AIDA ORGA Branchenlösung für Bauhaupt- und Baunebengewerbe

Transkript

1 Partner der AIDA ORGA Branchenlösung für Bauhaupt- und Baunebengewerbe Papierloser Auftragsantrag: Anträge einfach und schnell direkt am PC stellen Auftragsplanung: Flexible Planung von Aufträgen und Mitarbeitern Mobile Erfassung: Unkomplizierte Erfassung von Aufträgen, Tätigkeiten, Objekten und Zeiten Auftragsauswertungen: Einfache und flexible Auswertungen

2 2 Branchenlösung für Bauhaupt- und Baunebengewerbe

3 Kostentransparenz und Vergleiche mit dem Wettbewerb sind nur einige Anforderungen, denen sich Unternehmen heute stellen müssen. Mit der AIDA Branchenlösung habe ich eine passgenaue Software für unser Unternehmen gefunden. Somit schöpfen wir unser Potenzial voll aus. Markus Funke Amtsleiter Bauhof Stadt Overath 3

4 Antragssteller Direkter papierloser Informationsaustausch Budgetverantwortliche Auftraggeber ( Kunden ) Papierloser Auftragsantrag Aufträge müssen immer schneller abgewickelt werden. Gleichzeitig wachsen verwaltungsintern die Dokumentationspflichten: Was wurde wann im Auftrag und in der Rechnung welcher Kostenstelle erledigt? Wer hat den Auftrag erteilt? Zusätzlich wird erwartet, dass Sie noch rationeller und kostengünstiger arbeiten zum Beispiel durch Bündelung von Aufträgen in einem Gebiet, für Objekt, etc., um Fahrkosten und Personalzeiten während der Fahrt zu sparen. Per Telefon und mit Zettelwirtschaft lassen sich diese Anforderungen kaum noch händeln. Mit dem AIDA Auftragsworklow können Aufträge schnell und papierlos direkt am PC oder Tablet von unterwegs beantragt werden. Die Antragsteller können über eine intuitiv bedienbare Eingabe- maske alle notwendigen Daten wie Produkt, Kostenstelle, Auftragsart rt (Einzel- oder Dauerauftrag), Termin sowie Kundendaten eingeben. Zudem können im Auftragsantrag g alle notwendigen Details dokumentiert und Bilder oder Zeichnungen n angehangen werden. Ist der Antrag mit den wichtigesten Informatio-onen ausgefüllt, kann dieser einfach per Mausklick an die zuständige Person verschickt werden. Der Antrag erscheint nun auf dem Bildschirm des verantwortlichen n Mitarbeiters, hier kann der Antrag noch um Informationen ergänzt werden und im Anschluss genehmigt werden. Nach Freigabe des Antrags produziert das System automatisch einen Auftrag. 4

5 Dank AIDA können wir Auftragsdaten gezielt und schnell auswerten. Das hat uns früher Stunden und Tage gekostet! Markus Funke AIDA Anwender seit 2010 Flexible Planung von Aufträgen und Mitarbeitern Sie haben die Aufträge der laufenden Woche vor sich. Doch verfügen Sie auch über die notwendigen Mitarbeiter beziehnungsweise Kolonnen, um sie abzuwickeln. Wer ist wann wo unterwegs? Wo kann man noch einen Auftrag einschieben, der in der Nähe eines anderen liegt und so Arbeits- und Fahrzeiten sparen. Mit dem Auftragsmanager von AIDA finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter und Kolonnen mit ihrem Wochenpensum. Rechts neben der Wochenübersicht finden Sie eine Aufstellung der Tätigkeiten, die abzuwickeln sind. Im Auftragsmanager können Sie nun anstehende Aufgaben mit der Maus anklicken und in die Planung der Mitarbeiter / Kolonnen hineinziehen. Es öffnet sich eine kleine Maske und es wird nach der voraussichtlichen Zeit für die Tätigkeit gefragt. Nach Eingabe der Dauer ist die Aufgabe nun dem Mitarbeiter oder einer ganzen Kolonne für eine Zeitspanne zugewiesen. Dies wird durch einen optischen Balken signalisiert. Der Auftragsmanager erlaubt nun, dass Planungsdaten ausgedruckt und über mobile Endgeräte via Barcode erfasst werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, die Planungsdaten direkt an die AIDA Auftrags-App zu übermitteln. 5

6 AIDA - Auftrags-App Datenerfassung vor Ort AIDA - Branchenlösung Direkter Datenaustausch mit der AIDA - Auftrags App Mobile Erfassung genau für Ihre Bedürfnisse Auftrags- und Zeitdaten sollten dort erfasst werden, wo sie anfallen. Auf der Baustelle, an der Straße oder am Objekt vor Ort. Die Mitarbeiter setzen für die Erfassung von Zeiterfassung und Auftragsdaten mobile Endgeräte ein. Mit diesem Gerät gibt es die Möglichkeit, Mitarbeiter einzeln oder in Kolonnen zu erfassen. Um auftragsbezogene Buchungen durchzuführen, scannen die Mitarbeiter oder der Kolonnenführer aus einem Katalog Standardtätigkeiten ein. Durch die zusätzliche Eingabe des Standorts wissen Sie genau, welche Tätigkeiten an welchem Objekt, bzw. Ort oder an welchen Kostenstellen wann ausgeführt wurden. Das Buchen von Materialien und Fahrzeugen bzw. Maschinen ist ebenfalls über die mobilen Endgeräte möglich. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, Zeiten, Auftragsdaten und Materialien direkt in der AIDA Auftrags-App zu erfassen. Hierfür werden die zu erledigenden Aufträge bzw. Tätigkeiten vom Mitarbeiter oder Kolonnenführer ausgewählt und angebucht. Nach Abschluss des Auftrags kann der Auftraggeber die durchgeführten Tätigkeiten sofort auf dem Tablet per Unterschrift quittierren. Am Tagesende werden die Auftragsdaten und Materialien automatisch an die Aida Software übertragen. Die Zeiterfassungsdaten und Auftragsbuchungen der Mitarbeiter werden somit direkt und automatisch einem zuvor definierten Auftrag zugeordnet. Im Bedarfsfall können aus den einzelnen Auftragsdaten auch direkt Rechnungen für den Endverbraucher erstellt werden. 6

7 Dank AIDA können wir nun unsere Zeiten und Aufträge einfach und mobil erfassen und auswerten. Uwe Jürgens GWG Wohnungsgesellschaft mbh Rhein-Erft Die wichtigsten Informationen direkt per Klick - Das Auftragsinfocenter Das Infocenter dient im Bereich der Auftragserfassung als Controlling und Steuerungszentrale. Auf alle dargestellten Felder (Spalten) können Sortierungen nach definierten Werten und Status durchgeführt werden. Mit Hilfe des Infocenter können Auswertungen über angefallenen Stunden nach Auftrag, Baustelle, Objekt oder Kostenstellen einfach und schnell per Mausklick erstellt werden. Funktionen im Detail Sortieren, Filtern, Suchen und Auswerten über das AIDA Auftragsinfocenter. Schnelle und flexible Filterung der Daten nach: Auftragsstatus Controlling Kriterien Budgetüberschreitung Prüfung Start-/ Endtermin für Dauer- und Einzelaufträge 7

8 Unsere Systeme unterstützen Sie dabei, mit minimalem Aufwand das Maximum aus Ihren betrieblichen Abläufen herauszuholen. Karl-Heinz Boß Geschäftsführer - GIS GmbH Ihre Vorteile im Überblick: Vorteile für die Verwaltung Jederzeit auskunftsfähige Arbeitsübersichten per Knopfdruck Automatische Berechnung von tariflichen oder betrieblichen Regelungen Automatische Übergabe der relevanten Daten an das Lohn- und Gehaltssystem Kontierung nach Produkten, Kostenstellen, Baustellen oder Objekten Direkte Verwaltung von Zuschlägen Direkte papierlose Verwaltung von Urlaubsanträgen Vorteile für die Betriebsleitung Anpassung der Arbeitszeiten an den tatsächlichen Personalbedarf Jederzeit den Überblick auch bei der Realisierung flexibler Arbeitszeiten Rechtssichere Arbeitszeitdokumentation gemäß Tarif oder Betriebsvereinbarungen Wirtschaftlichkeit und Arbeitserleichterung Flexible Auswertungen nach Kostenstellen, Baustellen, Objekten, Produkten, Tätigkeiten Planung von Budget für Einzel- und Daueraufträge Vorteile für Mitarbeiter Arbeitserleichterung durch automatisierte Abrechnung Aktuelle Informationen über die Arbeitszeit- und Urlaubskonten Faire Grundlage für einen Dialog mit der Geschäftsführung Einfaches und unkompliziertes Handling der mobilen Auftragserfassung Entlastung durch mobile Erfassung > keine händischen Aufzeichnungen nötig Direkte Erfassung von Zuschlägen möglich 8

9 Ihre Vorteile im Detail: Papierloser Auftragsantrag Zielgerichteter und dokumentierter Informationsfluss Einfache Verwaltung von Auftragsanträgen Nachvollziehbarkeit der Auftragshistorie (vom Antrag zum Auftrag) Reduzierung der Zettelwirtschaft Informationen bequem am Browser abrufen Jederzeit den Überblick über den Auftragsstatus Auftragsplanung Einfache und flexible Planung von Aufrägen Einfache und flexible Planung von Mitarbeitern und Kolonnen Vermeidung von unnötigen Wegezeiten durch eine zielgerichte Planung Jederzeit die Auslastung der Mitarbeiter / Kolonnen im Blick Automatische Berücksichtigung der Fehlzeiten von Mitarbeitern Direkte Übermittlung der Auftragsdaten zur mobilen Erfassung Mobile Auftragserfassung Einfache und sichere Erfassung von Aufträgen und Personalzeiten Ortsunabhänigige Buchungen möglich Einfache Erfassung von Fahrzeugen, Geräten und Materialien Direkte Verfügbarkeit der Auftragsdaten in der AIDA Auftrags-App Kolonnenbuchungen / Teambuchungen möglich Reduzierung der Auftragspapiere Direkte Quittierung der Tätigkeiten durch den Auftraggeber per Unterschrift - auf dem Tablet oder auf dem Smartphone Direkte Auftragsrückmeldung in AIDA Einfache Auftragsabrechnung und -auswertung Automatische Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen Auswertung der Zeiterfassungdaten (Kommen- Gehen- und Pausenbuchungen) Abrechnung von Einzel- und Daueraufträgen Flexible Auswertung nach Aufträgen, Objekten oder Kostenstellen Jederzeit auskunftsfähig Überblick über alle offenen Aufträge Möglichkeit zum Export der Auftragsdaten an vorhandenes Abrechnungsprogramm 9

10 Modular & passgenau Alle Elemente eines ganzheitlichen Konzeptes für optimalen Kundennutzen Personalzeiterfassung Die mit Hilfe der Zeiterfassung ermittelte Personalzeit ist die Grundlage für zahlreiche Auswertungen. 2 Web-Mitarbeiterportal Das Web-Mitarbeiterportal ermöglicht die Bearbeitung und Genehmigung von vielen Vorgängen papierlos und einfach übers Intranet/Internet Zutrittssteuerung Mit der Zutrittssteuerung ist der Zugang von Mitarbeitern zu allen für sie relevanten Bereiche im Unternehmen garantiert. 4 Personaleinsatzplanung Die Personaleinsatzplanung unterstützt Sie bei der Aufgabe, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit, am richtigen Ort einzusetzen Projektzeiterfassung Das Modul Projektzeiterfassung sorgt für Kostentransparenz und macht Effizienzpotenziale sichtbar. 6 ERP AIDA ERP - die leistungsfähige Software für das Enterprise Resource Planning in kleinen und mittleren Unternehmen - ist die durchgängige Basis für Erfolgswillige. Die Highlights unserer Software Flexible Auswertung mit dem Reporting-Tool Crystal Reports Hohe Datensicherheit Skalierbares, erweiterbares System, das mit Ihren Ansprüchen wächst Ausbaufähig bis hin zur Datenübergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme Komplexe Filiallösungen zur Anbindung externer Standorte verfügbar Mobile Datenerfassung per Handy, Barcode-Scannerstift, MDA/PDA Ständige Aktualisierung stellt sicher, dass die jeweils aktuellen ge - setzlichen oder tarifvertraglichen Vorgaben angewendet werden Leistungsfähige Auswertungsfunktionen und übersichtliche Journale 7 KVP-Manager Unser KVP-Manager begleitet Sie beim Prozess der Qualitätssicherung. Sie können damit Verbesserungprozesse anstoßen, umsetzen, dokumentieren und bewerten. 8 Unterstützung Wir sind für Sie da. Gerne beantworten wir Ihre Fragen am Telefon, per Teamviewer oder bei Ihnen vor Ort. Die Wertschöpfungspartnerschaft zu unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund leben wir unseren Slogan GIS - Wir kümmern uns. 10 Modular & passgenau Alle Elemente eines ganzheitlichen Konzeptes für optimalen Kundennutzen

11 GIS GmbH Wir sind Wertschöpfungspartner für Ihr Unternehmen Wir verstehen uns als Partner für rationelle Unternehmensorganisation und strategisches Controlling. Und das bedeutet für uns: Wir hören zu, sprechen mit Ihnen, nutzen unsere langjährige Branchenerfahrung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen Lösungen, die zu Ihrem Geschäft passen. Und zwar heute und morgen. Dazu setzen wir auf eine umfangreiche Palette an Hardund Software-Produkten von AIDA ORGA, die sich ganz gezielt auf zukünftige Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen lassen. Mehr als Kunden setzen mittlerweile die EDV-gestützten Lösungen von AIDA ORGA erfolgreich ein. Wir unterstützen Sie mit kompetenter Beratung für alle Unternehmensbereiche mit einer neben dem Konzept auch realisierbaren und praxisorientierten Implementierung mit der permanenten Betreuung in allen organisatorischen Fragen mit einem Ansprechpartner und mit Produkten, die sich in zahlreichen Unternehmen und Branchen bewährt haben Besuchen Sie uns auch im Internet: Abb.: Tobias Burek informiert bei einem Praxistreff der GIS GmbH über Möglichkeiten der Erfassung. GIS GmbH Erfahrener Partner für zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen 11

12 Ausgewählte Referenzen Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid Gemeinde Swisttal Gemeinde Wachtberg Geschäftsführungs-Informations-Systeme GmbH Ampèrestraße Troisdorf-Bergheim Tel.: 0228 / Fax: 0228 / info@gisorga.de