Kalenderfunktion in Open-Xchange richtig nutzen (PC-Support)

Transkript

1 funktion in Open-Xchange richtig nutzen (PC-Support) 1.) Bei Open-Xchange mit der RUMMS-Kennung einloggen unter 2.) Links oben im Menü den aufrufen: 3.) In der Mitte oben bei View auf Team und anschließend bei Team member auf Create Team klicken, um eine neue Teamliste zu erstellen: Auf Add klicken, um Teammitglieder hinzuzufügen: - 1 -

2 4.) Folgende Einstellungen vornehmen: Name: Default Team: Gruppen-Name Auf den Button Add Members klicken und die Mitarbeiter im PC-Support auswählen. Durch Festhalten der STRG-Taste kann man gleich mehrere Mitglieder durch Mausklick auswählen: Sind alle Mitglieder ausgewählt (auch den eigenen Account mit auswählen!), unten links auf den Button Add klicken und abschließend mit OK bestätigen. Die Liste sollte dann ungefähr so aussehen: - 2 -

3 Wichtig: oben auf den Button Save klicken, damit die Einstellungen gespeichert werden! 5.) Damit die anderen Termine in eurem eigenen lesen können, müssen nun die entsprechenden Rechte gesetzt werden: Im Menü links, unterhalb des Posteingangs, einen Rechtsklick auf Calender machen und Properties auswählen: In der rechten Bildschirmhälfte die Registerkarte Rights anklicken: - 3 -

4 Aktuell ist dort nur euer eigener Account aufgelistet. Oben bei User auf den Button Add klicken und aus der Liste die zuvor in Schritt 4 erstellte Liste PC-Support auswählen, unten mit Add hinzufügen und mit OK übernehmen: Den Eintrag PC-Support nun unten aus der Liste auswählen und in der Leiste oben folgende Rechte vergeben: Folder Rights: Read Rights: Modify Rights: Delete Rights: Create Objects All Own Own WICHTIG: Anschließend links oben auf Save klicken, damit die Änderungen gespeichert werden!!! - 4 -

5 Anmerkung zu den Rechten: - die anderen können alle Termine in eurem lesen (es gibt auch die Möglichkeit, private Termine zu erstellen, die dann nur für euch sichtbar sind) - die anderen können neue Termine in eurem erstellen (Vorteil: wenn ihr krank seid, kann ein/e Kollege/in in euren eintragen, dass ihr am Tag x nicht im RZ seid) - die anderen können nur von ihnen erstellte Termine in eurem ändern/löschen (Vorteil: von euch erstellte Termine können nicht versehentlich durch jemand anderes gelöscht werden) Selbstverständlich könnt ihr die Rechte auch anders festlegen, dies ist nur ein Vorschlag, den wir in unserer Gruppenbesprechung am so besprochen hatten. 6.) Anschließend wieder wie in Punkt 2 beschrieben den aufrufen. Oben in der Mitte bei View auf Team und weiter rechts bei Team Member auf Choose Team klicken. Unterhalb erscheint nun PC-Support (bzw. der Name, der zuvor in Schritt 4 vergeben wurde), diesen auswählen! 7.) Anschließend sieht man eine Übersicht über die einträge aller Team Member. Klickt man oben bei Time Range auf Work Week, wird das ganze noch etwas übersichtlicher: - 5 -

6 Um Details zu einzelnen Einträgen anzuzeigen, muss man sich den Tag merken und oben bei Time Range zurück auf Day stellen, dann taucht der Text zu den Einträgen auf. Leider kann man in der aktuellen Version von Open-Xchange nicht direkt durch Anklicken der Balken auf die einträge springen. Vielleicht wird dies in einer neueren Version noch implementiert. 8.) WICHTIG!!!!!! Momentan ist die Art und Weise, wie wir Termine in Open-Xchange anlegen, falsch! Durch das Erstellen und Einladen von Teilnehmern werden nämlich die eigenen Einträge in jeden anderen Teilnehmerkalender kopiert. Daher erscheinen im obigen Screenshot auch bei fast allen Usern die gleichen Einträge (Balken). Korrekt muss das Eintragen von Terminen in Zukunft wie folgt aussehen: Jeder trägt in seinen eigenen nur seine eigenen Termine ein. Dabei keine Teilnehmer einladen!! Dadurch, dass jeder im Team die der anderen bei sich mit einblendet, sieht man automatisch, wer an welchen Tagen einen Termin hat. Oberhalb der Einträge kann mit den kleinen Pfeilen durch die einzelnen wochen (z.b. CW ) geblättert werden: Wenn sich ein Termin über mehrere Tage erstreckt, sollte die Funktion Series genutzt werden. Dazu einfach den neuen Termin erstellen, nur Startdatum eintragen und dann links unten den Button Series anklicken. Hier nun folgende Optionen anklicken: - 6 -

7 Daily = pro Tag einen Eintrag hinzufügen Ends after X appointments = für wie viele Tage - 7 -