Säbenertorgasse 2 I Brixen - Südtirol Katharina Gogl k.gogl@terra-institute.eu

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