Anforderungen des Bundesarchivs an die Aussonderung elektronischer Akten

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1 Anforderungen des Bundesarchivs an die Aussonderung elektronischer Akten Dr. Andrea Hänger Bundesarchiv

2 Aussonderung Aussonderung: Verlagerung von abschließend bearbeitetem Schriftgut Zurücklegen von der Registratur in die Altregistratur Abgeben an das Zwischenarchiv (wenn vorhanden) als zentrale Altregistratur Anbieten an das Endarchiv Abgeben an das Endarchiv oder Vernichten

3 Aussonderung Letzter Schritt bei der Bearbeitung von Schriftgut Aber: Aussonderung als Daueraufgabe, die nicht erst mit der Verlagerung, sondern bereits mit der Bearbeitung eines Dokumentes beginnt bzw. schon bei der Einführung eines VBS mitgeplant werden muss

4 Ziele der Aussonderung Unterstützung der Bearbeitungsphase durch Übersichtlichkeit und Aktualität des Aktenbestandes Sicherung der dauerhaften Integrität, Authentizität und Interpretierbarkeit der Unterlagen auch außerhalb der Systemumgebung, in der sie entstanden sind Weitgehende Automatisierung des Verfahrens (Steuerung über Metadaten) Reduzierung der Datenmengen

5 Grundvoraussetzungen Strukturierte Ablage nach Aktenplan Beibehaltung der Registratur(funktionen) Anlage von neuen Akten/Vorgängen Zuordnung von Dokumenten Pflege/Vervollständigung der Metadaten Pflege des Aktenplans Organisation der Aussonderung Enge Kooperation zwischen Behörde und Archiv

6 Orientierung am Lebenszyklus Aussonderungsbelange sind zu berücksichtigen: bei Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems bei Anlage einer neuen Akte bei der zda-verfügung bei der Verlagerung in die Altregistratur bei der Übergabe ans Archiv

7 Phase 0: Einführung VBS Anlage archivierungsrelevanter Metadaten: Aufbewahrungsfrist (z.b. 10 Jahre) Aussonderungsart auf Aktenplan- und Aktenebene (Archivwürdig, Bewerten, Vernichten) Transferfrist

8 Phasen I und II Phase I: Neuanlage von Akte, Vorgang, Dokument Automatische Übernahme von Metadaten aus Fristenkatalog, Bewertungskatalog und Aktenplan Vererbung auf Akten, Vorgänge und Dokumente Phase II: zda-verfügung und Transferfrist

9 Phase III Verlagerung in die elektronische Altregistratur: Verlagerung erfolgt automatisch nach Ablauf der Transferfrist Umwandlung in ein langzeitarchivierungsfähiges Format

10 Einsichtnahme des Archivs Behörde VBS Elektronische Altregistratur Einsichtnahme Bundesarchiv Behörde Einsichtnahme in den Datenbestand (lesender Zugriff) Fortschreibung / Anpassung des Bewertungskatalogs (lesender und schreibender Zugriff)

11 Phase IV: Aussonderung Bewertungskatalog Akte 1 Akte 2 Akte 3 Akte 4 Akte 5 A = Archivwürdig V = Vernichten B = Bewerten V V B V A 1) Festlegen der Aussonderungsart durch das Bundesarchiv Fristende 2) Erzeugen der Übergabedaten und Übernahme durch das Bundesarchiv Abgabeverzeichnis V 4 V 2 V 5 A 3 B Aussonderungsdatei

12 Prozesse bei der Aussonderung Abfrage aller Vorgänge, deren Frist abgelaufen ist und die mit A oder B bewertet sind Export von Primärdokumenten und Metadaten Schemamapping ggf. Formatkonvertierung (PDF/A,TIFF) Extraktion technischer Metadaten Datentransfer

13 Schnittstelle Behörde VBS Elektronische Altregistratur Schnittstelle Bundesarchiv Behörde Austausch von: - Aktenplänen und Bewertungskatalogen - Metadaten, Primärdokumenten, administrativen Angaben, technischen Angaben - Bestätigung der Archivierung und Archivsignaturen

14 XArchiv-Entwurf Administrative Angaben XArchiv Aktenplan Technische Grunddaten XDOMEA-Daten

15 Beispielumsetzung Vorblatt zur Aussonderung RegR Anlage 7 a

16 Zeitablauf Aussonderung Aktualisierung des Aktenplans Hinterlegung von Fristen u. Bewertungsentscheidungen Erfassung zentraler Metadaten rechtzeitige Schließung von Vorgängen Formatsicherung während der Aufbewahrungsfristen Export der Daten

17 Pilotprojekt Digitales Archiv Testbetrieb im Oktober/November 2006 Echtbetrieb ab Mitte 2007 Weiterentwicklung bis 2010

18 Pilotprojekt Digitales Archiv Test von Aussonderungsschnittstellen Workflow für die Anbietung und Übernahme Verarbeitung der Aussonderungsdatei im Bundesarchiv Definition der Anforderungen für die Erschließung und Recherche

19 Einsichtnahme der Behörden VBS Elektronische Altregistratur Einsichtnahme Archivspeicher Behörde Bundesarchiv Recherche- und Zugriffsmöglichkeiten der Behörden auf ihren Aktenbestand Bestellfunktion für Papierakten

20 Fazit Spätere Nutzung kann nur gesichert werden, wenn schon heute Aussonderungsbelange Berücksichtigung finden Das Bundesarchiv steht zu Ihrer Unterstützung zur Verfügung und lädt Sie zur Mitarbeit im Pilotbetrieb ein.