Funktions-Postfach (Shared Mailbox) in Outlook 2010/2013 einrichten

Transkript

1 Funktions-Postfach (Shared Mailbox) in Outlook 2010/2013 einrichten Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie ein Funktionspostfach in Outlook einrichten können. Hier werden beide Varianten beschrieben und die Unterschiede aufgezeigt. Funktionspostfächer sind Gruppenmailboxen, die für mehrere Personen eine einheitliche Adresse mit lesendem und schreibendem Zugriff bieten. Unabhängig davon, ob einzelne Personen durch Abwesenheit oder Ausscheiden aus der Gruppe nicht erreichbar sind. Um ein Funktionsmailpostfach einrichten zu können, benötigt man die Berechtigung für diese Mailbox. Dieses Postfach besitzt keine eigenen Zugangsdaten, sondern wird durch die Zugangsberechtigung ihres Kontos auf diese Mailbox geregelt. 1. Erste (empfohlene!) Möglichkeit, ein Funktionspostfach als weiteres Konto hinzuzufügen. Wenn Sie s von diesem Postfach aus senden (oder löschen), werden diese in gesendete (bzw. gelöschte) Elemente dieser Mailbox abgelegt (die Auswahl des Sendekontos erfolgt über die Funktion Von, dort wählen Sie die entsprechende Sendeadresse aus). Vorab muss Outlook geschlossen werden. Klicken Sie auf "Start"-"Systemsteuerung" und dort auf " (32-Bit)". (Für folgende Ansicht wählen Sie in Systemsteuerung rechts oben die Anzeige: Kleine Symbole.) Stand Seite 1 von 11

2 Im Fenster Mail-Setup - Exchange " -Konten" auswählen. Im Fenster Kontoeinstellungen unter dem Reiter auf "Neu" klicken -Konto markieren und auf "Weiter" klicken. Stand Seite 2 von 11

3 Geben Sie den Namen und die Adresse des Funktionspostfaches ein. Kein Kennwort eingeben! Anschließend auf "Weiter" klicken. Klicken Sie auf "Anderes Konto verwenden". Stand Seite 3 von 11

4 Geben Sie dort Ihren Account-Namen ein, vorangestellt mit ads\hm-" und Ihr Kennwort. Danach auf "OK" Wenn der Vorgang abgeschlossen ist klicken Sie auf "Fertig stellen" Jetzt ist das Funktionspostfach als Konto eingerichtet. Stand Seite 4 von 11

5 Benutzer-Postfächer werden standardmäßig im "Caching Modus" eingerichtet. D.h. das Postfach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten mit dem Exchange Server synchronisiert. Da Funktions-Postfächer meist von mehreren Personen benutzt werden, sollen diese nicht im "Cache Modus" konfiguriert werden. Sonst können große Verzögerungen in der Anzeige bzw. bei der Aktualisierung dieser Mailboxen auftreten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie das Funktionspostfach und klicken auf "Ändern" "Weitere Einstellungen.." Stand Seite 5 von 11

6 Reiter "Erweitert" auswählen. Stand Seite 6 von 11

7 Das Häkchen bei "Exchange-Cache-Modus verwenden" entfernen. Mit OK bestätigen und alle anderen Fenster schließen. Jetzt kann Outlook gestartet werden und das Funktionspostfach ist als Konto in der Outlook Ordnerliste sichtbar.. Stand Seite 7 von 11

8 2. Die zweite Möglichkeit ein Funktionspostfach als weiteres Postfach im eigenen Mailkonto hinzuzufügen. Beachten Sie, dass gesendete s immer im eigenen Postfach unter Gesendete Elemente abgelegt werden, auch wenn hier nach Wahl der Funktion Von als Absender das Funktionspostfach ausgewählt wurde. Das gleiche gilt beim Löschen von s, diese befinden sich dann unter Gelöschte Elemente im eigenen Postfach! Schließen Sie alle Outlook. Klicken Sie auf "Start"-"Systemsteuerung" und danach auf " (32-Bit)" Im Fenster Mail-Setup Exchange auf " -Konten" klicken. Dann Ihr Konto markieren und auf "Ändern" klicken. Stand Seite 8 von 11

9 "Weitere Einstellungen..." anklicken. Stand Seite 9 von 11

10 Reiter "Erweitert" auswählen. Häckchen Freigegebene Ordner herunterladen" entfernen und auf "Hinzufügen" klicken. Stand Seite 10 von 11

11 Im Fenster Postfach hinzufügen geben Sie den Namen des hinzuzufügenden Funktionspostfaches ein. Anschließend drücken Sie "OK" und schließen alle anderen Fenster. Jetzt können Sie Outlook starten. Das hinzugefügte Funktionspostfach erscheint als weiteres Postfach im eigenen Mailkonto. Erkennbar am Anzeigenamen in der Outlook-Ordnerliste. Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook Stand Seite 11 von 11