Handlungsanweisung zum Erstellen einer individuellen BWA für den Chefplan 5.0

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1 Handlungsanweisung zum Erstellen einer individuellen BWA für den Chefplan 5.0 für die Steuerberater der teilnehmenden Unternehmen Ihre Ansprechpartner Gunter Ehe Mitglied der Geschäftsleitung Tel Fax Schöps Florian Branchenberater Sport Tel Fax BBE Handelsberatung GmbH Brienner Straße München Deutschland BBE Handelsberatung GmbH Der Auftraggeber kann die vorliegende Unterlage für Druck und Verbreitung innerhalb seiner Organisation verwenden; jegliche vor allem gewerbliche Nutzung darüber hinaus ist nicht gestattet. Diese Entwurfsvorlagen und Ausarbeitungen usw. fallen unter 2, Abs. 2 sowie 31, Abs. 2 des Gesetzes zum Schutze der Urheberrechte. Sie sind dem Auftraggeber nur zum eigenen Gebrauch für die vorliegende Aufgabe anvertraut. Weitergabe, Vervielfältigungen und Ähnliches, auch auszugsweise, sind nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Verfassers gestattet. Sämtliche Rechte, vor allem Nutzungsund Urheberrechte, verbleiben bei der BBE Handelsberatung GmbH. Wissen schafft Zukunft. MMünMünchen Hamburg Köln Leipzig Erfurt München, 7. März 2016

2 1. Einleitung Mit dem neuen Chefplan 5.0 haben die Unternehmer die Möglichkeit eine detaillierte Umsatz-, Kalkulationsund Kostenplanung zu erstellen. Zudem können auch weitere Beteiligte wie Banken, Berater oder Steuerberater Einsicht in die IST- und PLAN-Zahlen eines Unternehmens erhalten. Die Kontenstruktur des Chefplans 5.0 unterscheidet sich von der Standardkontenstruktur der BWA. Daher ist es durch die Erstellung einer individuellen BWA im DATEV Rechnungsprogramm möglich, eine weitere Kontenstruktur anzulegen, die an den Chefplan 5.0 angepasst ist. Hierdurch wird es für die Unternehmer einfacher, die IST-Zahlen in den Chefplan 5.0 einzutragen. Gleichzeitig wird eine Vergleichbarkeit mit anderen Unternehmen gewährleistet. Um diese individuelle BWA zu erstellen, erhalten Sie eine Datei, die in das DATEV Rechnungsprogramm importiert werden kann. Um diese individuelle BWA in wenigen Minuten zu erstellen, handeln Sie nach folgenden Schritten: 2. Erstellen einer individuellen BWA im DATEV Rechnungsprogramm: Zunächst gehen Sie auf die Registerkarte Stammdaten und klicken Sie auf die BWA-Stammdaten. Abbildung 1: BWA-Stammdaten Sobald sich dieses öffnet, betätigen Sie das Feld Neue BWA-Nummer anlegen. 2

3 Abbildung 2: BWA-Stammdaten verwalten Wählen Sie unter den möglichen BWA-Formen nun individuelle BWA und geben Sie eine Bezeichnung ein. Bestätigen Sie diesen Vorgang mit OK, damit die neue BWA-Nummer in der Liste auftaucht. Abbildung 3: Neue BWA-Nummer anlegen Wenn Sie diese Nummer angelegt haben, klicken Sie erneut auf die Registerkarte Stammdaten. Darauf öffnen Sie das BWA-Schema. Abbildung 4: BWA-Schema 3

4 Wenn dieser Schritt befolgt wurde, wählen Sie im im Feld BWA-Auswahl Ihre angelegte BWA-Nummer. Daraufhin klicken Sie auf Bearbeiten, worauf sich ein Fenster öffnet. Abbildung 5: BWA-Auswahl Im Fenster Vorlage auswählen klicken Sie nun ohne eine Vorlage auszuwählen auf OK. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit über das Feld Importieren die Chefplan BWA-Datei zu importieren. Abbildung 6: Importieren 4

5 Hierzu wählen Sie in folgendem Feld die zu importierende Datei aus: Abbildung 7: Einfügen der Datei Wenn der Import erfolgreich war, liegt folgende Ansicht vor, in der Sie die BWA des Chefplans zunächst auf Fehler prüfen und daraufhin speichern können: Abbildung 8: Prüfen und Speichern Nach Abschließen des Speichervorgangs erhalten Sie folgende, endgültige Ansicht der BWA im Chefplanformat. 5

6 Abbildung 9: Individuelle BWA Um netto und brutto in der BWA unterscheiden zu können, bitten wir Sie, auf das statistische Konto 9101 den aktuellen vollen Steuersatz (19%) einzubuchen (Umsatzwert 19,00 buchen). Abbildung 10: Screen Shot Einbuchung MwSt.-Satz Das Konto 9101 kann mit "Statistischer Mehrwertsteuersatz" beschriftet werden. Für das Gegenkonto kann das Konto 9190 gewählt werden.die Buchung ist im ersten Monat des Wirtschaftsjahres vorzunehmen. Für einen Vorjahresvergleich oder eine Entwicklungsübersicht muss das BWA Schema in das Vorjahr mit der oben beschriebenen Vorgehensweise eingespielt werden. Die Buchung im ersten Monat des Vorjahres ist ebenfalls vorzunehmen (ggf. rückwirkend). Im Folgejahr muss das BWA Schema nicht erneut eingespielt werden, es wird automatisch mit der Jahresübernahme der Stammdaten in das neue Jahr übernommen. Lediglich die statistische Buchung auf das Konto 9101 muss in jedem Jahr im ersten Monat des neuen Wirtschaftsjahres durchgeführt werden. Der gesamte Prozess sollte nicht mehr als 10 Minuten dauern. Wir bedanken uns bei Ihnen für Ihre Bemühungen. Anbei einige Screenshots, wie die z.b. die Übersichten aussehen sollen: 6

7 Abbildung 10: Beispiel "Chefplan-BWA" - Jahresübersicht 7

8 Es wäre für Ihren Mandanten hilfreich, wenn Sie diesem zur ersten Einrichtung des Chefplans folgende Unterlagen zur Verfügung stellen (erste Punkt einmalig, die übrigen beiden Punkte jeden Monat): Jahresübersicht (Monatswerte), siehe Abbildung 10, für die letzten drei vollen Geschäftsjahre Jahresübersicht (Monatswerte), für das laufende Geschäftsjahr Für jeden Monat des laufenden Geschäftsjahres den Vorjahresvergleich und die Summenund Saldenliste. Um sicher zu gehen, dass durch die individuelle BWA alle Konten korrekt abgegriffen sind und nichts fehlt ist es empfehlenswert, dass Sie bei der Jahresübersicht in der letzten Spalte das Jahresergebnis (EAT) anschauen und prüfen, ob dies mit den Bilanzwerten übereinstimmt. Auch das laufende Ergebnis sollte mit der Standard-DATEV-BWA im Ergebnis deckungsgleich sein. Sollten Sie individuelle Konten bebuchen, muss ggf. eine Anpassung der Individual-BWA für den Chefplan durch Sie vorgenommen werden. BBE Handelsberatung GmbH Gunter Ehe Textil-Bw. BTE Mitglied der Geschäftsleitung Florian Schöps Dipl.-SpOec. Branchenberater Sport München, 7. März

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