Schulungsunterlagen TOMAS. Leitfaden für die Benutzung des T-Managers BELEGUNGSPLAN

Transkript

1 Leitfaden für die Benutzung des T-Managers BELEGUNGSPLAN Kontaktdaten Gerne stehen wir Ihnen bei Rückfragen zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an: Carina Nagl Telefon: 02552/ Weinviertel Tourismus GmbH Kolpingstraße Poysdorf

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einstieg in den Datenmanager Stammdaten Belegungsplan

3 Buchungssystem TOMAS Bitte verwenden Sie zum Arbeiten mit dem Buchungssystem stets die aktuellste Browser- Version, die Ihnen zur Verfügung steht. Der T-Manager ist optimiert für Mozilla Firefox, natürlich kann auch der Internet Explorer 9 genutzt werden. 1. Einstieg in den Datenmanager Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Datenmanager Gugler an. Klicken Sie auf den Button Online Buchung. Anstelle der schwarzen Balken sehen Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten für das Buchungssystem. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Button zum T-Manager und wählen Sie Link in neuem Tab/Fenster öffnen. 3

4 Nun öffnet sich das Login-Fenster des Buchungssystems entweder in einem neuen Fenster, oder in einem neuen Tab in ihrer Registerkarte, wo Sie nun Ihre persönlichen Zugangsdaten eingeben können: Nach erfolgreicher Eingabe Ihrer Zugangsdaten erscheint nun die Startseite des Buchungssystems. Alle Menüpunkte in dunkelblau stehen Ihnen zur Verfügung. Die ausgegrauten Menüpunkte werden zu einem späteren Zeitpunkt freigeschalten, wenn dies notwendig ist. 4

5 2. Stammdaten: Im Bereich Merkmale können Sie aus verschiedenen Merkmalsgruppen die zu Ihrem Betrieb passenden Merkmale auswählen. Bitte speichern Sie bei Änderungen! (Button befindet sich rechts unten) Unter dem Menüpunkt Logo können Sie Ihr persönliches Logo uploaden. Unter dem Menüpunkt Beschreibungen können Sie etwas über Ihren Betrieb eingeben. Buchungsbestätigung Einleitung LT: Buchungsbestätigung Schlusstext LT: Angebot Einleitung LT: Angebot Schlusstext LT: Stornobestätigung Einleitung: LT Stornobestätigung Schlusstext LT: 3. Belegungsplan 5

6 Der Belegungskalender ermöglicht Ihnen eine einfache Verwaltung Ihre Leistungen/Zimmer/Objekte. Die Nutzung ist dann möglich, wenn im Stammdatenbereich des jeweiligen Benutzers den fiktiven Leistungen reale Zimmer, zum Beispiel mittels Zimmernummern, zugeordnet worden sind. Der Belegungskalender gliedert sich in fünf Bereiche: Informationen: Hier können Sie beliebige Informationen eingeben. Durch klicken auf die Zahnräder, lässt sich der Infobereich konfigurieren. Dieses Tool kann zur internen Kommunikation verwendet werden. Dies können Veranstaltungen, Urlaube des Personals oder sonstige Infos sein. Durch einen einfachen Klick in den Kalender lassen sich bestehende Informationen ändern oder neue eintragen. 6

7 Neue Buchungen: Hier werden Buchungen angezeigt, die über den Vertriebspartner (Destination, Buchungsplattformen) erstellt wurden. Diese können dann innerhalb der Zimmerkategorie einem konkreten Zimmer zugeordnet werden. Das System zeigt beim Mouseover die möglichen Zimmerzuordnungen an. Durch Anklicken der Buchung kann die konkrete Zuordnung vorgenommen werden. Zuordnung von Neue Buchungen zu Belegung Zuordnung Zimmer Mögliche Zimmerzuordnungen Belegung: Ihr Belegungsplan. Hier werden alle zugeordneten Buchungen vom Vertriebspartner und Ihre Eigenbelegungen angezeigt. Eigenbelegungen sind grün, echte Buchungen blau und Optionen grau dargestellt. Eigenbelegung 1 Hier sehen Sie den Gesamtpreis der gebuchten Leistung. Außerdem wer die Leistung eingebucht hat. Hier können Sie die ausgewählte Zimmerkategorie und das ausgewählte Zimmer sehen veränderbar. Hier können Sie die Buchung drucken und per Post versenden sowie in Ihrem Ordner ablegen. Oder Sie versenden die Buchungsbestätigung per

8 Leider kann bei einer Eigenbelegung noch kein Zuschlag wie zum Beispiel Halbpension angeklickt werden. Bitte geben Sie deshalb einen Handpreis oben rechts (1) ein und vermerken Sie eine Zusatzinformation bzw. Angabe des Zuschlags in der /im Brief. Angebote: Hier können Sie Angebote erstellen, ausdrucken und per versenden. Angebote des Vertriebspartners werden nicht angezeigt. Durch Klick auf das Bearbeitungssymbol kann ein neues Angebot erstellt werden. Hier geben Sie den Zeitraum, die Kontaktdaten des Gastes, die gewünschte Kategorie etc. ein. Wenn Sie eine -Adresse haben, können Sie das Angebot gleich per versenden. Wenn der Gast das Angebot annimmt, klicken Sie auf den Button Verbindlich buchen. Das Angebot bleibt im Bereich Angebot stehen. Die Buchung wird automatisch im Belegungskalender angezeigt. Natürlich kann das Angebot auch storniert werden. Stornos: Anzeige der stornierten Buchungen. 8